VietNetwork.Vn

Tài liệu Word có thể trông đẹp mắt trên màn hình nhưng những gì hoạt động trên màn hình không phải lúc nào cũng hoạt động trên giấy. Trước khi in tác phẩm của mình, hãy thực hiện các bước sau để bạn có thể yên tâm rằng tài liệu của bạn sẽ được trình bày chính xác như bạn mong muốn.


Các bước trong hướng dẫn này tham khảo ứng dụng Microsoft Word trên máy tính trên Windows 11. Tuy nhiên, một số mẹo cũng sẽ hoạt động trên Word dành cho web và các hệ điều hành khác.

1. Đảm bảo khổ giấy của bạn phù hợp với máy in của bạn

Một trong những lý do dẫn đến sự không nhất quán giữa những gì bạn nhìn thấy trên màn hình và trên bản in có thể là do kích thước giấy của tài liệu Word và giấy trong máy in của bạn không khớp.

Hãy để tôi chỉ cho bạn một ví dụ. Đây là cách tài liệu Word của tôi xuất hiện trên màn hình trước khi in, với lề bình thường xung quanh và văn bản chạy xuống cuối trang.


Tuy nhiên, đây là giao diện khi tôi in nó. Hãy chú ý đến các lề cực lớn xung quanh mép và phần văn bản bị cắt ở cuối trang.


Điều này là do tôi đã in tài liệu Word được thiết lập để in trên giấy A5, trong khi máy in của tôi chỉ có A4. Một cách để kiểm tra và thay đổi kích thước giấy là bấm vào Bố cục > Kích cỡ trong tài liệu Word của bạn.


Sau đó, bạn có thể kiểm tra kỹ kích thước giấy khi in (Ctrl+P) tài liệu của mình. Trước tiên, hãy đảm bảo chọn đúng máy in, sau đó xem menu Cài đặt để xem và thay đổi kích thước trang của bạn.


Nếu bạn nhận thấy bản in của mình đang cắt một số văn bản ra khỏi mép tác phẩm thì có thể lề của bạn hẹp hơn mức mà máy in có thể chứa được. Để sửa đổi điều này, hãy đi tới Bố cục > Lề và chọn "Bình thường" hoặc "Lề tùy chỉnh".

2. Kiểm tra các khoảng trắng ẩn

Theo mặc định, Microsoft Word hiển thị cho bạn lề ở đầu và cuối mỗi trang, bao gồm mọi đầu trang hoặc chân trang bạn đã thêm và khoảng cách vật lý giữa mỗi trang. Điều này được gọi là "khoảng trắng".


Tuy nhiên, nếu bạn kích đúp vào khoảng trống giữa hai trang thì lề trên và lề dưới sẽ biến mất, chỉ để lại một dòng mờ để nhắc nhở bạn về việc ngắt trang một cách tự nhiên.


Công cụ này giúp điều hướng một tài liệu dài dễ dàng hơn bằng cách thêm tính liên tục cho các đoạn văn của bạn, hoàn toàn dành cho màn hình của bạn. Nói cách khác, lề vẫn còn đó—chúng chỉ bị ẩn đi. Vì vậy, khi bạn in tác phẩm của mình, lề vẫn sẽ được in, mặc dù chúng không hiển thị trên màn hình của bạn.

Nếu bạn muốn khoảng trắng hiển thị lại trước khi in, để bạn có thể kiểm tra kỹ xem bạn có hài lòng với giao diện của tài liệu hay không, chỉ cần nhấp đúp vào đường mờ và lề của bạn sẽ xuất hiện lại.

3. Xem trước trang của bạn

Các phiên bản cũ hơn của Microsoft Word có tùy chọn Xem trước bản in chuyên dụng, tùy chọn này cho bạn biết tác phẩm của bạn trông như thế nào khi được in. Sau đó, Microsoft đã nhận ra tính hữu ích của bản xem trước này nên đã thêm nó làm chế độ xem mặc định khi bạn in tác phẩm của mình.

Sau khi nhấn Ctrl+P, trước tiên hãy đảm bảo rằng bạn đã chọn đúng máy in. Điều này sẽ đảm bảo rằng bản xem trước bản in của bạn thể hiện những gì máy in cụ thể dự định in.


Sau đó, sử dụng các mũi tên ở cuối màn hình để cuộn qua tác phẩm của bạn và kiểm tra xem bạn có hài lòng với giao diện của nó không. Nếu kích thước giấy của bạn phù hợp với giấy của máy in, bản xem trước sẽ sao chép cách in tài liệu của bạn.


4. Đảm bảo bạn đang ở Chế độ xem Bố cục In

Một lý do khác khiến tài liệu của bạn có thể hiển thị trên màn hình khác với cách nó được in là do bạn có thể không ở chế độ xem Bố cục In.

Microsoft Word cung cấp các chế độ xem khác nhau, có thể truy cập được thông qua tab Xem trên dải băng.


Mỗi quan điểm này có một mục đích cụ thể. Ví dụ: chế độ xem Bản nháp ẩn tất cả hình ảnh, đầu trang, chân trang và ngắt trang, cho phép chỉnh sửa hiệu quả hơn. Điều quan trọng là các chế độ xem khác nhau sẽ hiển thị tài liệu của bạn theo những cách rất khác nhau, nghĩa là những gì bạn nhìn thấy trên màn hình có thể không thể hiện tài liệu của bạn sẽ trông như thế nào khi được in.

