VietNetwork.Vn

Đừng vặn vẹo ngón tay cái của bạn để chờ Excel phản hồi.

Các bảng tính Excel bận rộn có thể—thật khó chịu—bị dừng hoạt động, đặc biệt khi bạn sử dụng nhiều chức năng và tùy chọn định dạng. Điều cuối cùng bạn muốn là bảng tính của mình tạm dừng trong khi thực hiện một phép tính đơn giản, vì vậy hãy xem các mẹo này để giữ cho bảng tính Excel của bạn chạy trơn tru.

Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng phiên bản Excel 64 bit (được cài đặt tự động trừ khi bạn chọn phiên bản 32 bit theo cách thủ công), vì phiên bản này hoạt động tốt hơn với các tập dữ liệu lớn, phần bổ trợ và nhiều tính năng Excel hiện đại khác.

1. Đừng định dạng quá mức trang tính của bạn

Mặc dù bạn có thể nghĩ rằng việc thêm định dạng có thể làm đẹp bảng tính Excel của bạn, nhưng nó không chỉ có thể làm cho bảng tính của bạn khó đọc hơn mà còn có thể làm chậm bảng tính. Bất cứ khi nào bạn thêm định dạng, cho dù đó là sử dụng phông chữ ưa thích, kích thước phông chữ khác nhau, nhiều màu sắc hoặc đường viền khác nhau, bạn đang thêm vào dung lượng của tệp. Có một số cách giải quyết vấn đề này.

Nếu bạn nhìn vào bảng tính của mình và thấy nó có nhiều định dạng và bạn muốn bắt đầu lại từ đầu, hãy nhấn Ctrl+A để chọn tất cả các ô. Sau đó, trong tab Trang chủ trên dải băng, đi tới nhóm Chỉnh sửa và nhấp vào tùy chọn thả xuống "Xóa". Từ đó, nhấp vào "Xóa định dạng".


Ngoài ra, nếu bạn muốn giữ lại một số định dạng nhất định nhưng xóa các thành phần khác, sau khi nhấn Ctrl+A, hãy làm việc với nhóm Phông chữ trong tab Trang chủ để chọn định dạng bạn muốn xóa.


Cuối cùng, bạn có thể có định dạng ẩn ở dạng định dạng có điều kiện. Giảm việc sử dụng định dạng có điều kiện trong bảng tính của bạn bằng cách quản lý các quy tắc định dạng có điều kiện sẽ giúp bạn giảm tình trạng tệp bị chậm.

2. Nén (và giới hạn) hình ảnh của bạn

Hình ảnh và đồ họa có độ phân giải cao, lớn trong bảng tính sẽ tăng đáng kể kích thước tệp của bạn. Cách tốt nhất để tránh điều này là giảm hoàn toàn số lượng hình ảnh và đồ họa trong sổ làm việc của bạn, nhưng nếu chúng cần thiết, hãy sử dụng công cụ nén tích hợp sẵn của Excel.

Chọn bất kỳ hình ảnh nào trong sổ làm việc của bạn và trong tab Định dạng Ảnh trên dải băng, hãy nhấp vào "Nén Ảnh". Trong hộp thoại kết quả, bạn có thể chọn hộp "Chỉ áp dụng cho ảnh này" nếu bạn chỉ muốn nén hình ảnh này hoặc bỏ chọn nó nếu bạn muốn áp dụng cài đặt cho tất cả hình ảnh trong tệp. Sau đó, chọn độ phân giải tốt nhất phù hợp với bạn. Nếu bạn có nhiều hình ảnh, hãy chọn độ phân giải thấp nhất (96 pixel mỗi inch). Cuối cùng, nhấp vào "OK."


3. Đơn giản hóa công thức của bạn

Điều không thể tránh khỏi là bạn sẽ có các công thức trong sổ làm việc Excel của mình—xét cho cùng, một trong những điểm mạnh lớn nhất của Excel là khả năng thực hiện các phép tính động. Tuy nhiên, các công thức phức tạp có nhiều tham chiếu ô và các hàm lồng nhau có thể là nguyên nhân chính khiến bảng tính hoạt động chậm chạp.

