VietNetwork.Vn

Khám phá các tính năng Microsoft Word ít được biết đến hơn ngay bây giờ!

• Thêm các lệnh thường dùng vào Thanh công cụ truy cập nhanh. Đi tới Tệp > Tùy chọn > Thanh công cụ truy nhập nhanh. Chọn lệnh, nhấp vào "Thêm >>," sau đó "OK."
• Thêm các mục nhập phím tắt cho các từ hoặc dòng dài vào danh sách Tự động sửa lỗi. Word sẽ thay thế phím tắt bằng toàn văn khi bạn nhập.
• Để di chuyển nhiều văn bản xung quanh, hãy thử công cụ Spike của Word. Cắt hoặc sao chép nhiều khối văn bản, sau đó dán chúng vào bất cứ nơi nào bạn cần.

Cho dù bạn đã sử dụng Microsoft Word bao lâu thì vẫn có thể có một số tính năng mà bạn chưa khám phá. Dưới đây là một số tính năng ít được biết đến hơn trong Microsoft Word có thể cải thiện hiệu quả của bạn và giúp bạn tiết kiệm thời gian.

1. Thêm các lệnh thường dùng vào Thanh công cụ truy cập nhanh

Thanh công cụ Truy cập Nhanh, nằm ở phía trên bên trái màn hình của bạn và có các lệnh như Lưu, Hoàn tác và Làm lại, cho phép bạn thực hiện các tác vụ phổ biến một cách nhanh chóng. Bạn có thể thêm nhiều lệnh hơn vào thanh công cụ này để làm cho quy trình làm việc của bạn hiệu quả hơn nữa. Ví dụ: nếu bạn thường xuyên chèn hình ảnh vào tài liệu, bạn có thể thêm lệnh "Chèn ảnh".

Để thêm lệnh vào Thanh công cụ truy cập nhanh, hãy mở menu "Tệp" ở góc trên cùng bên trái và chọn "Tùy chọn". Đi tới phần "Thanh công cụ truy cập nhanh", chọn lệnh bạn muốn thêm từ danh sách bên trái, nhấp vào nút "Thêm >>", sau đó xác nhận bằng cách nhấp vào "OK". Thao tác này sẽ thêm lệnh bạn đã chọn vào thanh công cụ.


2. Thêm phím tắt mong muốn của bạn vào danh sách tự động sửa lỗi

Tính năng tự động sửa sẽ tự động sửa mọi lỗi chính tả bạn mắc phải trong Microsoft Word. Nhưng bạn có biết bạn cũng có thể thêm chỉnh sửa tùy chỉnh cho phím tắt trong danh sách Tự động sửa lỗi không ? Ví dụ: nếu bạn thường xuyên nhập tên doanh nghiệp dài, bạn có thể thêm mục nhập cho tên đó. Sau đó, bất cứ khi nào bạn nhập phím tắt đó, Tự động sửa lỗi sẽ thay thế nó bằng văn bản được chỉ định.

Để thêm lối tắt tùy chỉnh vào danh sách tự động sửa, hãy chuyển đến menu "Tệp" ở trên cùng bên trái và chọn "Tùy chọn". Sau đó, điều hướng đến tab "Proofing" ở bên trái và nhấp vào nút "Tùy chọn tự động sửa lỗi" ở bên phải.


Sau đó, nhập phím tắt bạn muốn vào hộp "Thay thế" và nhập từ hoặc dòng đầy đủ vào hộp "Với". Cuối cùng, nhấp vào "OK" để lưu các thay đổi của bạn.


Bây giờ, bất cứ khi nào bạn gõ phím tắt mà bạn đã gán, Microsoft Word sẽ tự động thay thế nó bằng từ dài hơn mà bạn đã thêm.

3. Dịch văn bản ngay trong Microsoft Word

Microsoft Word đi kèm với một công cụ dịch thuật tiện lợi. Nó cho phép bạn dịch tài liệu từ tiếng nước ngoài sang ngôn ngữ mẹ đẻ của bạn hoặc chuyển đổi nó sang ngôn ngữ của người mà bạn đang chia sẻ tài liệu. Bạn cũng có thể dịch các phần cụ thể trong tài liệu Word và thay thế văn bản bằng phiên bản đã dịch chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Để sử dụng công cụ dịch, hãy mở tài liệu của bạn trong Microsoft Word, điều hướng đến tab "Xem lại" và nhấp vào Dịch > Dịch lựa chọn. Chọn ngôn ngữ bạn muốn dịch từ và sang và Word sẽ tự động xử lý phần còn lại. Nếu bạn muốn thay thế văn bản gốc bằng phiên bản đã dịch, hãy nhấp vào "Chèn".


