VietNetwork.Vn

Tối ưu hóa khả năng đọc dữ liệu của bạn.

Việc chọn đúng phông chữ để sử dụng trong Excel có thể tạo nên sự khác biệt giữa một bảng tính dễ đọc và một bảng tính vô dụng. Xét cho cùng, chẳng có ích gì khi tạo ra một bảng tính biết hát-biết-nhảy-tất-cả nếu mọi người không thể đọc dữ liệu!


Trong bài viết này, tôi sẽ đề cập đến một số điều bạn nên cân nhắc khi chọn phông chữ trong Excel, cho dù là nhãn trên biểu đồ hay nội dung các ô trong bảng tính.

Những người đăng ký Microsoft 365 có quyền truy cập vào nhiều phông chữ hơn trong Microsoft Excel so với những người không đăng ký. Tuy nhiên, bài viết này áp dụng cho bất kỳ ai sử dụng mọi cấp độ và phiên bản Excel.

1. Phân biệt giữa chữ cái và số

Điều quan trọng nhất cần nghĩ đến là liệu dữ liệu của bạn có thể bị đọc sai hay không, và trong mọi trường hợp, điều này có khả năng xảy ra cao hơn khi chữ cái có thể bị nhầm lẫn với số hoặc ngược lại. Cụ thể hơn, hãy xem liệu có sự phân biệt rõ ràng giữa chữ O và số 0, cũng như giữa chữ i viết hoa, chữ L viết thường và số 1 hay không.

1.1. Phân biệt giữa O và 0

Yếu tố phân biệt chính giữa O và 0 thường là độ rộng của ký tự—chữ O thường rộng hơn số 0. Tuy nhiên, với một số phông chữ, điều này không rõ ràng như vậy.


Xem lại các phông chữ thường dùng trong ảnh chụp màn hình ở trên, chữ O của Franklin Gothic Brook chỉ rộng hơn một chút so với số 0, còn số 0 của Georgia trông giống chữ O viết thường. Những điều này có thể gây ra sự cố trong các trường hợp kết hợp số và chữ cái, chẳng hạn như trong mã hoặc số sê-ri.

Mặt khác, sự khác biệt rõ ràng nhất giữa chữ cái và số nằm ở Aptos, Arial, Baskerville Old Face, Garamond, Rockwell, Segoe UI và Times New Roman, chủ yếu là vì số 0 của chúng quá hẹp. Terminal tiến thêm một bước nữa và bao gồm một đường gạch ngang ở số 0, thêm vào sự khác biệt giữa hai loại này.

1.2. Phân biệt giữa I, l và 1

Việc giải mã ba ký tự này phần lớn phụ thuộc vào việc chúng có chân (những nét ngắn ở cuối gốc chữ số hoặc chữ cái) hay không và nếu có thì chúng được phát âm như thế nào.


Danh sách này nêu ra nhiều vấn đề. Lưu ý chữ L thường trong Courier New rất giống với số 1, và chữ i hoa của Arial giống hệt chữ L thường. Trên thực tế, khi bạn xem xét kỹ hơn danh sách, có một sự giao thoa kỳ lạ giữa ba ký tự trong hầu hết các phông chữ này.

Trớ trêu thay, điều tương tự cũng có thể xảy ra với phông chữ được sử dụng trong bài viết này (Roboto), nhưng vì các chữ số và chữ cái được viết trong ngữ cảnh của tiêu đề hoặc câu, nên việc có thể phân biệt được điều đó không quan trọng. Mặt khác, điều quan trọng là khi các ký tự được trình bày độc lập trong các ô riêng biệt hoặc trong các chuỗi ít logic hơn với các số hoặc chữ cái khác.

Các phông chữ tốt nhất để phân biệt ba ký tự này là Aptos, Tahoma, Verdana và (thật không may) Comic Sans MS. Bạn cũng có thể cho rằng Cambria làm cho ba ký tự này dễ phân biệt hơn hầu hết các phông chữ khác.

2. Sử dụng phông chữ hẹp hoặc cô đọng

Nói chung, phông chữ hẹp hoặc cô đọng khó đọc hơn. Theo Accessibility Checker, phông chữ "cung cấp khoảng cách thích hợp giữa các chữ cái và ký tự" là dễ tiếp cận nhất. Dịch vụ này cũng cho biết phông chữ "chiều rộng hẹp" hoặc "mỏng" được coi là khó tiếp cận hơn.

Nhiều phông chữ chuẩn trong Excel, bao gồm Aptos, Arial, Calibri, Franklin Gothic Book, Georgia, Rockwell, Segoe UI và Verdana đều có các bản chuyển thể hẹp hoặc nhẹ mà bạn nên tránh nếu muốn dữ liệu của mình dễ đọc hơn với tất cả mọi người. Tương tự như vậy đối với các phông chữ có dạng chuẩn hẹp hoặc nhẹ, chẳng hạn như Agency FB, Niagara Engraved, Onyx và The Hand.


