VietNetwork.Vn

Có nhiều nguyên nhân khiến file PowerPoint của bạn chạy chậm và tất cả đều dẫn đến sự thất vọng và lãng phí thời gian. Trước khi ném máy tính của mình ra ngoài cửa sổ, hãy xem những mẹo này, hy vọng sẽ giúp bạn sao lưu và chạy trơn tru hơn.


1. Giảm kích thước tệp PowerPoint của bạn

Có thể nguyên nhân chính khiến tệp PowerPoint của bạn bị chậm là do kích thước của nó. Vì PowerPoint là một công cụ thiết kế bản trình bày nên bạn có thể có nhiều hình ảnh, clip âm thanh và video, mỗi tệp sẽ làm tăng bộ nhớ mà chương trình sử dụng trên máy tính của bạn. Bạn cũng có thể đã thêm nhiều hoạt ảnh và chuyển tiếp để làm cho PowerPoint của mình ấn tượng hơn, nhưng những hoạt ảnh này cũng làm tăng kích thước tệp của bạn. Việc giải quyết những vấn đề này sẽ làm giảm đáng kể kích thước tệp của bạn và do đó, tăng tốc độ xử lý của chương trình.

1.1. Những bức ảnh

Câu hỏi cần đặt ra là liệu ngay từ đầu bạn có cần nhiều hình ảnh như vậy không. Xem qua các trang trình bày của bạn và xóa mọi hình ảnh không thêm bất kỳ giá trị thực sự nào vào bản trình bày của bạn. Nếu bạn vẫn thấy mình có nhiều hình ảnh, hãy cân nhắc việc thu nhỏ chúng bằng cách kéo bộ điều khiển hình ảnh ở góc về phía giữa hình ảnh.

Giữ Ctrl để chọn nhiều hình ảnh trên một slide cùng lúc, sau đó điều chỉnh một trong những hình ảnh đó để thu nhỏ tất cả chúng.


Tùy chọn thứ hai là loại bỏ hiệu ứng nghệ thuật khỏi hình ảnh. Bạn có thể muốn sử dụng trình chỉnh sửa ảnh tích hợp của PowerPoint nhưng việc thêm bóng, phản chiếu và đường viền sẽ ngay lập tức bổ sung thêm kilobyte vào tệp của bạn. Để hoàn nguyên hình ảnh về định dạng ban đầu, trước tiên hãy chọn hình ảnh, sau đó nhấp vào "Đặt lại ảnh" trong tab Định dạng ảnh trên dải băng.


Cuối cùng, hãy xem xét việc nén hình ảnh của bạn. Mặc dù điều này sẽ làm giảm chất lượng của chúng nhưng việc sử dụng độ phân giải thấp hơn sẽ có nghĩa là PowerPoint sẽ không phải nỗ lực nhiều để hiển thị chúng ở cả chế độ xem Bình thường và Trình chiếu. Chọn một hình ảnh trong trình chiếu của bạn và nhấp vào "Nén ảnh" trong tab Định dạng ảnh.


Sau đó, bạn có thể chọn nén hình ảnh bạn đã chọn hoặc tất cả hình ảnh trong tệp của mình. Nếu bạn dự định chiếu bản trình bày đã hoàn thành của mình lên màn hình, 150 PPI là lựa chọn tối ưu để giảm kích thước tệp mà không làm giảm chất lượng hình ảnh quá nhiều.

Cách khác để nén hình ảnh của bạn và tất cả các hình ảnh bạn thêm vào trong tương lai là trước tiên hãy nhấp vào Tệp > Tùy chọn. Sau đó, nhấp vào "Nâng cao" trong menu bên trái và thay đổi "Độ phân giải mặc định" thành 150 PPT hoặc 220 PPI trong tùy chọn Kích thước và Chất lượng Hình ảnh.


Sau đó, nhấp vào "OK."

Xóa nền và hình mờ khỏi trang trình bày của bạn cũng sẽ giúp tăng tốc độ tệp của bạn.

1.2. Âm thanh và Video

Ngoài nén hình ảnh, bạn cũng có thể nén phương tiện trong bản trình bày của mình, nhưng phương pháp hơi khác một chút. Nhấp vào Tệp > Thông tin và chọn nút thả xuống "Nén phương tiện". Ở đó, nhấp vào "HD" hoặc "Tiêu chuẩn" làm lựa chọn thay thế cho tùy chọn Full HD.

