VietNetwork.Vn

Mặc dù đã làm việc trong Microsoft Excel trong nhiều thập kỷ, tôi vẫn luôn học những cách mới để tăng tốc quy trình làm việc của mình. Cụ thể, tôi đã tình cờ tìm thấy một số phím tắt trong vài năm qua mà giờ tôi sử dụng hàng ngày và tôi ước mình biết về chúng sớm hơn!


1. F2: Vào chế độ chỉnh sửa của ô

Khi bạn nhập công thức vào Excel và nhấn Enter, ô sẽ hiển thị kết quả và thanh công thức sẽ hiển thị cách bạn có được kết quả đó. Trong ví dụ này, ô C1 hiển thị kết quả của công thức SUM cộng giá trị trong ô A1 với giá trị trong ô B1, trong khi thanh công thức hiển thị chính công thức đó.


Giả sử sau đó bạn nhận ra rằng thực ra bạn cần nhân các giá trị trong ô A1 và B1 thay vì cộng chúng lại với nhau. Để thực hiện việc này, bạn có thể chỉnh sửa công thức trong thanh công thức hoặc nhấp đúp vào ô C1 và sửa công thức tại đó. Tuy nhiên, cả hai phương pháp này (mà trước đây tôi tin là phương pháp duy nhất !) đều yêu cầu bạn sử dụng chuột, do đó làm gián đoạn quy trình làm việc của bạn và yêu cầu bạn phải rời xa bàn phím.

Thay vào đó, hãy sử dụng các phím mũi tên để điều hướng đến ô bạn muốn chỉnh sửa và nhấn F2. Thao tác này sẽ kích hoạt chế độ chỉnh sửa cho ô đó, nghĩa là bạn có thể sử dụng lại các phím mũi tên để di chuyển dọc theo công thức và thực hiện các thay đổi cần thiết chỉ bằng bàn phím.


Khi bạn hoàn tất các thay đổi cần thiết, hãy nhấn Ctrl+Enter để hoàn tất kết quả và giữ nguyên ô đó để bạn có thể kiểm tra lại công thức trên thanh công thức.


2. Ctrl+Shift+V: Chỉ dán giá trị

Nếu bạn sử dụng Ctrl+V khi dán dữ liệu từ nguồn khác—như trang web, tài liệu Word, email hoặc sổ làm việc hoặc bảng tính khác—vào Excel, cũng như dán các giá trị, chương trình sẽ áp dụng định dạng nguồn, bao gồm mọi màu nền, màu văn bản, phông chữ, chữ in đậm, chữ in nghiêng, v.v.

Trong ví dụ này, khi tôi dán năm hàng đầu tiên của một bảng từ trang Wikipedia bằng Ctrl+V, các ô được định dạng không nhất quán, cờ quốc gia che mất tên quốc gia và một số văn bản được liên kết siêu văn bản. Do đó, tôi phải thực hiện các bước bổ sung để xóa định dạng này và sắp xếp lại dữ liệu.


Thay vào đó, Excel cho phép bạn dán nội dung đã sao chép vào bảng tính của mình trong khi vẫn giữ nguyên định dạng đích. Có nhiều cách cũ để thực hiện việc này, chẳng hạn như nhấp vào menu thả xuống "Dán" trong tab Trang chủ trên ruy-băng và chọn "Giá trị" hoặc sử dụng phím tắt ban đầu, Ctrl+Alt+V > V.

Tuy nhiên, vào năm 2022, Microsoft đã giới thiệu một phím tắt đơn giản hơn để chỉ dán các giá trị: Ctrl+Shift+V. Lưu ý cách sử dụng phím tắt này sẽ dán dữ liệu Wikipedia dưới dạng các giá trị chưa định dạng mà không có cờ quốc gia.


Kết quả là, tôi chỉ cần thực hiện một hoặc hai thay đổi nhỏ để sắp xếp dữ liệu.

Ngoài ra, tôi có thể chọn bất kỳ ô nào trong dữ liệu và nhấn Ctrl+T để chuyển đổi thông tin chi tiết thành bảng Excel đã định dạng.


Ngoài việc sao chép dữ liệu từ trang web và dán vào Excel, bạn cũng có thể nhập bảng trực tuyến bằng cách sử dụng tab Dữ liệu trên ruy-băng.

