VietNetwork.Vn

Có KPI của bạn ở một nơi.

Hãy tưởng tượng điều này—người quản lý của bạn đã hỏi bạn những số liệu quan trọng trong năm nay. Bạn có rất nhiều tab trong sổ làm việc Excel của mình, nhưng có quá nhiều dữ liệu để bạn duyệt qua để có được thứ mình cần. Cách tốt nhất để giải quyết vấn đề này là có một bảng điều khiển chứa tất cả thông tin quan trọng ở dạng biểu đồ.

1. Bước 1: Lên kế hoạch trước

Bạn có thể nghĩ rằng bảng thông tin hiển thị từng bit dữ liệu là giải pháp tốt nhất, nhưng mục đích chung của bảng thông tin là tóm tắt thông tin chính (chẳng hạn như các chỉ báo hiệu suất chính hoặc KPI) để bạn có thể phân tích nhanh. Khi bạn đã sao chép hoặc nhập dữ liệu sẽ tạo thành bảng điều khiển vào bảng tính Excel của mình, hãy xem qua dữ liệu của bạn và quyết định nội dung bạn sẽ hiển thị.

Đồng thời, hãy suy nghĩ về cách bạn muốn hiển thị từng tập dữ liệu. Bạn sẽ sử dụng biểu đồ hình tròn hay biểu đồ đường? Biểu đồ phân tán hoặc biểu đồ hình tròn có hoạt động tốt hơn đối với một số dữ liệu của bạn không? Dữ liệu của bạn là động hay tĩnh và điều này có ảnh hưởng đến loại biểu đồ bạn chọn không?

Việc hình dung trang tổng quan của bạn trông như thế nào và nội dung trong đó luôn là điều hữu ích để bạn có ý tưởng rõ hơn về những gì mình cần làm cho các bước tiếp theo.

2. Bước 2: Chuẩn bị sổ làm việc của bạn

Trước khi tạo trang tổng quan, bạn nên đảm bảo dữ liệu của mình được chuẩn bị đúng cách. Điều này sẽ giúp việc thiết lập trang tổng quan của bạn dễ dàng hơn rất nhiều, đảm bảo rằng trang tổng quan của bạn hoạt động trơn tru và giúp bạn tiết kiệm thời gian về sau. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi có một bảng lớn sẽ sử dụng để trích xuất thông tin cụ thể thành ba biểu đồ riêng biệt.


Hãy chắc chắn rằng bạn đã đặt cho mỗi tờ một cái tên thích hợp. Thực hiện việc này bằng cách nhấp đúp vào tab và nhập tiêu đề trang tính ngắn để dễ nhớ nội dung trong trang tính đó.


Sau đó, chọn dữ liệu trong bảng của bạn, bao gồm các tiêu đề và nhấp vào "Định dạng dưới dạng bảng" trong tab Trang chủ trên dải băng, chọn màu sắc và kiểu dáng phù hợp. Đảm bảo rằng bạn cũng xóa mọi hàng trống trong bảng của mình.


Bước tiếp theo trong việc chuẩn bị dữ liệu của bạn là đặt tên cho bảng. Bấm vào bất kỳ đâu trong bảng mới được định dạng của bạn và đặt tên ngắn cho bảng trong hộp Tên Bảng trong tab Thiết kế Bảng trên dải băng. Cố gắng giữ điều này trong một từ, nếu có thể, để sử dụng dễ dàng hơn sau này.


Bước chuẩn bị cuối cùng là tạo tab bảng điều khiển. Nhấp vào biểu tượng "+" bên cạnh tab của bạn và đổi tên thành Bảng điều khiển. Bạn muốn đây là trang tính đầu tiên trong sổ làm việc của mình, vì vậy hãy nhấp và kéo tab sang bên trái của tất cả các tab.


3. Bước 3: Tạo PivotTable của bạn

Bây giờ dữ liệu của bạn đã được chuẩn bị, bạn cần tạo các bảng sẽ cung cấp dữ liệu cho biểu đồ của mình. Bạn có thể nghĩ rằng đây là một bước không cần thiết vì bạn đã định dạng dữ liệu của mình thành bảng một cách hợp lý, nhưng PivotTable cho phép bạn thao tác dữ liệu dễ dàng hơn và tóm tắt dữ liệu nhanh hơn.

