VietNetwork.Vn

Cho dù bạn đang tạo một bài thuyết trình kinh doanh hấp dẫn, một bài học đại học hấp dẫn hay một bài kiểm tra trực tuyến, các công cụ của PowerPoint có thể giúp bạn làm cho các slide của mình trông thật phù hợp. Bất kể mục đích của chúng là gì, các bài thuyết trình PowerPoint được thiết kế chuyên nghiệp đều làm tăng tác động của bất cứ điều gì bạn đang truyền tải.


Sau đây là những mẹo hàng đầu để tạo ấn tượng tốt nhất thông qua chương trình trình chiếu của Microsoft.

1. Tiêu đề Slide: Bắt đầu tốt

Bài thuyết trình của bạn không bắt đầu khi bạn bắt đầu nói. Trên thực tế, nó bắt đầu ngay khi khán giả bước vào phòng, đặc biệt là nếu bạn đã hiển thị slide tiêu đề trên màn hình. Một slide tiêu đề hay sẽ thu hút sự chú ý của mọi người, tạo nên tông điệu cho buổi thuyết trình và nhắc nhở mọi người về chủ đề đang thảo luận. Tuy nhiên, một slide tiêu đề tuyệt vời cũng khiến khán giả của bạn tương tác trực tiếp với nội dung của nó.

Cho dù bạn bắt đầu với một trang trống, sử dụng một trong các mẫu chủ đề của PowerPoint hay tận dụng thanh bên Thiết kế thông qua tab Thiết kế (xem ảnh chụp màn hình bên dưới), PowerPoint sẽ tự động chèn mẫu trang tiêu đề vào đầu bản trình bày để bạn có thể bắt đầu ngay khi mở chương trình.


Bắt đầu bằng cách nhập tiêu đề vào chỗ giữ chỗ trên trang tiêu đề của bạn. Sau đó, PowerPoint sẽ sử dụng AI để tạo các chủ đề liên quan mà bạn có thể chọn nếu muốn.

Tối thiểu, slide tiêu đề tốt phải có tiêu đề bắt mắt, phụ đề bổ sung cho tiêu đề và hình ảnh chủ đề (hoặc nền). Nếu đây là lần đầu tiên bạn gặp người nghe, hãy ghi tên và nếu cần, chức vụ của bạn.

Tuy nhiên, bạn có thể thực hiện thêm một vài bước nữa để tạo ra tác động ngay từ đầu. Các slide tiêu đề cho bạn cơ hội đặt câu hỏi trực tiếp hướng đến khán giả để khiến họ suy nghĩ. Hoặc thêm mã QR đưa người xem đến một cuộc khảo sát bạn đã tạo và bạn sẽ thảo luận về kết quả sau trong phiên họp.

Nhiều người đánh giá thấp sức mạnh của trang tiêu đề được cân nhắc kỹ lưỡng—hãy đảm bảo rằng bạn tận dụng tối đa trang tiêu đề của mình!

2. Chân trang: Thêm ngữ cảnh và tính nhất quán

Có ba loại chân trang bạn có thể thêm vào trang chiếu PowerPoint của mình:

• Phần chân trang ngày và giờ có thể thể hiện sự liên quan và tính cấp thiết, đồng thời tạo ấn tượng rằng bạn đã tạo trình chiếu này như một lần duy nhất, nhắm rõ đến đối tượng khán giả hiện tại của bạn.
• Phần chân trang số trang cho người xem biết bạn đang trình bày đến đâu, đồng thời tạo cảm giác liên tục và tiến triển.
• Phần chân trang văn bản là cơ hội để truyền tải thông điệp chính hoặc khẩu hiệu của công ty bạn.

Nhấp vào "Đầu trang và chân trang" trong tab Chèn để sửa đổi các tùy chọn này và nhấp vào "Áp dụng cho tất cả" khi bạn đã sẵn sàng.

Bạn chỉ cần thêm chân trang vào slide nội dung, không phải slide tiêu đề, vì vậy hãy nhớ chọn "Không hiển thị trên slide tiêu đề".


