VietNetwork.Vn

Làm việc với nhiều người trên một tài liệu Word có thể khó khăn. May mắn thay, có một số bước bạn có thể thực hiện để làm cho quá trình này hiệu quả nhất có thể. Dưới đây là sáu trong số họ.


1. Tận dụng tính năng chỉnh sửa theo thời gian thực

Chỉnh sửa thời gian thực nâng cao hiệu quả bằng cách cho phép nhiều tác giả làm việc đồng thời trên tài liệu Word. Không cần phải đợi ai đó chỉnh sửa xong hoặc thêm nhận xét vào tài liệu để người khác đến lượt họ. Miễn là có những nguyên tắc chỉnh sửa được thiết lập sẵn thì mọi thứ sẽ diễn ra suôn sẻ.

Bước đầu tiên là tải tài liệu lên OneDrive. Vì vậy, hãy đảm bảo bạn và mọi người khác đang làm việc trên tài liệu đều đang sử dụng OneDrive.

Tiếp theo, mở Microsoft Word và nhấp vào nút chuyển đổi "AutoSave" ở góc trên cùng bên trái.


Trong lời nhắc, hãy làm theo các bước để đăng nhập vào tài khoản Microsoft của bạn và chọn tài khoản OneDrive của bạn.

Tiếp theo, nhấp vào "Chia sẻ" ở góc trên cùng bên phải của màn hình, sau đó nhấp lại vào "Chia sẻ" trong menu. Trong cửa sổ bật lên, hãy nhập địa chỉ email của cộng tác viên của bạn rồi nhấp vào "Gửi" để thêm họ vào tài liệu.



Trước khi gửi, bạn có thể nhập tin nhắn để mọi người biết lý do bạn gửi tài liệu cho họ. Tuy nhiên, đây là tùy chọn.

Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấp vào "Sao chép" trong cửa sổ bật lên và gửi tài liệu cho họ theo cách thủ công (ví dụ: email, tin nhắn tức thời hoặc SMS).

2. Quản lý quyền truy cập

Quản lý quyền truy cập đảm bảo cộng tác hiệu quả trong tài liệu được chia sẻ vì nó cho phép chủ sở hữu (bạn) kiểm soát cách mọi người tương tác với tài liệu đó. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào "Chia sẻ" ở góc trên bên phải màn hình, sau đó nhấp vào "Quản lý quyền truy cập" trong menu.


Nhấp vào tab "Mọi người" và chọn cộng tác viên mà bạn muốn thay đổi quyền truy cập. Trong phần người đó, hãy mở rộng phần "Truy cập trực tiếp", nhấp vào menu thả xuống rồi chọn một trong các tùy chọn trong menu ("Có thể chỉnh sửa", "Có thể xem" và "Xóa quyền truy cập trực tiếp").



Sau đó, nhấp vào "Áp dụng" để lưu các thay đổi. Tùy chọn "Có thể chỉnh sửa" cho phép cộng tác viên thay đổi tài liệu theo cách họ muốn, trong khi "Có thể xem" hạn chế họ chỉ đọc tài liệu. Tùy chọn "Xóa quyền truy cập trực tiếp" sẽ thu hồi hoàn toàn quyền truy cập.

3. Sử dụng bình luận hiệu quả

Nhận xét liên kết phản hồi với văn bản cụ thể, cho phép bạn và cộng tác viên thảo luận về các thay đổi trước khi chỉnh sửa tài liệu gốc. Điều này đảm bảo mọi người đều thống nhất và thoải mái với các chỉnh sửa.

Để thêm nhận xét vào văn bản Word, trước tiên bạn hãy bôi đen đoạn văn bản muốn nhận xét. Tiếp theo, chọn tab "Đánh giá" và nhấp vào "Nhận xét mới" trong phần Nhận xét của dải băng.


Một ngăn Nhận xét sẽ xuất hiện ở bên phải. Sau đó, nhập nhận xét của bạn và nhấp vào "Gửi"—nút có biểu tượng máy bay giấy—để đăng nhận xét đó.

Nhận xét của bạn sẽ xuất hiện trong ngăn Nhận xét, với từ hoặc khối văn bản tương ứng được đánh dấu trong trình chỉnh sửa. Bây giờ, các bạn có thể tương tác với nhau trong khung đó.



Khi bạn đã hoàn tất một chủ đề, hãy cân nhắc việc giải quyết nó thay vì xóa nó. Điều này cung cấp cho bạn một dấu vết giấy đẹp mà bạn có thể xem lại nếu cần. Để giải quyết một nhận xét, hãy nhấp vào biểu tượng ba chấm và chọn "Giải quyết chủ đề" trong menu.