Có một số cách để đơn giản hóa công thức của bạn. Đầu tiên là sử dụng các phạm vi được đặt tên trong công thức của bạn. Thay vì tham chiếu các ô hoặc phạm vi ô riêng lẻ trong công thức của bạn, việc tham chiếu một phạm vi được đặt tên có nghĩa là Excel có thể xác định và quét dữ liệu đã chỉ định nhanh hơn mà không cần phải thực hiện một công thức phức tạp với nhiều tham chiếu ô khác nhau. Hơn nữa, ngoài việc tăng tốc thời gian xử lý trang tính của bạn, việc sử dụng các phạm vi được đặt tên còn giúp công thức của bạn dễ viết, xem lại, sửa đổi và sao chép hơn. Bước đầu tiên là gán tên cho một phạm vi ô, sau đó sử dụng tên này trong công thức của bạn. Ví dụ: nếu chúng tôi có một tập hợp dữ liệu trong các ô A1, B3, C5, D2, E9, F3 và G4 và chúng tôi muốn sử dụng những số này để tính giá trị trung bình, thay vì nhập

=AVERAGE(A1,B3,C5,D2,E9,F3,G4)
nếu chúng ta đặt tên—chẳng hạn như Kết quả—cho các ô này, thay vào đó, công thức sẽ đọc

=AVERAGE(results)
Một cách khác để đơn giản hóa công thức của bạn là chia nhỏ các phép tính phức tạp thành các phép tính nhỏ hơn. Ví dụ: nếu bạn muốn tính lợi nhuận hàng năm do một số nhân viên kiếm được trong 5 năm qua, thay vì liên quan đến hàng tá tham chiếu ô, bạn có thể chia nhỏ lợi nhuận của họ mỗi quý và sau đó tạo tổng số tiền vào cuối năm của bạn. hàng hoặc cuối cột của bạn.

Điều này không chỉ làm giảm độ phức tạp của công thức mà còn giúp bạn phân tích các con số dễ dàng hơn.

Cuối cùng, thay vì sử dụng các công thức IF lồng nhau, phức tạp, bạn có thể sử dụng các hàm thay thế. Tùy thuộc vào những gì bạn muốn tính toán, bạn có thể thử sử dụng các hàm VLOOKUP, CHOOSE hoặc LET, những hàm này yêu cầu ít đối số hơn.

4. Tránh các hàng và cột trống

Thay vì để trống các hàng và cột để phân tách dữ liệu, hãy sử dụng đường viền và màu sắc. Việc có các hàng và cột trống sẽ làm tăng kích thước tệp sổ làm việc của bạn và có thể làm chậm quá trình tính toán của Excel. Điều này sẽ không tác động đáng kể đến các sổ làm việc nhỏ hơn nhưng việc có nhiều hàng và cột trống ở giữa các tập dữ liệu lớn hơn sẽ ảnh hưởng. Cùng với các mẹo khác trong bài viết này, việc loại bỏ các hàng và cột trống chắc chắn sẽ giúp dọn dẹp sổ làm việc Excel của bạn và cải thiện hiệu suất của nó.

5. Giới hạn thay đổi giá trị

Một số hàm nhất định trong Excel sẽ thay đổi giá trị mà chúng tạo ra bất kỳ lúc nào Excel tính toán lại trong bảng tính của bạn. Ví dụ: hàm =RAND tạo ra một số ngẫu nhiên mới mỗi khi bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với bảng tính của mình và =TODAY sẽ cập nhật giá trị ô để phản ánh ngày hiện tại. Chúng được gọi là các hàm dễ bay hơi.

Vì Excel phải liên tục làm việc để cập nhật các giá trị trong các ô nơi bạn có các hàm thay đổi, nên điều này có thể gây ra độ trễ về thời gian phản hồi của trang tính và bạn càng có nhiều hàm thay đổi thì độ trễ càng dài.

Các ví dụ khác về hàm khả biến bao gồm =NOW, =RANDBETWEEN, =RANDARRAY, =OFFSET và =INDIRECT.

