VietNetwork.Vn

Đừng bỏ lỡ những tính năng này!

Ngay cả sau khi sử dụng Microsoft Word trong hơn một thập kỷ, tôi chỉ mới khám phá ra một số tính năng của nó gần đây. Những viên ngọc ẩn này hiện hợp lý hóa quy trình làm việc của tôi và tiết kiệm thời gian cho tôi—tôi chỉ ước mình đã tìm thấy chúng sớm hơn! Cho dù bạn là người mới sử dụng Word hay là một chuyên gia, đây là một số tính năng bạn nên tự làm quen.


1. Tra cứu thông minh

Smart Lookup là một công cụ nghiên cứu tích hợp trong Word mà tôi ước mình đã biết từ hồi còn học đại học. Tính năng này cho phép bạn tra cứu thông tin về các từ hoặc cụm từ trực tiếp trong Microsoft Word. Bạn có thể xem định nghĩa, thông tin liên quan và hình ảnh từ các nguồn trực tuyến mà không cần mở bất kỳ trình duyệt nào.

Sử dụng Smart Lookup rất dễ dàng: tô sáng từ hoặc cụm từ bạn muốn tìm hiểu, nhấp chuột phải vào đó và chọn "Smart Lookup". Một thanh bên sẽ mở ra với các kết quả web có liên quan. Điều tôi thích nhất về tính năng này là nó cho phép tôi nhanh chóng xác minh thông tin hoặc thu thập ngữ cảnh mà không làm gián đoạn dòng viết của tôi.


2. Nhập bằng giọng nói

Tôi đã biết về tính năng Voice Typing (hoặc Dictate) trong nhiều năm, nhưng các phiên bản đầu không thực sự đáng tin cậy. Tôi không nhận ra tính năng này đã được cải thiện nhiều như thế nào trong các phiên bản gần đây cho đến khi tôi bắt đầu sử dụng nó cách đây vài năm. Nó phiên âm các từ của tôi với độ chính xác ấn tượng và tôi thường sử dụng nó khi không muốn gõ. Đây là một cách tuyệt vời để tăng tốc độ soạn thảo tài liệu của tôi.

Để sử dụng Voice Typing trong Word, hãy vào tab "Home" và nhấp vào tùy chọn "Dictate", được đánh dấu bằng biểu tượng micrô. Khi đã bật, hãy bắt đầu nói và Word sẽ chuyển giọng nói của bạn thành văn bản. Một tính năng mà tôi thấy đặc biệt hữu ích là tôi có thể thêm dấu câu bằng lời nói và Word sẽ đặt dấu câu đúng cách—giúp tôi không bị gián đoạn khi nói.


3. So sánh tài liệu

Tôi đã cộng tác trên các tài liệu Word từ thời đi học, nhưng tôi thường kiểm tra các thay đổi, bổ sung và xóa thủ công. Việc xem xét nhiều phiên bản của một tài liệu cũng rất tẻ nhạt và tốn thời gian. Tôi ước mình đã khám phá ra tính năng So sánh tài liệu sớm hơn—nó giúp so sánh hai tài liệu cạnh nhau và theo dõi các bản sửa đổi dễ dàng hơn nhiều.

Để sử dụng tính năng này, hãy vào tab "Review", chọn "Compare" rồi chọn "Compare two versions of a document". Bạn có thể chọn phiên bản gốc và phiên bản đã sửa đổi, và Word sẽ tạo báo cáo so sánh nêu bật tất cả các thay đổi. Kể từ khi khám phá ra tính năng này, tôi đã bỏ qua các lần kiểm tra thủ công và tôi cảm thấy tự tin rằng mình không bỏ sót bất kỳ sửa đổi nào.


4. Các bộ phận nhanh

Khi tạo thư, thông báo, đề xuất và các tài liệu tương tự, tôi thường phải sử dụng lại các thành phần giống nhau, như logo công ty, chữ ký, tiêu đề và văn bản, với một số sửa đổi nhỏ mỗi lần. Ban đầu, tôi tạo các mẫu để tiết kiệm thời gian, nhưng chúng thường bị lẫn lộn và tôi phải tạo lại chúng từ đầu.

Ngoài ra, việc tìm đúng mẫu cũng trở nên rắc rối. Tôi ước mình biết về tính năng Quick Parts sớm hơn—nó sẽ giúp tôi tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức.

Quick Parts cho phép bạn lưu và sử dụng lại các phần nội dung, cụm từ, chữ ký hoặc các thành phần khác từ thư viện chỉ bằng một cú nhấp chuột. Để sử dụng, hãy vào tab "Insert", chọn "Quick Parts" trong nhóm Text và lưu bất kỳ văn bản hoặc đối tượng nào đã chọn bằng cách chọn "Save Selection to Quick Part Gallery". Sau đó, chỉ cần truy cập Quick Parts để thêm ngay lập tức vào bất kỳ nơi nào cần.