Cho dù bạn chọn thêm một, hai hay ba chân trang này vào slide của mình, thì chúng đều là cách tuyệt vời để làm cho bài thuyết trình của bạn chuyên nghiệp hơn.


3. Hình ảnh và sơ đồ: Làm cho các slide nổi bật

Như câu nói, "Một bức tranh đáng giá ngàn lời nói", và trong mọi tình huống, điều này không phù hợp hơn là trong bài thuyết trình PowerPoint chuyên nghiệp. Hình ảnh và sơ đồ bổ sung thêm chi tiết cho văn bản trên trình chiếu của bạn và làm cho bài thuyết trình của bạn đáng nhớ hơn.

Theo Visual Teaching Alliance (qua eLearning Industry ), 90% thông tin truyền đến não là hình ảnh, hình ảnh được xử lý nhanh hơn văn bản 60.000 lần và con người có thể ghi lại 36.000 thông điệp hình ảnh mỗi giờ. Vậy tại sao bạn không sử dụng hình ảnh và sơ đồ trong bài thuyết trình PowerPoint của mình?

Khi bạn nhấp vào "Hình ảnh" trong tab Chèn, bạn có thể tải lên hình ảnh từ thiết bị của mình, sử dụng một trong những hình ảnh miễn phí bản quyền của Microsoft hoặc tìm hình ảnh trên web.


Chỉ cần đảm bảo chúng phù hợp với bối cảnh trình chiếu chuyên nghiệp của bạn và đừng có quá nhiều trên mỗi slide—một hoặc hai là đủ!

4. Biểu đồ: Trực quan hóa dữ liệu

Biểu đồ được chú thích rõ ràng sẽ giúp bài trình chiếu của bạn đa dạng hơn, chia nhỏ văn bản và giúp khán giả hiểu được nội dung bạn đang trình bày.

Sau khi nhấp vào "Biểu đồ" trong tab Chèn, hãy chọn loại biểu đồ giúp bạn trực quan hóa thông tin rõ ràng hơn và nhấp vào "OK".


Sử dụng bảng tính Excel nhỏ để đổi tên trục và chèn dữ liệu của bạn, và tab Thiết kế biểu đồ trên ruy-băng PowerPoint là nơi bạn có thể điều chỉnh bố cục biểu đồ. Nhấp đúp vào tiêu đề biểu đồ để đặt tiêu đề phù hợp.


Ngoài ra, bạn có thể tạo biểu đồ trong Excel trước khi sao chép và dán vào PowerPoint. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn cần truy cập các công cụ nâng cao hơn hoặc có nhiều dữ liệu để trình bày.

5. Hoạt ảnh và chuyển tiếp: Kiểm soát nhịp độ

Ngoài việc thêm các nét trực quan mượt mà vào bài trình chiếu, các hiệu ứng động và chuyển tiếp của PowerPoint còn giúp bạn duy trì sự chú ý của khán giả và thiết lập tốc độ phù hợp với bạn.

Hoạt ảnh nhấn mạnh tinh tế (như Pulse) có thể được sử dụng để nhấn mạnh các điểm chính mà bạn muốn người xem chú ý, trong khi hoạt ảnh vào (như Fade) giúp bạn tránh làm quá tải khán giả bằng cách giới thiệu từng điểm một. Bạn cũng có thể sử dụng hoạt ảnh thoát (như Disappear) để xóa các chi tiết mà mọi người không cần xem nữa.

Để thêm hoạt ảnh, hãy chọn một mục, nhấp vào mũi tên xuống trong tab Hoạt ảnh và chọn mục phù hợp với bản trình bày của bạn.


Các chuyển tiếp được lựa chọn cẩn thận—như Fade và Peel Off—tạo cảm giác liên tục và thêm độ mượt mà về mặt thị giác khi bạn chuyển từ slide này sang slide khác. Chỉ cần nhấp vào chuyển tiếp ưa thích của bạn trong tab Transitions.


