VietNetwork.Vn

Những công cụ giao diện đơn giản này đã thay đổi hoàn toàn quy trình làm việc hàng ngày của tôi.

Tôi luôn chú trọng đến hiệu quả quy trình làm việc, thế nhưng tôi đã bỏ qua những công cụ giao diện người dùng tốt nhất của Excel trong nhiều năm. Sáu tính năng này chính là những yếu tố thay đổi cuộc chơi mà tôi ước mình đã khám phá ra sớm hơn để chấm dứt việc liên tục nhấp chuột và chuyển đổi giữa các tab.


1. Thanh công cụ truy cập nhanh: Giải pháp thay thế cho phím tắt dành cho người dùng chuyên nghiệp

Nếu bạn thường xuyên phải chuyển đổi giữa các tab trong Excel, bạn đang lãng phí thời gian quý báu vào việc di chuyển chuột trên thanh ribbon. Thanh công cụ truy cập nhanh (QAT) giải quyết vấn đề này bằng cách cung cấp một vị trí cố định cho các công cụ bạn sử dụng nhiều nhất.

Nếu ở góc trên bên trái cửa sổ chỉ hiển thị biểu tượng Excel và tên sổ làm việc của bạn, thì Thanh công cụ truy cập nhanh (QAT) chưa được kích hoạt. Để khắc phục điều này, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trên thanh ribbon và chọn "Hiển thị Thanh công cụ truy cập nhanh".


Thanh công cụ truy cập nhanh (QAT) sẽ xuất hiện bên cạnh biểu tượng Excel với một số nút được hiển thị mặc định, chẳng hạn như Tự động lưu.


Nhấp vào mũi tên xuống ở phía bên phải của thanh QAT và chọn "Hiển thị bên dưới thanh Ribbon" để di chuyển các biểu tượng đến gần lưới dữ liệu hơn.

Việc xây dựng bộ công cụ QAT tùy chỉnh của bạn rất đơn giản. Tìm bất kỳ lệnh nào bạn thường xuyên sử dụng, nhấp chuột phải vào lệnh đó và chọn "Thêm vào thanh công cụ truy cập nhanh".


Nếu công cụ không được truy cập thông qua thanh ribbon (chẳng hạn như công cụ Máy ảnh), hãy nhấp vào mũi tên xuống trên thanh công cụ truy cập nhanh (QAT), chọn "Thêm lệnh" và tìm công cụ đó trong cửa sổ Tùy chọn Excel.

2. Các chuỗi thay thế: Làm chủ toàn bộ dải băng

Đây là thủ thuật tiết kiệm thời gian tối ưu dành cho bất kỳ ai muốn giảm bớt sự phụ thuộc vào chuột trong Excel. Bằng cách sử dụng chuỗi phím Alt, bạn có thể kích hoạt bất kỳ lệnh nào trên thanh ribbon hoặc thanh truy cập nhanh (QAT) một cách cực nhanh, giữ nguyên luồng công việc và giữ tay trên bàn phím.

Khi bạn nhấn phím Alt, bạn sẽ thấy các chữ cái và số nhỏ hiện lên trên mọi yếu tố tương tác trên giao diện người dùng của Excel.


Các biểu tượng bạn đã thêm vào thanh công cụ truy cập nhanh (QAT) ở mẹo trên được đánh số theo thứ tự xuất hiện của chúng. Để sắp xếp lại thứ tự, hãy nhấp vào mũi tên xuống trên QAT, chọn "Thêm lệnh" và sử dụng các phím mũi tên lên và xuống để di chuyển các công cụ quan trọng nhất của bạn đến vị trí từ một đến chín.



Ngoài thanh công cụ truy cập nhanh (QAT), bạn có thể truy cập bất kỳ tab nào trên thanh ribbon bằng cách nhấn phím Alt, sau đó nhấn phím chữ cái tương ứng. Dưới đây là một số tổ hợp phím Alt tôi thường dùng nhất:

    Alt > F > T: Mở cửa sổ Tùy chọn Excel.
    Alt > N > V > T: Chèn bảng PivotTable sử dụng dữ liệu từ bảng Excel đã chọn.
    Alt > A > P > T: Mở cửa sổ Power Query với dữ liệu từ bảng Excel đã chọn.

3. Menu ngữ cảnh chuột phải: Không chỉ đơn thuần là sao chép và dán

Hầu hết mọi người thường nhấp chuột phải để sao chép, dán hoặc xóa, nhưng menu ngữ cảnh thực chất là một công cụ tạo phím tắt linh hoạt. Nó giúp tiết kiệm thời gian đáng kể vì cho phép bạn truy cập nhanh vào các lệnh mà nếu không sẽ bị ẩn sâu trong thanh ribbon. Hơn nữa, vì nó nhận biết ngữ cảnh, Excel sẽ tự động đoán các công cụ bạn cần dựa trên những gì bạn đã chọn.