5. Chế độ tập trung

Việc chuyển đổi giữa các ứng dụng là thứ khiến tôi mất tập trung nhất khi làm việc. Các thanh công cụ và menu thường làm lộn xộn màn hình ngay cả khi tôi không cần chúng. Word cung cấp tính năng Focus Mode để giảm sự mất tập trung, tính năng mà tôi chỉ mới phát hiện ra cách đây vài năm. Với Focus Mode, bạn có thể ẩn tất cả các thành phần không cần thiết, tạo ra một không gian sạch sẽ, không bị mất tập trung.

Điều này giúp tôi viết với sự tập trung cao độ. Để bật Chế độ tập trung trong Microsoft Word, hãy vào tab "Xem" và chọn "Tập trung". Thao tác này sẽ chuyển Word sang chế độ toàn màn hình, ẩn tất cả các thành phần bổ sung để bạn có thể tập trung hoàn toàn vào việc viết. Khi hoàn tất, hãy di chuyển con trỏ lên đầu màn hình và nhấp vào nút "Tập trung" một lần nữa để trở về chế độ xem bình thường.


6. Thanh tra tài liệu

Khi tôi bắt đầu sử dụng Word để làm bài tập, tôi thường chia sẻ tài liệu mà không xóa các chi tiết như thông tin cá nhân, thuộc tính tài liệu và siêu dữ liệu khác, vô tình làm lộ dữ liệu riêng tư của tôi. Ngay cả giáo sư của tôi cũng phạt tôi sau khi xem lịch sử chỉnh sửa của tôi, tin rằng tôi đã tìm kiếm sự trợ giúp trong khi thực tế, tôi chỉ truy cập và lưu tài liệu trên máy tính xách tay của một người bạn.

Trải nghiệm này đã dẫn tôi đến việc khám phá ra công cụ Document Inspector, công cụ này quét các tài liệu để tìm các chi tiết ẩn này và cho phép bạn dễ dàng xóa chúng. Tôi sử dụng công cụ này trên mọi tài liệu tôi chia sẻ để kiểm soát thông tin mà người nhận có thể thấy. Để sử dụng Document Inspector, hãy vào File > Info > Check for Issues > Inspect Document, sau đó xem lại và xóa bất kỳ dữ liệu nào bạn không muốn chia sẻ.


7. Định dạng Painter

Khi tôi mới bắt đầu sử dụng Excel, tôi đã dành nhiều thời gian định dạng thủ công văn bản để phù hợp với phong cách được sử dụng ở nơi khác trong tài liệu. Quá trình này tốn thời gian và thường dẫn đến định dạng không nhất quán. Bất cứ khi nào tôi sao chép văn bản từ các nguồn trực tuyến, tôi phải điều chỉnh thủ công phong cách của nó, điều này thực sự là một cơn đau đầu.

Sau đó, tôi thấy một người bạn sử dụng công cụ Format Painter, công cụ này sao chép định dạng từ một phần của tài liệu và áp dụng cho phần khác. Hôm đó tôi đã rất kinh ngạc.

Để sử dụng Format Painter, hãy tô sáng văn bản có định dạng bạn muốn sao chép, chuyển đến tab "Home" và nhấp vào biểu tượng "Format Painter". Sau đó, chọn văn bản bạn muốn định dạng và kiểu đã sao chép sẽ được áp dụng ngay lập tức. Để áp dụng cùng một định dạng nhiều lần, hãy nhấp đúp vào biểu tượng Format Painter để giữ cho nó hoạt động cho đến khi bạn nhấn phím Escape.


8. Bảng điều hướng

Một tính năng mà tôi ước mình đã khám phá ra vào ngày đầu tiên sử dụng Microsoft Word là Navigation Pane, giúp quản lý và điều hướng các tài liệu dài trở nên dễ dàng. Tôi có thể dễ dàng chuyển giữa các phần mà không cần cuộn vô nghĩa, theo dõi dàn ý của tài liệu, tìm kiếm các từ và cụm từ cụ thể, thậm chí kéo và thả các phần để sắp xếp lại chúng.

Để truy cập Navigation Pane, hãy vào tab "View" và đánh dấu vào ô "Navigation Pane". Thao tác này sẽ mở một bảng bên hiển thị phác thảo tài liệu của bạn, cho phép bạn nhấp vào tiêu đề để nhảy trực tiếp đến chúng. Nếu bạn đang tìm kiếm văn bản cụ thể, hãy sử dụng thanh tìm kiếm ở đầu Navigation Pane. Để sắp xếp lại các phần, hãy kéo và thả chúng vào cùng một ngăn.

Đây là những tính năng của Microsoft Word mà tôi ước mình đã khám phá ra sớm hơn nhiều. Biết về chúng sớm hơn có thể giúp tôi tiết kiệm vô số giờ và công sức dành cho các tác vụ mà tôi có thể dễ dàng tự động hóa. Nếu bạn nghe về những tính năng này lần đầu tiên, tôi thực sự khuyến khích bạn thử chúng. Đừng để một ngày nào trôi qua mà không sử dụng chúng!