VietNetwork.Vn

Sau đây là một số mẹo giúp bạn bắt đầu sử dụng Microsoft Word.

Microsoft Word là trình xử lý văn bản đầy đủ tính năng có thể khiến người dùng mới cảm thấy choáng ngợp. Mặc dù bạn có thể dễ dàng tự mình khám phá, một vài mẹo có thể giúp bạn làm việc này dễ dàng hơn. Sau đây là một số mẹo để bạn bắt đầu.


1. Tìm hiểu những điều cơ bản về định dạng văn bản

Nếu bạn muốn tạo các tài liệu chuyên nghiệp và hấp dẫn về mặt hình ảnh, bạn cần phải học những điều cơ bản về định dạng. Hãy cùng xem những gì bạn có thể sử dụng trên tab "Trang chủ" để thực hiện việc này.

Trong phần Phông chữ, bạn có thể thay đổi kiểu và kích thước phông chữ và nhấn mạnh văn bản bằng cách in đậm, in nghiêng và gạch chân. Bạn cũng có thể thay đổi màu phông chữ và làm nổi bật văn bản để nhấn mạnh hơn.

Trong phần Đoạn văn, bạn có thể điều chỉnh căn chỉnh ("Trái", "Giữa", "Phải" hoặc "Căn đều"), khoảng cách dòng và thụt lề của văn bản. Bạn cũng có thể sử dụng phần này để chèn danh sách có dấu đầu dòng hoặc đánh số. Bạn cũng có thể chèn đường viền quanh đoạn văn của mình tại đây.


Trong phần Kiểu, bạn có thể đảm bảo tài liệu của mình nhất quán và có cấu trúc tốt bằng cách chèn tiêu đề, tựa đề, trích dẫn và các thành phần văn bản khác.


2. Sử dụng mẫu để có giao diện chuyên nghiệp

Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian trong Microsoft Word, bạn có thể sử dụng mẫu để nhanh chóng tạo các tài liệu trông chuyên nghiệp. Theo cách đó, bạn không phải làm từ đầu. Bạn chỉ cần tải mẫu và bắt đầu chỉnh sửa cho phù hợp với nhu cầu của mình.

Bạn có thể chọn một mẫu khi tạo một tài liệu mới. Để làm như vậy, hãy chọn "Mới" ở thanh bên trái và tìm mẫu bạn muốn bằng thanh tìm kiếm ở bên phải.


Khi tìm thấy mẫu đó, hãy chọn mẫu đó rồi nhấp vào "Tạo" để tạo tài liệu mới dựa trên mẫu đó.


3. Bật Tự động lưu

Nếu bạn không muốn đối mặt với tình huống đóng tài liệu hoặc máy tính của bạn chết mà không lưu, bạn nên bật tính năng Tự động lưu. Tính năng này sẽ tự động lưu tài liệu sau mỗi lần chỉnh sửa và sau đó tải lên OneDrive (nếu máy tính của bạn được kết nối với internet).

Bạn sẽ cần tạo một tài khoản Microsoft để có thể sử dụng OneDrive. Sau khi tạo, bạn có thể bật tính năng này bằng cách bật "AutoSave" ở góc trên bên trái của màn hình.


Bạn sẽ được yêu cầu đăng nhập vào tài khoản Microsoft của mình. Sau khi đăng nhập, hãy chọn tài khoản OneDrive của bạn. Sau đó, đặt tên cho tài liệu và nhấp vào "OK" để lưu vào OneDrive.



Khi bạn nhập xong, các thay đổi sẽ tự động được lưu vào đám mây. Điểm tuyệt vời là tài liệu sẽ được đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị, bao gồm Mac, Android và iOS, nghĩa là bạn có thể truy cập ở bất kỳ đâu.

4. Gõ bằng giọng nói của bạn

Word có tính năng đọc chính tả có thể dễ dàng chuyển lời nói của bạn thành văn bản. Bạn có thể sử dụng tính năng này để dễ dàng nắm bắt ý tưởng của mình và giảm bớt căng thẳng khi gõ phím.

Để thực hiện điều đó, hãy chọn tab "Trang chủ" và nhấp vào "Đọc chính tả" trong phần giọng nói của ruy-băng. Bắt đầu nói và giọng nói của bạn sẽ được chuyển đổi thành văn bản.


Khi hoàn tất, hãy nhấp vào "Dừng đọc chính tả" trong tiện ích xuất hiện khi bạn bắt đầu đọc chính tả.


Bạn có thể nhấp vào "Cài đặt đọc chính tả"—biểu tượng bánh răng—để tùy chỉnh một số thứ như ngôn ngữ nói và micrô cần sử dụng.

5. Điều chỉnh bố cục tài liệu của bạn

Tab Bố cục của Word cho phép bạn dễ dàng tùy chỉnh thiết lập trang của mình. Bạn có thể sử dụng tab này để tạo các tài liệu có cấu trúc tốt và trông chuyên nghiệp.

Trong nhóm Thiết lập trang, bạn có thể thiết lập lề, khoảng cách xung quanh tài liệu và hướng ("Ngang" hoặc "Dọc") của trang.

Bạn cũng có thể thiết lập kích thước của tài liệu để phù hợp với màn hình hoặc giấy mục tiêu của bạn. Chỉ cần nhấp vào "Kích thước" và chọn một trong các tùy chọn.


