VietNetwork.Vn

Sáu cách đã được thử nghiệm để thể hiện bảng tính của bạn.

Việc có một bảng tính Excel phức tạp chứa đầy dữ liệu và công thức là điều tốt, nhưng nếu nó không được trình bày gọn gàng, nó có thể gây ra nhiều vấn đề hơn là giải quyết được. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn sáu mẹo mà bạn có thể sử dụng để sắp xếp bảng tính và truyền đạt dữ liệu của mình rõ ràng hơn.

Bảng tính chưa được định dạng này có một số vấn đề về khả năng đọc mà chúng tôi sẽ giải quyết trong suốt bài viết này.


1. Cố định hàng và cột của bạn

Bảng tính của chúng ta rất lớn với nhiều hàng và cột, điều đó có nghĩa là khi chúng ta cuộn xuống hoặc cuộn qua, chúng ta không thể nhìn thấy tiêu đề hàng hoặc cột. Việc cố định các tiêu đề cột và hàng của bạn sẽ giúp chúng luôn được hiển thị, bất kể bạn đang ở đâu trên trang tính của mình. Để xem các tùy chọn đóng băng của bạn, hãy mở tab "Xem" trên dải băng và nhấp vào "Đóng băng" trong nhóm Cửa sổ.


Đóng băng hàng trên cùng và cố định cột đầu tiên: Như tên gợi ý, hai tùy chọn này cho phép bạn cố định hàng 1 hoặc cột A. Excel chọn các tùy chọn này làm tùy chọn cố định truy cập nhanh vì đây thường là nơi đặt tiêu đề hàng và cột của bạn. Tuy nhiên, lưu ý rằng các tùy chọn này không cho phép bạn thực hiện cả hai hành động—nếu bạn nhấp vào một trong hai tùy chọn này rồi nhấp vào tùy chọn còn lại, chỉ tùy chọn cuối cùng bạn chọn sẽ được thực hiện trên trang tính của bạn.

Ngăn cố định: Nếu bạn muốn cố định nhiều hơn chỉ một hàng hoặc cột (ví dụ: nếu bạn có nhiều hàng tiêu đề) hoặc quyết định rằng bạn muốn cố định các cột và tiêu đề, thì tùy chọn này là tùy chọn dành cho bạn.

Để cố định một số hàng ở đầu trang tính của bạn, hãy chọn hàng đầu tiên mà bạn không muốn cố định và nhấp vào "Freeze Panes". Vì vậy, nếu bạn muốn cố định hàng 1 và 2, hãy chọn hàng 3 và nhấp vào "Freeze Panes". Tương tự, nếu bạn muốn cố định cột A và B, hãy chọn cột C và nhấp vào "Freeze Panes". Để cố định các hàng và cột lại với nhau, bạn cần nhấp vào ô cao nhất và ngoài cùng bên trái mà bạn không muốn cố định và nhấp vào "Freeze Panes". Một ví dụ sẽ làm cho điều này rõ ràng hơn.

Trong ví dụ bên dưới, chúng tôi muốn cố định hàng 1 và cột A, vì vậy chúng tôi sẽ cố định các ô từ ô B2. Sau đó, Excel sẽ vẽ một đường dày hơn để chứng minh nơi việc đóng băng đã có hiệu lực.


Bây giờ, khi bạn cuộn xuống hoặc cuộn qua, bạn sẽ thấy các tiêu đề vẫn có thể xem được.

Để giải phóng các ngăn, hãy quay lại tab "Xem" trên ruy-băng, nhấp vào nút "Đóng băng các ngăn" và chọn "Hủy cố định các ngăn". Nhấn Ctrl+Z (hoàn tác) sẽ không hoạt động.

2. Đừng lạm dụng viền ô

Bạn thường muốn thêm đường viền vào các ô để làm mọi thứ rõ ràng hơn nhưng điều này có thể khiến bảng tính của bạn trông rối rắm và thiếu chuyên nghiệp. Xét cho cùng, Excel đã có sẵn các đường lưới để giúp bạn phân biệt giữa các ô. Thay vào đó, hãy tô màu các ô của bạn hoặc chỉ sử dụng đường viền ngang.