Như tên gọi của nó, chế độ xem Bố cục In bao gồm lề trang, đầu trang, chân trang và ngắt trang tự nhiên, thể hiện gần nhất hình thức tài liệu của bạn khi được in.

5. Kiểm tra thuộc tính máy in

Các vấn đề in ấn sau đây có thể được giải quyết bằng cách kiểm tra các thuộc tính của máy in:

• Bản in của bạn có màu đen trắng (thang độ xám), mặc dù bạn đã sử dụng màu sắc.
• Văn bản và hình ảnh trên giấy có chất lượng thấp hơn trên màn hình của bạn.
• Mỗi trang in chứa nhiều trang từ tài liệu trên màn hình của bạn.

Để truy cập Thuộc tính Máy in, nhấn Ctrl+P, chọn đúng máy in, sau đó nhấp vào "Thuộc tính Máy in".


Bố cục của hộp thoại mở ra sẽ khác nhau tùy thuộc vào máy in bạn đang sử dụng. Tuy nhiên, nếu bạn xem lại các tùy chọn và nhấp qua các tab khác nhau, bạn sẽ tìm thấy các thuộc tính mình cần nếu gặp phải bất kỳ vấn đề nào được liệt kê ở trên.

6. Hiển thị hoặc Ẩn đánh dấu

Tài liệu Word có thể chứa nhận xét hoặc đánh dấu, tùy thuộc vào cài đặt của bạn, có thể hiển thị hoặc không hiển thị khi in.

Trong ví dụ này, tác phẩm có chứa một dòng bị xóa thông qua tùy chọn Track Changes của Word và một nhận xét đã được thêm dưới dạng chú thích vào đầu đoạn đầu tiên. Cả hai tùy chọn này đều được truy cập thông qua tab Xem lại trên dải băng.


Tuy nhiên, những thay đổi này—được gọi là đánh dấu—sẽ chỉ hiển thị trên bản in của bạn nếu bạn nói rõ ràng với Word rằng đó là điều bạn muốn xảy ra. Để thực hiện việc này, sau khi nhấn Ctrl+P, hãy mở trình đơn thả xuống "Cài đặt" và chọn "Đánh dấu in".


Bản xem trước ở phía bên phải màn hình in bây giờ sẽ hiển thị cho bạn cách các dấu hiệu này sẽ xuất hiện khi bạn in.


Khi bạn in nhận xét, ngày và giờ sẽ bị xóa và tên viết tắt của người đó sẽ được sử dụng thay vì tên đầy đủ của họ. Những nhận xét được đơn giản hóa này có nghĩa là tất cả chúng đều có thể vừa khít trên mỗi trang in ở đúng vị trí. Ngoài ra, các nhận xét của Word sẽ được in trong khung màu xám ở phía bên phải trang của bạn. Trừ khi bạn chụp ảnh màn hình, không thể sao chép chính xác cách nhận xét xuất hiện trên màn hình khi bạn in.

7. Xem lại các tùy chọn in khác này

Cuối cùng, Microsoft Word cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn hơn để đảm bảo rằng tài liệu của bạn được in theo cách bạn muốn. Nhấp vào Tệp > Tùy chọn để mở hộp thoại Tùy chọn Word và nhấp vào "Hiển thị". Sau đó, xem lại các lựa chọn trong menu Tùy chọn in ở phía dưới.

• In bản vẽ được tạo trong Word: Nếu không chọn tùy chọn này, Word sẽ in các hộp trống nơi hình dạng và hộp văn bản xuất hiện trên màn hình của bạn.
• In màu nền và hình ảnh: Nếu màu nền hoặc hình ảnh của bạn không được in, hãy đảm bảo bạn chọn tùy chọn này. Theo mặc định, Word bỏ chọn hộp này vì nó cố gắng tối ưu hóa tốc độ in của bạn và tiết kiệm mực!
• Print Document Properties : Khi được chọn, tùy chọn này buộc Word phải in một trang riêng chứa tên, tác giả, số từ và các thuộc tính khác của tài liệu.
• In văn bản ẩn: Mặc dù văn bản ẩn không hiển thị trên màn hình của bạn nhưng nó sẽ xuất hiện trên bản in nếu bạn chọn tùy chọn này.
• Cập nhật trường trước khi in: Việc chọn tùy chọn này đảm bảo rằng các trường trong tài liệu Word có thể thay đổi—chẳng hạn như phép tính, mục lục hoặc ngày hôm nay—được cập nhật tự động trước khi bạn in.
• Cập nhật dữ liệu được liên kết trước khi in: Nếu tài liệu Word của bạn chứa các đoạn thông tin được liên kết từ một tệp khác, việc chọn tùy chọn này sẽ buộc chương trình đảm bảo rằng phiên bản mới nhất của dữ liệu đó được hiển thị trong bản in của bạn.

Hy vọng rằng bản in của bạn bây giờ sẽ trông giống hệt như trên màn hình. Tuy nhiên, việc cải thiện định dạng Microsoft Word cũng sẽ giúp bạn cảm thấy tự tin hơn rằng tác phẩm của bạn sẽ xuất hiện như bạn mong đợi.