VietNetwork.Vn

Bạn có thấy mình mất nhiều thời gian hơn dự kiến để hoàn thành tài liệu Word của mình không? Microsoft Word có nhiều công cụ có thể giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn nhưng việc biết các mẹo và thủ thuật sau đây sẽ giúp ích rất nhiều trong việc giúp trải nghiệm của bạn hiệu quả hơn đáng kể.


1. Sắp xếp các thư mục của bạn

Mẹo này có vẻ bất thường vì nó không phải là điều bạn sẽ làm trong Word. Tuy nhiên, việc dành thời gian tạo thư mục và lưu công việc của bạn vào đúng nơi sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể. Nó giống như có một chiếc bàn làm việc ngăn nắp—biết mọi thứ được cất giữ ở đâu và tìm thứ gì đó ở đâu sẽ giúp bạn không phải nhớ mình đã để nó ở đâu. Sau đó, nếu bạn muốn sửa đổi, in, tham khảo hoặc chia sẻ một tài liệu hiện có, bạn đã có ý tưởng hay về nơi bạn sẽ tìm thấy tác phẩm đó.

Tương tự, việc chuẩn bị sẵn các thư mục trước khi bắt đầu tài liệu Word có nghĩa là bạn đã biết mình sẽ lưu công việc ở đâu khi thực hiện. Điều này sẽ khuyến khích bạn lưu công việc của mình ngay khi bạn bắt đầu, một bước thiết yếu nếu bạn đang làm việc trên ứng dụng Word trên máy tính—chức năng Lưu Tự động sẽ chỉ hoạt động sau khi bạn đã đặt tên cho tệp của mình và đặt nó vào đúng vị trí.

Nhấp chuột phải vào thư mục được sử dụng thường xuyên hơn trong Windows File Explorer và nhấp vào "Ghim vào truy cập nhanh" để buộc nó luôn hiển thị trong menu thanh bên trái. Điều này có nghĩa là bạn sẽ có thể mở thư mục chỉ bằng một cú nhấp chuột, điều này đặc biệt hữu ích nếu thư mục thường dùng được lưu trữ trong một thư mục khác.

2. Xóa định dạng khỏi văn bản đã dán

Bạn có đang sao chép (Ctrl+C) và dán văn bản (Ctrl+V) vào tác phẩm của mình từ một nguồn khác, chẳng hạn như Internet hoặc tài liệu Word khác không? Nếu định dạng nguồn khác với định dạng tài liệu Word của bạn, bạn sẽ có kiểu chữ, màu sắc và kích thước phông chữ không nhất quán.

Ví dụ: dán một số văn bản từ trang web NYT sẽ dẫn đến một đoạn văn được trình bày kỳ quặc.


Để tránh điều này, hãy chọn và sao chép (Ctrl+C) văn bản từ nguồn rồi chuyển tới tài liệu Word của bạn. Ở đó, trong nhóm Home trên ribbon, nhấp vào mũi tên thả xuống "Dán" và chọn biểu tượng "Chỉ giữ văn bản".


Văn bản được dán khi đó sẽ hiển thị theo định dạng mà bạn đã thiết lập ở vị trí đó trong tài liệu của mình. Ví dụ: nếu bạn dán văn bản vào một đoạn văn có kiểu Bình thường, nó sẽ áp dụng định dạng đã xác định cho kiểu này. Tương tự, nếu bạn dán văn bản vào vùng được xác định theo kiểu Tiêu đề, văn bản đó sẽ xuất hiện dưới dạng tiêu đề.

Đảm bảo bạn cung cấp các khoản tín dụng cần thiết khi sao chép tác phẩm của người khác. Microsoft Word cho phép bạn thêm trích dẫn và thư mục vào tài liệu của mình để trợ giúp bạn trong quá trình này.

3. Tùy chỉnh Thanh công cụ truy cập nhanh

Nếu bạn có các hành động thường xuyên thực hiện trong tài liệu Word và gặp khó khăn khi nhớ nhiều phím tắt đi kèm với các lệnh này, bạn có thể thêm các nút bấm một lần vào Thanh công cụ truy nhập nhanh (QAT) để thực hiện các quy trình này ngay lập tức.

Nếu tất cả những gì bạn có thể thấy ở góc trên bên trái của cửa sổ tài liệu Word là biểu tượng Word và tên của tài liệu, điều này có nghĩa là bạn không hiển thị QAT.


