VietNetwork.Vn

Nâng cao khả năng viết của bạn trên Google Docs!

Google Docs là một công cụ đa năng giúp đơn giản hóa việc tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu. Tuy nhiên, để tận dụng tối đa tiềm năng của nó, bạn phải vượt ra ngoài những điều cơ bản và tìm hiểu các tính năng hữu ích giúp tăng cường quy trình làm việc của mình. Nếu bạn mới sử dụng Google Docs, sau đây là một số tính năng chính để bạn làm quen.


1. Hiển thị số từ khi nhập

Nếu bạn là một chuyên gia hoặc sinh viên cần theo dõi chặt chẽ số lượng từ, việc bật chế độ hiển thị số lượng từ trực tiếp trong Google Docs có thể rất hữu ích. Mặc dù bạn có thể kiểm tra số lượng từ thông qua phím tắt hoặc menu Công cụ, nhưng điều này có thể làm gián đoạn quy trình làm việc của bạn. Bật chế độ đếm từ trực tiếp sẽ cung cấp cho bạn một màn hình nhỏ, không phô trương ở góc dưới bên trái.

Tính năng này cho phép bạn theo dõi số lượng từ của mình chỉ trong nháy mắt. Để kích hoạt tính năng này, hãy vào tab "Công cụ", chọn "Số lượng từ" và đánh dấu vào ô bên cạnh "Hiển thị số lượng từ khi nhập".


Lưu ý rằng cài đặt này sẽ được đặt lại nếu bạn đóng hoặc làm mới tài liệu, do đó bạn sẽ cần phải bật lại mỗi lần. Để tránh rắc rối này, tôi sử dụng tiện ích bổ sung Word Counter Max.

2. Dán không định dạng và xóa định dạng

Sao chép và dán văn bản từ web hoặc các nguồn khác vào Google Docs thường bao gồm định dạng không mong muốn. Để duy trì phong cách nhất quán trong tài liệu của bạn, bạn có thể dán mà không cần định dạng. Google Docs có một tính năng tích hợp cho việc này. Nhấp chuột phải và chọn "Dán mà không cần định dạng" từ menu.


Để dán trực tiếp văn bản mà không giữ nguyên định dạng web gốc, bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl+Shift+V (trên Windows) hoặc Command+Shift+V (trên Mac).

Nếu bạn vô tình dán văn bản với định dạng gốc, bạn có thể nhanh chóng xóa văn bản đó để phù hợp với phong cách của tài liệu. Để thực hiện việc đó, hãy tô sáng văn bản, điều hướng đến menu "Định dạng" và chọn "Xóa định dạng". Bạn có thể nhanh chóng xóa định dạng bằng phím tắt Ctrl+ (trên Windows) hoặc Command+Space (trên Mac).


3. Điều chỉnh định dạng cho tất cả văn bản phù hợp

Đôi khi, bạn có thể cần thay đổi kiểu của chỉ tiêu đề hoặc văn bản cụ thể trong toàn bộ tài liệu mà không ảnh hưởng đến nội dung khác. May mắn thay, Google Docs cung cấp tính năng "Chọn tất cả văn bản khớp", cho phép bạn chọn tất cả các trường hợp văn bản có định dạng cụ thể và thực hiện thay đổi cho từng trường hợp cùng một lúc.

Để sử dụng tính năng này, chỉ cần tô sáng một từ, tiêu đề hoặc cụm từ có kiểu bạn muốn cập nhật, nhấp chuột phải và chọn "Chọn tất cả văn bản khớp". Sau đó, bạn có thể điều chỉnh phông chữ, màu sắc, kích thước hoặc định dạng khác và tất cả các trường hợp sẽ được cập nhật đồng thời—giúp bạn không phải mất công tìm và chỉnh sửa từng trường hợp theo cách thủ công.


4. Hãy thử nhập bằng giọng nói để phá vỡ thói quen

Đôi khi, việc gõ các tài liệu dài có thể khiến bạn cảm thấy nhàm chán, đặc biệt là khi bạn không có tâm trạng. May mắn thay, Google Docs cung cấp một giải pháp hữu ích với công cụ Nhập bằng giọng nói. Tính năng này cho phép bạn soạn thảo tài liệu và ghi chú mà không cần gõ. Tính năng này hữu ích nếu bạn có tốc độ gõ chậm hơn, vì nó có thể tăng tốc đáng kể quá trình viết của bạn.

Để sử dụng Voice Typing, hãy vào menu "Tools" và chọn "Voice Typing". Sau khi kích hoạt, chỉ cần bắt đầu nói và Google Docs sẽ phiên âm các từ của bạn thành văn bản. Công cụ này hoàn hảo để giúp đôi tay của bạn được nghỉ ngơi, mặc dù đôi khi nó có thể hiểu sai một số từ nhất định, vì vậy hãy đảm bảo đọc lại văn bản sau khi bạn hoàn thành.


