VietNetwork.Vn

Một số cách kết hợp màu sắc gây chướng mắt. Sẽ không mất nhiều thời gian để bản trình bày trở nên lộn xộn, trông thiếu chuyên nghiệp hoặc khiến người xem bối rối. Chúng ta hãy xem những lỗi phổ biến trong PowerPoint (PPT) và những gì bạn có thể làm để tránh chúng.

1. Căn chỉnh sai nội dung trong PowerPoint


Các đối tượng bị lệch trên slide PPT nhảy ra ngoài như ngón tay cái bị đau. Chúng trông luộm thuộm và cho người xem biết rằng bạn đã nhanh chóng ghép các slide lại với nhau một cách thiếu quan tâm và chú ý.

Giải pháp tốt nhất là sử dụng Hướng dẫn thông minh. Điều này giúp bạn khóa các hình dạng vào đúng vị trí khi bạn nhấp và kéo chúng xung quanh trang chiếu. Để kích hoạt Hướng dẫn thông minh, hãy nhấp chuột phải vào vùng màu xám xung quanh cạnh trang trình bày của bạn và di chuột qua mũi tên "Lưới và Hướng dẫn". Sau đó nhấp vào "Hướng dẫn thông minh" nếu chưa có dấu kiểm bên cạnh tùy chọn đó.


Như bạn có thể thấy bên dưới, sau khi kích hoạt Hướng dẫn thông minh, chúng tôi đã nhấp và kéo Hộp 1 và PPT không chỉ hiển thị cho chúng tôi căn chỉnh của hình dạng so với các đối tượng khác trên trang chiếu mà còn khuyến khích chúng tôi khóa chúng lại với nhau.


Bạn cũng có thể sử dụng tính năng Đường lưới có sẵn của PPT để sắp xếp các hình dạng của mình theo cách thủ công.

2. Có quá nhiều dấu đầu dòng trong PowerPoint


Đây là cơn ác mộng đối với khán giả! Nó không có cảm hứng, khó khăn và nghiệp dư. Theo nguyên tắc chung, tránh có quá nhiều văn bản trên bất kỳ trang chiếu PPT nào—tuy nhiên, nếu đó là tất cả thông tin quan trọng mà bạn không thể giảm bớt thì có nhiều cách tốt hơn để trình bày tài liệu của bạn.

Cách tốt nhất để khắc phục điều này là sử dụng tính năng SmartArt của PPT.

Nếu bạn đã nhập văn bản của mình và muốn chuyển đổi nó thành SmartArt, với hộp văn bản được đề cập đã chọn, hãy mở tab "Trang chủ" trên dải băng và trong nhóm Đoạn văn, hãy nhấp vào "Chuyển đổi sang SmartArt".


Sau đó, bạn sẽ thấy một loạt các thiết kế mở ra, bạn có thể di chuột qua để xem chúng trông như thế nào. Nhấp vào bố cục mong muốn.


Nhưng hãy nhớ—mục đích của chúng tôi là làm cho trang trình bày dễ trình bày hơn, dễ đọc và dễ hiểu hơn. Hiện tại, slide này trông vẫn tẻ nhạt và khó đọc. Để điều chỉnh điều này, chỉ cần chọn các thành phần bạn muốn sửa đổi và thực hiện các thay đổi bắt buộc, chẳng hạn như thay đổi kích thước các hộp, điều chỉnh kích thước phông chữ hoặc mở tab "Thiết kế SmartArt" trên dải băng.

Để chọn nhiều mục cùng một lúc (ví dụ: trong ảnh chụp màn hình ở trên, bạn có thể muốn sửa đổi tất cả các hộp màu xanh lam cùng lúc), bấm vào một hình, giữ Ctrl rồi bấm vào các hình còn lại, trước khi thả tay ra Điều khiển. Điều chỉnh một trong các hình dạng đã chọn và tất cả chúng sẽ thay đổi cùng nhau.


Nếu bạn chưa nhập văn bản nhưng bạn biết mình muốn sử dụng SmartArt, hãy đảm bảo rằng bạn chưa nhấp vào bất kỳ văn bản hoặc hình ảnh nào trong trang chiếu PPT của mình, sau đó mở tab "Chèn", đi tới "Minh họa" nhóm và nhấp vào "SmartArt".


