6 sai lầm trong Microsoft Excel và cách tránh chúng

Tác giả AI+, T.Sáu 14, 2024, 07:00:25 CHIỀU

« Chủ đề trước - Chủ đề tiếp »

0 Thành viên và 1 Khách đang xem chủ đề.

Đừng đi nhầm chân.

Nhiều người nhận thấy Microsoft Excel là một chương trình phức tạp nhưng điều đó thường là do họ thấy mình phải sửa những lỗi mắc phải khi xây dựng bảng tính của mình. Trong bài viết này, tôi sẽ khám phá các lỗi Excel phổ biến, cách tránh chúng và cách điều đó giúp cuộc sống của bạn đơn giản hơn rất nhiều.

Các mẹo sau đây đặc biệt liên quan đến ứng dụng Excel dành cho máy tính để bàn, mặc dù chúng cũng có thể áp dụng được trên phiên bản chương trình dựa trên web. Khi các phương pháp hơi khác nhau, tôi đã thêm ghi chú để giải thích điều này.

1. Hợp nhất các ô

Điều này có thể gây ngạc nhiên vì nhiều người tin rằng việc hợp nhất các ô là cách tốt nhất để bao phủ toàn bộ hàng khi áp dụng cùng một dữ liệu cho mỗi ô.


1.1. Vấn đề

Tuy nhiên, việc hợp nhất các ô sẽ gây ra sự cố khi bạn cố gắng thực hiện các hành động với dữ liệu của mình. Điều này chủ yếu là do nhiều hàm của Excel phụ thuộc vào việc bạn phải thiết lập các hàng và cột nhất quán và việc hợp nhất các ô sẽ khiến trang tính của bạn phá vỡ tính nhất quán này.

Đầu tiên, nếu bạn cố gắng sắp xếp dữ liệu của mình, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi.


Tương tự, bạn sẽ gặp phải sự cố nếu cố gắng dán dữ liệu từ hàng chưa được hợp nhất vào hàng đã hợp nhất.


1.2. Giải pháp

Đầu tiên, nhấp vào "Hợp nhất và căn giữa" để hủy hợp nhất các ô. Sau đó, chọn lại các ô và nhấp vào biểu tượng ở góc dưới bên phải của nhóm Căn chỉnh trong tab Trang chủ.


Mở trình đơn thả xuống theo chiều ngang trong phần Căn chỉnh văn bản của hộp thoại, nhấp vào " Căn giữa theo vùng chọn " và nhấp vào "OK".


Bây giờ bạn sẽ thấy văn bản xuất hiện như khi bạn sử dụng tùy chọn Hợp nhất và Trung tâm, nhưng cấu trúc và tính toàn vẹn của các ô vẫn được giữ lại.


"Trung tâm lựa chọn" chỉ hoạt động trên các hàng chứ không hoạt động trên các cột.

2. Tạo bảng thủ công

Phải thừa nhận rằng, trước khi trở thành một người sử dụng thành thạo Excel, tôi đã không nhận ra những vấn đề mà việc tạo và định dạng bảng theo cách thủ công sẽ gây ra.

2.1. Vấn đề

Tôi đã từng định dạng dữ liệu của mình và sao chép công thức sang các hàng mới theo cách thủ công nhưng tôi luôn gặp phải sự cố nếu tôi muốn thêm hàng mới hoặc sử dụng dữ liệu của mình để tạo biểu đồ. Ví dụ: trong ảnh chụp màn hình bên dưới, tôi đã tô màu các hàng thay thế theo cách thủ công—nhưng khi tôi thêm một hàng mới, điều này sẽ ảnh hưởng đến định dạng của tôi và tôi phải bắt đầu lại từ đầu.


Tương tự, nếu tôi thêm bộ lọc vào các cột, khi tôi sắp xếp lại dữ liệu, điều này cũng sẽ làm xáo trộn định dạng của tôi.


2.2. Giải pháp

Có một cách thực sự dễ dàng để giải quyết những vấn đề này. Trước tiên, hãy chọn tất cả dữ liệu trong bảng gốc, chưa được định dạng, bao gồm các cột và hàng tiêu đề của bạn. Sau đó, trong tab Trang chủ, nhấp vào mũi tên thả xuống Định dạng dưới dạng bảng và chọn một thiết kế phù hợp với bạn.

Để thực hiện tương tự trong Excel dành cho web, hãy chọn dữ liệu của bạn và bấm Chèn > Bảng.


Trong hộp thoại Tạo bảng, chọn hộp kiểm "Bảng của tôi có tiêu đề" nếu bạn có hàng tiêu đề ở đầu bảng và nhấp vào "OK".


Đặt tên cho bảng của bạn trong tab Thiết kế bảng để bạn có thể tham khảo bảng trong công thức hoặc chuyển nhanh đến bảng bằng cách sử dụng hộp tên.


Trong cùng một tab, bạn cũng có thể thay đổi Tùy chọn Kiểu Bảng và Kiểu Bảng (chẳng hạn như bao gồm nút bộ lọc hoặc các hàng được phân dải), cũng như một loạt hành động khác để hoàn thiện bản trình bày dữ liệu của bạn.

