VietNetwork.Vn

In một bảng tính Excel hoàn hảo đôi khi có thể khó hơn việc tạo ra nó. Dữ liệu có thể bị cắt hoặc chuyển sang một trang khác, điều này làm lãng phí thời gian của bạn và phát sinh thêm chi phí để in lại. Nếu bạn thường xuyên gặp phải vấn đề này, sau đây là một số mẹo để đảm bảo bạn làm đúng ngay từ lần đầu tiên.


1. Điều chỉnh Bố cục và Hướng Trang

Excel cho phép bạn in tài liệu theo hai hướng: Portrait (dọc) và Landscape (ngang). Việc chọn đúng hướng rất quan trọng để có được bản in sạch. Portrait phù hợp nhất với các bảng tính có nhiều hàng hơn cột, trong khi Landscape phù hợp với các bảng tính rộng hơn chứa các bảng hoặc biểu đồ lớn. Bạn cũng có thể sử dụng cả hai hướng cho các trang khác nhau.

Điều chỉnh hướng mang lại hai lợi ích chính: đảm bảo dữ liệu của bạn sẽ không bị cắt và ngăn chặn việc sử dụng không cần thiết các trang thừa với khoảng cách không hợp lý. Điều này làm cho bản in của bạn trông bóng bẩy hơn. Để thay đổi hướng, hãy điều hướng đến tab "Bố cục trang", nhấp vào "Hướng" và chọn "Chân dung" cho các trang cao hơn hoặc "Ngang" cho các trang rộng hơn.


2. Điều chỉnh để phù hợp với kích thước trang hoàn hảo

Chỉ thay đổi hướng sẽ không giải quyết được mọi thứ. Nếu dữ liệu của bạn quá cao hoặc quá rộng, việc in mà không có tỷ lệ phù hợp có thể khiến dữ liệu tràn sang các trang tính bổ sung hoặc tạo ra các ngắt trang khó xử lý. Để tránh những vấn đề này, bạn phải chia tỷ lệ trang tính Excel của mình sao cho vừa vặn trên một trang. Việc thay đổi kích thước dữ liệu phù hợp sẽ đảm bảo mọi thứ vừa vặn trên một trang.

Để thực hiện việc này, hãy điều hướng đến tab "Page Layout". Trong nhóm "Scale to Fit", hãy điều chỉnh cài đặt "Width" và "Height" để phù hợp với dữ liệu của bạn trên một trang hoặc số trang cụ thể mà bạn định in. Điều này giúp kiểm soát số trang và đảm bảo bản in của bạn trông sạch sẽ và chuyên nghiệp.


3. Sử dụng Vùng in để in dữ liệu chọn lọc

Đôi khi, tôi chỉ cần in một phần cụ thể của bảng tính và Excel cho phép tôi xác định vùng in để kiểm soát chính xác phần nào được in. Điều này giúp tránh in các phần không cần thiết, tiết kiệm cả giấy và mực. Thêm vào đó, tôi không phải sửa đổi toàn bộ bảng tính để in một vài hàng và cột đã chọn, đặc biệt nếu bảng tính chứa một tập dữ liệu lớn.

Để thiết lập vùng in trong Excel, hãy tô sáng các ô bạn muốn đưa vào, chuyển đến tab "Bố cục trang", nhấp vào "Vùng in" và chọn "Thiết lập vùng in".


4. Sử dụng ngắt trang để kiểm soát tốt hơn

Sử dụng ngắt trang trong bảng tính là một cách thông minh để ngăn chặn việc chia tách dữ liệu một cách khó xử và kiểm soát cách tài liệu in của bạn được cấu trúc. Tính năng này cho phép bạn quyết định nơi dữ liệu trên trang mới bắt đầu, giữ các phần chính ở đầu trang tiếp theo thay vì ở giữa trang trước một cách khó xử.

Nếu bạn muốn biểu đồ xuất hiện trên một trang cụ thể, bạn chỉ cần chèn ngắt trang trước và sau. Để thực hiện việc này, hãy chọn hàng hoặc cột mà bạn muốn ngắt, vào tab "Page Layout", nhấp vào "Breaks" và chọn "Insert Page Break". Tính năng này giúp cải thiện khả năng đọc và trình bày tổng thể của bảng tính Excel đã in của bạn.


5. Xem trước bảng tính trước khi in

Xem trước bảng tính trước khi in là một trong những bước quan trọng nhất để đảm bảo dữ liệu của bạn được in chính xác như mong muốn. Điều này cho phép bạn phát hiện bất kỳ vấn đề nào về bố cục, căn chỉnh hoặc khả năng hiển thị dữ liệu và thực hiện các điều chỉnh cần thiết, chẳng hạn như thay đổi tỷ lệ hoặc sắp xếp lại dữ liệu, để đạt được bản in mong muốn.

