VietNetwork.Vn

Việc hợp tác đúng cách sẽ giúp cuộc sống của mọi người dễ dàng hơn rất nhiều.

Hãy tưởng tượng thế này: một chuỗi email với 50 phản hồi, năm phiên bản tệp khác nhau đang được lưu hành, và sự nhầm lẫn không biết ai sẽ là người chỉnh sửa tệp. Đây từng là môi trường Microsoft 365 hàng ngày của tôi, cho đến khi tôi áp dụng sáu thói quen này, biến sự hỗn loạn thành sự cộng tác hoàn hảo.


1. Sử dụng nhóm trò chuyện và cộng đồng Teams thay vì gửi email hàng loạt

Dù tôi đang tổ chức kỳ nghỉ gia đình hay quản lý một nhóm tình nguyện, một chuỗi email dài dằng dặc chính là một trong những yếu tố gây cản trở sự hợp tác lớn nhất. Vì vậy, khi tôi chuyển giao tiếp sang một không gian có cấu trúc trong Microsoft Teams, mọi thứ ngay lập tức trở nên tập trung hơn, ngăn nắp hơn và bớt căng thẳng hơn.

Bối cảnh là chìa khóa: email làm gián đoạn tính liên tục của các tệp và tác vụ. Bằng cách sử dụng cộng đồng và trò chuyện trên Teams, tôi đảm bảo các cuộc thảo luận luôn song song với các tệp liên quan, giúp mọi thứ được lưu trữ tại một nơi.

Là người đăng ký Microsoft 365 Personal, tôi sử dụng trò chuyện nhóm cho các cuộc thảo luận ngắn gọn, ngắn gọn (như trong ảnh chụp màn hình bên dưới) hoặc cộng đồng — hỗ trợ các kênh riêng — cho một chủ đề lớn hơn, đang diễn ra. Điều này giúp tập trung tất cả các tệp và cuộc trò chuyện.


Nếu bạn đang sử dụng Teams như một phần của gói đăng ký doanh nghiệp, bạn có thể tạo một nhóm chuyên trách cho dự án và quản lý các cuộc thảo luận trong các kênh chuyên biệt.

2. Không gửi email Outlook có tệp đính kèm có thể chỉnh sửa

Gửi tệp đính kèm có thể chỉnh sửa chắc chắn là một cách phá hoại sự cộng tác. Thực tế, tôi từng mắc lỗi gửi "Final_Draft_V3" và ngay lập tức nhận được nhiều phiên bản "V4". Thay vào đó, tôi đã áp dụng một thói quen đơn giản: tôi luôn gửi liên kết đám mây thay vì đính kèm tệp. Điều này ngay lập tức đảm bảo rằng mọi người đều đang chỉnh sửa cùng một tài liệu, nghĩa là tôi đạt được khả năng kiểm soát phiên bản hoàn hảo.

Để làm điều này, tôi làm theo một quy trình nhanh. Đầu tiên, tôi đảm bảo tệp đã được lưu lên đám mây. Sau đó, tôi truy cập tệp và nhấp vào "Chia sẻ" - dù là trong ứng dụng máy tính để bàn hay qua ứng dụng web hoặc di động OneDrive - rồi chọn "Sao chép liên kết".


Tiếp theo, tôi thiết lập quyền trong khu vực Cài đặt liên kết của cửa sổ xuất hiện.


Cuối cùng, sau khi nhấp vào "Áp dụng" và sao chép liên kết, tôi dán liên kết đó vào email hoặc cuộc trò chuyện Teams, thay thế tệp đính kèm truyền thống.

3. Đồng tác giả các tệp Excel và Word theo thời gian thực

Việc chỉnh sửa tuần tự - một người chỉnh sửa, lưu và gửi email tệp Excel hoặc Word cho người tiếp theo - giống như một trò chơi chuyền tay chậm chạp và gây khó chịu. Tôi thấy việc tạo bảng tính và tài liệu như một buổi họp chung trên bảng trắng hiệu quả hơn nhiều, nơi mọi người cùng đóng góp ý kiến.

Đồng tác giả mang lại nhiều lợi ích. Ví dụ, không ai phải tốn thời gian chờ đợi phiên bản cập nhật của một tệp được gửi đến, nghĩa là bản thảo cuối cùng sẽ được hoàn thành nhanh hơn nhiều. Hơn nữa, nó còn tránh được sự nhầm lẫn và khó chịu khi phải hợp nhất nhiều bản sao của cùng một tệp.

Để bắt đầu đồng tác giả, hãy chia sẻ tệp qua liên kết đám mây với quyền "Có thể chỉnh sửa" (như đã mô tả ở phần trên). Ngay khi ai đó bắt đầu làm việc trên cùng một tệp với bạn, bạn sẽ thấy tên viết tắt của họ ở bất kỳ vị trí nào con trỏ chuột của họ đặt.

4. Gắn thẻ cộng tác viên trong bình luận

Ngay khi việc đồng sáng tác trở thành một phần không thể thiếu trong thói quen hàng ngày của tôi, tôi lại gặp phải một vấn đề mới: mọi người không biết khi nào hoặc ở đâu cần đóng góp ý kiến của họ trong tệp trực tiếp. Tôi đã khắc phục điều này bằng cách sử dụng tính năng @mention trong phần bình luận.