Bây giờ, nếu tôi thêm một hàng hoặc cột vào giữa bảng, định dạng sẽ tự động cập nhật. Tôi cũng có thể sử dụng núm điều khiển ở góc dưới bên phải của bảng để thêm nhiều hàng vào cuối hoặc các cột ở bên phải. Cuối cùng, Excel sẽ tự động áp dụng công thức cho bất kỳ hàng mới nào tôi thêm vào.


Nhìn chung, việc định dạng dữ liệu của bạn dưới dạng bảng giúp Excel nhận biết rằng đó không chỉ là một chuỗi dữ liệu mà thay vào đó sẽ hoạt động như một bảng, giúp mọi việc về sau trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

3. Có hàng và cột trống

Nhiều người (và thật ngạc nhiên là các hướng dẫn Excel trực tuyến) để trống hàng 1 và cột A trong trang tính Excel của họ, có thể vì họ cho rằng điều đó làm cho bảng tính của họ trông đẹp hơn. Điều này có thể là do thực tế là trong Microsoft Word, bạn có thể nhìn thấy đường viền trang nhưng không thể nhìn thấy trong Excel cho đến khi bạn xem trước bố cục in của mình.


3.1. Vấn đề

Ngoài thực tế là điều này là không cần thiết, vì Excel sẽ tự động thêm viền trang khi bạn in dữ liệu của mình, việc để trống hàng và cột có thể gây ra các vấn đề khác. Ví dụ: các hàng trống có thể làm gián đoạn quá trình sắp xếp và lọc của bạn, đồng thời chúng cũng có thể dẫn đến các vấn đề về công thức và thông báo lỗi khi sử dụng tính năng Tự động điền.


3.2. Giải pháp

Nếu bạn chỉ có một hoặc hai hàng hoặc cột trống, bạn có thể nhấp chuột phải vào số hàng hoặc chữ cái cột và nhấp vào "Xóa".


Tuy nhiên, nếu bạn có nhiều hàng trống, bạn có thể sử dụng hàm COUNTA để khắc phục điều này. Cuộn qua bên phải cho đến khi bạn đến cuối dữ liệu và trong ô 1, nhập

Mã nguồn [Chọn]
=COUNTA(
và chọn tất cả dữ liệu ở bên trái của ô đó. Sau đó, nhấn Enter.


Tiếp theo, kéo tay cầm Tự động điền xuống cuối dữ liệu của bạn.


Bây giờ, hãy chọn toàn bộ cột chứa công thức COUNTA của bạn và trong nhóm Chỉnh sửa trên tab Trang chủ, nhấp vào mũi tên thả xuống "Sắp xếp và lọc" và nhấp vào "Sắp xếp nhỏ nhất đến lớn nhất".


Trong hộp thoại Cảnh báo sắp xếp, chọn "Mở rộng lựa chọn" và nhấp vào "Sắp xếp".


Sau đó, bạn sẽ thấy tất cả các hàng trống của mình di chuyển lên trên cùng, bạn có thể chọn và xóa.


Cuối cùng, xóa cột COUNTA của bạn.

4. Trình tự gõ thủ công

Có nhiều trường hợp trong Excel yêu cầu bạn trình bày dữ liệu theo trình tự, chẳng hạn như số tăng dần hoặc khoảng ngày.

4.1. Vấn đề

Tuy nhiên, việc nhập dữ liệu tuần tự có thể tốn thời gian và gây ra sự cố nếu bạn nhập sai một giá trị hoặc bỏ sót một giá trị.


4.2. Giải pháp

Tính năng Tự động điền của Excel có thể nhận dạng các mẫu trong dữ liệu của bạn và điền phần còn lại cho bạn. Bắt đầu bằng cách nhập hai giá trị đầu tiên vào dữ liệu của bạn. Sau đó, chọn những giá trị này và sử dụng tay cầm Tự động điền để hoàn thành dữ liệu.


Điều này cũng sẽ hoạt động nếu các số của bạn nằm cạnh văn bản khác trong các ô (ví dụ: Ngày 1, Ngày 2, v.v.) và các giá trị tuần tự khác như ngày.

Excel không nhận dạng các chữ cái trong bảng chữ cái dưới dạng mẫu, vì vậy hãy sử dụng số nếu bạn muốn Excel Tự động điền dữ liệu cho bạn.

5. Sử dụng loại tham chiếu sai

Tham chiếu các ô khác trong công thức là một cách tuyệt vời để liên kết dữ liệu của bạn với nhau và tự động cập nhật các phép tính dựa trên việc thay đổi giá trị ô. Trong ví dụ này, tôi đã tham chiếu ô B2 và F1 khi tính tổng giá trị trong ô C2.


5.1. Vấn đề

Tuy nhiên, nhiều người gặp phải vấn đề khi sử dụng tính năng Tự động điền vì họ có thể không hiểu các loại tham chiếu khác nhau trong Excel.

Khi tôi sử dụng tính năng Tự động điền để tính tổng cho các mục còn lại, có vẻ như nó chưa thêm thuế 20% vào giá trị.


