VietNetwork.Vn

Làm chủ danh sách việc cần làm của bạn với Google Tasks.

Google Tasks không chỉ là một ứng dụng danh sách kiểm tra cơ bản; mà còn là một giải pháp mạnh mẽ, trực quan và tích hợp liền mạch được thiết kế để sắp xếp lại sự hỗn loạn kỹ thuật số của bạn. Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi những suy nghĩ thoáng qua, email khẩn cấp và tin nhắn trò chuyện quan trọng thành các bước có thể thực hiện được mà bạn có thể theo dõi, ưu tiên và hoàn thành.


1. Biến Email thành Nhiệm vụ

Thông thường, khi duyệt hộp thư đến, bạn sẽ bắt gặp một email cần phải hành động—phản hồi, tạo tài liệu hoặc theo dõi. Nhưng nếu bạn không xử lý ngay, nó có thể dễ dàng bị chôn vùi dưới các tin nhắn mới đến. Đây là một vấn đề phổ biến và là kẻ giết chết năng suất chính.

Nhờ tích hợp Gmail liền mạch của Google Tasks, bạn có thể ngay lập tức chuyển đổi email hướng đến hành động đó thành một tác vụ có thể theo dõi, kéo nó ra khỏi sự mơ hồ kỹ thuật số và đặt nó ngay vào danh sách việc cần làm của bạn. Ví dụ, khi ở trong Gmail, chỉ cần mở email bạn muốn chuyển thành tác vụ. Nhấp vào ba dấu chấm dọc và tìm biểu tượng Google Tasks hoặc tùy chọn Thêm vào Tác vụ, sau đó nhấp vào biểu tượng đó.


Một mục nhập nhiệm vụ mới sẽ tự động xuất hiện trong thanh bên Nhiệm vụ của bạn, được điền sẵn tiêu đề của email làm tiêu đề nhiệm vụ. Sau đó, bạn có thể dễ dàng thêm chi tiết, đặt ngày đến hạn hoặc thậm chí tạo nhiệm vụ phụ (sẽ nói thêm về điều này sau!).


Ngoài ra, một điều tôi đặc biệt thích ở tính năng này là khi bạn nhấp vào tác vụ sau đó, nó sẽ đưa bạn trở lại ngay email gốc. Bạn không cần phải tìm kiếm trong hộp thư đến của mình để cố gắng tìm tin nhắn quan trọng đó và lãng phí thời gian.

2. Thêm nhiệm vụ phụ với ngày đến hạn

Tôi thích tạo các nhiệm vụ phụ cho các nhiệm vụ lớn hơn, phức tạp hơn. Tại sao? Bởi vì nó không chỉ đảm bảo nhiệm vụ tổng thể bớt quá sức mà còn cung cấp lộ trình thực hiện rõ ràng. Điều tuyệt vời hơn nữa là Google Tasks cho phép bạn chỉ định ngày đến hạn cụ thể cho các nhiệm vụ phụ này, điều này cực kỳ hữu ích cho các dự án theo giai đoạn hoặc các nhiệm vụ có nhiều sự phụ thuộc.

Để thêm nhiệm vụ phụ trong Google Tasks, trước tiên hãy chọn nhiệm vụ gốc mà bạn định chia nhỏ. Sau đó, nhấp vào tùy chọn Thêm nhiệm vụ phụ trong phần chi tiết nhiệm vụ. Một dòng mới sẽ hiển thị nơi bạn có thể nhập mô tả. Lặp lại quy trình này để thêm nhiều nhiệm vụ phụ tùy theo nhu cầu.


Để chỉ định ngày đến hạn cho một nhiệm vụ phụ, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng ngày đến hạn bên cạnh nhiệm vụ phụ đó và chọn ngày và giờ mong muốn.


3. Thêm Nhiệm vụ Từ Google Chat

Bạn đang ở sâu trong một chuỗi Google Chat với nhóm của mình khi ai đó đề cập đến một nhiệm vụ. Thay vì chuyển đổi các tab để ghi lại, bạn có thể tạo nhiệm vụ ngay tại chỗ, một lần nữa, nhờ tích hợp Google Chat với Tasks. Điều này cực kỳ hữu ích—bạn không còn cần phải sao chép và dán thông tin hoặc cố gắng nhớ xem yêu cầu đến từ đâu.

Trong Google Chat, hãy di chuột qua tin nhắn có chứa hành động bạn muốn ghi lại. Một menu nhỏ sẽ xuất hiện. Tìm tùy chọn Thêm vào Nhiệm vụ, tùy chọn này có thể nằm trong menu Thêm hành động (ba chấm). Nhấp vào tùy chọn đó và giống như email, mục nhập nhiệm vụ mới sẽ xuất hiện trong thanh bên Google Tasks của bạn, hoàn chỉnh với liên kết đến cuộc trò chuyện gốc.


Ngoài ra, nếu bạn sử dụng Google Chat Spaces, bạn có thể tạo và chỉ định nhiệm vụ trực tiếp từ các cuộc trò chuyện của mình. Điều này lý tưởng cho các dự án nhóm hoặc thảo luận nhóm, nơi các mục hành động thường xuyên phát sinh.

Mở ứng dụng Trò chuyện và điều hướng đến Không gian nơi bạn đang cộng tác. Tìm tab Nhiệm vụ ở trên cùng, sau đó chạm vào nút Nhiệm vụ mới. Nhập tiêu đề, thêm chi tiết nếu cần và đây là phần tuyệt nhất, bạn có thể chỉ định nhiệm vụ cho bất kỳ ai trong Không gian. Bạn cũng có thể đặt ngày và giờ, và Google sẽ gửi lời nhắc để mọi người theo dõi.


