VietNetwork.Vn

Bạn có thể cảm ơn tôi sau.

Tôi đã phát hiện ra nhiều thủ thuật nhanh của Microsoft do nhầm lẫn hoặc do nhấp chuột qua các menu và thử nghiệm mọi thứ. Để giúp bạn không phải làm điều này, đây là một số thủ thuật hay nhất mà tôi đã tìm ra trong nhiều năm và vẫn sử dụng cho đến ngày nay.


Vì Word dành cho web là phiên bản rút gọn của ứng dụng trên máy tính nên các mẹo trong bài viết này liên quan đến ứng dụng Microsoft Word trên máy tính.

1. Tạo đường viền ngang ngay lập tức

Đường viền ngang rất hữu ích trong bất kỳ tài liệu nào vì chúng giúp bạn phân chia rõ ràng các phần khác nhau trong công việc của mình...


Mặc dù bạn có thể định dạng các đường viền bằng cách nhấp vào "Biên giới và tô bóng" thông qua biểu tượng Đường viền trong tab Trang chủ, nhưng nhiều tùy chọn mà bạn gặp phải có thể dẫn đến sự không nhất quán về kiểu đường viền và độ dày và việc sử dụng tùy chọn này sẽ phải mất vài lần nhấp chuột.


Thay vào đó, bạn có thể sử dụng phím tắt đơn giản để đạt được kết quả tương tự.

Trước tiên, bạn cần đảm bảo rằng các đường viền được đặt tự động xuất hiện khi bạn chèn lời nhắc liên quan. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào Tệp > Tùy chọn và chọn "Proofing" trong Cửa sổ Tùy chọn Word. Từ đó, nhấp vào "Tùy chọn tự động sửa lỗi".


Mở tab "Định dạng khi bạn nhập" để kiểm tra xem "Đường viền" đã được chọn chưa.


Sau đó, nhấp vào "OK" để đóng các hộp thoại và bạn đã sẵn sàng.

Các đường viền được liên kết với văn bản ngay phía trên chúng. Vì vậy, sau khi nhập dòng văn bản của bạn, hãy nhấn Enter, rồi sử dụng các phím tắt sau.

Đảm bảo bạn không thêm dấu cách giữa mỗi ký tự khi sử dụng các phím tắt sau. Khi gõ xong phím tắt nhấn Enter sẽ thấy dòng xuất hiện.

• Nhập --- (ba dấu gạch ngang) cho một dòng hẹp, đơn.
• Nhập === (ba dấu bằng) cho một dòng đôi.
• Nhập *** (ba dấu hoa thị) cho một dòng bị ngắt quãng.
• Gõ _ _ _ (ba dấu gạch dưới) để có dòng in đậm.
• Nhập ~~~ (ba ký hiệu dấu ngã) để tạo đường lượn sóng. Tính năng này chỉ hoạt động trên ứng dụng Word trên máy tính chứ không phải Word dành cho web.
• Nhập ### (ba hashtag) để có dòng ba có tâm dày. Tính năng này chỉ hoạt động trên ứng dụng Word trên máy tính chứ không phải Word dành cho web.

Để xóa các đường viền, hãy đặt con trỏ vào văn bản phía trên dòng có liên quan, nhấp vào trình đơn thả xuống Biên giới trong tab Trang chủ trên dải băng và nhấp vào "Không có Đường viền".

2. Tùy chỉnh thanh trạng thái

Thanh trạng thái là một phần bị đánh giá thấp trong giao diện người dùng Microsoft Word. Nó giúp bạn điều hướng—đặc biệt hữu ích nếu bạn có nhiều trang và phần trong tài liệu của mình—và phác thảo các chi tiết quan trọng khác, chẳng hạn như ngôn ngữ đã đặt, số từ và khả năng truy cập của tài liệu Word của bạn. Điều này có nghĩa là bạn có thể để mắt đến những thứ có thể không được chú ý nhưng thực sự rất quan trọng khi bạn tiến bộ trong công việc.


Để tùy chỉnh những gì bạn thấy ở đây, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu dọc theo Thanh trạng thái và chọn hoặc bỏ chọn các tùy chọn có sẵn.


