VietNetwork.Vn

Một vài thay đổi nhỏ về cách bạn tạo tài liệu sẽ có tác dụng lâu dài.

Khi được đào tạo để trở thành chuyên gia sản xuất tài liệu cho các công ty luật, tôi nhận ra rằng mình đã hình thành thói quen xấu sử dụng Microsoft Word trong nhiều năm. Những gì tôi học được đã thay đổi việc sử dụng chương trình mạnh mẽ này của tôi. Dưới đây là những điều quan trọng nhất bạn nên tránh khi bắt đầu.


1. Nhấn Enter để tạo khoảng trống giữa các đoạn văn

Khi bạn hoàn thành một đoạn văn, nhấn Enter để chuyển sang dòng tiếp theo và bắt đầu đoạn văn tiếp theo. Tuy nhiên, đôi khi bạn có thể nhận thấy rằng không có khoảng trắng giữa các đoạn văn, nghĩa là rất khó để biết đoạn này kết thúc và đoạn tiếp theo bắt đầu ở đâu.


Bạn có thể muốn nhấn Enter lần nữa để tạo thêm khoảng trống nhưng điều này có thể dẫn đến các vấn đề về định dạng. Ví dụ: nếu bạn thực hiện việc này ở cuối trang, dòng đầu tiên của trang tiếp theo có thể không được căn chỉnh theo mép của lề trên như bạn mong đợi, nghĩa là văn bản của bạn bắt đầu ở những vị trí khác nhau trên mỗi trang. Ngoài ra, nếu bạn tăng kích thước phông chữ trên toàn bộ tài liệu của mình, khoảng trắng kép mà bạn đã tạo này có thể trở nên quá lớn và trông không gọn gàng.

Microsoft Word có một cài đặt dễ sử dụng để giúp bạn tạo khoảng trắng khó nắm bắt giữa các đoạn văn của mình. Tuy nhiên, trước tiên, bạn có thể thấy hữu ích khi biết lý do tại sao các đoạn văn không tự động thực hiện điều này khi bạn nhấn Enter một lần. Chọn một trong các đoạn văn của bạn và nhấp vào nút ở góc dưới bên phải của nhóm Đoạn văn trong tab Trang chủ.


Trong hộp thoại Đoạn văn mở ra, hãy xem lại phần Khoảng cách. Nếu không có khoảng cách giữa các đoạn văn của bạn, đó là do tùy chọn Trước và Sau được đặt thành 0 pt hoặc tùy chọn Không thêm khoảng cách giữa các đoạn văn có cùng kiểu được chọn.


Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn chưa sửa đổi những cài đặt đó. Nếu bạn làm vậy, những thay đổi bạn thực hiện sẽ chỉ áp dụng cho đoạn bạn đã chọn và đây chỉ là cách khắc phục ngắn hạn. Thay vào đó, hãy nhấp vào "Hủy" để đóng hộp thoại Đoạn.

Để sửa tất cả các đoạn cùng lúc, bạn cần sửa đổi kiểu dáng của đoạn văn. Bấm một lần vào bất kỳ đoạn văn nào bạn đã nhập và nhấn Ctrl+Shift+S để mở hộp Áp dụng Kiểu. Sau đó, nhấp vào "Sửa đổi."


Sau đó bạn sẽ thấy hộp thoại Modify Style xuất hiện. Nhấp vào hộp thả xuống "Định dạng" ở góc dưới bên trái của hộp thoại đó và chọn "Đoạn".


Thao tác này sẽ hiển thị hộp thoại Đoạn văn giống như trước đó, nhưng lần này, bạn đang thực hiện thay đổi cho tất cả các đoạn văn theo kiểu này.

Tôi muốn khoảng cách giữa các đoạn văn phù hợp với cỡ chữ tôi đang sử dụng, vì điều này trông chuyên nghiệp nhất. Vì vậy, vì tôi đang sử dụng phông chữ cỡ 12 pt nên tôi sẽ thay đổi Khoảng cách sau thành 12 pt. Ngoài ra, hãy đảm bảo hộp kiểm bên dưới được bỏ chọn. Cuối cùng, nhấp vào "OK" trong cả hai hộp thoại.


Với điều kiện tất cả các đoạn văn của bạn được gán cùng một kiểu, bây giờ bạn sẽ thấy rằng tất cả chúng đều được phân tách rõ ràng và điều này sẽ vẫn như vậy bất kể chúng ở đâu trong tài liệu của bạn. Bất kỳ đoạn văn bổ sung nào bạn thêm vào cũng sẽ tự động tuân theo cấu trúc tương tự.