Trong ví dụ này, chúng tôi đã thêm hàng tổng ở cuối bảng tính và chúng tôi muốn phân biệt rõ ràng hàng này với dữ liệu chính trong bảng của chúng tôi.


Đầu tiên, chọn hàng bạn muốn tác động (trong trường hợp của chúng tôi là hàng 102). Sau đó, mở tab "Trang chủ" trên dải băng rồi sử dụng các tùy chọn đường viền và màu sắc để định dạng hàng này.


Chúng tôi khuyên bạn chỉ nên áp dụng đường viền trên cùng và sử dụng màu tô sáng, chẳng hạn như xanh nhạt hoặc xám.


Để có thêm tùy chọn đường viền hoặc màu sắc, hãy nhấp chuột phải vào số hàng và nhấp vào "Định dạng ô". Cho dù bạn chọn màu nào, hãy sử dụng các biến thể của cùng màu đó trong toàn bộ bảng tính của bạn (mẹo 3). Hơn nữa, bạn có thể để Excel tạo định dạng bảng cho bạn (mẹo 5).

3. Sử dụng định dạng nhất quán

Chúng tôi đang đạt được tiến bộ tốt với bảng tính của mình, nhưng có một điều nổi bật là chúng tôi không thể nhìn thấy đầy đủ các tiêu đề cột vì văn bản sẽ không vừa với chiều rộng ô của chúng tôi. Thực hiện theo hai bước để đạt được điều này một cách nhất quán.

Đầu tiên, nếu bạn có tiêu đề cột dài, hãy ngắt dòng văn bản trong ô. Điều này có nghĩa là văn bản sẽ chạy ở dòng tiếp theo để vừa với chiều rộng ô đã chọn. Để thực hiện việc này, hãy đánh dấu hàng tiêu đề và mở tab "Trang chủ". Sau đó, trong nhóm Căn chỉnh, nhấp vào "Gói văn bản".


Bạn sẽ thấy văn bản trong mỗi ô dọc theo hàng này hiện đã được điều chỉnh để vừa với chiều rộng của ô.

Tuy nhiên, vì một số từ dài hơn chiều rộng ô nên chúng được chia thành hai dòng. Vì vậy, bước thứ hai là điều chỉnh độ rộng của cột. Bạn có thể điều chỉnh độ rộng cột riêng lẻ nhưng chúng tôi muốn chúng giống nhau để có sự thống nhất về mặt thẩm mỹ trên trang tính của chúng tôi.

Để thực hiện việc này, hãy đánh dấu tất cả các ô trong trang tính bằng cách nhấp vào ô tham chiếu ô trên cùng bên trái. Sau đó, điều chỉnh một trong các độ rộng cột bằng cách nhấp và kéo giữa hai tiêu đề cột (bạn sẽ thấy con trỏ của mình thay đổi thành mũi tên hai chiều) và tất cả chúng sẽ mở rộng cùng nhau. Nhìn lướt qua bảng của bạn để đảm bảo rằng bạn hài lòng vì văn bản và dữ liệu khớp hoàn hảo. Nếu không, bạn chỉ cần điều chỉnh lại chúng cho đến khi chúng trông đẹp mắt.


Khi bạn đã đạt được độ rộng ô phù hợp, hãy nhấp vào bất kỳ vị trí nào trên trang tính của bạn để bỏ chọn các ô. Bạn sẽ nhận thấy rằng việc làm này làm cho bảng tính của bạn bớt chật chội hơn nhiều, điều này một lần nữa lại rất bắt mắt.

Chúng tôi cũng khuyên bạn nên căn giữa các tiêu đề của mình theo chiều dọc và chiều ngang để tăng thêm chất lượng chuyên nghiệp. Chọn hàng tiêu đề và nhấp vào cả hai biểu tượng căn giữa trong nhóm Căn chỉnh trên tab Trang chủ.


Trong Excel, theo mặc định, văn bản căn lề trái và số căn lề phải. Bạn có thể muốn làm cho tất cả những thứ này giống nhau—hoặc thậm chí căn giữa tất cả dữ liệu của bạn—để tăng khả năng đọc dữ liệu của bạn.

