VietNetwork.Vn

Những điểm không thể bỏ qua trong bất kỳ ứng dụng viết nào!

Sử dụng đúng ứng dụng là cần thiết nếu bạn viết và ghi chú hàng ngày. Sau khi thử nhiều công cụ trong nhiều năm, tôi đã đi đến điểm mà tôi chỉ xem xét các ứng dụng cung cấp một số tính năng chính. Đây không chỉ là những tính năng bổ sung đáng yêu mà còn là những tính năng tuyệt đối phải có. Sau đây là những tính năng mà tôi từ chối thỏa hiệp.


1. Ứng dụng phải hoạt động trên mọi thiết bị

Tôi sử dụng các thiết bị chạy hầu hết các hệ điều hành—bao gồm máy tính xách tay Windows, Chromebook, MacBook, iPhone và điện thoại thông minh Android. Vì lý do này, tôi thường phải chuyển đổi giữa các thiết bị tùy thuộc vào việc tôi đang làm việc tại nhà hay đang đi du lịch. Tính năng đầu tiên tôi tìm kiếm ở một công cụ viết là khả năng tương thích giữa các thiết bị và giữa các hệ điều hành.

Bất cứ khi nào tôi tìm thấy một công cụ ghi chú hoặc viết mới hoặc nhận được đề xuất, tôi sẽ kiểm tra trang web của công cụ đó để đảm bảo nó hỗ trợ hầu hết các nền tảng máy tính để bàn và thiết bị di động. Công cụ này cũng sẽ đồng bộ hóa ghi chú của tôi trên mọi thiết bị, đảm bảo tôi luôn có phiên bản mới nhất của nội dung. Nếu nó không cung cấp điều đó, tôi thậm chí sẽ không thử.

2. Tôi cần OCR tích hợp để quét văn bản

OCR, hay Nhận dạng ký tự quang học, là một tính năng hữu ích cho phép bạn quét các ghi chú viết tay hoặc in và biến chúng thành văn bản có thể chỉnh sửa và tìm kiếm được. Vì tính năng này rất thiết thực nên hầu hết các ứng dụng ghi chú đều có tính năng này—và đối với tôi, đây là điều không thể thương lượng. Tính năng này mang lại hai lợi ích chính giúp việc ghi chú hiệu quả hơn nhiều.

Đầu tiên, nó giúp bạn không phải mất công gõ thủ công những đoạn văn dài hoặc nhập dữ liệu từ tài liệu in. Quay trở lại thời đại học, tính năng này đã giúp tôi tiết kiệm hàng giờ làm việc. Thứ hai, nó cho phép bạn tìm kiếm các từ khóa hoặc chủ đề cụ thể trong các tài liệu được quét, giúp bạn dễ dàng tìm thấy những gì bạn cần mà không cần lật qua lật lại nhiều chồng giấy.

3. Lịch sử phiên bản là một cứu cánh

Lịch sử phiên bản duy trì dòng thời gian của tất cả các thay đổi được thực hiện đối với tài liệu hoặc ghi chú. Nó cho phép bạn xem, so sánh và khôi phục các phiên bản trước đó bất cứ lúc nào. Vì vậy, nếu bạn vô tình xóa nội dung, ghi đè lên nội dung quan trọng hoặc muốn xem lại bản nháp trước đó, lịch sử phiên bản sẽ hỗ trợ bạn. Có hai lý do chính khiến tính năng này không thể thương lượng đối với tôi.


Tôi thường xuyên cộng tác với các biên tập viên, biên tập viên mới hoặc khách hàng, vì vậy tôi phải xem những thay đổi nào đã được thực hiện, khi nào và bởi ai. Lịch sử phiên bản giúp việc đó trở nên đơn giản. Nó cũng giúp tôi không phải tạo nhiều bản sao khi thử nghiệm với các góc độ khác nhau cho một tác phẩm—tôi luôn có thể quay lại bản thảo hoặc ý tưởng trước đó bất cứ khi nào tôi muốn.