Nếu các đoạn còn lại không thay đổi, trước tiên, hãy đảm bảo rằng chúng đều có cùng kiểu trong nhóm Kiểu trên tab Trang chủ.

2. In đậm tiêu đề của bạn theo cách thủ công

Bây giờ các đoạn văn của bạn đã được giãn cách hợp lý, bạn có thể muốn thêm tiêu đề.


Bạn có thể quen với việc chọn văn bản và nhấn Ctrl+B để in đậm tiêu đề, nhưng làm như vậy có thể dẫn đến sự mâu thuẫn dai dẳng và các vấn đề về định dạng. Thay vào đó, bạn cần sử dụng nhóm Kiểu trong tab Trang đầu trên dải băng.

Đặt con trỏ ở bất kỳ đâu trong tiêu đề, hãy nhấp vào kiểu tiêu đề trông phù hợp với tài liệu của bạn. Trong trường hợp của tôi, tôi sẽ chọn Heading 1.


Làm điều này có một số lợi ích:

• Kiểu tiêu đề của Word tự động kết nối tiêu đề của bạn với văn bản tiếp theo, nghĩa là tiêu đề của bạn sẽ không bao giờ tách biệt khỏi đoạn đầu tiên của phần đó. Điều này thật tuyệt vì nó có nghĩa là bạn sẽ không kết thúc với tiêu đề ở cuối trang này và văn bản tương ứng ở đầu trang tiếp theo.
• Với điều kiện bạn áp dụng kiểu cho tất cả các tiêu đề của mình, nếu bạn muốn thay đổi kiểu, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào tiêu đề thích hợp trong nhóm Kiểu và nhấp vào "Sửa đổi". Điều này sau đó sẽ sửa đổi tất cả các tiêu đề được liên kết với phong cách này.
• Nếu bạn định tạo mục lục, bạn có thể thiết lập mục lục để nó chọn tất cả các tiêu đề trong tài liệu của bạn, một cách nhanh chóng và dễ dàng để đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ tiêu đề nào.
• Nếu bạn định dạng các tiêu đề riêng lẻ, bạn có thể quên cài đặt nào bạn đã áp dụng, nghĩa là các tiêu đề của bạn có thể không nhất quán trong toàn bộ tài liệu.

3. Sử dụng nhiều phông chữ và phông chữ sai!

Đã làm việc nhiều năm về các tài liệu Word chuyên nghiệp cho các công ty pháp lý và trường học, một điều tôi học được là việc có nhiều phông chữ sẽ ngay lập tức làm giảm độ tin cậy của tài liệu. Từ khóa xuyên suốt bài viết này là tính nhất quán và không lúc nào điều này phù hợp hơn khi bạn quyết định phông chữ của mình. Có, bạn có thể sử dụng các kích thước kiểu chữ khác nhau cho các tiêu đề khác nhau, in đậm và in nghiêng một số từ quan trọng hoặc thay đổi màu phông chữ, nhưng tất cả điều này phải được thực hiện với cùng một phông chữ cơ bản.

Có năm loại phông chữ mà bạn có thể sử dụng:

Phông chữ Serif là những kiểu chữ tiêu đề báo truyền thống có những nét nhỏ ở cuối dòng trong các chữ cái, chẳng hạn như Times New Roman hoặc Georgia. Mặc dù những loại phông chữ này trông có vẻ chuyên nghiệp nhưng các tổ chức từ thiện cho rằng một số cá nhân đa dạng về thần kinh có thể thấy rằng chúng đưa ra những thách thức vì chúng có vẻ đông đúc hơn.


Phông chữ Sans serif không có phần mở rộng này ở cuối chữ cái và thường được coi là dễ tiếp cận hơn. Ví dụ bao gồm Aptos và Calibri.


Phông chữ tập lệnh —chẳng hạn như Brush Script MT và Lucida Handwriting—sao chép chữ viết tay và được dành riêng tốt nhất cho chữ ký số hoặc tài liệu cách điệu như thư mời.


Phông chữ đơn cách —kiểu chữ mặc định cho trình soạn thảo mã—làm cho tất cả các chữ cái có cùng chiều rộng và có thể được sử dụng để sao chép phông chữ máy đánh chữ truyền thống. Đây là giao diện của Máy đánh chữ Courier New và Lucida Sans.


Cuối cùng, Kiểu chữ hiển thị được sử dụng cho văn bản nên sử dụng trên màn hình lớn và có thể là bất kỳ kiểu chữ nào ở trên (tùy thuộc vào sở thích của người đánh máy). Tuy nhiên, nếu bạn đang hướng tới một kiểu chữ hiển thị thì có thể bạn đang sử dụng sai chương trình của Microsoft—Nhà xuất bản và PowerPoint có thể hữu ích hơn cho bạn!

