VietNetwork.Vn

Từ ngữ không thể theo kịp.

Là một người viết, tôi đã sử dụng cả Google Docs và Microsoft Word theo thời gian. Word có thể có lợi thế là giàu tính năng, nhưng khi nói đến sự đơn giản và năng suất, Docs đã đáp ứng mọi yêu cầu của tôi. Đây là lý do tại sao tôi quay lại Google Docs cho hầu hết các công việc liên quan đến tài liệu của mình.


1. Giao diện đơn giản

Một trong những lý do chính khiến tôi sử dụng Google Docs là giao diện đơn giản, sạch sẽ của nó. Khi bạn mở Google Docs, bạn sẽ được chào đón bằng một bố cục tối giản, không có sự lộn xộn và các công cụ không cần thiết. Điều này đảm bảo tôi có thể tập trung vào nội dung của mình thay vì bị choáng ngợp bởi các menu và tùy chọn khó tìm. Mặt khác, Microsoft Word cung cấp một giao diện nhiều tính năng với một dải công cụ dày đặc. Điều này có thể gây khó khăn cho những người dùng chỉ cần các tùy chọn định dạng tài liệu cơ bản.


Google Docs tập trung nhiều hơn vào tính dễ sử dụng, chỉ cung cấp các công cụ thiết yếu nhất ngay từ đầu và ẩn các tùy chọn nâng cao hơn đằng sau các menu trực quan. Đây là một vấn đề lớn đối với tôi với tư cách là người dùng thông thường thích không gian làm việc không bị phân tâm. Đối với người mới, điều này cũng giúp giảm đường cong học tập. Nếu tôi mở Microsoft Word sau một thời gian dài để làm một số công việc tài liệu, tôi thường quên mất một số tùy chọn quan trọng ở đâu vào lần cuối cùng tôi sử dụng nó. Có những trường hợp tôi phải tìm kiếm trên web chỉ để biết một tùy chọn cụ thể nằm ở đâu. Nhưng, Google Docs không như vậy.

Nếu tôi cần hoàn thành nhanh một số công việc liên quan đến tài liệu, tôi không muốn mất thời gian điều hướng qua mê cung các nút và tính năng trên Word. Google Docs mang lại cho tôi trải nghiệm làm việc mượt mà và thú vị hơn.

2. Tích hợp với Keep Notes và các dịch vụ khác của Google


Google Docs tích hợp với Keep Notes. Đây là nền tảng viết và chia sẻ ghi chú ngắn. Nó cho phép tôi lưu trữ các ghi chú nhanh, ý tưởng, danh sách việc cần làm và hình ảnh, mà tôi có thể dễ dàng truy cập và chèn trực tiếp vào Google Docs. Điều này rất tiện lợi khi tôi cần kéo các đoạn thông tin, nghiên cứu và lời nhắc mà tôi đã lưu khi đang di chuyển mà không cần phải chuyển đổi giữa nhiều nền tảng.

Nhưng không chỉ có Google Keeps. Docs được kết nối với toàn bộ hệ sinh thái Google Workspace, bao gồm Google Drive, Google Meet và Google Calendar. Các tệp được tạo trong Google Docs sẽ tự động được lưu vào Google Drive, giúp chúng có thể truy cập được từ các thiết bị khác. Nếu bạn cần thảo luận về các tài liệu quan trọng, bạn có thể bắt đầu cuộc họp trên Meet ngay từ Google Docs. Tích hợp Google Calendar cho phép tôi đặt lời nhắc và thời hạn trong quy trình làm việc Google Docs của mình.

Sự tích hợp này làm cho Google Docs trở thành một công cụ đa năng. Nó hoạt động như một phần trong hộp công cụ năng suất lớn của tôi, giúp việc tạo tài liệu hiệu quả và liền mạch hơn so với những gì được cung cấp trong Microsoft Word.

3. Chia sẻ và cộng tác dễ dàng


Google Docs giúp việc chia sẻ và cộng tác trở nên dễ dàng nhất có thể. Chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn có thể chia sẻ tài liệu qua liên kết, cung cấp các cấp độ truy cập cụ thể như xem, bình luận hoặc chỉnh sửa. Docs cho phép nhiều người dùng chỉnh sửa cùng một tài liệu cùng lúc, với các thay đổi của từng biên tập viên có thể được những người cộng tác khác nhìn thấy ngay lập tức. Bạn có thể xem ai đang làm việc trên tài liệu và giao tiếp với họ thông qua hệ thống bình luận tích hợp và các tính năng gợi ý.

Không giống như Word, nơi theo dõi các thay đổi và thêm bình luận có thể hơi cồng kềnh, Google Docs đơn giản hóa quy trình. Bạn có thể để lại bình luận trên các phần cụ thể và gắn thẻ những phần khác bằng ký hiệu '@'. Chế độ 'Đề xuất' cho phép biên tập viên đề xuất thay đổi mà không cần thay đổi văn bản gốc. Bạn có thể kiểm tra các bình luận được đề xuất và giải quyết các vấn đề bằng cách thực hiện các thay đổi cần thiết.