4. Không thể làm việc nếu không có công cụ cộng tác

Vì tôi thường xuyên cộng tác với người khác, tôi tìm kiếm các công cụ giúp việc cộng tác trở nên dễ dàng. Trước hết, việc chia sẻ tài liệu phải đơn giản—lý tưởng nhất là chỉ cần vài cú nhấp chuột. Tôi phải có thể quản lý quyền dễ dàng—cho dù tôi muốn ai đó xem, để lại bình luận hay có toàn quyền chỉnh sửa. Thêm vào đó, tôi phải có thể thu hồi quyền truy cập của họ bất cứ lúc nào.

Ứng dụng nên bao gồm chế độ gợi ý cho phép người khác đề xuất thay đổi, giúp tôi dễ dàng xem xét và phản hồi phản hồi hơn nhiều. Tôi cũng đánh giá cao các công cụ hỗ trợ bình luận theo luồng. Các tính năng này đã trở thành một phần không thể thiếu trong quy trình làm việc của tôi đến nỗi tôi sẽ không cân nhắc đến một công cụ nào không có chúng.

Cuối cùng, tính năng so sánh cho phép tôi phân tích hai phiên bản của một tài liệu cạnh nhau để xác định những thay đổi có thể giúp đơn giản hóa quy trình.

5. Dễ sử dụng và tích hợp

Tôi không thể chịu đựng được các công cụ có giao diện phức tạp, nơi bạn phải đào sâu vào menu để truy cập các tính năng cơ bản. Đồng thời, giao diện không nên quá tải với các tùy chọn mà tôi hiếm khi sử dụng. Tôi thích một thiết kế đơn giản, trực quan cho phép tôi sắp xếp các ghi chú theo thứ bậc hợp lý, gắn thẻ chúng để dễ tìm kiếm và không yêu cầu quá trình học tập dài.

Tôi cũng thích các công cụ có thể dễ dàng tích hợp với các dịch vụ khác, chẳng hạn như dịch vụ lưu trữ đám mây, để tôi có thể truy cập ghi chú của mình từ bất kỳ đâu hoặc các công cụ quản lý tác vụ như Asana. Tôi kiểm tra xem công cụ có hỗ trợ tiện ích bổ sung hoặc tiện ích mở rộng hay không, cho phép tôi thêm các tính năng bổ sung không có sẵn trong ứng dụng.

6. Mẫu tăng tốc quá trình viết


Mặc dù không phải là một sự phá vỡ hoàn toàn, tôi đánh giá cao khi một công cụ viết bao gồm một thư viện mẫu vững chắc. Có các mẫu được xây dựng sẵn với định dạng, bố cục, phần và kiểu tiêu đề cho phép tôi đi thẳng vào nội dung mà không mất thời gian xây dựng mọi thứ từ đầu. Nó cắt giảm các tác vụ lặp đi lặp lại và giúp tăng năng suất đáng kể.

Ví dụ, nếu tôi đang tổng hợp một nghiên cứu tình huống, sẽ rất hữu ích nếu có một mẫu với các phần cho phần tổng quan, các phát hiện chính, giải pháp và kết quả—đã được định dạng và tạo kiểu. Hoặc, khi tôi đang soạn thảo tóm tắt dự án, việc có một mẫu mà tôi có thể đưa vào phần tổng quan, mục tiêu và mốc quan trọng và cập nhật trạng thái khi mọi thứ tiến triển sẽ giúp quá trình diễn ra suôn sẻ và nhanh hơn.

Đây là một số tính năng chính mà tôi ưu tiên khi lựa chọn hoặc thử nghiệm một công cụ ghi chú hoặc viết. Mặc dù tôi không mong đợi một ứng dụng có thể đánh dấu vào mọi ô, nhưng việc có những tính năng này khiến nó trở nên đáng giá. Bạn ưu tiên những tính năng nào trong một công cụ viết? Tôi sử dụng Evernote và Google Docs cho hầu hết các bài viết của mình, trong khi OneNote xử lý hầu hết các ghi chú của tôi.