VietNetwork.Vn

Bạn muốn bảo vệ một tài liệu Word hoặc bảng tính Excel quan trọng? Dưới đây là cách thêm mật khẩu, đặt tài liệu ở chế độ chỉ đọc và áp dụng các thủ thuật khác để bảo vệ các tệp nhạy cảm. Bạn đã tạo một tệp quan trọng hoặc bí mật trong Microsoft Word hoặc Excel và bạn muốn giữ nó ở chế độ riêng tư hoặc ít nhất là an toàn. Có lẽ bạn muốn đảm bảo rằng chỉ bạn và một số người nhất định mới có thể đọc hoặc chỉnh sửa nó. Có thể bạn muốn hạn chế các loại sửa đổi mà ai đó có thể thực hiện đối với tệp. Bạn thậm chí có thể muốn đảm bảo với người đọc rằng đây là phiên bản cuối cùng. Bạn có thể làm tất cả những điều đó và hơn thế nữa nếu bạn biết nên sử dụng công cụ nào trong Word và Excel cũng như cách chúng hoạt động.

Các phiên bản mới nhất của Microsoft Word và Excel cung cấp một số tùy chọn để bảo mật tài liệu của bạn, bao gồm chế độ chỉ đọc, bảo vệ bằng mật khẩu, hạn chế chỉnh sửa và chữ ký điện tử. Bạn cũng có thể đánh dấu tài liệu là tài liệu cuối cùng để mọi người biết tài liệu đó không bị thay đổi kể từ lần cuối bạn lưu.

Các tùy chọn này hoạt động trong Word và Excel 2010 trở lên nhưng chúng tôi sẽ sử dụng phiên bản Microsoft 365 của hai chương trình cho hướng dẫn này. Khả năng đánh dấu tài liệu là cuối cùng và chỉ đọc là hai tùy chọn riêng biệt trong phiên bản này nhưng được kết hợp trong các bản phát hành cũ hơn.

1. Sử dụng Chế độ chỉ đọc trong Word

Đảm bảo rằng không ai khác có thể chỉnh sửa tài liệu bằng cách đặt tài liệu ở chế độ chỉ đọc. Trong Word, bấm vào menu Tệp. Chọn Thông tin > Bảo vệ Tài liệu để xem các tùy chọn bảo mật của bạn. Chọn Luôn mở chỉ đọc. Bây giờ hãy lưu tài liệu, đóng nó lại và sau đó mở lại.


Word sẽ hiển thị một thông báo rằng tác giả muốn bạn mở nó dưới dạng chỉ đọc trừ khi bạn cần thực hiện thay đổi. Bấm Có để mở tài liệu ở chế độ chỉ đọc. Một thông báo xuất hiện cho bạn biết rằng bạn chỉ có thể xem tài liệu vì bạn không có quyền chỉnh sửa nó.

Tất nhiên, bất kỳ ai cũng có thể nói không khi được hỏi liệu họ có muốn mở tệp ở chế độ chỉ đọc và khởi chạy tệp ở chế độ chỉnh sửa hay không. Đúng hơn, mục tiêu là giúp mọi người mở tài liệu ở chế độ chỉ đọc dễ dàng hơn nhằm giảm bớt nguy cơ thực hiện các thay đổi ngoài ý muốn.


Để loại bỏ hạn chế chỉ đọc, hãy mở tài liệu ở chế độ chỉnh sửa. Nhấp vào menu File, đi tới Info, nhấp vào nút Protect Document và chọn Always Open Read-Only.

2. Sử dụng Chế độ chỉ đọc trong Excel

Các bước gần như giống nhau trong Excel. Bấm vào menu Tệp, chọn Thông tin, bấm vào nút Bảo vệ Sổ làm việc và chọn Luôn mở Chỉ đọc. Lưu và đóng sổ làm việc. Mở nó ra và bạn sẽ thấy thông báo rằng tác giả muốn bạn mở nó ở chế độ chỉ đọc. Để loại bỏ hạn chế, hãy mở sổ làm việc ở chế độ chỉnh sửa. Nhấp vào menu File, đi tới Info, nhấp vào nút Protect Document và chọn Always Open Read-Only.


