VietNetwork.Vn

Microsoft Excel là một công cụ mạnh mẽ để sắp xếp dữ liệu, tạo hình ảnh và thực hiện các phép tính. Tuy nhiên, giao diện của nó có thể quá sức đối với người mới bắt đầu và có thể mất một thời gian để làm quen với nó. Nếu bạn mới làm quen với Excel, sau đây là một số kiến thức cơ bản chính mà bạn nên biết.


1. Hợp tác với người dùng khác

Cho dù bạn muốn chia sẻ tệp dự án với đồng nghiệp, nhận phản hồi từ khách hàng hoặc sếp hay làm việc cùng bạn bè, Excel đều giúp việc cộng tác trở nên liền mạch.

Bạn có thể dễ dàng chia sẻ liên kết và cho phép người khác làm việc trên cùng một tài liệu cùng lúc. Sau khi chia sẻ, người dùng có thể xem bảng tính hoặc chỉnh sửa dựa trên các quyền bạn đã cấp. Điều này cũng đảm bảo rằng mọi người bạn chia sẻ tệp đều có quyền truy cập vào phiên bản mới nhất.

Để cộng tác với người khác, bạn phải tải tệp Excel của mình lên OneDrive hoặc SharePoint hoặc tạo tệp mới trực tiếp tại đó. Sau đó, chỉ cần thêm email của những người bạn muốn cộng tác, cấu hình quyền truy cập của họ và chia sẻ liên kết. Những người có quyền truy cập sau đó có thể xem hoặc chỉnh sửa tệp khi cần. Chỉ cần lưu ý rằng phiên bản Excel trên web bị hạn chế hơn một chút so với ứng dụng dành riêng cho máy tính để bàn.

2. Sắp xếp và lọc dữ liệu

Trích xuất thông tin có liên quan từ một tập dữ liệu phức tạp có thể cực kỳ tẻ nhạt hoặc gần như không thể thực hiện được nếu bạn phải thực hiện thủ công. Excel giúp nhiệm vụ này dễ dàng hơn bằng cách cho phép bạn sắp xếp và lọc dữ liệu. Bạn có thể sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái các mục nhập văn bản, chẳng hạn như tên người dùng, để nhanh chóng tìm thấy thông tin cụ thể. Tương tự như vậy, bạn có thể sắp xếp dữ liệu số để tìm các mục nhập có liên quan.

Nếu bạn chỉ quan tâm đến một tập hợp con dữ liệu đáp ứng các tiêu chí cụ thể, bạn có thể sử dụng bộ lọc để chỉ tập trung vào phần đó, giúp bạn không phải mất công cuộn qua toàn bộ trang tính. Để sắp xếp dữ liệu, hãy tô sáng tập dữ liệu, đi đến tab "Dữ liệu", nhấp vào "Sắp xếp" và chọn tùy chọn sắp xếp của bạn.


Để lọc dữ liệu, hãy chọn phạm vi, nhấp vào nút "Lọc", nhấp vào mũi tên thả xuống và chỉ hiển thị dữ liệu đáp ứng tiêu chí bạn đã chọn.


3. Tự động điều chỉnh dữ liệu trong ô

Khi nhập văn bản dài hoặc số vào các ô không vừa với kích thước mặc định của chúng, dữ liệu sẽ bị cắt hoặc tràn vào các ô lân cận. Tính năng tự động điều chỉnh của Excel giải quyết vấn đề này bằng cách tự động điều chỉnh chiều rộng và chiều cao của ô để vừa với nội dung. Điều này loại bỏ nhu cầu phải thay đổi kích thước thủ công. Điều này cũng làm cho bảng tính của bạn hấp dẫn hơn về mặt trực quan.

Vì đây là tính năng thường dùng nên bạn phải học cách sử dụng. Để tự động điều chỉnh nội dung nhanh chóng, hãy nhấp đúp vào ranh giới giữa hai tiêu đề cột hoặc hàng nơi dữ liệu chồng lên nhau. Hoặc, hãy vào tab "Trang chủ", nhấp vào "Định dạng" và chọn "Tự động điều chỉnh chiều cao hàng" hoặc "Tự động điều chỉnh chiều rộng cột".


4. Đóng băng các ô

Tiêu đề cột và hàng cung cấp ngữ cảnh cho dữ liệu, nhưng chúng có thể nhanh chóng biến mất khỏi chế độ xem khi bạn cuộn xuống hoặc trên một bảng tính lớn. Khi tôi bắt đầu sử dụng Excel, đây là một sự bực bội liên tục vì tôi phải liên tục cuộn lại để kiểm tra tiêu đề. Sau đó, tôi thấy rằng Excel cho phép bạn đóng băng các hàng và cột cụ thể, giữ cho tiêu đề luôn hiển thị.

Để đóng băng tiêu đề, hãy chuyển đến tab "Xem", nhấp vào "Đóng băng ngăn" và chọn "Đóng băng ngăn", "Đóng băng hàng đầu" hoặc "Đóng băng cột đầu tiên".