Sau đó, bạn có thể chọn từ dãy tùy chọn xuất hiện.

3. Sử dụng quá nhiều ảnh động và hiệu ứng chuyển tiếp trong PowerPoint


Hoạt ảnh là một cách hay để nhấn mạnh các chi tiết trong trang chiếu PPT của bạn hoặc dần dần giới thiệu thông tin theo từng bước khi bạn trình bày. Chuyển tiếp giữa các slide có thể trông chuyên nghiệp và mượt mà. Tuy nhiên, việc lạm dụng các tính năng này có thể khiến người xem mất tập trung và trông nhàm chán.

Để truy cập Hoạt ảnh, hãy nhấp vào mục bạn muốn tạo hoạt ảnh và chọn hiệu ứng trong tab "Hoạt ảnh". Bạn có thể xem thêm tùy chọn bằng cách nhấp vào mũi tên thả xuống "Phong cách hoạt hình" ở phía bên phải.


Chuyển tiếp là cách bản trình bày PPT của bạn chuyển từ trang trình bày này sang trang trình bày tiếp theo. Chúng có thể được truy cập trong tab "Chuyển tiếp".

Chúng tôi khuyên bạn nên giữ hoạt ảnh và chuyển tiếp ở mức tối thiểu, cả về số lượng và loại, bằng cách tuân thủ các quy tắc sau:

• Hãy tự hỏi bản thân: "Điều này có làm cho bài thuyết trình của tôi tốt hơn không?" Nếu câu trả lời là không, đừng đưa nó vào.
• Sử dụng các hiệu ứng mượt mà kéo dài chưa đến một giây mà bạn không cần phải thay đổi tốc độ của hoạt ảnh. Làm mờ và Cắt là các hiệu ứng chuyển tiếp yêu thích của chúng tôi vì chúng trông chuyên nghiệp và nhanh chóng, còn Xuất hiện và Làm mờ là các hoạt ảnh mở đầu tối ưu.
• Sử dụng cùng một hiệu ứng chuyển tiếp cho mỗi slide và cùng một hiệu ứng động cho từng mục.
• Cố gắng tránh thêm nhiều hoạt ảnh vào mỗi mục.

Để đạt được tính nhất quán, hãy sử dụng Slide Master của Excel. Thay vì thêm hoạt ảnh và chuyển tiếp vào từng slide riêng lẻ, Slide Master cho phép bạn thực hiện việc này chỉ bằng một cú nhấp chuột đơn giản.

4. Sử dụng sai sự kết hợp màu sắc trong PowerPoint


Các phiên bản mới nhất của PPT cung cấp cho chúng ta nhiều màu sắc khác nhau. Tuy nhiên, nếu không cẩn thận, bạn có thể khiến người đọc bị mỏi mắt do chọn sai cách kết hợp.

Cách tốt nhất để giải quyết vấn đề này là sử dụng cơ chế "Biến thể màu" của PPT. Trong tab "Thiết kế" trên ruy-băng, hãy chuyển đến nhóm "Biến thể" và nhấp vào mũi tên thả xuống.



Trong menu kết quả, hãy di chuột qua "Màu sắc" và chọn một biến thể bạn thích.


Giờ đây, bất cứ khi nào bạn thêm văn bản hoặc thay đổi màu của một thành phần trong bản trình bày, bạn có thể chọn từ bảng màu đã chọn, điều này sẽ giúp bạn tránh các màu có độ tương phản kém. Ngoài ra, hãy cố gắng tuân thủ các quy tắc sau:

• Không sử dụng văn bản màu đỏ. Điều này thường bị trôi đi khi chiếu, đặc biệt là trên máy chiếu chất lượng kém hoặc nếu ánh sáng mặt trời chiếu vào màn hình chiếu của bạn. Sự kết hợp màu tệ nhất là xanh dương với đỏ và xanh lá cây với đỏ. Tránh những điều này bằng mọi giá!
• Hãy nhắm đến phông chữ tối trên nền sáng hoặc phông chữ sáng trên nền tối.
• Không bao giờ sử dụng phông chữ màu để nhấn mạnh—điều này có thể gây ra vấn đề cho khán giả mù màu.