Cách rõ ràng để hạn chế tác động xử lý của các hàm dễ thay đổi là giảm hoàn toàn việc sử dụng chúng. Ví dụ: nếu bạn muốn Excel tạo một danh sách các số ngẫu nhiên bằng cách sử dụng =RANDBETWEEN, sau khi Excel thực hiện phép tính, hãy cân nhắc việc đặt các giá trị này vĩnh viễn. Để thực hiện việc này, hãy đánh dấu tất cả các số được tạo bằng phép tính và nhấn Ctrl+C.


Sau đó, chọn ô trên cùng bên trái của mảng ngẫu nhiên. Trong tab Trang chủ trên dải băng, nhấp vào mũi tên thả xuống dán và chọn biểu tượng "Giá trị".


Bạn sẽ thấy các số thay đổi trong các tham số của mình một lần nữa (vì chúng vẫn không ổn định cho đến thời điểm bạn dán giá trị của chúng), nhưng giờ đây chúng ở trong bảng tính của bạn dưới dạng số thực và sẽ không thay đổi khi Excel tính toán lại.

Một cách khác để ngăn các hàm dễ thay đổi làm chậm bảng tính của bạn là tắt tính toán tự động. Trong nhóm Tính toán của tab Công thức trên dải băng, hãy nhấp vào "Tùy chọn tính toán" và chọn "Thủ công" để yêu cầu Excel không tự động cập nhật các hàm dễ bay hơi. Sau đó, khi bạn đã sẵn sàng cập nhật các hàm dễ thay đổi của mình, hãy nhấp vào "Bảng tính toán".


Điều này có nghĩa là chúng chỉ có khả năng làm chậm bảng tính của bạn khi bạn đã chuẩn bị cho điều này xảy ra, thay vì mỗi thay đổi bạn thực hiện.

6. Xóa các mục được đặt tên

Như chúng tôi đã đề cập ở mẹo 3, việc sử dụng các phạm vi được đặt tên có thể giúp bạn đơn giản hóa công thức và nói chung là sắp xếp gọn gàng sổ làm việc của bạn, nhưng điều quan trọng là đảm bảo bạn không có tên thừa hoặc nhiều tên cho cùng một mảng dữ liệu. Làm như vậy sẽ thêm một lớp xử lý bổ sung mà Excel phải xử lý khi bạn mở, làm việc và đóng sổ làm việc của mình.

Để xóa tất cả các mục được đặt tên trong sổ làm việc của bạn, trong tab Công thức trên dải băng, hãy nhấp vào "Trình quản lý tên". Khi hộp thoại mở ra, bạn sẽ thấy tất cả các phạm vi được đặt tên trong sổ làm việc của mình. Xem lại chúng theo cách thủ công, nhấp vào "Xóa" để xóa bất kỳ phạm vi được đặt tên nào không được sử dụng và nhấp vào "Chỉnh sửa" để sắp xếp tên của chúng.


7. Kiểm tra hiệu suất

Nếu bạn đã sử dụng hết tất cả các mẹo ở trên và thấy rằng sổ làm việc của mình vẫn hoạt động kém, bạn có thể buộc Excel tiến hành kiểm tra tệp của mình. Được giới thiệu lần đầu tiên cho Excel dành cho web vào năm 2022 và được mở rộng sang ứng dụng Windows Excel vào năm 2024, công cụ Kiểm tra Hiệu suất của Excel sẽ tìm kiếm các định dạng dư thừa, siêu dữ liệu không cần thiết, các kiểu không được sử dụng và các vấn đề khác có thể ảnh hưởng đến tốc độ sổ làm việc của bạn.

Trong tab Đánh giá trên dải băng, đi tới nhóm Hiệu suất và nhấp vào "Kiểm tra hiệu suất".


Sau đó, một thanh bên sẽ mở ra ở phía bên phải cửa sổ của bạn, chứa hướng dẫn về những gì bạn có thể làm để cải thiện hiệu suất của sổ làm việc.

Nếu bạn đã xem qua các mẹo này và nhận thấy rằng Excel vẫn hoạt động chậm thì có thể nguyên nhân của sự cố không phải do ứng dụng Microsoft 365— thay vào đó, bạn có thể cần phải tăng hiệu suất tổng thể của PC.