3. Mã hóa bằng mật khẩu trong Word hoặc Excel

Bạn có thể mã hóa tài liệu hoặc sổ làm việc để chỉ những người có mật khẩu chính xác mới có thể chỉnh sửa hoặc xem nó. Trong Word, đi tới Tệp > Thông tin > Bảo vệ Tài liệu. Trong Excel, đi tới Tệp > Thông tin > Bảo vệ sổ làm việc. Chọn tùy chọn Mã hóa bằng mật khẩu. Bạn được nhắc tạo mật khẩu cho tệp. Gõ rồi gõ lại mật khẩu bạn muốn sử dụng. Hãy đảm bảo sử dụng mật khẩu phức tạp nhưng dễ nhớ vì không có cách nào lấy lại hoặc đặt lại mã nếu bạn quên.


Lưu tệp, đóng nó và mở lại. Word hoặc Excel sẽ nhắc bạn (và bất kỳ ai khác) nhập mật khẩu để truy cập tệp.


Để xóa mật khẩu, hãy quay lại Tệp > Thông tin > Bảo vệ tài liệu hoặc Tệp > Thông tin > Bảo vệ sổ làm việc và chọn tùy chọn Mã hóa bằng mật khẩu. Trong cửa sổ bật lên xuất hiện, hãy xóa mật khẩu bị che khuất và nhấp vào OK. Lưu lại và đóng tập tin. Lần sau khi mở nó, bạn sẽ không bị yêu cầu nhập mật khẩu.


4. Hạn chế chỉnh sửa định dạng trong Word

Bạn có thể giới hạn cách chỉnh sửa tài liệu Word của mình. Trong Word, đi tới Tệp > Thông tin > Bảo vệ tài liệu và chọn Hạn chế chỉnh sửa.


Ở bên phải tài liệu của bạn, ngăn Hạn chế Chỉnh sửa sẽ xuất hiện để hạn chế định dạng và chỉnh sửa. Tại đây, bạn có thể cấp cho mọi người quyền đọc tài liệu của bạn, chọn những phần họ có thể chỉnh sửa và chọn cách họ thực hiện.

Chọn hộp bên cạnh Giới hạn định dạng cho một lựa chọn kiểu để ngăn mọi người thay đổi định dạng tài liệu của bạn. Bấm vào Cài đặt để mở cửa sổ bật lên Hạn chế Định dạng, cửa sổ này hiển thị tất cả các thay đổi về kiểu được cho phép theo mặc định. Bạn có thể giữ nguyên giá trị đó, thay đổi thành Mức tối thiểu được đề xuất hoặc thay đổi thành Không có. Nếu bạn không chắc chắn nên chọn cài đặt nào, hãy chọn Mức tối thiểu được đề xuất.

Bạn cũng có thể chọn bất kỳ tùy chọn nào trong ba tùy chọn trong Định dạng để cho phép Tự động định dạng ghi đè các hạn chế định dạng, chặn khả năng chuyển đổi chủ đề hoặc lược đồ và chặn khả năng chuyển đổi Bộ QuickStyle. Nếu bạn không chắc chắn, hãy bỏ chọn ba cài đặt này. Bấm OK để đóng cửa sổ Hạn chế Định dạng.


5. Hạn chế chỉnh sửa nội dung

Trong Hạn chế chỉnh sửa, hãy chọn hộp bên cạnh Chỉ cho phép loại chỉnh sửa này trong tài liệu để đặt cách người đọc tài liệu có thể thay đổi nội dung trong tài liệu. Nhấp vào menu thả xuống bên dưới để chọn giữa bốn tùy chọn:

• Các thay đổi được theo dõi sẽ bật Theo dõi các thay đổi trong tài liệu và hạn chế tất cả các loại chỉnh sửa khác.
• Nhận xét cho phép người đọc chèn nhận xét vào tài liệu mà không cần sửa đổi.
• Điền vào biểu mẫu cho phép người đọc điền vào biểu mẫu bạn tạo nhưng không thay đổi nội dung.
• Không có thay đổi nào (Chỉ đọc) sẽ đặt tài liệu của bạn ở chế độ chỉ đọc để không thể thực hiện thay đổi nào.