3.1. Tạo mẫu bảng tổng hợp đầu tiên của bạn

Bấm vào bất kỳ ô nào trong bảng dữ liệu gốc của bạn và trong tab Chèn, bấm vào PivotTable.


Điền vào hộp thoại tên bảng của bạn (nếu nó chưa được điền) và đảm bảo bạn chọn "Bảng tính mới" trước khi nhấp vào "OK".


Một tab mới sẽ mở ra với khu vực PivotTable mà bạn sẽ cập nhật ngay.

3.2. Sao chép và đổi tên tab bảng tổng hợp của bạn

Khi lập kế hoạch trước ở bước 1, bạn sẽ biết mình sẽ có bao nhiêu biểu đồ trên trang tổng quan của mình. Vì vậy, bạn muốn có một tab PivotTable riêng cho từng biểu đồ mà bạn sẽ tạo. Thay vì tạo các PivotTable hoàn toàn mới mỗi lần, hãy giữ Ctrl và kéo PivotTable đầu tiên của bạn sang phải để tạo bản sao. Chúng tôi muốn có ba biểu đồ trên trang tổng quan của mình, vì vậy chúng tôi sẽ thực hiện việc này hai lần.


Sau khi bạn có số lượng PivotTable chính xác, hãy đổi tên các tab theo dữ liệu mà chúng sẽ chứa.


3.3. Sửa đổi Bảng tổng hợp đầu tiên của bạn

Bấm vào bất kỳ đâu trên PivotTable đầu tiên bạn đã tạo và thanh bên Trường PivotTable sẽ mở ra ở bên phải.


Đây là nơi bạn sẽ chọn dữ liệu để thêm vào bảng của mình (và điều này sẽ thông báo cho biểu đồ của bạn sau này). Nhấp vào một trong các chuỗi và kéo nó vào khu vực chính xác bên dưới rồi lặp lại quy trình này cho từng chuỗi mà bạn muốn đưa vào. Trong trường hợp của chúng tôi, khi đang ở trên tab Giá bán, chúng tôi sẽ nhấp và kéo Nhân viên vào phần Hàng và Giá bán vào phần Giá trị. Bạn sẽ thấy bản cập nhật PivotTable của mình ở bên trái khi bạn thực hiện việc này.


3.4. Định dạng bảng tổng hợp của bạn

Bước cuối cùng trước khi bạn tạo biểu đồ là định dạng PivotTable để dữ liệu sẽ hiển thị theo cách bạn muốn khi tạo biểu đồ. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi muốn thay đổi các số thành đơn vị tiền tệ bằng cách chọn dữ liệu và nhấp vào biểu tượng đơn vị tiền tệ trong tab Trang chủ.


4. Bước 4: Tạo biểu đồ đầu tiên của bạn

Bây giờ bạn đã sẵn sàng để tạo biểu đồ đầu tiên của mình.

Bấm vào bất kỳ đâu trong PivotTable của bạn và đi tới dải băng. Trong tab Phân tích PivotTable, hãy nhấp vào "PivotChart".


Sau đó, chọn biểu đồ trình bày dữ liệu của bạn theo cách tốt nhất và nhấp vào "OK".


Sau đó, bạn có thể định dạng biểu đồ của mình và thay đổi tiêu đề cũng như các mục trường cho phù hợp với nội dung bạn muốn hiển thị.


Khi bạn đã sẵn sàng, hãy chọn cạnh của biểu đồ và nhấn Ctrl+C, sau đó đi tới trang tổng quan của bạn và nhấn Ctrl+V. Trước khi bạn thêm các biểu đồ khác, hãy định vị lại và thay đổi kích thước biểu đồ đầu tiên này để trang tổng quan của bạn trông đẹp mắt. Bạn thậm chí có thể thêm tiêu đề đầy phong cách vào tab trang tổng quan của mình.


5. Bước 5: Lặp lại quy trình!

Bây giờ bạn đã có PivotTable và PivotChart đầu tiên, hãy làm theo các bước tương tự để hoàn thành bảng thông tin của mình. Đi tới tab PivotTable thứ hai, điều chỉnh các trường, cài đặt và định dạng, tạo bảng và dán bảng vào bảng thông tin của bạn. Tiếp tục quá trình này cho đến khi bạn có tất cả các biểu đồ bạn muốn trên trang tổng quan của mình và di chuyển chúng xung quanh cho đến khi bạn hài lòng với giao diện của nó.