Việc nén phương tiện trong bản trình bày của bạn cũng sẽ xóa phụ đề được nhúng và các bản âm thanh thay thế.


Nếu điều này không tăng tốc tệp của bạn, hãy cân nhắc việc xóa hoàn toàn phương tiện khỏi tệp PowerPoint của bạn. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn phải mất tính năng đó khỏi bản trình chiếu của mình—thêm liên kết tới video hoặc âm thanh mà bạn có thể nhấp vào khi trình bày bản trình bày của mình là một lựa chọn thay thế tốt.

1.3. Hoạt ảnh và chuyển tiếp

Hoạt ảnh là một cách hay để nhấn mạnh các chi tiết trong bản trình bày PowerPoint của bạn hoặc dần dần giới thiệu thông tin theo từng bước và quá trình chuyển đổi giữa các trang chiếu có thể trông chuyên nghiệp và mượt mà. Tuy nhiên, việc lạm dụng các tính năng này không chỉ khiến người xem mất tập trung và trông nhàm chán mà còn làm giảm hiệu quả hoạt động của PowerPoint. Giữ hoạt ảnh và chuyển tiếp ở mức tối thiểu, cả về số lượng và loại, sẽ tạo ra sự khác biệt lớn. Nếu có thể, hãy cố gắng tuân thủ các quy tắc sau:

• Hãy tự hỏi bản thân: "Điều này có làm cho bài thuyết trình của tôi tốt hơn không?" Nếu câu trả lời là không, đừng đưa nó vào.
• Sử dụng các hiệu ứng mượt mà kéo dài chưa đến một giây mà bạn không cần phải thay đổi tốc độ của hoạt ảnh. Fade và Cut là các hiệu ứng chuyển tiếp chuyên nghiệp và nhanh chóng, còn Appear và Fade là các hoạt ảnh đầu vào tối ưu.
• Sử dụng cùng một hiệu ứng chuyển tiếp cho mỗi slide và cùng một hiệu ứng động cho từng mục.
• Cố gắng tránh thêm nhiều hoạt ảnh vào mỗi mục và tránh tạo hoạt ảnh cho từng từ và chữ cái riêng lẻ.

2. Xem lại các slide chính

Bạn có thể nghĩ rằng các trang chiếu trong ngăn hình thu nhỏ ở phía bên trái là các trang chiếu duy nhất trong tệp của bạn. Tuy nhiên, Slide Master chứa thông tin ẩn quy định cách thiết kế bản trình bày của bạn. Bạn có thể xem các slide chính bằng cách nhấp vào "Slide Master" trong tab View trên ribbon.


Đầu tiên, cuộn qua Slide Master, nhấp chuột phải và xóa bất kỳ bố cục nào bạn không cần.


Thứ hai, bạn có thể thấy các đối tượng (chẳng hạn như ảnh hoặc văn bản được định dạng) không thêm bất kỳ giá trị nào vào PowerPoint của bạn. Bấm vào các trang chiếu chính có liên quan và xóa các mục đó.

3. Kiểm tra Macro và bổ trợ

Mặc dù hữu ích nhưng macro và phần bổ trợ—các công cụ nâng cao hỗ trợ nhiều tính năng và chức năng hơn—làm tăng đáng kể khối lượng công việc cho tệp PowerPoint của bạn và có thể là lý do khiến tệp chạy chậm.

3.1. Macro

Macro cho phép bạn tự động hóa một loạt lệnh để thực thi một tác vụ chỉ bằng một cú nhấp chuột hoặc phím tắt. Để kiểm tra xem bạn đã bật macro nào trong PowerPoint, hãy nhấp vào nút "Macro" trong tab Xem. Thao tác này sẽ hiển thị một hộp thoại, nơi bạn có thể xem, chỉnh sửa và—quan trọng—xóa bất kỳ macro nào.


Mặc dù việc xóa macro có nghĩa là bạn có thể mất một số tính năng tự động hóa nhưng nó có thể sẽ tăng tốc đáng kể cho tệp của bạn.