4. Theo dõi các thay đổi thay vì chỉnh sửa tài liệu trực tiếp

Khi bạn theo dõi các thay đổi, các chỉnh sửa của mọi người sẽ hiển thị. Tuy nhiên, tài liệu gốc vẫn không bị ảnh hưởng vì đây chỉ là những đề xuất chỉnh sửa.

Để theo dõi các thay đổi trong tài liệu Word, hãy chọn tab "Xem lại" và nhấp vào "Theo dõi thay đổi" trong phần Theo dõi của dải băng. Bây giờ, mọi thay đổi bạn thực hiện đối với tài liệu sẽ xuất hiện màu đỏ. Các chỉnh sửa của người khác sẽ xuất hiện với màu khác, v.v.



Bạn cũng có thể yêu cầu không ai chỉnh sửa tài liệu trừ khi họ đang theo dõi những thay đổi của mình. Để thực hiện việc này, hãy chọn tab "Xem lại" và nhấp vào "Hạn chế chỉnh sửa" trong phần Bảo vệ của dải băng. Trong ngăn Hạn chế chỉnh sửa ở bên phải, đánh dấu vào hộp kiểm trong phần Hạn chế chỉnh sửa và chọn "Thay đổi được theo dõi" trong menu.


Bạn cũng có thể hạn chế tài liệu theo những cách khác, bao gồm cho phép người dùng chỉ nhận xét hoặc điền vào biểu mẫu. Bạn thậm chí có thể hạn chế các tùy chọn định dạng. Mức độ kiểm soát này cũng là điều khiến Microsoft Word tốt hơn Google Docs.

5. Xem lại các thay đổi được thực hiện bởi cộng tác viên

Khi mọi người thực hiện các thay đổi được theo dõi, bạn có thể xem lại chúng và thảo luận những thay đổi nào cần giữ lại. Đây là mục đích của ngăn Sửa đổi. Để thực hiện việc này, hãy chọn tab "Xem lại" và nhấp vào "Ngăn xem lại" trong phần Theo dõi của dải băng.


Thao tác này sẽ hiển thị ngăn Bản sửa đổi ở phía bên trái của tài liệu. Bạn có thể xem tất cả các thay đổi được thực hiện đối với tài liệu, bao gồm cả người đã thực hiện chúng và sau đó bạn chấp nhận hoặc từ chối chúng. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào tên hoặc từ đã chỉnh sửa trong ngăn Sửa đổi, sau đó nhấp vào "Chấp nhận" hoặc "Từ chối" trong phần Thay đổi của dải băng.


6. Hợp nhất các bản sửa đổi của nhiều tác giả

Nếu nhiều tác giả đang làm việc với các bản sao khác nhau của cùng một tài liệu, việc hợp nhất các thay đổi với bản gốc theo cách thủ công có thể gặp rắc rối. May mắn thay, Word cho phép bạn dễ dàng thực hiện việc này đồng thời cho phép bạn xem lại các thay đổi.

Để kết hợp các thay đổi từ tài liệu này sang tài liệu khác, hãy chọn tab "Xem lại" rồi nhấp vào "So sánh" trong phần So sánh của dải băng. Sau đó, nhấp vào "So sánh" trong menu.


Tiếp theo, chọn tài liệu gốc trong danh sách thả xuống bên trái và chọn phiên bản sửa đổi ở danh sách bên phải. Sau đó, nhấp vào "OK" để bắt đầu so sánh.


Sẽ có một khung Sửa đổi ở bên phải, hiển thị tất cả các sửa đổi được thực hiện bởi tác giả khác của phiên bản đã sửa đổi. Các chỉnh sửa thực tế sẽ xuất hiện ở khung giữa dưới dạng các thay đổi được theo dõi. Sau đó bạn có thể chấp nhận hoặc từ chối chúng.


Sau khi hợp nhất các bản sửa đổi, bạn sẽ cần lưu tài liệu. Tài liệu đã hợp nhất sẽ được coi là một tài liệu riêng biệt và bản gốc sẽ không bị ảnh hưởng.

Bây giờ bạn đã biết cách làm việc hiệu quả với người khác trong Microsoft Word, có một số điều bạn có thể thực hiện để tăng tốc quy trình làm việc của mình. Bạn cũng có thể làm cho quy trình của mình hiệu quả hơn bằng cách cài đặt các tiện ích bổ sung nâng cao năng suất như Grammarly hoặc Wordtune trong Microsoft Word.

Và nếu bạn có đăng ký Copilot Pro, bạn có thể sử dụng hỗ trợ AI để tăng tốc độ viết của mình.