3. Ctrl+Shift+L: Lọc Cột

Bộ lọc là một công cụ vô giá trong Excel để chỉ hiển thị các hàng đáp ứng các tiêu chí nhất định mà bạn đặt ra, giúp việc tìm kiếm và phân tích dữ liệu trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Cho dù bạn đang làm việc với dữ liệu được định dạng dưới dạng bảng hay một chuỗi dữ liệu liền kề trong các ô chưa định dạng, hãy chọn bất kỳ ô nào trong phạm vi và nhấn Ctrl+Shift+L để thêm các nút lọc vào hàng đầu tiên của dữ liệu.


Sau đó, nhấn Ctrl+Up để nhảy đến hàng tiêu đề chứa các bộ lọc, sử dụng phím Mũi tên Trái và Phải để điều hướng đến cột bạn muốn lọc và nhấn Alt+Down để khởi chạy các tùy chọn lọc.


Để thiết lập lại tất cả các bộ lọc, hãy chọn bất kỳ ô nào trong phạm vi và nhấn Ctrl+Shift+L hai lần. Lần nhấn đầu tiên sẽ xóa các nút lọc và do đó, bất kỳ bộ lọc nào được áp dụng và lần nhấn thứ hai sẽ thêm lại các nút lọc vào hàng đầu tiên của dữ liệu của bạn.

4. F4: Một phím tắt đa năng

Có lẽ phím tắt Microsoft Excel yêu thích và được tôi sử dụng nhiều nhất là phím F4 vô cùng linh hoạt.

4.1. Chuyển đổi giữa các loại tham chiếu trong công thức

Đầu tiên, F4 cho phép bạn chuyển đổi giữa các tham chiếu tương đối, tuyệt đối và hỗn hợp trong công thức để sửa hoặc bỏ sửa các tham chiếu đến một số ô, cột hoặc hàng nhất định. Trong ví dụ này, tôi nhấn F4 sau khi nhập tham chiếu đến ô A2 trong công thức của mình để thêm ký hiệu đô la ($), buộc Excel phải sửa tham chiếu này khi cuối cùng tôi sao chép công thức sang các ô khác.


4.2. Lặp lại hành động trước đó

Thứ hai, bạn có thể sử dụng F4 để lặp lại hành động cuối cùng bạn đã thực hiện trên bảng tính của mình. Trong ảnh chụp màn hình bên dưới, sau khi giảm chiều rộng của cột B theo cách thủ công bằng cách nhấp và kéo phần bên phải của tiêu đề cột sang bên trái, tôi đã chọn ô D1 và nhấn F4, rồi lặp lại quy trình này cho các cột trống khác để đảm bảo tất cả chúng đều được thay đổi kích thước một cách nhất quán.


Bạn có thể sử dụng F4 để lặp lại bất kỳ hành động nào trong Excel, như dán dữ liệu, định dạng ô, xóa hàng hoặc cột và nhiều hành động khác.

4.3. Lặp lại tìm kiếm

Thứ ba, Shift+F4 cho phép bạn lặp lại tìm kiếm cuối cùng bạn đã thực hiện. Bắt đầu bằng cách nhấn Ctrl+F để mở tab Tìm của hộp thoại Tìm và Thay thế.


Sau đó, sau khi nhập tiêu chí tìm kiếm có liên quan vào trường Find What, bạn có thể nhấn Enter nhiều lần để tìm từng ô khớp với các tiêu chí đó.


Tuy nhiên, nếu bạn cần thực hiện các thay đổi thủ công cho bảng tính giữa mỗi kết quả chỉ bằng bàn phím, bạn sẽ cần nhấn Esc để đóng hộp thoại, thực hiện các thay đổi, rồi nhấn Ctrl+F để khởi chạy lại.

Thay vào đó, sau khi bạn đã nhập truy vấn tìm kiếm, hãy nhấn Esc để đóng hộp thoại, sau đó nhấn Shift+F4 để lặp lại tìm kiếm để tìm ô tiếp theo đáp ứng tiêu chí. Mỗi lần bạn nhấn Shift+F4 sau đó, tìm kiếm sẽ tiếp tục như thể hộp thoại vẫn mở, ngay cả khi bạn thực hiện các thay đổi đáng kể đối với bảng tính của mình. Ngoài ra, hãy nhấn Ctrl+Shift+F4 để quay lại kết quả tìm kiếm trước đó.