Để bật QAT, hãy nhấp vào mũi tên xuống được đặt ở phía bên phải của bất kỳ tab nào trên dải băng và nhấp vào "Hiển thị Thanh công cụ truy cập nhanh".


Sau đó, QAT sẽ xuất hiện bên cạnh tên tài liệu ở góc trên bên trái của cửa sổ.

Bạn có thể thấy một số nút QAT mặc định xuất hiện, chẳng hạn như nút chuyển đổi Lưu Tự động. Để thêm nhiều biểu tượng hơn, hãy nhấp vào mũi tên xuống " Custom Quick Access Toolbar ". Sau đó, bạn có thể chọn từ các tùy chọn được hiển thị hoặc nhấp vào "Lệnh khác" để xem thêm tùy chọn.


Trong menu Thanh công cụ truy cập nhanh của cửa sổ Tùy chọn Word, chọn từ các tùy chọn khác nhau trong menu "Chọn lệnh từ" hoặc nhấp vào "Tất cả lệnh" để xem mọi tùy chọn có sẵn. Khi bạn tìm và chọn một hành động bạn muốn thêm vào QAT của mình, hãy nhấp vào "Thêm" rồi nhấp vào "OK" khi bạn hoàn tất.


Sau đó, bạn sẽ thấy QAT của mình ở đầu cửa sổ và bạn có thể sử dụng QAT này bất cứ lúc nào. Trong ảnh chụp màn hình bên dưới, bạn có thể thấy biểu tượng Lưu, hai nút macro, biểu tượng Danh sách đa cấp, biểu tượng Hiển thị/Ẩn và biểu tượng Bảng vẽ.


Các biểu tượng kiểm tra màu xanh lục trong QAT hiển thị trong ảnh chụp màn hình ở trên là các nút macro. Bạn có thể tạo những thứ này để thực hiện một loạt hành động hoặc lệnh dành riêng cho quy trình công việc được cá nhân hóa chỉ bằng một cú nhấp chuột. Đây là những bổ sung vô giá cho QAT của bạn nếu bạn là người dùng Microsoft Word thường xuyên. Bạn cũng có thể tạo phím tắt cho các nút macro này, điều này sẽ giúp tăng tốc hơn nữa quy trình làm việc của bạn.

4. Chọn các phần mà không cần sử dụng chuột

Việc chọn từ, dòng hoặc đoạn bằng chuột có thể là một công việc tẻ nhạt, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng bàn di chuột của máy tính xách tay hoặc đang gặp khó khăn với chỉ số RSI liên quan đến công việc. Đối với nhiều người, hầu hết công việc của họ đều diễn ra trên bàn phím, vì vậy sẽ rất hữu ích khi biết một số cách bổ sung để di chuyển con trỏ và chọn văn bản chỉ bằng các phím. Tất cả chúng ta đều biết Ctrl+C để sao chép và Ctrl+V để dán, nhưng các phím tắt điều hướng cũng rất cần thiết cho công việc có nhịp độ nhanh trong Word.

4.1. Di chuyển con trỏ

Tránh chạm liên tục vào các phím mũi tên để di chuyển. Thay vào đó, hãy giữ Ctrl và sử dụng các phím mũi tên cùng lúc để di chuyển con trỏ nhanh hơn:

• Ctrl+Up sẽ di chuyển con trỏ của bạn đến đầu đoạn hiện tại và nếu bạn nhấn Up lần nữa, bạn sẽ di chuyển về đầu đoạn trước.
• Nếu bạn nhấn Ctrl+Down, bạn sẽ chuyển sang đoạn tiếp theo.
• Ctrl+Trái hoặc Ctrl+Phải sẽ di chuyển bạn qua dòng văn bản nhanh hơn nhiều.

4.2. Chọn văn bản

Sau đó, bạn có thể làm theo nguyên tắc tương tự khi chọn văn bản nhưng giữ Ctrl+Shift khi nhấn các phím mũi tên:

• Ctrl+Shift+Up sẽ chọn phần dòng trước con trỏ, sau đó chọn dòng phía trên và đoạn văn phía trên.
• Ctrl+Shift+Down sẽ chọn phần dòng sau con trỏ, sau đó chọn dòng bên dưới và đoạn văn bên dưới.
• Ctrl+Shift+Trái hoặc Ctrl+Shift+Phải t sẽ chọn các từ trên một dòng.