Bất cứ khi nào ai đó tạo hoặc cập nhật một tác vụ, mọi người trong Space đều được thông báo. Nếu một tác vụ được giao cho bạn, tác vụ đó cũng sẽ xuất hiện trong danh sách Google Tasks cá nhân của bạn—do đó, bạn sẽ không bỏ lỡ, ngay cả khi bạn không chủ động kiểm tra Space.

4. Xem Nhiệm vụ trong Google Calendar

Một tính năng khác giúp tôi lập kế hoạch thời gian hiệu quả và đảm bảo các nhiệm vụ của mình được hoàn thành đúng tiến độ là khả năng hiển thị các nhiệm vụ trong Google Calendar. Tích hợp đơn giản này biến danh sách nhiệm vụ của bạn thành một lịch trình trực quan. Khi các nhiệm vụ có ngày đến hạn, chúng sẽ tự động xuất hiện trong lịch của bạn.

Để xem các tác vụ của bạn trong Google Calendar, hãy mở Calendar và tìm tùy chọn Tasks trong thanh bên. Đảm bảo hộp kiểm bên cạnh Tasks được chọn.


Nhiệm vụ của bạn sẽ hiện lên vào ngày đến hạn tương ứng. Bạn cũng có thể nhấp vào Nhiệm vụ trong thanh bên để xem danh sách đầy đủ tất cả các nhiệm vụ của mình.


Một lợi ích bổ sung của tích hợp này là khả năng kéo và thả các tác vụ trong lịch của bạn để lên lịch lại chúng. Nếu ngày của bạn đột nhiên bận rộn, chỉ cần di chuyển các tác vụ đến thời gian thuận tiện hơn—không cần phải mở Google Tasks riêng.

5. Thêm nhiều hơn một lời nhắc nhở

Đôi khi, một lời nhắc nhở là không đủ. Tất cả chúng ta đều có những nhiệm vụ hoặc sự kiện quan trọng cần được chú ý ở nhiều khoảng thời gian, như lên kế hoạch trước cho sinh nhật hoặc thời hạn dự án.

Google Tasks không hỗ trợ nhiều lời nhắc cho một tác vụ duy nhất. Tuy nhiên, bạn có thể giải quyết vấn đề này bằng cách tạo các tác vụ trùng lặp với thời gian nhắc nhở khác nhau. Chỉ cần mở tác vụ, thêm nhiều tác vụ phụ và chỉ định ngày và giờ khác nhau cho từng tác vụ.


Ngoài ra, bạn có thể bỏ qua hoàn toàn Google Tasks và tạo sự kiện trong Google Calendar với cùng thông tin chi tiết như nhiệm vụ. Bạn sẽ có thể đặt nhiều thông báo ở các khoảng thời gian khác nhau. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng sự kiện này sẽ xuất hiện trong lịch của bạn chứ không phải danh sách Google Tasks.

6. Tạo nhiệm vụ bằng Google Gemini

Trợ lý AI của Google, Gemini ( trước đây gọi là Bard ), mang đến một chiều hướng mới cho việc quản lý tác vụ bằng cách cho phép bạn tạo tác vụ bằng ngôn ngữ tự nhiên. Tính năng này hoàn hảo để nhanh chóng nắm bắt tác vụ khi bạn đang thực hiện nhiều tác vụ hoặc không muốn điều hướng qua các ứng dụng.

Để tạo nhiệm vụ bằng Gemini, bạn chỉ cần mở trợ lý và nói hoặc nhập nội dung như "Tạo nhiệm vụ để hoàn thành báo cáo quý trước thứ Sáu" hoặc "Nhắc tôi mua đồ tạp hóa vào chiều mai".


Vậy là xong! Gemini sẽ thêm nhiệm vụ vào danh sách Google Tasks của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng Gemini để tạo nhiều nhiệm vụ cùng một lúc.

7. Sử dụng Tiện ích di động Google Tasks

Tiện ích di động Google Tasks giống như có một phiên bản thu nhỏ của danh sách việc cần làm của bạn ngay trên màn hình chính của điện thoại. Nó cung cấp khả năng hiển thị tức thời và truy cập nhanh mà không cần phải mở một ứng dụng độc lập. Bạn có thể liếc nhìn màn hình chính để xem việc gì tiếp theo hoặc chạm vào một nút để nhanh chóng thêm một nhiệm vụ mới hoặc đánh dấu một nhiệm vụ là đã hoàn thành.

Để thiết lập tiện ích trên thiết bị Android hoặc iOS của bạn, hãy nhấn và giữ vào vùng trống trên màn hình chính, chọn Tiện ích và cuộn để tìm tiện ích Google Tasks. Cuối cùng, kéo tiện ích đến vị trí mong muốn và thay đổi kích thước khi cần.


Sau khi thêm, các nhiệm vụ sắp tới của bạn sẽ được hiển thị nổi bật. Tiện ích cho phép bạn thêm nhiệm vụ mới hoặc đánh dấu chúng đã hoàn thành chỉ bằng một lần chạm.

Đến giờ, bạn đã thấy Google Tasks có thể làm được nhiều hơn là chỉ lưu một danh sách việc cần làm đơn giản, và khi bạn đưa Google Calendar vào, mọi thứ bắt đầu hoạt động hài hòa. Sử dụng chúng cùng nhau có nghĩa là bạn không chỉ liệt kê các nhiệm vụ, mà thực sự đang lên kế hoạch khi nào sẽ giải quyết chúng. Bạn có thể xem rõ ràng ngày, tuần hoặc tháng của mình, với mọi thứ từ những lời nhắc nhở nhỏ đến những hạn chót lớn—ngay tại nơi bạn có thể nhìn thấy.