4.4. Đóng sổ làm việc hoặc cửa sổ Excel

Lần sử dụng thứ tư và cũng là lần cuối cùng của phím F4 sẽ rất hữu ích vào cuối ngày làm việc, khi bạn đã sẵn sàng tắt máy và về nhà:

    Ctrl+F4 đóng sổ làm việc đang hoạt động nhưng vẫn để cửa sổ Excel mở. Nếu sổ làm việc chưa được lưu, trước tiên bạn sẽ thấy hộp thoại Lưu dưới dạng.
    Alt+F4 sẽ đóng hoàn toàn cửa sổ Excel đang hoạt động.

5. Ctrl+1: Định dạng ô

Nhấn Ctrl+1 trong Microsoft Excel sẽ mở hộp thoại Định dạng ô, nơi bạn có thể thay đổi định dạng số, căn chỉnh, phông chữ, đường viền, tô và các thuộc tính bảo vệ của một ô hoặc một phạm vi ô.

Các cách khác để có được kết quả tương tự là nhấp chuột phải vào ô và chọn "Định dạng ô" hoặc tìm kiếm công cụ định dạng bạn muốn áp dụng trên ruy-băng—cả hai cách này đều mất nhiều thời gian hơn đáng kể so với phím tắt dễ nhớ này.

Sau khi chọn ô hoặc các ô bạn muốn định dạng và nhấn Ctrl+1, hãy sử dụng phím Mũi tên Trái và Phải để chuyển giữa các tab trong hộp thoại Định dạng Ô.


Sau đó, khi bạn đã vào tab có liên quan, hãy nhấn Tab để chuyển giữa các tùy chọn. Trong trường hợp này, tôi muốn định dạng các ô đã chọn sao cho giá trị của chúng là tiền tệ, vì vậy sau khi điều hướng đến tab Số và nhấn Tab, tôi sẽ sử dụng phím Mũi tên xuống để chọn "Tiền tệ". Sau đó, tôi sẽ nhấn Tab một lần nữa để điều hướng và điều chỉnh các tùy chọn tiền tệ.


Sau đó, khi đã chọn tất cả định dạng có liên quan cho các ô đó, tôi có thể nhấn Enter để lưu các thay đổi và đóng hộp thoại.


6. Phím cách: Kiểm tra và Bỏ chọn hộp kiểm

Phím tắt cuối cùng mà tôi không thể sống thiếu cho đến tận bây giờ - sau khi phát hiện ra nó cách đây hơn một năm - chính là phím cách.

Có thể bạn đang tìm kiếm các phím tắt đột phá mà bạn chưa từng thấy trước đây—nhưng hãy kiên nhẫn: Phím cách thực sự giúp tiết kiệm thời gian cho bất kỳ ai sử dụng hộp kiểm trong bảng tính.

Thay vì dùng chuột để tốn công đánh dấu và bỏ đánh dấu các hộp kiểm trong Excel, hãy sử dụng các phím mũi tên để điều hướng đến ô có chứa hộp kiểm và nhấn phím cách để thêm hoặc xóa dấu kiểm.


Tương tự như vậy, nếu bạn chọn nhiều ô có chứa hộp kiểm (sử dụng phím Shift+Mũi tên) và nhấn phím cách, tất cả các ô đó sẽ được chọn và bỏ chọn cùng lúc.

Để xóa hộp kiểm khỏi bảng tính của bạn, hãy chọn ô có hộp kiểm và nhấn Delete. Nếu hộp kiểm của bạn được chọn, nhấn Delete trước tiên sẽ bỏ chọn hộp kiểm và nhấn lại lần nữa sẽ xóa hoàn toàn.

Các phím tắt mà tôi đã thảo luận trong hướng dẫn này chỉ là một số ít trong số nhiều phím tắt Microsoft Excel mà bạn có thể học để hoàn thành công việc nhanh hơn và tiến gần hơn đến việc trở thành người dùng thành thạo. Bạn cũng có thể tải xuống, in và ghim bảng hướng dẫn có thể in của chúng tôi vào bảng thông báo của mình để có thể truy cập bất cứ khi nào bạn cần!