Bạn cũng nên biết phím Home và End có thể làm gì để giúp bạn đẩy nhanh công việc:

• Home và End di chuyển con trỏ của bạn đến đầu và cuối dòng.
• Ctrl+Home và Ctrl+End di chuyển con trỏ đến đầu và cuối tài liệu của bạn.
• Ctrl+Shift+Home chọn tất cả văn bản trước vị trí con trỏ và Ctrl+Shift+End chọn tất cả văn bản sau vị trí con trỏ.

Cách tốt nhất để làm quen với các phím tắt cần thiết này là mở tài liệu Word, nhập =lorem() và nhấn Enter để tạo nội dung văn bản ngẫu nhiên. Sau đó, thử nghiệm các tổ hợp phím Ctrl, Shift, Lên, Xuống, Home và End ở trên.

5. Thay đổi chữ hoa mà không xóa tác phẩm của bạn

Nếu bạn mắc lỗi hoặc muốn sửa lại cách viết hoa (viết hoa), có thể bạn sẽ xóa từ đó và gõ lại từ đó theo bản năng. Rốt cuộc, việc chọn văn bản và sử dụng phím Caps Lock không có tác dụng. Tuy nhiên, nếu bạn có một lượng văn bản lớn cần phải chuyển đổi thì việc đánh máy lại công việc sẽ rất lãng phí thời gian.

Thay vào đó, hãy chọn văn bản của bạn bằng cách sử dụng Ctrl+Shift+Mũi tên, sau đó nhấp vào biểu tượng Thay đổi chữ hoa chữ thường.


Sau đó, bạn có thể chọn từ các tùy chọn có sẵn để nhanh chóng thay đổi kiểu chữ của văn bản bạn đã chọn.

6. Sử dụng Tìm và Thay thế

Tôi luôn sử dụng Tìm và Thay thế —và nếu bạn cần thực hiện các thay đổi chung cho một từ, một phần của từ, một dạng từ hoặc các mục khác mỗi khi chúng xuất hiện trong tài liệu thì bạn cũng nên làm như vậy. Ví dụ: nếu bạn muốn thay đổi từng phiên bản của "Internet" thành "internet" hoặc thay đổi tất cả các ví dụ về "reign" và "rain" thành "rein", việc thực hiện việc này theo cách thủ công có thể mất hàng giờ và bạn chắc chắn sẽ bỏ lỡ một cặp vợ chồng.

Nhấn Ctrl+H để khởi chạy hộp thoại Tìm và Thay thế.


Tab Tìm giúp bạn xác định các từ trong tài liệu, tab Thay thế cho phép bạn thay đổi chúng thành nội dung khác và tab Đi tới cho phép bạn chuyển đến các vị trí cụ thể trong tài liệu của mình.

Nếu nhấp vào "Thêm", bạn có thể thực hiện tìm kiếm với các tham số cụ thể hơn, chẳng hạn như khớp trường hợp, chỉ tìm toàn bộ từ hoặc tìm dạng từ.


Với tư cách là người hiệu đính học thuật, tôi có thể nói một cách an toàn rằng lối tắt đơn giản và đơn giản này đã giúp tôi tiết kiệm được nhiều thời gian nhất trong số các mẹo trong bài viết này.

7. Có sổ và bút bên cạnh bạn

Microsoft Word có thể tiên tiến hơn với tất cả các tính năng và cách thức giúp tăng tốc quy trình làm việc của bạn, không gì có thể sánh bằng việc có sổ ghi chú và bút bên cạnh bạn.

Ví dụ: ghi lại các định dạng và kiểu khác nhau cho danh sách đa cấp trước khi bạn khởi chạy hộp thoại sẽ giúp bạn đảm bảo việc đánh số, thụt lề và phông chữ của bạn là chính xác và nhất quán. Nếu bạn đang gõ giữa chừng một đoạn văn và có điều gì đó chợt nảy ra trong đầu bạn ở một phần khác trong công việc, thì việc có một cuốn sổ bên cạnh nghĩa là bạn có thể nhanh chóng ghi lại mọi thứ mà không làm gián đoạn động lực hoặc quên mất những gì bạn muốn làm.

Đúng, chúng tôi yêu thích công nghệ tại How-To Geek, nhưng tôi không thể đảm bảo đủ về việc sử dụng một cuốn sổ tay và cây bút đơn giản làm bạn đồng hành trên máy tính để bàn.

Tăng tốc quy trình làm việc của bạn chỉ là một cách để tận dụng tối đa Microsoft Word—hãy xem các mẹo hàng đầu của chúng tôi để tạo tài liệu chuyên nghiệp.