5. Sử dụng hình ảnh chất lượng thấp hoặc bị biến dạng trong PowerPoint

Hình ảnh trông rất đẹp trong PPT, nhưng mọi người thường quên rằng bài thuyết trình của họ sẽ được hiển thị trên màn hình lớn nên cần phải có độ phân giải phù hợp. Sử dụng hình ảnh có kích thước tối thiểu 150 pixel mỗi inch (PPI) hoặc nâng cấp hình ảnh của bạn để tránh bị mờ.

Bạn cũng có thể buộc PPT sử dụng độ phân giải hình ảnh tối đa có thể. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào "Tệp" (ở trên cùng bên trái cửa sổ PPT của bạn) và mở "Tùy chọn" (ở cuối menu mở ra). Trong hộp thoại, nhấp vào "Nâng cao" và thay đổi "Độ phân giải mặc định" trong phần "Kích thước và chất lượng hình ảnh" thành "Độ trung thực cao".


Cuối cùng, khi bạn thay đổi kích thước một hình ảnh, hãy đảm bảo bạn thực hiện điều đó từ các chốt điều khiển ở góc. Điều này sẽ duy trì tỷ lệ chính xác và tránh hình ảnh bị nén hoặc kéo dài.


6. Sự không nhất quán giữa các slide PowerPoint

Khi bạn chuyển từ slide này sang slide tiếp theo, khán giả sẽ ngay lập tức nhận ra sự mâu thuẫn. Một cách để giải quyết vấn đề này là sao chép (Ctrl+C) và dán (Ctrl+V) toàn bộ trang chiếu, trước khi sửa đổi nội dung.

Tuy nhiên, tùy chọn tốt nhất là sử dụng Slide Master của PPT, bạn có thể truy cập thông qua tab "Xem" trên ribbon.


Các chỉnh sửa bạn thực hiện trong Slide Master sẽ ảnh hưởng đến nội dung trong từng bố cục slide, nghĩa là bạn có thể đảm bảo tính nhất quán giữa các slide của mình.

7. Sử dụng văn bản khó đọc trong PowerPoint

Thực hiện theo các quy tắc sau để đảm bảo văn bản của bạn dễ đọc:

• Bạn có thể nghĩ rằng việc sử dụng phông chữ ưa thích sẽ trông đẹp hơn trong bản trình bày của mình, nhưng cách tốt nhất là sử dụng phông chữ sans serif.
• Tránh sử dụng quá nhiều văn bản và sử dụng phông chữ lớn hơn. Nếu phông chữ của bạn quá nhỏ vì bạn có nhiều văn bản trên một slide, hãy chia nội dung bạn đã nhập thành hai slide hoặc giảm âm lượng nội dung.
• Tránh sử dụng phông chữ màu đỏ. Điều này không hoạt động tốt trên máy chiếu, đặc biệt nếu ánh sáng mặt trời chiếu vào máy chiếu của bạn.

8. Sử dụng hình ảnh hoặc mẫu làm nền slide PPT

Bạn có thể muốn sử dụng ảnh hoặc mẫu làm nền cho trang chiếu nhưng điều này có thể khiến văn bản của bạn khó đọc.


Để khắc phục điều này, chỉ cần sử dụng nền đơn giản. Tuy nhiên, nếu việc giữ hình ảnh là bắt buộc, hãy tăng độ trong suốt của nó. Nhấp chuột phải vào vùng màu xám xung quanh trang chiếu của bạn và nhấp vào "Định dạng nền".


Trong ngăn mở ra, hãy chèn ảnh của bạn và di chuyển thanh trượt Độ trong suốt sang phải cho đến khi bạn hài lòng rằng văn bản có thể dễ dàng đọc được.


Bây giờ bạn có thể giữ lại hình ảnh của mình và khán giả sẽ có thể nhìn thấy văn bản của bạn.


Giờ đây, các trang chiếu của bạn đã được định dạng chính xác và sẵn sàng để trình bày, bạn có thể muốn thêm mục lục vào bản trình bày PPT của mình hoặc in một phiên bản cô đọng của các trang chiếu PPT cho khán giả của mình.