4. Nhấn Enter để chuyển sang trang mới

Đây là cách đơn giản—không nhấn Enter liên tục để chuyển sang trang tiếp theo trong tài liệu của bạn. Điều này có thể là thảm họa nếu sau đó bạn thêm nhiều văn bản hơn vào các trang trước đó, vì nhiều khoảng trắng bạn thêm vào cuối cùng có thể nằm ở giữa trang giữa hai đoạn văn.

Nhấp vào biểu tượng Hiển thị/Ẩn (¶) trong tab Trang chủ để xem vị trí của đoạn văn và dấu phân trang của bạn.


Thay vào đó, trong tab Chèn trên ruy-băng, hãy nhấp vào "Ngắt" và chọn kiểu ngắt bạn muốn.


5. Sử dụng phím cách để thụt lề đoạn văn

Nếu bạn muốn thụt lề dòng đầu tiên của mỗi đoạn văn, đừng sử dụng Space Bar vì điều này chắc chắn sẽ dẫn đến việc thụt lề không nhất quán.


Trên thực tế, nhiều hướng dẫn về phong cách chuyên nghiệp ngày nay có xu hướng nhấn mạnh rằng bạn không hề có ý định viết những dòng đầu tiên của mình—bố cục này ngày càng trở nên lỗi thời.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn thụt lề dòng đầu tiên của mình, bạn sẽ cần sửa đổi kiểu đoạn văn từ nhóm Kiểu trong tab Trang chủ (nhấp chuột phải vào kiểu để thực hiện việc này).

Sau khi nhấp vào "Đoạn" trong menu thả xuống Định dạng của cửa sổ Sửa đổi kiểu, hãy đi tới Tùy chọn đặc biệt của phần Thụt lề. Ở đó, thay đổi lựa chọn thả xuống Đặc biệt thành "Dòng đầu tiên" và nhập khoảng cách thụt lề ưa thích của bạn.


Sau khi nhấp vào "OK", bạn sẽ thấy tất cả các đoạn văn theo kiểu đó có dòng đầu tiên được thụt lề một cách nhất quán.

6. Thêm hình ảnh WordArt và độ phân giải thấp

Tôi rất ngạc nhiên khi Word cung cấp tùy chọn WordArt (trước đây là ClipArt) vì có rất nhiều phông chữ để bạn lựa chọn, đặc biệt nếu bạn là người đăng ký Microsoft 365. Việc sử dụng WordArt trong tài liệu của bạn sẽ ngay lập tức làm giảm tính chuyên nghiệp trong công việc của bạn và có thể gây ra các vấn đề về định dạng do cách nó có thể phản ứng khi bị bao quanh bởi văn bản. Nếu bạn muốn có một tài liệu Word bóng bẩy và gọn gàng, hãy tránh sử dụng WordArt hoàn toàn, nhưng nếu bạn phải sử dụng nó, hãy hạn chế sử dụng.


Tương tự, nếu bạn cần thêm hình ảnh, hãy đảm bảo kích thước hình ảnh đó ít nhất là 300 pixel mỗi inch (ppi), vì bất kỳ hình ảnh nào nhỏ hơn mức đó có thể bị mờ và làm giảm độ tin cậy của tác phẩm. Bạn cũng có thể thay đổi độ phân giải mặc định trong tùy chọn của Word. Bấm Tệp > Tùy chọn > Nâng cao. Trong phần Kích thước và Chất lượng Hình ảnh của cửa sổ này, hãy thay đổi Độ phân giải Mặc định thành "300 ppi" hoặc "Độ trung thực cao" và nhấp vào "OK".


Việc chọn chất lượng cao nhất có nghĩa là ảnh sẽ không bị nén trừ khi chúng vượt quá kích thước canvas của tài liệu.

Việc thay đổi độ phân giải hình ảnh mặc định thành Độ trung thực cao có thể khiến Tài liệu Word của bạn xử lý chậm hơn nhiều khi bạn thêm ảnh—một sự cố có thể ảnh hưởng đáng kể đến máy tính có bộ nhớ thấp.

Thật dễ dàng phát triển các hành vi xấu trong bất kỳ ứng dụng nào của Microsoft, đặc biệt vì ban đầu chúng phải mất rất nhiều thời gian để làm quen. Microsoft PowerPoint là một ví dụ hoàn hảo về điều này, vì vậy hãy đảm bảo bạn xem các mẹo của tôi để tránh mắc phải những lỗi tương tự trong bản trình chiếu slideshow của mình.