Việc chọn một chuyển tiếp sẽ xác định cách bản trình bày di chuyển từ slide trước đó đến slide đang hoạt động. Ví dụ, nếu tôi chọn slide 2 và chọn một chuyển tiếp, điều này sẽ chỉ định cách PowerPoint di chuyển từ slide 1 đến slide 2.

Chìa khóa cho tất cả những điều trên là chọn những hiệu ứng tinh tế, không mất quá nhiều thời gian để chạy và không làm mất tập trung sự chú ý của khán giả. Bài thuyết trình của bạn cũng sẽ chuyên nghiệp hơn nếu bạn giới hạn phạm vi hoạt ảnh và chuyển tiếp—chỉ sử dụng một hoặc hai loại hoạt ảnh trong suốt bài thuyết trình và sử dụng cùng một hiệu ứng chuyển tiếp giữa mỗi slide.

6. Màu sắc và phông chữ nhất quán: Một nét chuyên nghiệp

Việc sử dụng một bảng màu và không quá hai phông chữ sẽ tăng thêm tính gắn kết cho nội dung bạn trình bày và mang đến cho bạn và bài thuyết trình của bạn một bản sắc rõ ràng.

Một lựa chọn là sử dụng thư viện thiết kế của PowerPoint, bạn có thể truy cập thông qua màn hình chào mừng khi lần đầu tiên khởi chạy chương trình. Các bố cục được thiết kế sẵn này đã chứa bảng màu nhất quán và bạn có thể sử dụng trường tìm kiếm để tìm thiết kế phù hợp với chủ đề của mình. Thiết kế tối giản phù hợp hơn với bài thuyết trình chuyên nghiệp.


Nếu bạn đã chọn chủ đề, hãy khám phá các kết hợp màu trong nhóm Biến thể của tab Thiết kế.


Ngoài ra, nếu bạn muốn thiết kế bố cục riêng của mình, hãy ghi nhớ những mẹo sau:

• Không sử dụng chữ màu đỏ. Chữ màu đỏ thường bị nhạt khi chiếu, đặc biệt là khi ánh sáng mặt trời chiếu vào màn hình.
• Sự kết hợp màu tệ nhất là xanh lam với đỏ và xanh lá cây với đỏ. Tránh những điều này bằng mọi giá!
• Chọn phông chữ tối trên nền sáng hoặc phông chữ sáng trên nền tối.

7. Quy tắc 6 x 6: Sử dụng các điểm đầu dòng súc tích

Các slide PowerPoint chuyên nghiệp, hiệu quả không nên chứa quá nhiều văn bản. Sau cùng, bạn muốn khán giả tập trung chính vào bạn, với PowerPoint của bạn chỉ đơn giản là một công cụ hỗ trợ trực quan. Quy tắc 6 x 6 cho rằng bạn không nên có quá sáu dấu đầu dòng trên mỗi slide và mỗi dấu đầu dòng không nên chứa quá sáu từ.

PowerPoint ngắn gọn hơn cũng giúp bạn, người thuyết trình, hấp dẫn hơn. Nếu slide của bạn chứa nhiều văn bản, bạn sẽ có xu hướng đọc trực tiếp từ slide. Mặt khác, chỉ sử dụng PowerPoint như một thẻ gợi ý có nghĩa là bạn sẽ nói chuyện và giao tiếp bằng mắt với khán giả nhiều hơn.

Tất nhiên, đây không phải là một quy tắc cứng nhắc—sẽ có những lúc không thể tránh khỏi việc sử dụng hơn sáu dòng hoặc sáu từ trên một dòng. Nhưng đây chắc chắn là một nguyên tắc tốt cần ghi nhớ khi thiết kế bài thuyết trình chuyên nghiệp của bạn.

Bạn đã thành thạo tất cả những điều này chưa? Tiếp theo, hãy thực hiện các bước tiếp theo để duy trì sự chú ý của khán giả nếu bạn đang trình bày bản trình chiếu ảo, chẳng hạn như nhúng webcam, thêm các tính năng tương tác và sử dụng tính năng trò chuyện trực tiếp.