5. Chuyển sang chế độ toàn màn hình để giảm thiểu sự mất tập trung

Khi làm việc trong Google Docs, đôi khi tôi cảm thấy mình không cần thêm thanh công cụ hoặc menu và làm gọn gàng tầm nhìn của mình. Google Docs cung cấp chế độ toàn màn hình cho mục đích này. Chế độ toàn màn hình ẩn các thành phần không cần thiết, tạo không gian làm việc không bị phân tâm giúp tôi tập trung và viết hiệu quả hơn.

Để vào chế độ Toàn màn hình, hãy vào menu "Xem" và chọn "Toàn màn hình". Chế độ này sẽ ẩn các thành phần trên màn hình để bạn có thể tập trung hoàn toàn vào nội dung của mình. Để trở lại chế độ xem bình thường, chỉ cần nhấn phím Escape. Một nhược điểm nhỏ là bạn sẽ mất quyền truy cập vào tất cả các điều khiển, vì vậy bạn sẽ cần thoát khỏi chế độ Toàn màn hình để thực hiện ngay cả một điều chỉnh định dạng nhanh.


6. Học các phím tắt tiện dụng

Giống như các công cụ xử lý văn bản khác, Google Docs hỗ trợ nhiều phím tắt giúp đơn giản hóa việc viết và chỉnh sửa. Các phím tắt này cho phép bạn định dạng văn bản, điều hướng qua tài liệu và sắp xếp nội dung mà không cần nhấp qua menu. Điều này giúp quy trình làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn.

Một số phím tắt thiết yếu bao gồm Ctrl+B (Cmd+B trên máy Mac) để in đậm văn bản, Ctrl+I (Cmd+I trên máy Mac) để in nghiêng, Ctrl+Shift+C để hiển thị số từ và Ctrl+K để chèn hoặc chỉnh sửa siêu liên kết. Để xem danh sách đầy đủ các phím tắt khả dụng trong Google Docs, hãy điều hướng đến menu "Trợ giúp" và chọn "Phím tắt bàn phím".


7. Tìm Tùy chọn Menu bằng cách Nhập vào Thanh Tìm kiếm

Là người mới bắt đầu, một trong những thách thức lớn nhất của tôi là tìm các công cụ hoặc tùy chọn cụ thể trong Google Docs. Nếu bạn cũng gặp khó khăn khi điều hướng menu, thanh tìm kiếm sẽ cực kỳ hữu ích. Bằng cách nhập các từ khóa liên quan đến công cụ hoặc tính năng bạn cần, nó sẽ nhanh chóng hiển thị cho bạn các tùy chọn có liên quan, cho phép bạn mở chúng trực tiếp.

Để truy cập thanh tìm kiếm, hãy nhấp vào thanh tìm kiếm ở góc trên bên trái hoặc sử dụng phím tắt Alt+/ (trên Windows) hoặc Option+/ (trên Mac). Nhập các thuật ngữ như "số từ", "bảng" hoặc "tiêu đề" và nó sẽ hiển thị các tùy chọn menu phù hợp. Tính năng này tiết kiệm thời gian và giảm bớt sự bực bội khi phải tìm kiếm trong các menu.


8. Cải thiện bài viết của bạn với các tiện ích bổ sung

Google Docs thiếu một số tính năng theo mặc định, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn không thể sử dụng chúng. Với sự hỗ trợ từ nhiều tiện ích bổ sung của bên thứ ba, bạn có thể tùy chỉnh Google Docs để phù hợp với nhu cầu của mình. Tôi khuyên bạn nên thêm các tiện ích bổ sung hữu ích sau vào Google Docs : Word Count Max, Doc Secrets, ProWritingAid, OneLook Thesaurus, Paperpile và GPT Plus Docs.

Cài đặt tiện ích bổ sung rất đơn giản. Vào menu "Tiện ích mở rộng", chọn Tiện ích bổ sung > Nhận tiện ích bổ sung, tìm kiếm công cụ bạn muốn và nhấp vào "Cài đặt". Sau khi cấp quyền được yêu cầu, tiện ích bổ sung sẽ sẵn sàng để sử dụng. Để truy cập bất kỳ tiện ích bổ sung nào đã cài đặt, hãy vào menu "Tiện ích mở rộng" và chọn tiện ích bổ sung từ danh sách.


Hãy nhớ rằng một số tiện ích bổ sung yêu cầu quyền truy cập vào dữ liệu nhạy cảm từ tài khoản Google của bạn. Google phát hiện và chặn những tiện ích này, vì vậy bạn nên tránh cài đặt các tiện ích mở rộng như vậy.

Đây là một số tính năng tiện dụng trong Google Docs mà tôi nghĩ mọi người mới bắt đầu nên biết. Ngoài ra, Google Docs cho phép bạn so sánh hai phiên bản tài liệu, dịch tài liệu, thêm trích dẫn, chèn hình mờ, v.v. Bạn cũng có thể chia sẻ tài liệu của mình với người khác và cộng tác theo thời gian thực. Vì vậy, hãy khám phá các tính năng khác mà Google Docs cung cấp!