VietNetwork.Vn

Đừng để Microsoft Word làm bạn phát điên!

Microsoft Word là một trình xử lý văn bản mạnh mẽ, nhưng đôi khi nó cũng có thể là nguồn gây bực bội. Biết cách đôi khi nó có thể thử thách sự kiên nhẫn của bạn và cách xử lý nó có thể mang lại trải nghiệm tốt hơn.


1. Tự động sửa lỗi không mong muốn

Đôi khi Microsoft Word có thể thay đổi từ dựa trên cài đặt Tự động sửa của bạn. Ví dụ, bạn có thể muốn viết facade nhưng thấy Word đã thay đổi thành façade bằng cách thêm dấu gạch chéo dưới chữ c. Word cũng có thể tự động viết hoa hoặc bỏ chữ hoa khi bạn không muốn.

Để sửa những lỗi không mong muốn này, hãy vào File > Options > Proofing và nhấp vào "AutoCorrect Options" trong hộp thoại.


Tiếp theo, chọn tab "AutoCorrect" và điều chỉnh cài đặt cho phù hợp. Bạn sẽ thấy một số hộp kiểm mà bạn có thể chọn hoặc bỏ chọn ở đây. Ví dụ, nếu một số từ nhất định liên tục bị thay đổi tự động, bạn có thể bỏ chọn "Replace Text as You Type" để tắt tính năng đó cho tất cả các từ.


Ngoài ra, bạn có thể xóa một từ cụ thể khỏi danh sách để ngăn không cho nó được tự động sửa. Để thực hiện việc này, hãy chọn từ trong danh sách và nhấp vào nút "Xóa".


Sau đó, nhấp vào nút "OK" để đóng hộp thoại và áp dụng các thay đổi.

Nếu bạn cố tình viết sai chính tả một số từ và không muốn trình kiểm tra chính tả đáng tin cậy của Word tự động thay thế chúng bằng các gợi ý hàng đầu, bạn có thể bỏ chọn "Tự động sử dụng gợi ý từ trình kiểm tra chính tả" ở cuối hộp thoại.

2. Định dạng tự động không mong muốn

Ngoài chức năng tự động sửa lỗi từ, có thể gây khó chịu nếu đó không phải là điều bạn muốn, Word đôi khi cũng có thể tự động áp dụng định dạng. Thật bực bội khi phải hoàn tác định dạng mỗi khi Word nghĩ rằng nó biết tài liệu của bạn cần gì hơn bạn.

Ví dụ, nếu bạn nhập một số theo sau là dấu chấm rồi nhấn phím cách, Word sẽ tự động định dạng số đó thành danh sách được đánh số. Một ví dụ khác là nếu bạn nhập hai dấu gạch nối (--), Word có thể tự động chuyển chúng thành dấu gạch ngang (—).

Nếu bạn muốn vô hiệu hóa những phiền toái định dạng tự động này, hãy vào File > Options > Proofing và nhấp vào nút "AutoCorrect Options". Trong hộp thoại AutoCorrect, chọn tab "AutoFormat As You Type" và bỏ chọn các hộp của những mục bạn không muốn được định dạng tự động.


Nếu bạn tắt một số tùy chọn Định dạng tự động, bạn luôn có thể cải thiện kỹ năng định dạng trong Word để kiểm soát tốt hơn khía cạnh đó của tài liệu.

3. Giao diện người dùng lộn xộn

Word có rất nhiều tính năng mà bạn sẽ không sử dụng và chúng có xu hướng làm lộn xộn giao diện. Điều này có thể khiến Word trở nên khó hiểu và choáng ngợp, đặc biệt là đối với người dùng mới. Bạn có thể ẩn hoặc tắt một số thành phần UI để làm cho nó bớt lộn xộn hơn.

Ví dụ, bạn có thể ẩn ribbon bằng cách nhấp vào mũi tên xuống ở góc dưới bên phải và chọn "Chỉ hiển thị tab" trong menu. Ngoài ra, bạn có thể nhấn Ctrl+F1 để ẩn nó.


Ribbon sẽ thu gọn lại mỗi khi bạn chọn một tab. Nó sẽ ẩn lại mỗi khi bạn chọn một phần khác của tài liệu.

Bạn cũng có thể chọn tab "Xem" và bỏ chọn "Lưới", "Thước kẻ" và "Ngăn điều hướng" trong phần Hiển thị của ruy-băng.


Nhưng nếu bạn muốn làm việc không bị phân tâm, bạn có thể làm ở chế độ toàn màn hình. Chỉ cần nhấp vào mũi tên xuống ở góc dưới bên phải của ribbon và chọn "Full-Screen Mode" trong menu.