5.2. Giải pháp

Có ba loại tham chiếu trong Excel và điều quan trọng là bạn phải hiểu chúng là gì cũng như chức năng của chúng nếu bạn muốn sao chép các phép tính sang các ô khác.

Tham chiếu tương đối đánh giá vị trí tương đối giữa các ô. Trong ví dụ trên, phép tính ban đầu được thực hiện giữa các ô C2 (nơi tôi nhập công thức của mình), B2 (một ở bên trái của C2) và F1 (ba ở bên phải và một ở trên từ C2). Khi tôi sao chép công thức này sang ô C3, Excel sẽ tham chiếu các ô ở cùng vị trí tương đối với nơi tôi đang nhập.


Vì vậy, tôi cần sử dụng tham chiếu tuyệt đối để yêu cầu Excel liên tục tham chiếu ô F1 khi tôi Tự động điền xuống dưới. Để làm điều này, tôi sẽ thêm ký hiệu đô la trước mỗi phần của tham chiếu ô hoặc nhấn F4 sau khi nhập hoặc bấm vào ô tôi muốn tham chiếu.


Sau đó, khi tôi Tự động điền các tổng còn lại, Excel sẽ tiếp tục tham chiếu F1 để thực hiện phép tính.


Nếu tôi muốn giữ nguyên tham chiếu hàng hoặc tham chiếu cột nhưng để Excel điều chỉnh tham chiếu khác theo vị trí trong công thức của mình, tôi sẽ sử dụng tham chiếu hỗn hợp bằng cách nhập ký hiệu đô la trước phần tham chiếu có liên quan của mình.

6. Không khóa ô hoặc sử dụng xác thực dữ liệu

Excel rất phù hợp để tạo bảng tính và sau đó chia sẻ bảng tính đó với người khác để thêm dữ liệu của họ.

6.1. Vấn đề

Tuy nhiên, nếu bạn chia sẻ trang tính của mình với một người không quen với Excel hoặc có thói quen thay đổi những thứ mà bạn không muốn họ thay đổi, điều này có thể khiến công việc khó khăn của bạn nhanh chóng bị hủy bỏ.

6.2. Giải pháp

Excel cho phép bạn kiểm soát những gì người khác có thể nhập vào bảng tính thông qua xác thực dữ liệu và các ô bị khóa.

Xác thực dữ liệu cho biết loại dữ liệu nào có thể được nhập vào một ô. Nhấp vào ô hoặc các ô có liên quan và trong tab Dữ liệu, đi tới nhóm Công cụ dữ liệu và nhấp vào "Xác thực dữ liệu" trong tùy chọn thả xuống Xác thực dữ liệu.


Trong phần Tiêu chí Xác thực của hộp thoại, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống "Cho phép" và xác định loại và phạm vi dữ liệu cho một hoặc nhiều ô. Bạn cũng có thể để thông báo xuất hiện khi ai đó nhấp vào các ô đó bằng tab Thông báo đầu vào và tạo thông báo bật lên nếu ai đó cố gắng nhập sai loại dữ liệu bằng tab Cảnh báo lỗi. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào "OK."


Nếu bạn muốn khóa các ô mà bạn không muốn mọi người thay đổi, bạn có thể bảo vệ trang tính. Theo mặc định, khi bạn bảo vệ trang tính, tất cả các ô đều bị khóa, vì vậy trước tiên bạn cần chọn những ô mà người khác có thể nhấp vào hoặc chỉnh sửa.

Để thực hiện việc này, hãy chọn và nhấp chuột phải vào các ô đó và nhấp vào "Định dạng ô".


Sau đó, trong tab Bảo vệ, bỏ chọn "Đã khóa" và nhấp vào "OK".


Khi bạn đã sẵn sàng gửi trang tính của mình, hãy nhấp vào "Bảng bảo vệ" trong tab Xem lại, bỏ chọn "Chọn ô đã khóa" và chọn "Chọn ô đã mở khóa". Bạn cũng có thể nhập mật khẩu nếu muốn. Sau đó, nhấp vào "OK."


Bây giờ bạn sẽ thấy rằng chỉ những ô bạn đã chọn mới có thể nhấp và chỉnh sửa được.

Để đảo ngược hành động này, hãy nhấp vào "Bỏ bảo vệ trang tính". Nếu trước đó bạn đã bảo vệ trang tính của mình bằng mật khẩu, bạn sẽ cần nhập lại mật khẩu để hoàn tất hành động này.

Để thực hiện tương tự trong Excel dành cho web, hãy bấm vào "Bảo vệ" trong tab Xem lại và sử dụng thanh bên để chọn những ô cần mở khóa.

Giống như bất kỳ phần mềm nào, đặc biệt là bộ chương trình Microsoft 365, việc luyện tập sẽ tạo nên sự hoàn hảo. Theo thời gian, bạn sẽ phát triển sự hiểu biết của riêng mình về những cách tốt nhất để sử dụng Microsoft Excel tại nơi làm việc và ở nhà, nhưng việc tránh những sai lầm được thảo luận trong bài viết này chắc chắn sẽ đẩy nhanh quá trình đó.