3. Một số phông chữ ảnh hưởng đến chiều cao hàng

Bạn có nhận thấy rằng, trong hai ảnh chụp màn hình đầu tiên ở trên, hàng 7 và 13 cao hơn các hàng khác không? Điều này là do một số kiểu chữ tự nhiên lớn hơn những kiểu chữ khác, ngay cả khi cài đặt kích thước phông chữ giống nhau. Như Microsoft giải thích, "Sự khác biệt trong số liệu phông chữ là một chức năng của cách Microsoft Windows báo cáo thông tin phông chữ cho Microsoft Excel."

Cũng như Comic Sans MS và Segoe UI trong các ảnh chụp màn hình ở trên, Bauhaus 93, Blackadder ITC, Bradley Hand ITC, Dubai, Yu Gothic và nhiều phông chữ khác sẽ ảnh hưởng đến chiều cao hàng Excel của bạn, vì vậy đây là điều cần cân nhắc khi tìm cách trình bày bảng tính Excel của bạn một cách nhất quán và gọn gàng. Bảng bên dưới hiển thị nhiều phông chữ khác nhau và chiều cao hàng tương ứng của chúng ở kích thước 16 pt. Tôi đã đưa Aptos lên trên cùng làm phông chữ mặc định của Microsoft (tại thời điểm viết bài), phông chữ này không ảnh hưởng đến chiều cao hàng.


4. Sử dụng số Sylistic

Tóm lại, Excel không phải là nơi để thử nghiệm các phông chữ sáng tạo. Thay vào đó, như tôi đã nói nhiều lần, mục tiêu của bạn trong Excel là làm cho dữ liệu của bạn dễ đọc nhất có thể. Vì mục đích này, không nên sử dụng các phông chữ trông giống như được viết tay, có các nét cong và chân trang nhã, hoặc theo một cách nào đó mang tính phong cách. Lưu ý cách các phông chữ trong bảng bên dưới sẽ ngăn cản ngay cả những nhà phân tích tinh mắt nhất đọc dữ liệu một cách hiệu quả và chính xác.


Ngay cả một số phông chữ thường dùng, chẳng hạn như Georgia, cũng có các đặc tính về phong cách không phù hợp để tính toán số liệu nghiêm túc. Lưu ý sự không nhất quán giữa các cạnh trên và dưới của các con số.


Mặt khác, các phông chữ trong bảng dưới đây thường hiển thị số rõ ràng hơn nhiều và giúp bảng tính thân thiện hơn.


5. Vậy bạn nên sử dụng phông chữ nào trong Excel?

Tôi đã trao đổi với bạn về việc đảm bảo sự rõ ràng giữa số và chữ cái, tránh sử dụng các phông chữ khó tiếp cận, cân nhắc cách các phông chữ khác nhau ảnh hưởng đến bố cục bảng tính của bạn và tính phù hợp của các kiểu chữ nghệ thuật - tất cả những điều này sẽ góp phần vào quyết định của bạn về phông chữ sẽ sử dụng trong Excel.

Theo tôi, Microsoft đã thành công khi sử dụng Aptos làm phông chữ mặc định cho bảng tính Excel (tại thời điểm viết bài). Phông chữ này có sự khác biệt rõ ràng giữa số và chữ cái mà các phông chữ khác có thể gây nhầm lẫn, không quá hẹp cũng không quá rộng, không ảnh hưởng xấu đến cách hoạt động của bảng tính và dễ đọc.

Tuy nhiên, bất kể ý kiến của tôi là gì, sau đây là một số điểm cuối cùng cần xem xét:

• Hãy nhất quán: Cho dù bạn đang nhập liệu trong tài liệu Word, thiết kế bài thuyết trình PowerPoint ấn tượng hay tạo bảng tính phức tạp, hãy cố gắng sử dụng một phông chữ.
• Bối cảnh luôn là chìa khóa: Bảng tính chỉ dành cho mắt bạn thôi sao? Vậy thì, miễn là bạn hài lòng, bạn có thể chọn bất kỳ phông chữ nào bạn muốn! Tuy nhiên, nếu bạn định chia sẻ bảng tính của mình với đồng nghiệp, hãy chọn phông chữ rõ ràng, dễ tiếp cận và chuyên nghiệp.
• Bảng tính của bạn chứa những gì? Nếu bảng tính của bạn chứa nhiều văn bản, phông chữ bạn chọn không quan trọng bằng. Mặt khác, nếu bảng tính của bạn chứa nhiều số, phông chữ bạn chọn có thể ảnh hưởng đáng kể đến khả năng tiếp nhận dữ liệu của mọi người.

Mặc dù các chương trình của Microsoft có danh sách dài các kiểu chữ để lựa chọn, bạn có thể muốn tải xuống và thêm nhiều phông chữ hơn vào danh sách đó để có được lựa chọn toàn diện hơn.