Để xem trước cách bảng tính của bạn sẽ hiển thị trên giấy, hãy nhấp vào "File" trong menu trên cùng và chọn "Print" để mở cửa sổ xem trước khi in. Xem lại tất cả các trang để phát hiện bất kỳ vấn đề định dạng nào trước khi nhấn nút in. Bước đơn giản này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, giấy và mực bằng cách tránh in lại không cần thiết.


6. Lưu dưới dạng PDF để định dạng tốt hơn

Cho dù bạn định dạng dữ liệu trong Excel cẩn thận đến đâu, những điều chỉnh nhỏ hoặc mở tệp trong phiên bản Excel khác có thể dễ dàng làm gián đoạn bố cục. Để giữ nguyên định dạng bảng tính Excel của mình, tôi lưu tệp dưới dạng PDF, đảm bảo bố cục vẫn nguyên vẹn. Nó cũng giúp tôi xác nhận cách dữ liệu sẽ xuất hiện trên mỗi trang in.

Tôi thường sử dụng phương pháp này khi chia sẻ bảng tính với người khác, đặc biệt là khi tôi cần họ in bảng tính cho tôi. Phương pháp này cũng hạn chế họ thực hiện bất kỳ thay đổi nào ngoài ý muốn đối với dữ liệu. Để lưu bảng tính dưới dạng PDF, hãy nhấp vào "Tệp" trong menu trên cùng, chọn "Lưu dưới dạng", chọn vị trí của bạn và trong danh sách thả xuống "Lưu dưới dạng Loại", chọn "PDF". Sau đó, nhấp vào "Lưu".


7. Sử dụng lề tùy chỉnh cho nhu cầu cụ thể

Một lỗi phổ biến mà người mới sử dụng Excel mắc phải khi in bảng tính là không điều chỉnh khoảng cách giữa dữ liệu và các cạnh của giấy. Bước này rất quan trọng để có bản in sạch và chuyên nghiệp. Sử dụng lề tùy chỉnh, bạn có thể đưa thêm dữ liệu vào mỗi trang hoặc để lại khoảng trống cho ghi chú và đóng gáy.

Điều chỉnh đơn giản này cải thiện đáng kể cả khả năng đọc và giao diện của bản in. Để thiết lập lề tích hợp hoặc tùy chỉnh, hãy vào tab "Page Layout", nhấp vào "Margins" và chọn "Custom Margins". Sau đó, điều chỉnh lề trên, dưới, trái và phải cho phù hợp với nhu cầu của bạn. Chỉ cần cẩn thận không giảm lề quá nhiều.


8. In tiêu đề cho bảng tính nhiều trang

Tôi sử dụng tính năng in tiêu đề trong Excel. Tính năng này đảm bảo các tiêu đề hoặc nhãn quan trọng xuất hiện trên mọi trang của bảng tính nhiều trang, giúp dữ liệu dễ theo dõi và diễn giải trong suốt quá trình. Tính năng này giúp người nhận bảng tính của tôi dễ hiểu dữ liệu hơn mà không cần phải liên tục lật lại trang đầu tiên.

Để thiết lập tiêu đề in, hãy vào tab "Page Layout", nhấp vào "Print Titles" và trong hộp "Rows to repeat at top" hoặc "Columns to repeat at left", chọn hàng hoặc cột bạn muốn lặp lại trên mỗi trang. Nếu bạn chưa từng sử dụng tính năng này trước đây, nó sẽ cải thiện đáng kể khả năng đọc của bản in Excel của bạn.


9. Điều chỉnh độ rộng cột và chiều cao hàng

Cuối cùng, bạn nên điều chỉnh chiều rộng cột và chiều cao hàng để đảm bảo dữ liệu không bị cắt hoặc bị ngắt theo cách khiến dữ liệu khó đọc. Tôi luôn đảm bảo rằng văn bản, số và thông tin khác được hiển thị rõ ràng và không có khoảng cách chồng chéo hoặc khó xử lý giữa dữ liệu trong các ô.

Đối với các cột hoặc hàng chứa văn bản hoặc số dài hơn, bạn có thể thay đổi kích thước các khu vực đó một cách có chọn lọc để duy trì khả năng đọc trong khi vẫn giữ bố cục tổng thể gọn gàng và có tổ chức. Để điều chỉnh chiều rộng cột hoặc chiều cao hàng, hãy tô sáng các cột hoặc hàng có liên quan, nhấp chuột phải và chọn "Chiều rộng cột" hoặc "Chiều cao hàng". Nhập kích thước mong muốn và nhấp vào "OK".


Đây là những mẹo tôi luôn tuân theo khi in bảng tính Excel. Nếu bản in của bạn thường trông lộn xộn, tôi thực sự khuyên bạn nên sử dụng các chiến lược này. Bằng cách cẩn thận làm theo các bước này và xem trước các trang tính của bạn trước khi in, bạn sẽ có thể tự tin đạt được bản in hoàn hảo.

Nếu bản in không như mong đợi, tránh điều chỉnh vội vàng, vì điều này có thể làm gián đoạn định dạng. Hãy dành thời gian để khắc phục mọi sự cố trước khi thử in lần nữa.