Cùng với thanh trượt Thu phóng và Thu phóng nằm trong Thanh trạng thái dưới dạng chế độ xem mặc định, tôi khuyên bạn nên hiển thị thông tin sau:

• Ngôn ngữ —Từ vựng nổi tiếng là kém bám sát ngôn ngữ bạn đã chọn, đặc biệt nếu bạn sử dụng từ mượn từ ngôn ngữ khác. Việc bật tùy chọn Ngôn ngữ trong Thanh trạng thái có nghĩa là bạn có thể thường xuyên xem qua để kiểm tra xem tác phẩm của mình có đang được kiểm chứng bằng ngôn ngữ chính xác hay không.
• Khả năng truy cập —Thật ngạc nhiên khi Word cho phép bạn chọn có kích hoạt tính năng này hay không, do tính hữu dụng hàng ngày của nó. Công cụ này kiểm tra xem tác phẩm của bạn có gây ra vấn đề cho những người khuyết tật nhất định khi họ đọc nó trên màn hình hay khi in ra hay không.
• Tập trung — Chế độ lấy nét là chế độ bắt buộc phải có đối với những người dễ bị phân tâm. Nó cho phép bạn loại bỏ tất cả những thứ lộn xộn khỏi màn hình để bạn có thể tập trung vào công việc của mình mà không bị phân tâm. Có được điều này chỉ bằng một cú nhấp chuột là điều cần thiết để đạt được hiệu quả và năng suất.
• Kiểm tra Chính tả và Ngữ pháp —Mặc dù không phải lúc nào bạn cũng có thể dựa vào Word để xác định chính xác lỗi nhưng việc luôn có tính năng kiểm tra SPAG ở góc dưới cùng sẽ hữu ích nếu bạn muốn nhanh chóng xem liệu mình có cần giải quyết vấn đề gì đó hay không. Bạn sẽ thấy biểu tượng có dấu kiểm nếu Word cho rằng công việc của bạn không có lỗi hoặc dấu chéo nếu Word phát hiện nội dung nào đó đáng xem xét.
• Phần, Số trang, Số dòng, Số từ và Số ký tự —Cho dù bạn đang viết thư xin việc, luận án tiến sĩ cho bằng tiến sĩ ở trường đại học hay một bài báo cho tạp chí công nghệ trực tuyến, bạn đều có thể có một số loại giới hạn độ dài áp đặt cho tác phẩm của bạn. Vì vậy, việc hiển thị những chi tiết này ở góc màn hình có nghĩa là bạn có thể theo dõi những hạn chế của mình khi nhập.

3. Tính toán trong bảng Word

Hầu hết mọi người coi Word là một chương trình xử lý văn bản và Excel là một chương trình quản lý dữ liệu. Tuy nhiên, điều họ không biết là Word có thể thực hiện các phép tính mà không cần đến Excel.

Trước tiên, hãy nhập số liệu của bạn vào bảng Word, để trống Tổng số hàng và cột.


Sau đó, đưa con trỏ vào ô Tổng đầu tiên, mở tab "Bố cục" (khi tạo bảng, bạn sẽ thấy hai tab Bố cục—mở tab ở bên phải) và nhấp vào "Công thức".


Sau đó, bạn có thể cập nhật chi tiết trong trường Công thức bằng cú pháp sau:

=FORMULA(POSITION)
Trong đó Công thức là phép tính bạn muốn Word thực hiện, tương tự như trong Excel và Vị trí là hướng bạn muốn Word nhìn để thực hiện phép tính. Trong ví dụ của tôi, tôi muốn tính tổng số của mỗi người trong cột cuối cùng, vì vậy tôi sẽ sử dụng công thức hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới và nhấp vào "OK".


Sau đó, bạn có thể sao chép và dán nội dung của ô này sang các ô Tổng khác, trước khi tô sáng các giá trị và nhấn F9 để cập nhật các phép tính.


Không giống như trong Excel, Excel tự động kết hợp các thay đổi giá trị trong phép tính, bạn sẽ cần yêu cầu Word cập nhật phép tính nếu dữ liệu của bạn thay đổi. Để thực hiện việc này, hãy chọn các ô có liên quan và nhấn F9.

4. Kiểm tra ngôn ngữ không bao gồm

Bạn có biết "nghề thủ công" là một thuật ngữ không bao gồm? Còn những cụm từ "người già" hay "mắc bệnh tiểu đường" thì sao? Trong thời đại ngày càng phát triển của sự hòa nhập và sự quan tâm ngày càng tăng đến cá tính và cảm xúc của mọi người, những thuật ngữ mà bạn có thể chưa từng nghĩ đến khi gõ phím thực sự có thể gây khó chịu. Nhưng đừng lo— Microsoft Word sẽ hỗ trợ bạn.

