VietNetwork.Vn

Việc dọn dẹp các tệp cũ là điều cơ bản để sắp xếp kỹ thuật số nhưng nhiều người cảm thấy việc này đầy thách thức. Chuyên gia tổ chức kỹ thuật số của chúng tôi giải thích lý do tại sao điều này lại quan trọng và cách thực hiện điều đó.

Bất cứ khi nào có thể, Frank Lloyd Wright đều thiết kế những ngôi nhà không có gara, tầng hầm hoặc gác xép. Lý do của ông là nếu bạn cho mọi người một nơi để bày bừa, họ sẽ giữ nó. Điều này cũng tương tự với các tập tin kỹ thuật số: Mọi người bám vào những thứ họ không cần vì họ có thể.


Sự bừa bộn không cần thiết trong nhà khiến nó trở nên xấu xí. Cố gắng làm việc trên một chiếc bàn bừa bộn thay vì một chiếc bàn gọn gàng sẽ khiến bạn mất tập trung. Sự lộn xộn sẽ phải trả giá, ngay cả khi đó là kỹ thuật số. Bạn càng có nhiều thứ không cần thiết thì càng khó tìm được thứ bạn cần và muốn. Quan trọng hơn, việc lưu trữ và sao lưu các tập tin không hề "miễn phí". Có một chi phí thực sự về năng lượng, tiền bạc và không gian vật lý cho các máy chủ, chưa kể chi phí của tất cả những thứ đó đối với môi trường.

Nếu bạn muốn sắp xếp nội dung kỹ thuật số của mình một cách ngăn nắp hơn, bạn phải thoải mái với việc xóa nhiều nội dung đó. Việc tích lũy những thứ bạn không cần sẽ ngăn cản bạn sắp xếp những thứ bạn cần và quan tâm.

1. Hãy xóa bỏ thói quen mới của bạn

Xóa các tệp kỹ thuật số có thể là một quá trình không thoải mái hoặc thậm chí gây đau đớn và bạn có thể tránh thực hiện việc đó vì sợ hãi. Chìa khóa để khiến mọi việc trở nên dễ dàng hơn là biến nó thành thói quen: Bạn càng làm nhiều thì mọi việc càng trở nên dễ dàng hơn. Nhưng việc tạo ra những thói quen mới là điều khó khăn. Vì vậy, đây là một vài mẹo và thủ thuật rất cụ thể.

2. Chọn ảnh của bạn ngay sau một sự kiện

Ảnh kỹ thuật số có thể là thủ phạm số một khi đề cập đến những tập tin mà mọi người lưu giữ nhưng không cần thiết. Ngay cả một chiếc điện thoại khiêm tốn cũng có thể có dung lượng lưu trữ 128GB, bạn có thể chứa hàng nghìn bức ảnh. Nếu bạn cho mọi người một nơi để bày bừa, họ sẽ giữ nó.

Tạo thói quen xem lại nội dung trên điện thoại của bạn ngay sau sự kiện nếu bạn đã chụp bất kỳ bức ảnh nào. Ví dụ: nếu bạn đang trên máy bay trở về nhà sau kỳ nghỉ, hãy sử dụng thời gian đó để xem qua các bức ảnh của bạn và chọn lọc một số trong số chúng. Xem lại các bức ảnh của bạn nếu bạn đang thư giãn vào Chủ nhật sau một ngày đi chơi với bạn bè vào Thứ Bảy. Bạn có thể có nhiều bức ảnh giống nhau, vì vậy hãy chọn hai hoặc ba bức ảnh đẹp nhất và xóa phần còn lại. Xóa bất kỳ nội dung nào bị mờ, xấu hoặc đơn giản là kỳ lạ. Bạn có thể tự nhủ rằng mình sẽ chỉnh sửa chúng sau, nhưng bạn có làm vậy không? Gửi chúng vào thùng rác.