6. Áp dụng ngoại lệ chỉnh sửa

Nếu bạn chọn tùy chọn Nhận xét hoặc Không thay đổi (Chỉ đọc), bạn có thể tạo ngoại lệ để mọi người có thể chỉnh sửa một số phần nhất định trong tài liệu của bạn. Trong phần Ngoại lệ, chọn bất kỳ phần nào của tài liệu mà bạn muốn có thể chỉnh sửa rồi chọn hộp Mọi người.


7. Thực thi bảo vệ

Khi mọi thứ đã được thiết lập, hãy nhấp vào Có, Bắt đầu thực thi bảo vệ, sau đó nhập và nhập lại mật khẩu rồi nhấp vào OK. Lưu tài liệu, đóng tài liệu rồi mở lại để xác nhận rằng các điều khiển chỉnh sửa ở dải băng trên cùng đã bị chuyển sang màu xám. Nếu bạn đã cho phép chỉnh sửa ở một số phần nhất định của tài liệu, hãy nhấp vào khu vực đó và các điều khiển sẽ có thể truy cập lại được. Bạn cũng có thể nhấp vào nút Tìm khu vực tiếp theo tôi có thể chỉnh sửa hoặc Hiển thị tất cả các khu vực tôi có thể chỉnh sửa để tìm các khu vực có thể chỉnh sửa.


Để tắt tính năng bảo vệ, hãy nhấp vào tab Xem lại và nhấp vào biểu tượng Hạn chế chỉnh sửa. Nhấp vào nút Dừng Bảo vệ ở cuối ngăn Hạn chế Chỉnh sửa, nhập mật khẩu và nhấp vào OK. Bỏ chọn các tùy chọn cho các hạn chế Định dạng và Chỉnh sửa xuất hiện trên khung.


8. Bảo vệ bảng tính trong Excel

Bạn có thể bảo vệ một trang tính cụ thể trong sổ làm việc Excel để kiểm soát những thay đổi mà mọi người được phép thực hiện đối với trang tính đó. Để thực hiện việc này, hãy đi tới Tệp > Thông tin > Bảo vệ sổ làm việc > Bảo vệ trang tính hiện tại.


Tại cửa sổ Protect Sheet bật lên trong bảng tính hiện tại của bạn, hãy tạo và nhập mật khẩu để bảo mật trang tính. Giữ hộp kiểm cho Bảo vệ trang tính và nội dung của các ô bị khóa để ngăn không cho chỉnh sửa bất kỳ ô bị khóa nào. Trong cài đặt Cho phép tất cả người dùng trang tính này :, hãy chọn bất kỳ hộp nào để cho phép mọi người thực hiện các hành động liên quan. Nếu không, hãy để nguyên các cài đặt và nhấp vào OK. Nhập lại mật khẩu để tiếp tục.


Lưu sổ làm việc rồi mở lại. Hãy thử xóa hoặc sửa lại bất kỳ ô nào và bạn sẽ nhận được thông báo cho bạn biết rằng ô hoặc biểu đồ bạn đang cố thay đổi nằm trên một trang tính được bảo vệ. Để thực hiện thay đổi, hãy nhấp vào menu Xem lại, chọn Bỏ bảo vệ Trang tính, sau đó nhập mật khẩu.


9. Bảo vệ cấu trúc sổ làm việc trong Excel

Bạn cũng có thể bảo vệ toàn bộ sổ làm việc để ngăn mọi người thêm hoặc xóa từng trang tính riêng lẻ. đi tới Tệp > Thông tin > Bảo vệ sổ làm việc. Nhấp vào tùy chọn Protect Workbook Structure. Tại sổ làm việc, nhập và nhập lại mật khẩu khi được nhắc, rồi bấm OK.


Nhấp chuột phải vào bất kỳ tab trang tính nào và bạn sẽ nhận thấy rằng các lệnh Chèn, Xóa, Đổi tên, Di chuyển hoặc Sao chép, Ẩn và Bỏ ẩn đều có màu xám. Để bỏ bảo vệ cấu trúc sổ làm việc, hãy quay lại Tệp > Thông tin > Bảo vệ sổ làm việc. Nhấp vào tùy chọn Protect Workbook Structure. Nhập mật khẩu khi được nhắc và sau đó lưu lại sổ làm việc.