Để đóng băng nhiều hàng hoặc cột, hãy chọn ô ngay bên dưới các hàng và bên phải các cột bạn muốn khóa, sau đó vào "Freeze Panes" và chọn "Freeze Panes" một lần nữa. Thao tác này sẽ đóng băng mọi thứ ở phía trên và bên trái ô bạn đã chọn.

5. Khóa các ô đã chọn khỏi bị chỉnh sửa

Khi chia sẻ bảng tính, đặc biệt là với người dùng có quyền chỉnh sửa, bạn phải khóa các ô chứa dữ liệu mà bạn không muốn người khác vô tình hoặc cố ý thay đổi. Để khóa các ô cụ thể trong Excel, hãy chọn tất cả các ô trong trang tính, sau đó giữ phím Ctrl và tô sáng các ô bạn muốn bảo vệ. Thao tác này sẽ bỏ chọn các ô đó khỏi lựa chọn hiện tại.

Tiếp theo, nhấn Ctrl+1, chuyển đến tab "Protection" và bỏ chọn hộp "Locked". Cuối cùng, nhấp vào "OK".


Sau đó, hãy chuyển đến tab "Xem lại", mở menu thả xuống "Bảo vệ", chọn "Bảo vệ trang tính" và nhấp vào "OK".


6. Học phím tắt

Phím tắt loại bỏ nhu cầu điều hướng tab, tìm kiếm tùy chọn hoặc thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại. Chúng cho phép bạn di chuyển xung quanh sổ làm việc của mình mà không cần sử dụng chuột hoặc trackpad. Vì vậy, việc làm quen với một số phím tắt hữu ích thực sự có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức thủ công.

Ví dụ, Ctrl+Page Up/Down cho phép bạn chuyển đổi giữa các trang tính, Ctrl+G mở hộp thoại "Go To" để điều hướng nhanh và Ctrl+H khởi chạy công cụ "Find and Replace" để cập nhật dữ liệu. Tương tự, Ctrl+` (dấu ngoặc ngược) hiển thị công thức thay vì kết quả để xác minh dễ dàng; Ctrl+Space chọn toàn bộ một cột và Shift+Space chọn toàn bộ một hàng.

Nhấn F4 sẽ lặp lại hành động cuối cùng của bạn và bạn có thể quản lý định dạng ô bằng cách nhấn Ctrl+1. Bạn cũng nên khám phá các phím tắt hữu ích khác để hợp lý hóa quy trình làm việc của mình trong Excel.

7. Hiểu về tham chiếu ô

Bạn phải sử dụng đúng tham chiếu ô—tương đối, tuyệt đối và hỗn hợp —để trỏ chính xác đến các ô và phạm vi cụ thể vì chúng ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác của phép tính.

Tham chiếu tương đối (ví dụ: A1) tự động điều chỉnh khi bạn sao chép hoặc di chuyển công thức đến vị trí mới. Ví dụ: nếu bạn tạo công thức trong B1 tham chiếu đến A1 rồi sao chép đến B2, công thức sẽ thay đổi thành tham chiếu A2. Ngược lại, tham chiếu tuyệt đối (ví dụ: $A$1) vẫn không đổi bất kể công thức được sao chép hoặc di chuyển đến đâu.

Tham chiếu hỗn hợp cho phép bạn khóa hàng hoặc cột trong khi vẫn giữ phần còn lại linh hoạt. Ví dụ, A$1 sẽ khóa hàng 1 trong khi cho phép cột điều chỉnh khi công thức được sao chép.

8. Công cụ kiểm tra lỗi và khắc phục sự cố

Khi gặp lỗi trong công thức hoặc dữ liệu đầu vào, bạn phải biết cách xác định, hiểu và giải quyết chúng. Excel cung cấp nhiều công cụ khác nhau để hỗ trợ khắc phục sự cố. Ví dụ, nếu một ô hiển thị lỗi như #DIV/0!, #NAME? hoặc #VALUE!, bạn có thể nhấp vào hình tam giác màu xanh lá cây ở góc trên bên trái của ô để biết giải thích và đề xuất sửa lỗi.

Nếu vấn đề liên quan đến tham chiếu ô, các công cụ như Trace Precedents và Trace Dependents có thể giúp bạn theo dõi vấn đề. Ngoài ra, công cụ "Đánh giá công thức" cho phép bạn thực hiện từng bước một qua các công thức để xác định vấn đề nhanh hơn. Các hàm như ISERROR và IFERROR cũng hữu ích trong việc khắc phục lỗi trong bảng tính của bạn.

Tương tự như vậy, công cụ kiểm tra lỗi tích hợp của Excel, có trong Công thức > Kiểm tra lỗi > Theo dõi lỗi, có thể quét bảng tính của bạn để tìm các lỗi công thức phổ biến và giúp bạn sửa chúng.


Đây là một số tính năng Excel thường dùng mà bạn nên biết khi mới bắt đầu. Tuy nhiên, học Excel là một quá trình liên tục; phải mất nhiều năm để thành thạo nhiều tính năng của Excel và sẽ luôn có nhiều điều để khám phá. Hãy tạo thói quen khám phá thường xuyên các tính năng của Excel và học một điều gì đó mới mỗi ngày.