Khi định vị lại biểu đồ của bạn, hãy giữ phím Alt để đưa chúng vào một vị trí nhất định. Điều này rất tốt cho việc sắp xếp các mục khi bạn có nhiều mục trên một trang tính.

6. Bước 6: Thêm máy cắt

Để làm cho biểu đồ của bạn tương tác hơn, hãy thêm slicer. Nhấp vào bất kỳ biểu đồ nào của bạn và trong tab Phân tích PivotChart, hãy nhấp vào "Chèn Bộ cắt".


Chọn dữ liệu bạn muốn thay đổi trong biểu đồ của mình và nhấp vào "OK".


Định vị lại bộ cắt kết quả. Sau đó, để làm cho bộ cắt của bạn gọn gàng hơn, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ vị trí nào trên bộ cắt và nhấp vào "Cài đặt bộ cắt".


Thay đổi cài đặt theo những gì bạn muốn slicer hiển thị. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi không cần nó để hiển thị tiêu đề bộ cắt, vì vậy chúng tôi đã bỏ chọn hộp đó. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào "OK."


Bạn sẽ nhận thấy rằng chỉ biểu đồ chúng tôi đã chọn mới điều chỉnh theo những gì bạn chọn trong bộ cắt. Vì vậy, để áp dụng bộ cắt cho tất cả các biểu đồ trên trang tổng quan của bạn, hãy nhấp chuột phải vào bộ cắt và nhấp vào "Báo cáo kết nối". Sau đó, chọn PivotTable mà bộ cắt của bạn điều khiển bằng cách chọn các hộp có liên quan và nhấp vào "OK".

Nếu bạn bối rối trước các tên PivotTable và không chắc tên nào đề cập đến tên nào, hãy quay lại PivotTable và đổi tên chúng.


Lặp lại quy trình này cho từng bộ cắt để toàn bộ trang tổng quan của bạn thể hiện tất cả các tùy chọn khác nhau mà bạn chọn từ tất cả các bộ cắt.

Để chọn nhiều mục trong bộ cắt để hiển thị trong biểu đồ của bạn, hãy giữ Ctrl khi bạn chọn các tùy chọn của mình.

7. Bước 7: Thêm dữ liệu khác

Vì bạn đã định dạng bảng đúng cách ở bước 1 nên khi bạn thêm dữ liệu mới vào bảng dữ liệu gốc, PivotTable sẽ tự động chọn dữ liệu này. Để đảm bảo trang tổng quan phản ánh bất kỳ dữ liệu mới nào bạn đã thêm, hãy quay lại trang tổng quan và nhấp vào một trong các biểu đồ của bạn. Sau đó, trong tab Phân tích PivotChart, đi tới nhóm Dữ liệu và nhấp vào "Làm mới tất cả" bên dưới nút Làm mới.


8. Bước 8: Sắp xếp sổ làm việc của bạn

Trước khi bạn chia sẻ sổ làm việc chuyên nghiệp của mình, hãy dành một phút để giải quyết những vấn đề còn dang dở.

Đầu tiên, trong tab Xem trên dải băng, hãy đi tới nhóm Hiển thị và bỏ chọn "Thanh công thức", "Đường lưới" và "Tiêu đề" để làm cho trang tổng quan của bạn trông không giống trang tính Excel mà giống trang tổng quan dữ liệu chuyên nghiệp hơn.


Sau đó, hãy ẩn các tab PivotTable của bạn vì chúng có thể khiến người khác nhầm lẫn khi họ mở sổ làm việc của bạn. Để thực hiện việc này, hãy bấm vào một trong các tab, giữ Ctrl, rồi bấm vào các tab khác. Sau đó, nhấp chuột phải vào một trong các tab đã chọn và nhấp vào "Ẩn".


Cuối cùng, quay lại trang tổng quan của bạn và trong tab Bố cục Trang, nhấp vào mũi tên thả xuống bên dưới Chủ đề. Sau đó, chọn bảng màu để làm cho tất cả các biểu đồ và bố cục của bạn khớp với nhau.


Bây giờ bạn đã tạo một bảng thông tin tương tác và đầy đủ chức năng, bạn có thể muốn chia sẻ nó với những người khác cần xem KPI mà bạn đã xác định và phân tích.