3. Sử dụng thủ thuật '4 giờ chiều thứ Sáu'

Nếu bạn làm việc theo khung giờ tiêu chuẩn, hãy giao cho mình nhiệm vụ xóa các tập tin vào lúc 4 giờ chiều ngày thứ Sáu (hoặc giờ cuối cùng trong tuần làm việc cụ thể của bạn). Tại sao vậy? Có lẽ bạn đã mệt mỏi cả tuần, đây là thời điểm hoàn hảo để giải quyết một nhiệm vụ đòi hỏi ít sự tập trung. Nói cách khác, bạn có thể làm việc hiệu quả mà không cần nỗ lực nhiều.

Những email rác là rác. Vứt bỏ các tập tin không còn phù hợp trên máy tính để bàn hoặc trong dịch vụ lưu trữ trực tuyến của bạn nữa. Đóng các tab cho các trang web bạn sẽ không bao giờ đọc. Hãy dành 4 giờ chiều Thứ Sáu để bạn lục lọi đồ đạc và dọn dẹp nó. Không phải ai cũng thích nhìn lại những thứ cũ kỹ của mình, nhưng tôi thực sự thích. Đối với tôi, điều đó cũng thỏa mãn như việc sắp xếp lại kệ sách của mình.

4. Đổ rác vào cuối tháng/quý/năm

Việc đưa các tệp vào thùng rác trên máy tính của bạn không thực sự xóa chúng và việc đóng các tab trên trình duyệt của bạn không xóa sạch lịch sử của trình duyệt.

Quyết định tần suất bạn sẵn sàng dọn thùng rác và đặt một sự kiện lặp lại vào lịch của bạn cho việc đó. Tôi khuyên bạn nên thực hiện hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm nếu bạn thực sự lỏng lẻo. Một bãi rác đêm giao thừa còn tốt hơn là không có gì. Người dùng iPhone nên biết rằng việc bỏ file ảnh vào thùng rác đồng nghĩa với việc họ sẽ tự động xóa chúng sau 30 ngày.

Xóa thùng rác là bước thực sự cuối cùng trong việc loại bỏ những thứ bạn không cần.

5. Cảm thấy bị mắc kẹt?

Hãy tự hỏi bản thân, 'Liệu tôi có nhớ nó sau một năm nữa không?'

Tuy nhiên, việc ngần ngại xóa thường xuất phát từ nỗi sợ rằng tôi có thể cần nó. Hãy tự hỏi bản thân, liệu bạn có thực sự cần bức ảnh, tập tin hoặc email này sau một năm nữa không? Hai năm nữa kể từ bây giờ? Hãy trung thực và đừng né tránh câu trả lời của bạn.

Nếu khả năng bạn cần tệp đó gần bằng 0, chỉ cần xóa nó. Điều gì xảy ra khi bạn không làm như vậy là bạn thực sự đánh mất nó trong đống lộn xộn, và sau đó hai năm nữa sẽ khó xóa nó hơn nhiều khi bạn chắc chắn rằng mình không cần nó nữa vì nó nằm trong một đống thứ khác mà bạn không cần cần, và tất cả đều cảm thấy choáng ngợp đến nỗi một lần nữa bạn không làm gì cả. Xóa các tập tin khi bạn thấy chúng đơn giản là hiệu quả hơn.

6. Học cách yêu buông bỏ

Sự thật phũ phàng về việc tổ chức, đặc biệt là với nội dung kỹ thuật số, là bạn thực sự phải xóa bỏ một cách tàn nhẫn. Vì vậy, nhiều người tin rằng họ muốn ngăn nắp hơn nhưng sau đó họ không bao giờ xóa bất cứ thứ gì và cũng không có gì thay đổi. Thành thật mà nói, có thói quen xóa các tập tin vĩnh viễn là một mẹo nhỏ.

Vì vậy hãy tập thói quen buông bỏ. Bạn thậm chí có thể thấy rằng bạn dần dần thích thú với nó.