3.2. Phần bổ trợ

Phần bổ trợ là các công cụ tùy chỉnh mà bạn có thể thêm vào PowerPoint để giúp bạn làm được nhiều việc hơn với chương trình. Ví dụ: bạn có thể thêm nhiều biểu đồ hoặc thành phần tương tác tùy chỉnh hơn để đưa bản trình bày của mình lên một tầm cao mới. Tuy nhiên, vì bạn đang thêm một chương trình khác vào PowerPoint một cách hiệu quả nên những chương trình này sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu suất của nó.

Để xem bạn đã cài đặt phần bổ trợ chưa, hãy nhấp vào biểu tượng "Phần bổ trợ" trên tab Trang chủ và mọi phần bổ trợ sẽ hiển thị trong Phần bổ trợ của tôi trong hộp thoại thả xuống.


Sau đó, để xóa phần bổ trợ, hãy nhấp vào "Thêm phần bổ trợ".


Trong cửa sổ Phần bổ trợ Office, hãy nhấp vào "Phần bổ trợ của tôi" và nhấp vào ba dấu chấm bên cạnh bất kỳ phần bổ trợ nào bạn muốn xóa. Cuối cùng, nhấp vào "Xóa".


Thao tác này sẽ xóa phần bổ trợ khỏi tài khoản Microsoft của bạn, ảnh hưởng đến tất cả các ứng dụng Office tương thích với phần bổ trợ này.

4. Tắt tính năng lưu tự động

Mẹo này gần như là phương sách cuối cùng, vì tính năng Lưu Tự động của Microsoft 365 là một cách tuyệt vời để đảm bảo bạn không bị mất công việc nếu có điều gì đó bất ngờ xảy ra, chẳng hạn như bản cập nhật ngẫu hứng hoặc màn hình xanh chết chóc đáng sợ.


Tuy nhiên, vì Lưu Tự động tải phiên bản mới nhất của tệp PowerPoint lên tài khoản OneDrive của bạn vài giây một lần nên phiên bản này luôn hoạt động ở chế độ nền và có thể làm chậm hiệu suất của chương trình.

Nếu bạn chắc chắn rằng mình sẽ nhớ nhấn Ctrl+S vài phút một lần để lưu công việc của mình theo cách thủ công, hãy thử tắt tính năng Lưu Tự động để tăng tốc tệp của bạn.

Nếu bạn không thấy biểu tượng Lưu Tự động, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ tab nào và nhấp vào "Hiển thị Thanh công cụ Truy cập Nhanh".


Nếu bạn vẫn không nhìn thấy nó, hãy nhấp vào mũi tên xuống "Tùy chỉnh thanh công cụ truy cập nhanh" và chọn "Tự động lưu".


Sau đó, hãy nhấp vào nút chuyển Lưu tự động thành "Tắt" và chức năng Lưu Tự động sẽ ngừng hoạt động ở chế độ nền.

5. Sự lựa chọn khác

Nếu không thực hiện được tất cả các điều trên, bạn có thể khám phá thêm hai tùy chọn khác để hoạt động hiệu quả hơn trong PowerPoint.

5.1. Sử dụng PowerPoint cho Web

Nếu bạn đang sử dụng máy tính có cấu hình thấp, máy tính đó có thể không đủ mạnh để xử lý các vấn đề phức tạp của PowerPoint. Sử dụng phiên bản PowerPoint dựa trên web có thể là cách giúp bạn giải quyết vấn đề này vì nó không yêu cầu sử dụng bất kỳ phần mềm nào trên PC của bạn. Hơn nữa, PowerPoint cho web là phiên bản rút gọn của ứng dụng trên máy tính nên có khả năng hoạt động hiệu quả hơn trên PC và máy tính bảng nhẹ.

5.2. Dọn dẹp PC của bạn

Bạn có nghĩ rằng vấn đề có thể không phải do PowerPoint không? Hãy thử mở một số ứng dụng khác và xem liệu chúng có chạy chậm hơn bạn mong đợi hay không. Nếu đúng như vậy, hãy thử giải phóng một số dung lượng trên PC của bạn. Tương tự, nếu máy tính của bạn vừa cài đặt bản cập nhật, đây có thể là nguyên nhân khiến thiết bị của bạn hoạt động chậm chạp và có nhiều cách khác nhau mà bạn có thể thử khắc phục sự cố này.

Cùng với việc tối ưu hóa tệp của mình, bạn có thể tăng hiệu suất và hiệu suất PowerPoint của mình bằng cách tránh một số lỗi phổ biến mà mọi người mắc phải khi sử dụng chương trình.