Dưới đây là một số tùy chọn hữu ích nhất trong menu chuột phải.


4. Điều hướng bằng chuột phải: Công cụ dịch chuyển tức thời bảng tính

Việc phải cuộn qua hàng tá tab ngang ở cuối cửa sổ Excel là một trong những nguyên nhân chính gây giảm năng suất khi sử dụng chương trình này.

Tuy nhiên, khi bạn nhấp chuột phải vào các mũi tên điều hướng, bạn sẽ thấy một danh sách dọc gồm tất cả các trang tính trong sổ làm việc. Chỉ cần chọn trang tính bạn muốn, sau đó nhấp vào "OK" để chuyển đến trang đó ngay lập tức.


Khi menu đang mở, hãy gõ vài chữ cái đầu tiên của tên trang tính để chuyển thẳng đến trang tính đó. Đây là một trong nhiều lý do tại sao bạn luôn nên đổi tên các trang tính Excel của mình.

5. Xem ưu đãi đặc biệt: Công cụ dọn dẹp dữ liệu tối ưu

Việc tự tìm kiếm các loại ô cụ thể—như hàng trống, công thức ẩn hoặc giá trị được mã hóa cứng—không chỉ tốn thời gian mà còn dễ xảy ra lỗi.

Đây là lúc công cụ Go To Special phát huy tác dụng. Đây là công cụ quét tốc độ cao, tìm và chọn mọi ô đáp ứng tiêu chí của bạn chỉ trong một lần quét duy nhất, giúp tăng tốc đáng kể quy trình làm việc khi bạn đang làm sạch dữ liệu lộn xộn hoặc kiểm tra các mô hình phức tạp để tìm lỗi.

Để truy cập, nhấn Ctrl+G (hoặc F5), sau đó nhấn Alt+S hoặc nhấp vào "Đặc biệt". Sau khi hộp thoại mở ra, bạn có thể chọn các danh mục dữ liệu cụ thể để làm nổi bật.


Một số tùy chọn tôi thường dùng nhất bao gồm:

    Ô trống: Chọn một phạm vi ô và đánh dấu chọn "Ô trống" để chọn tất cả các ô trống. Sau đó, khi các ô trống đó vẫn được chọn, nhập một giá trị giữ chỗ, ví dụ như 0 hoặc TBC, và nhấn Ctrl+Enter để điền vào tất cả các ô trống cùng một lúc.
    Hằng số: Đây là cách nhanh nhất để kiểm tra lỗi trong bảng tính. Nó tìm tất cả các ô chứa giá trị được nhập thủ công thay vì công thức, vì vậy bạn có thể đảm bảo rằng không ai nhập trực tiếp giá trị vào ô cần tính toán.
    Định dạng có điều kiện : Điều này giúp quản lý hoặc xóa các quy tắc định dạng có điều kiện dễ dàng hơn, giúp giảm thiểu tình trạng làm chậm quá trình xử lý bảng tính.

6. Trường tìm kiếm: Điều hướng qua dải ruy băng rộng lớn

Qua nhiều năm, thanh ribbon của Excel trở nên vô cùng chật chội và khó hiểu, với hàng trăm công cụ được giấu kín trong các menu lồng nhau. Trường tìm kiếm (trước đây gọi là "Tell Me") giúp loại bỏ hoàn toàn sự lộn xộn này.

Để truy cập, hãy nhấn Alt+Q hoặc nhấp vào thanh "Tìm kiếm" ở đầu cửa sổ Excel. Bạn có thể coi nó như một bảng lệnh—gõ vài chữ cái đầu tiên của tính năng bạn đang tìm kiếm vào ô, và Excel sẽ cung cấp cho bạn các nút chức năng đưa bạn trực tiếp đến công cụ đó.

Công cụ này đặc biệt hữu ích vì nó hoạt động ngay cả khi bạn không biết chính xác tên của công cụ. Ví dụ, gõ "line" sẽ hiển thị cả Shapes và Sparklines.


Nó thậm chí còn ghi nhớ các thao tác bạn đã sử dụng gần đây, biến nó thành cách nhanh nhất để kích hoạt các tính năng ẩn không có phím tắt riêng.

Tôi nhận thấy rằng hiệu quả thực sự khi sử dụng Excel không nằm ở việc ghi nhớ mọi công thức, mà là ở việc giảm thiểu sự phức tạp trong quy trình làm việc hàng ngày. Sáu công cụ này đã giúp tôi tiết kiệm vô số giờ bực bội, và tôi chắc chắn chúng cũng sẽ giúp ích cho bạn. Sau khi đã thành thạo các thao tác nhanh chóng này, hãy dành chút thời gian để học một số mẹo định dạng Excel thiết yếu để giữ cho dữ liệu của bạn luôn trông hoàn hảo.