10. Thêm chữ ký số trong Word hoặc Excel

Để bảo vệ tài liệu hoặc sổ làm việc của bạn bằng chữ ký điện tử, hãy đi tới Tệp > Thông tin > Bảo vệ tài liệu hoặc Tệp > Thông tin > Bảo vệ sổ làm việc và chọn Thêm chữ ký số. Điều này cho những người đọc tài liệu của bạn biết rằng bạn chứ không phải ai khác đã ký vào tài liệu đó, cho biết rằng bạn là người cuối cùng sửa đổi và lưu tài liệu đó.


Để tạo chữ ký điện tử, bạn sẽ cần chứng chỉ ký. Lần đầu tiên bạn thực hiện việc này, Word hoặc Excel sẽ hiển thị thông báo hỏi bạn có muốn thiết lập chữ ký điện tử hay không. Nhấp vào Có và trang hỗ trợ của Microsoft sẽ bật lên để giúp bạn tìm ID kỹ thuật số. Hãy thử liên kết đến các nhà cung cấp khác nhau để nhận ID kỹ thuật số. Sau đó, nhấp vào liên kết Thêm hoặc xóa chữ ký điện tử trong tệp Office. Cuộn xuống trang để tìm hiểu cách thêm chữ ký điện tử.


Sau khi bạn thêm ID kỹ thuật số, hãy quay lại nút Bảo vệ Tài liệu hoặc Bảo vệ Sổ làm việc và nhấp lại vào Thêm Chữ ký Điện tử. Điền vào các trường cần thiết và nhấp vào nút Đăng nhập. Bạn có thể được yêu cầu xác nhận chữ ký số, sau đó nhấp vào OK.


Tài liệu hoặc sổ làm việc của bạn hiện đã được ký điện tử và ở chế độ chỉ đọc. Một thông báo giải thích rằng tệp đã được ký và đánh dấu là cuối cùng và nếu có ai giả mạo nó, chữ ký sẽ trở thành không hợp lệ. Bất cứ ai mở tài liệu sẽ thấy thông báo về chữ ký số của bạn.


11. Đánh dấu là cuối cùng trong Word hoặc Excel

Thay vì sử dụng chữ ký điện tử, bạn vẫn có thể đánh dấu tài liệu là cuối cùng theo cách không chính thức hơn. Đi tới Tệp > Thông tin > Bảo vệ Tài liệu hoặc Tệp > Thông tin > Bảo vệ Sổ làm việc và chọn Đánh dấu là Cuối cùng. Bạn được thông báo rằng tài liệu hoặc sổ làm việc hiện là bản cuối cùng và sẽ được lưu. Bằng cách đánh dấu tệp là Cuối cùng, bạn vô hiệu hóa khả năng nhập, chỉnh sửa và kiểm lỗi, đồng thời một thông báo sẽ xuất hiện cho bất kỳ người đọc nào rằng tài liệu đã được hoàn thiện.


Bất kỳ ai mở tệp sẽ thấy thông báo ở đầu màn hình thông báo cho họ về trạng thái của tệp. Tuy nhiên, người đọc vẫn có thể thực hiện các thay đổi đối với nó nếu họ nhấp vào nút Vẫn chỉnh sửa. Khi nhấp vào nút đó, họ có thể chỉnh sửa và lưu lại tài liệu.


Mục tiêu cuối cùng của tùy chọn này không phải là ngăn cản bất kỳ ai chỉnh sửa tệp mà để thông báo cho người đọc rằng đây là phiên bản cuối cùng được đề xuất. Nếu ai đó vẫn muốn chỉnh sửa thêm file, hành động của họ sẽ được ghi lại. Khi một tài liệu hoặc sổ làm việc được đánh dấu là Cuối cùng, sau đó được chỉnh sửa lại, người ban đầu đã khóa nó vẫn được hiển thị là tác giả, trong khi người còn lại sẽ được lưu là người sửa đổi lần cuối.