Cũng lưu ý các mẹo sau để đạt được định dạng nhất quán:

• Sử dụng cùng một phông chữ và cỡ chữ trong toàn bộ sổ làm việc của bạn, chọn kiểu chữ dễ đọc, chẳng hạn như Arial, Calibri hoặc Aptos. Nếu bạn cần nhấn mạnh điều gì đó, hãy sử dụng phông chữ đậm hoặc tô màu nền ô.
• Chọn một bảng màu. Khi chọn màu ô hoặc màu phông chữ, hãy làm theo các cột dọc trong màu chủ đề để sử dụng các sắc thái khác nhau của cùng một màu. Điều này không chỉ làm cho bảng tính của bạn chuyên nghiệp hơn mà còn có nghĩa là nếu bạn sử dụng định dạng có điều kiện, bạn có thể chọn màu nổi bật so với bảng màu bạn đã chọn.

4. Sử dụng Ghi chú để Tránh Quá nhiều Văn bản

Việc có quá nhiều văn bản trong một ô sẽ làm mất đi mục tiêu có một bảng Excel dễ đọc. Để giải quyết vấn đề này, hãy nhấp chuột phải vào ô có liên quan và nhấp vào "Ghi chú mới". Sau đó, thay vì điền vào ô bằng nhiều văn bản, bạn có thể thêm thông tin bổ sung vào ghi chú.


Nhập chi tiết bạn muốn thêm vào ghi chú của ô này, sau đó nhấp vào ghi chú để lưu và đóng ghi chú. Sau đó, bạn sẽ thấy ô có một điểm đánh dấu nhỏ màu đỏ ở góc để cho bạn biết có ghi chú. Di chuột qua bất kỳ ô nào chứa điểm đánh dấu màu đỏ này để xem ghi chú.


Để chỉnh sửa hoặc xóa ghi chú, chỉ cần nhấp chuột phải vào ô một lần nữa và nhấp vào "Chỉnh sửa ghi chú" hoặc "Xóa ghi chú".

5. Hãy để Excel tạo biểu đồ và bảng của bạn

Một cách nhanh chóng và dễ dàng để cải thiện giao diện trang tính Excel và hiển thị dữ liệu của bạn một cách hiệu quả là sử dụng các hàm bảng và biểu đồ có sẵn.

Để tạo biểu đồ từ dữ liệu của bạn, hãy đánh dấu dữ liệu có liên quan, nhấp vào "Chèn" trên dải băng và chọn biểu đồ phù hợp với bạn.


Bạn cũng có thể yêu cầu Excel định dạng bảng của mình. Để thực hiện việc này, hãy đánh dấu tất cả dữ liệu trong bảng của bạn, bao gồm hàng hoặc cột tiêu đề. Sau đó, mở tab "Trang chủ" và nhấp vào "Định dạng dưới dạng bảng" trong nhóm Stypes và chọn bố cục phù hợp với bảng màu bạn đã chọn.


Với bất kỳ ô nào trong bảng được chọn, hãy chuyển đến tab "Thiết kế bảng" và chọn từ các tùy chọn khác để sửa đổi kiểu bảng của bạn.


6. Chia sẻ dưới dạng PDF để khóa bố cục của bạn

Bây giờ bạn đã có một bảng Excel được định dạng chuyên nghiệp, dễ đọc, sẵn sàng chia sẻ và in. Định dạng của Excel có thể thay đổi nếu bạn chia sẻ sổ làm việc với ai đó sẽ mở sổ làm việc đó trên điện thoại di động hoặc máy tính có phiên bản Excel cũ hơn và tất cả công việc khó khăn của bạn có thể bị hoàn tác. Để giữ nguyên bố cục của bạn, hãy lưu bảng tính của bạn dưới dạng PDF.

Nhấp vào Tệp > Lưu (hoặc Lưu dưới dạng) > Duyệt và trong cửa sổ xuất hiện, thay đổi tùy chọn Lưu dưới dạng thành "PDF".


Nếu bạn biết mình đang tạo loại bảng tính nào, dù đó là báo cáo ngân sách hay lịch, hãy thử sử dụng một trong các mẫu của Excel, những mẫu này đã được thiết lập và định dạng để trông bóng bẩy và chuyên nghiệp.