Một khía cạnh thú vị khác của Google Docs là lịch sử phiên bản tài liệu dễ dàng. Nó tự động lưu mọi phiên bản của tài liệu. Bạn có thể truy cập lịch sử phiên bản để xem các bản nháp và thay đổi trước đó do từng cộng tác viên thực hiện và thậm chí khôi phục các phiên bản cũ hơn. Hầu hết khách hàng mà tôi đã làm việc cùng đều nhất trí thích Google Docs vì đặc quyền này. Các nhóm sinh viên cũng tận dụng các tính năng cộng tác này.

4. Thân thiện với thiết bị di động

Có nhiều trường hợp tôi cần chuẩn bị tài liệu khi đang di chuyển. Vì vậy, tôi phải dựa vào điện thoại di động của mình cho việc đó. Google Docs giúp công việc soạn thảo tài liệu trên thiết bị di động bớt khó chịu hơn. Google Docs được thiết kế với tính di động, mang đến trải nghiệm thân thiện với người dùng trên điện thoại thông minh và máy tính bảng. Cho dù bạn đang sử dụng Android hay iOS, ứng dụng di động cung cấp hầu như tất cả các tính năng giống như phiên bản web. Tôi có thể bắt đầu làm việc trên một tài liệu trên máy tính xách tay của mình và tiếp tục chỉnh sửa trên điện thoại mà không bỏ lỡ một nhịp nào.

Phiên bản di động của Google Docs được tối ưu hóa cho cảm ứng với giao diện trực quan. Bạn sẽ tìm thấy các tính năng được sử dụng nhiều nhất ngay trong tầm tay. Các nút lớn, dễ chạm và thanh công cụ được đơn giản hóa khiến đây trở thành lựa chọn hoàn hảo cho màn hình nhỏ. Bạn có thể nhanh chóng định dạng văn bản, chèn hình ảnh và sao chép-dán vào và ra khỏi tài liệu. So với ứng dụng di động của Word, Google Docs có vẻ hợp lý và hiệu quả hơn cho các tác vụ chỉnh sửa cơ bản.

5. Hoàn toàn miễn phí

Không giống như Microsoft Word, thường được đóng gói với Microsoft 365, một dịch vụ theo hình thức đăng ký, Google Docs cung cấp tất cả các chức năng mà không mất phí và không ràng buộc. Bạn có thể tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu mà không phải lo lắng về việc trả phí cho các tính năng cao cấp hoặc nâng cấp. Vì vậy, đây là một lựa chọn tuyệt vời khi bạn đang cố gắng giảm thiểu chi phí.

Trong trường hợp của Microsoft Word, bạn có thể mua riêng với giá 159,99 đô la hoặc đăng ký Microsoft 365 với giá khởi điểm là 6,99 đô la/tháng. Phiên bản web miễn phí sử dụng nhưng khá hạn chế về tính năng so với phiên bản dành cho máy tính để bàn. Hơn nữa, cả phiên bản web và ứng dụng di động đều nhẹ nhàng thúc đẩy bạn mua đăng ký Microsoft 365.

Mối quan tâm duy nhất bạn có thể có về Google Docs là dung lượng giới hạn 15GB của Google Drive. Vì tất cả các tài liệu Google Docs bạn tạo ra đều chiếm dung lượng trong Google Drive, nên dung lượng trống của bạn có thể hết khá nhanh.

6. Có nhiều phần mở rộng tuyệt vời


Nếu bạn nghĩ Google Docs thiếu một tính năng nào đó, bạn có thể mở rộng chức năng của nó bằng cách thêm các tiện ích mở rộng từ Google Workspace Marketplace. Các tiện ích bổ sung này giúp bạn thực hiện các tác vụ khác nhau như định dạng, năng suất và nghiên cứu. Ngay cả bên ngoài thị trường, bạn vẫn có nhiều công cụ của bên thứ ba tích hợp liền mạch với Google Docs. Việc thêm các tiện ích này sẽ xóa bỏ mọi hạn chế trước đây so với Microsoft Word.

Microsoft Word cũng có một bộ sưu tập lớn các tiện ích mở rộng ở cả phiên bản web và máy tính để bàn. Nhưng không chỉ có bộ sưu tập là quan trọng. Các tiện ích mở rộng trong Google Docs cực kỳ dễ tìm, cài đặt và quản lý. Các tiện ích mở rộng hòa hợp tốt với giao diện người dùng tối giản của Google Docs. Trong Word, các tiện ích mở rộng có thể khiến giao diện vốn đã bận rộn trở nên lộn xộn hơn. Tôi cũng phải thực hiện một số thao tác qua lại khi muốn xóa các tiện ích bổ sung khỏi Word. Tuy nhiên, trong Docs, việc này rất đơn giản.

7. Docs Over Word, Mọi lúc

Google Docs xử lý hầu hết công việc tài liệu của tôi, trong khi các tính năng bổ sung từ Word có vẻ hơi quá mức. Nó cũng hoàn toàn miễn phí và dễ sử dụng. Nhưng điều đó không có nghĩa là Docs hoàn hảo. Microsoft Word có nhiều ưu điểm hơn Docs đối với người dùng nâng cao.