4. Thanh công cụ biến mất

Tôi đã đề cập đến việc thiết lập tùy chọn hiển thị ribbon để chỉ hiển thị các tab trước đó. Nếu hành vi đó không phải là những gì bạn muốn và bằng cách nào đó nó được bật, thì điều đó có thể cực kỳ khó chịu, vì bây giờ bạn phải nhấp vào các tab để đưa ribbon lên.

Bạn có thể dễ dàng giải quyết vấn đề này bằng cách chọn bất kỳ tab nào để đưa ribbon lên. Sau đó, nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trên ribbon và kiểm tra xem tùy chọn "Thu gọn Ribbon" có dấu kiểm bên cạnh không. Nếu có, hãy nhấp vào đó để bỏ chọn.


Thao tác này sẽ thiết lập ribbon luôn hiển thị. Ngoài ra, bạn có thể nhấn Ctrl + F1 để mở ribbon. Thao tác này cũng sẽ đảm bảo ribbon luôn hiển thị.

5. Tự động phục hồi lỗi

Đôi khi bạn có thể vô tình đóng tài liệu mà không lưu trước, hoặc Word hoặc máy tính của bạn có thể bị sập. Word có một tính năng gọi là Tự động khôi phục, tính năng này lưu trữ tạm thời một bản sao của tài liệu theo các khoảng thời gian đã đặt, cho phép bạn khôi phục công việc chưa lưu khi có điều gì đó bất ngờ xảy ra.

Tuy nhiên, bạn có thể mất công việc chưa lưu nếu tài liệu bị đóng bất ngờ trước khi AutoRecover kịp tạo bản sao.

Để khắc phục điều này, trước tiên bạn cần đảm bảo rằng AutoRecover đang hoạt động. Vào File > Options > Save và đảm bảo hộp kiểm bên cạnh "Save AutoRecover Information Every X Minutes" được chọn. Nếu không, hãy chọn.


Nếu bạn lo ngại điều này có thể xảy ra lần nữa, bạn có thể giảm khoảng thời gian giữa các lần lưu. Ngoài ra, bạn có thể bật Tự động lưu để đảm bảo mọi thay đổi bạn thực hiện đều được tự động lưu vào OneDrive.

6. Tập tin bị hỏng

Đôi khi, các tệp Word có thể bị hỏng. Điều này có thể xảy ra vì một số lý do, bao gồm sự cố hoặc không tương thích định dạng tệp. Để khắc phục sự cố này, bạn có thể sử dụng tính năng sửa chữa của Word bằng cách mở tài liệu và nhấp vào "Có" trong lời nhắc hỏi bạn có muốn khôi phục tài liệu không.


Bạn cũng có thể sử dụng tính năng Recover Text From Any File. Tính năng này sẽ xóa mọi định dạng trong tài liệu và chỉ cung cấp cho bạn văn bản thuần túy.

Để thực hiện điều đó, hãy nhấp vào Tệp > Mở và chọn tệp trong hộp thoại Mở. Nhấp vào menu thả xuống bên cạnh hộp văn bản Tên tệp và chọn "Khôi phục văn bản từ bất kỳ tệp nào" trong menu.


Sau đó, nhấp vào nút "Mở" để bắt đầu quá trình khôi phục.

7. Hiệu suất chậm với các tài liệu lớn

Một tài liệu Word có định dạng phức tạp và nhiều thành phần (ví dụ: bảng, hình ảnh, hình dạng, biểu đồ và đồ thị) không phải là vấn đề nếu nó nhỏ. Nhưng trong những tài liệu lớn hơn, điều này có thể khiến Word chậm chạp, đặc biệt là khi tải hoặc lưu tài liệu.

Ngay cả việc gõ và cuộn cũng có thể trở thành một công việc nhàm chán, dẫn đến bực bội. Những vấn đề này đặc biệt dễ nhận thấy trên những máy tính có công suất yếu hơn.

Bên cạnh việc chờ Microsoft làm cho Word tiết kiệm bộ nhớ hơn nữa hoặc mua một máy tính tốt hơn, bạn có thể giảm kích thước của tài liệu bằng cách làm cho nó ít phức tạp hơn. Ví dụ, bạn có thể đơn giản hóa hoặc xóa định dạng, sử dụng hình ảnh nhỏ hơn hoặc thay thế các tệp phương tiện lớn bằng liên kết.

Bạn cũng có thể tăng tốc tài liệu Word theo những cách khác, chẳng hạn như tắt Tự động lưu hoặc xóa các tiện ích bổ sung và macro không cần thiết. Bạn thậm chí có thể thử chia tài liệu thành hai hoặc nhiều tài liệu riêng biệt.

Mặc dù Microsoft Word đôi khi có thể gây khó chịu, nhưng việc hiểu các vấn đề phổ biến và giải pháp của chúng có thể cải thiện đáng kể trải nghiệm của bạn. Bằng cách áp dụng các mẹo này khi sự cố phát sinh, bạn sẽ có thể sử dụng Word hiệu quả hơn trong công việc hàng ngày của mình.