Để dịch toàn bộ tài liệu, hãy đi tới tab "Tài liệu", chọn ngôn ngữ hiện tại của tài liệu, chọn ngôn ngữ bạn muốn dịch sang và sau đó nhấp vào "Dịch".


4. Sử dụng công cụ Spike để cắt và dán nhiều khối

Spike, một tính năng clipboard mở rộng, cho phép bạn cắt hoặc sao chép nhiều khối văn bản hoặc nội dung từ một tài liệu và dán chúng vào nơi khác, cho dù trong cùng một tài liệu hay vào một tài liệu Word khác. Tính năng này đặc biệt tiện dụng để trích xuất thông tin cụ thể từ tài liệu Word, vì nó cho phép bạn cắt hoặc sao chép các đoạn và dán chúng chỉ trong một lần.

Để di chuyển nội dung bằng công cụ Spike, hãy chọn phần đầu tiên của văn bản bạn muốn cắt hoặc sao chép, sau đó nhấn CTRL+F3 (hoặc CMD+F3 trên máy Mac). Lặp lại quy trình này cho từng phần bổ sung của văn bản bạn muốn cắt hoặc sao chép. Khi bạn đã sao chép (hoặc cắt) tất cả nội dung mong muốn, hãy điều hướng đến nơi bạn muốn dán và nhấn CTRL+Shift+F3 (hoặc CMD+Shift+F3 trên máy Mac).

5. So sánh hai phiên bản của một tài liệu

Microsoft Word cung cấp công cụ So sánh tiện lợi, cho phép bạn so sánh hai phiên bản của một tài liệu và xem lại những thay đổi được thực hiện trong phiên bản sửa đổi so với bản gốc. Nó làm nổi bật các thay đổi bằng cách gán các màu khác nhau cho các tác giả khác nhau và nếu tác giả đã thêm tên của họ, bạn có thể dễ dàng xác định ai đã thực hiện thay đổi đó.

Để sử dụng tính năng này, hãy điều hướng đến tab "Đánh giá", nhấp vào menu thả xuống "So sánh" và chọn "So sánh...."


Sau đó, nhấp vào biểu tượng duyệt để chọn tài liệu gốc và tài liệu đã sửa đổi, rồi nhấp vào "OK".


Word sẽ hiển thị những thay đổi do tác giả thực hiện ở thanh bên trái, những thay đổi ở khung giữa và tài liệu gốc mà không có bất kỳ thay đổi nào ở phía bên phải. Bạn có thể dễ dàng xem cả phiên bản gốc và phiên bản sửa đổi của tài liệu, cùng với tất cả những thay đổi được thực hiện bởi các tác giả khác nhau, trong một chế độ xem.

6. Chuyển đổi văn bản thành bảng và ngược lại

Microsoft Word đơn giản hóa quá trình chuyển đổi văn bản thành bảng và ngược lại. Nếu bạn có nội dung muốn trình bày ở định dạng bảng nhưng không muốn nhập từng mục theo cách thủ công vào các trường riêng lẻ thì tính năng chuyển văn bản sang bảng cho phép bạn chuyển đổi dữ liệu thành bảng chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Tương tự như vậy, nếu bạn có dữ liệu được sắp xếp trong một bảng và muốn chuyển đổi nó thành văn bản mà không cần sao chép và dán từng mục nhập theo cách thủ công, thì tính năng chuyển đổi bảng thành văn bản sẽ sẵn sàng phục vụ bạn.

Để chuyển văn bản thành bảng, hãy đánh dấu văn bản bạn muốn chuyển đổi rồi chuyển đến tab "Chèn".


Từ đó, nhấp vào menu thả xuống "Bảng" và chọn "Chuyển đổi văn bản thành bảng".

Để chuyển văn bản thành bảng, mỗi mục cần được phân tách bằng dấu phẩy; nếu không, quá trình chuyển đổi sẽ không hoạt động bình thường.

Để chuyển đổi một bảng thành văn bản, hãy chuyển đến bất kỳ ô nào trong bảng, chuyển đến tab "Bố cục", tìm tùy chọn "Chuyển đổi thành văn bản" và nhấp vào bảng đó. Cuối cùng, xác nhận lựa chọn của bạn bằng cách nhấp vào "OK."


Đây là một số tính năng của Microsoft Word có thể cải thiện năng suất của bạn và đơn giản hóa các tác vụ phức tạp. Nếu bạn chưa thử nghiệm những tính năng này thì rất đáng để thử. Nếu bạn đã quen thuộc với hầu hết chúng, hãy khám phá các mẹo và thủ thuật khác của Microsoft Word để hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn hơn nữa và tiết kiệm thời gian ở văn phòng.