Bấm vào Tệp > Tùy chọn và bấm vào "Đang kiểm lỗi". Trước tiên, hãy đảm bảo rằng "Kiểm tra chính tả khi bạn nhập" và "Đánh dấu lỗi ngữ pháp khi bạn nhập" được chọn. Sau đó, nhấp vào "Cài đặt" bên cạnh Kiểu viết.


Tại đây, bạn sẽ thấy một danh sách dài các vấn đề về văn bản mà Word có thể gắn cờ nếu bạn muốn. Xác định vị trí phần Bao gồm và kiểm tra từng loại ngôn ngữ không bao gồm mà bạn muốn Word xác định. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào "OK" để đóng các hộp thoại.


Word bây giờ sẽ sử dụng một đường màu xanh lam để đánh dấu các thuật ngữ không bao hàm này và bạn có thể nhấp vào từ đó để xem một số từ thay thế bao hàm hơn.


5. Nhận Word để đọc to văn bản của bạn

Hãy tưởng tượng điều này—bạn đã dành sáu giờ nhìn chằm chằm vào màn hình và gõ vào Microsoft Word. Bạn vừa hoàn thành bản thảo đầu tiên nhưng bạn cần hiệu đính tác phẩm của mình. Nhưng cổ tay bạn đau và mắt bạn đau. Ngồi đó thêm vài giờ nữa và đọc lại tác phẩm của mình là điều cuối cùng bạn muốn làm lúc này, nhưng thời hạn nộp bài là ngày mai và bạn không có lựa chọn nào khác.

Trên thực tế, bạn có một lựa chọn. Word có thể đọc tác phẩm của bạn cho bạn. Điều này không chỉ có nghĩa là bạn có thể ngồi tựa lưng vào ghế và nhắm mắt lại trong khi nghe mà việc nghe văn bản được đọc lại cho bạn có thể nêu bật những vấn đề mới mà bạn có thể không phát hiện ra nếu tự mình đọc nó.

Để thực hiện việc này, hãy đặt con trỏ ở nơi bạn muốn bắt đầu đọc (hoặc nhấn Ctrl+Home để đi đến phần đầu tài liệu của bạn) và nhấp vào "Đọc to" trong tab Xem lại trên dải băng.


Word sẽ bắt đầu đọc to tác phẩm ngay lập tức. Bạn có thể dừng, tạm dừng, tua lại hoặc tua nhanh quá trình phát lại bằng cách sử dụng các điều khiển xuất hiện trên màn hình—hoặc tốt hơn nữa là sử dụng các phím tắt sau:

• Bắt đầu (hoặc dừng) Đọc to—Ctrl+Alt+Space
• Tạm dừng (hoặc phát) Đọc to—Ctrl+Space
• Tăng tốc—Alt+Phải
• Giảm tốc độ—Alt+Trái
• Đọc đoạn trước—Ctrl+Right
• Đọc đoạn tiếp theo—Ctrl+Trái

6. Sử dụng hình ảnh có sẵn để có chất lượng cao

Sử dụng hình ảnh chất lượng kém có lẽ là cách nhanh nhất để làm hỏng phần trình bày tác phẩm của bạn và làm giảm tính chân thực của bạn. Đây là lý do tại sao bạn nên chọn hình ảnh stock chất lượng cao của Microsoft. Làm như vậy cũng có nghĩa là bạn có thể tránh lãng phí thời gian duyệt web và hơn thế nữa, theo hướng dẫn về phong cách APA, bạn có thể sử dụng hình ảnh có sẵn của Word mà không cần trích dẫn, và chính Microsoft cũng tuyên bố rằng chúng miễn phí bản quyền.

Trong tab Chèn trên dải băng, nhấp vào "Ảnh". Sau đó, nhấp vào "Hình ảnh chứng khoán."


Sau đó, bạn có thể chèn từ khóa để tìm kiếm một loại hình ảnh cụ thể hoặc duyệt qua nhiều danh mục được hiển thị.


Khi bạn đã chọn hình ảnh hoặc hình ảnh của mình, hãy nhấp vào "Chèn".


Sau đó, bạn có thể định dạng lại, đặt lại vị trí hoặc thậm chí thêm chú thích cho hình ảnh đã chọn.

Cùng với việc sử dụng những mẹo ít được biết đến này, bạn cũng có thể tối ưu hóa việc sử dụng Microsoft Word của mình bằng cách đảm bảo bạn đã thiết lập tài liệu của mình trước khi bắt đầu.