Thay vì gửi email với yêu cầu mơ hồ như "Vui lòng kiểm tra ngân sách", tôi gắn thẻ người nhận trực tiếp vào ô Excel hoặc đoạn văn Word tương ứng. Để làm điều này, sau khi nhấp vào "Bình luận mới" trong tab Đánh giá, tôi chỉ cần nhập ký hiệu @, theo sau là vài chữ cái đầu tiên của tên hoặc địa chỉ email của họ vào trường văn bản. Khi thẻ liên hệ xuất hiện, tôi nhấp vào đó để hoàn tất việc gắn thẻ. Sau đó, tôi nhập bình luận và nhấp vào "Gửi".


Nếu không thấy ai đó xuất hiện sau khi bạn nhập @, hãy đảm bảo họ có quyền truy cập vào tệp. Bất kỳ ai có quyền chỉnh sửa trong sổ làm việc đều có thể thêm bình luận. Những người có quyền xem chỉ có thể đọc bình luận.

Tại thời điểm này, người được gắn thẻ sẽ nhận được email có liên kết trực tiếp đến tệp.

5. Định dạng bảng tính Excel và tài liệu Word để dễ hiểu

Một tệp được định dạng kém với phông chữ không nhất quán, dữ liệu ẩn và tiêu đề không rõ ràng sẽ làm chậm tiến độ công việc của cộng tác viên vì họ cần thời gian để nắm bắt cấu trúc. Vì vậy, thói quen tôi áp dụng là định dạng sao cho dễ hiểu.

Trong Word:

    Tôi luôn sử dụng kiểu cho tiêu đề, giúp tạo mục lục ngay trong ngăn Điều hướng.
    Tôi đảm bảo các tiêu đề được lặp lại đối với các bảng trải dài trên nhiều trang.
    Tôi sử dụng ngắt trang thay vì nhấn Enter nhiều lần để chuyển sang chương tiếp theo.


Và trong Excel:

    Tôi tạo một trang tính trên trang chủ với các liên kết điều hướng để dễ dàng truy cập vào các tab chính.
    Tôi thêm các quy tắc xác thực dữ liệu, bao gồm danh sách thả xuống, để đơn giản hóa và chuẩn hóa việc nhập dữ liệu.
    Tôi sử dụng định dạng có điều kiện để làm nổi bật trực quan các ô nhập hoặc đánh dấu dữ liệu nằm ngoài phạm vi đã chỉ định.
    Tôi định dạng dữ liệu của mình dưới dạng bảng Excel và đặt tên cho các phạm vi khóa.


Chạy Trình kiểm tra khả năng truy cập (thông qua tab Đánh giá) để khắc phục các sự cố cơ bản—như thiếu văn bản thay thế hoặc thứ tự tiêu đề không chính xác—không chỉ làm chậm quá trình cộng tác mà còn hạn chế quyền truy cập đối với những người dựa vào công nghệ hỗ trợ.

6. Thiết lập thời gian chờ trong Teams và Outlook

Sự hợp tác hoàn hảo đòi hỏi những ranh giới vững chắc. Mặc dù những thói quen trên đã tạo nên một văn hóa hợp tác tức thời và phản hồi nhanh chóng, tôi nhanh chóng nhận ra rằng việc luôn ở chế độ "luôn sẵn sàng" đi kèm với một cái giá tiềm ẩn - sự tập trung của chính tôi - với những tiếng ping liên tục cản trở nghiêm trọng khả năng làm việc độc lập và chuyên sâu của tôi. Vì vậy, thói quen cuối cùng nhưng cũng quan trọng không kém của tôi là sắp xếp thời gian tránh xa tiếng ồn.

Điều này không có nghĩa là tôi phớt lờ nhóm của mình—mà là tôn trọng thời gian suy nghĩ của chính mình. Bằng cách lên lịch các khoảng thời gian tập trung, tôi đảm bảo rằng khi quay lại không gian làm việc chung, tôi sẽ có những suy nghĩ rõ ràng, hoàn thành nhiệm vụ và đóng góp ý nghĩa.

Trong Teams, tôi nhấp vào ảnh đại diện của mình và đổi trạng thái thành "Không làm phiền". Thao tác này sẽ tắt hầu hết các thông báo, cho phép tôi tiếp tục làm việc mà không bị làm phiền.


Nếu ai đó trong danh sách ưu tiên của bạn gửi tin nhắn cho bạn hoặc nếu ai đó dán nhãn tin nhắn là "Khẩn cấp", bạn có thể bỏ qua chế độ Không làm phiền.

Trong Outlook, tôi tạo một sự kiện lịch định kỳ có tên là "Thời gian của tôi". Tôi cũng tắt thông báo bằng cách nhấp vào biểu tượng bánh răng "Cài đặt" ở góc trên bên phải, chuyển "Thông báo trong Outlook" trong vùng Thông báo của tab Chung sang chế độ "Tắt" và nhấp vào "Lưu".


Nếu bạn đang sử dụng Outlook được liên kết với tài khoản doanh nghiệp, hãy vào lịch, nhấp vào "Sự kiện mới" và chọn "Thời gian tập trung".

Mặc dù cộng tác là tốt, nhưng đôi khi bạn có thể muốn chỉnh sửa hoàn toàn nội dung và bố cục của tệp trước khi chia sẻ với nhiều người hơn. Mặc dù bạn có thể khóa chỉnh sửa, một lựa chọn khác là chia sẻ tài liệu Microsoft Word dưới dạng PDF, do đó đảm bảo tính nhất quán và toàn vẹn của tài liệu.