Bạn cũng có thể chia văn bản thành các cột bằng cách nhấp vào "Columns" và chọn "One", "Two" hoặc "Three" trong menu. Các tùy chọn "Left" và "Right" căn chỉnh cột đầu tiên theo hướng đã chọn và sau đó thu hẹp nó.


Trong tab Sắp xếp, bạn có thể thiết lập vị trí của các thành phần bạn chèn (ví dụ: hình ảnh, hình dạng và biểu đồ), bao quanh chúng trong văn bản hoặc biến chúng thành các thành phần nền hoặc tiền cảnh. Bạn cũng có thể thay đổi căn chỉnh hoặc xoay chúng.

6. Sử dụng các tính năng đánh giá trong quá trình cộng tác

Trong tab Đánh giá, bạn sẽ thấy các tính năng giúp cộng tác dễ dàng hơn nhiều trong Word. Những tính năng bạn cần biết nhất là thêm bình luận và theo dõi thay đổi.

Để thêm bình luận, hãy tô sáng văn bản bạn muốn bình luận và nhấp vào "Bình luận mới" trong phần Bình luận của ruy-băng. Trong ngăn Bình luận ở bên phải, hãy viết bình luận của bạn rồi nhấp vào nút "Gửi" màu xanh lam.



Tính năng theo dõi thay đổi cho phép bạn đề xuất thay đổi cho tài liệu thay vì chỉnh sửa trực tiếp. Bạn và cộng tác viên của bạn có thể xem lại các thay đổi sau đó và chấp nhận hoặc từ chối chúng.

Để bắt đầu theo dõi thay đổi, hãy chọn tab "Xem lại" và nhấp vào "Theo dõi thay đổi" trong phần Theo dõi của ruy-băng. Bây giờ khi bạn nhập gợi ý, chúng sẽ xuất hiện với màu khác. Sau đó, bạn có thể chọn gợi ý và nhấp vào "Chấp nhận" hoặc "Từ chối" trong phần Thay đổi của ruy-băng để thêm hoặc xóa khỏi bản thảo cuối cùng.


7. Sử dụng Trình chỉnh sửa để cải thiện bài viết của bạn

Nói về tính năng đánh giá, bạn cũng nên tận dụng tính năng Editor. Công cụ hỗ trợ AI này có thể cải thiện bài viết của bạn dựa trên chính tả, ngữ pháp, độ rõ ràng, súc tích và phong cách.

Để sử dụng tính năng này, hãy vào tab "Đánh giá" và nhấp vào "Biên tập viên" trong phần Kiểm tra của thanh công cụ.


Một bảng sẽ xuất hiện ở bên trái, với Điểm của Biên tập viên. Bảng này sẽ chứa các chỉnh sửa và đề xuất bạn có thể thực hiện để giúp tài liệu phù hợp với phong cách và tông điệu bạn đang hướng tới—cố gắng đạt điểm 100%.


Bạn có thể thay đổi phong cách và giọng điệu bằng cách, ví dụ, mở rộng phần "Viết trang trọng" và chọn giữa "Trang trọng", "Chuyên nghiệp" và "Thường ngày" trong menu.

8. Cài đặt tiện ích bổ sung năng suất

Bạn có thể tăng năng suất trong Word bằng cách cài đặt tiện ích bổ sung, là các ứng dụng nhỏ bổ sung các tính năng tùy chỉnh. Chúng có thể giúp bạn sắp xếp hợp lý các tác vụ trong Microsoft Word.

Để cài đặt tiện ích bổ sung trong Microsoft Word, hãy chọn tab "Trang chủ" và nhấp vào "Tiện ích bổ sung" trong phần Tiện ích bổ sung của ruy-băng. Nhấp vào nút "Thêm tiện ích bổ sung" ở cuối cửa sổ bật lên để mở cửa hàng.



Tìm kiếm tiện ích bổ sung trong hộp "Tìm kiếm" và nhấp vào "Thêm" bên cạnh tiện ích bổ sung bạn muốn cài đặt.


Trong lời nhắc, nhấp vào "Tiếp tục" để cài đặt tiện ích bổ sung. Đối với một số tiện ích bổ sung, bạn có thể cần phải đồng ý với các điều khoản và điều kiện trước khi cài đặt. Và để khởi chạy một plugin, hãy nhấp lại vào nút "Add-Ins" và chọn nó trong cửa sổ bật lên.

9. Bật bảo vệ tài liệu

Word có thể bảo vệ tài liệu của bạn khỏi việc truy cập và chỉnh sửa trái phép, điều này cực kỳ hữu ích nếu chúng chứa thông tin nhạy cảm.

Để bật bảo vệ tài liệu, hãy vào File > Info và nhấp vào nút "Protect Document". Sau đó, nhấp vào "Encrypt With Password" trong menu xuất hiện.


Sau đó, bạn sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu và xác nhận. Hãy nhớ rằng nếu bạn mất mật khẩu này, bạn sẽ không thể truy cập lại tài liệu. Vì vậy, hãy chắc chắn chọn một mật khẩu mà bạn dễ nhớ hoặc giữ ở nơi an toàn.

Đây chỉ là một số mẹo cơ bản để bạn bắt đầu. Có nhiều mẹo Microsoft Word khác mà bạn có thể xem xét để tăng hiệu quả. Nếu bạn dành thời gian và công sức cho ứng dụng này, bạn sẽ sớm trở thành bậc thầy trong việc sắp xếp hợp lý quy trình làm việc của mình trong Microsoft Word.