VietNetwork.Vn

Đừng đưa ra một tài liệu chậm trễ.

Các tài liệu Word nặng có thể nhanh chóng trở nên chậm chạp, đặc biệt nếu bạn đã sử dụng nhiều hình ảnh, định dạng và bảng biểu. Nếu bạn sắp đến hạn chót và Word đang cố gắng hết sức để khiến bạn đến muộn, hãy xem các mẹo này để giúp tài liệu của bạn chạy trơn tru hơn.


Mặc dù các mẹo sau đây có thể chỉ có tác động tối thiểu đến tốc độ tài liệu của bạn khi được triển khai riêng lẻ nhưng việc sử dụng chung các đề xuất sẽ giảm đáng kể kích thước tệp của bạn và giúp tệp của bạn chạy nhanh hơn.

1. Nén hình ảnh

Độ phân giải hình ảnh mặc định cho hình ảnh trong Word là 220 PPI (pixel per inch). Mặc dù việc có một số lượng nhỏ hình ảnh ở độ phân giải này không chắc sẽ làm chậm tài liệu Word của bạn nhưng việc có nhiều hình ảnh thì có thể. Vì vậy, nếu bạn đang gặp khó khăn với một tài liệu chậm chạp, hãy thử nén hình ảnh của mình.

Việc nén hình ảnh sẽ làm giảm PPI và do đó làm giảm chất lượng của chúng. Vì vậy, bạn có thể quyết định chỉ nén một số hình ảnh nhất định, chẳng hạn như những hình ảnh chứa ít chi tiết hơn, trong khi vẫn giữ những hình ảnh khác ở độ phân giải mặc định. Để nén một hình ảnh, hãy chọn ảnh và nhấp vào "Nén ảnh" trong tab Định dạng ảnh.


Bây giờ, trong hộp thoại Nén Ảnh, hãy đảm bảo chọn "Chỉ áp dụng cho ảnh này" và chọn độ phân giải thích hợp. 150 PPI sẽ giảm đáng kể kích thước mà không làm giảm chất lượng hình ảnh của bạn quá nhiều—bạn có thể thấy rằng 96 PPI là quá thấp. Sau đó, nhấp vào "OK."


Nếu bạn quyết định muốn nén tất cả ảnh (và tất cả ảnh bạn thêm vào tài liệu trong tương lai), hãy nhấp vào Tệp > Tùy chọn và chuyển đến tab "Nâng cao" trong menu. Sau đó, cuộn xuống phần Kích thước và Chất lượng Hình ảnh và quyết định xem bạn muốn thay đổi sắp thực hiện chỉ áp dụng cho tài liệu này hay cho tất cả các tài liệu trong tương lai. Sau đó, nhấp vào mũi tên xuống "Độ phân giải mặc định", chọn kích thước phù hợp với bạn và nhấp vào "OK".


2. Giải quyết, ẩn hoặc xóa nhận xét

Nhận xét là cách tiện dụng để thêm ghi chú vào tài liệu Word mà không ảnh hưởng đến nội dung. Tuy nhiên, nếu bạn có nhiều nhận xét trong một tài liệu Word lớn, chúng có thể làm tăng kích thước tài liệu của bạn và làm giảm đáng kể tốc độ xử lý.

Có ba cách để giải quyết vấn đề này. Đầu tiên là giải quyết nhận xét bằng cách nhấp vào ba dấu chấm và chọn "Giải quyết chủ đề". Thao tác này sẽ xóa nhận xét khỏi chế độ xem, mặc dù biểu tượng bong bóng nhỏ sẽ vẫn ở bên cạnh văn bản để cho bạn biết rằng chuỗi đã được bắt đầu trước đó tại phần đó của tài liệu.


Bạn cũng có thể ẩn tất cả các nhận xét, điều này không chỉ có khả năng tăng tốc tài liệu Word mà còn loại bỏ sự lộn xộn khỏi màn hình của bạn. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nửa trên của nút "Hiển thị nhận xét" trong tab Đánh giá và nhận xét sẽ biến mất. Một lần nữa, biểu tượng bong bóng bên cạnh văn bản sẽ lặng lẽ nhắc nhở bạn rằng có một nhận xét ở gần đó. Chỉ cần nhấp lại vào nút tương tự nếu bạn muốn hiển thị các nhận xét.


Tùy chọn thứ ba là xóa hoàn toàn các bình luận. Mặc dù điều này sẽ làm giảm kích thước tệp của bạn nhiều hơn nhưng các nhận xét có thể hữu ích cho việc tham khảo sau này và việc xóa nhận xét sẽ xóa mọi dấu vết về sự tồn tại của chúng.

Bạn có thể xóa một nhận xét bằng cách nhấp vào ba dấu chấm và chọn "Xóa chủ đề".


Ngoài ra, bạn có thể xóa tất cả các nhận xét hoặc chỉ những nhận xét đã được giải quyết trong tab Xem lại.


3. Sử dụng Kiểu (Và Không phải Định dạng Trực tiếp)

Mặc dù việc sử dụng Kiểu và định dạng trực tiếp có thể trông giống nhau trong tài liệu nhưng việc có nhiều định dạng trực tiếp sẽ làm chậm Word vì chương trình phải xử lý nhiều thứ hơn.

Mỗi lần bạn kết thúc một đoạn văn và nhấn Enter, Word sẽ chèn dấu phân đoạn không in được (bạn có thể hiển thị hoặc ẩn bằng cách nhấp vào "¶" trong dải băng ). Mỗi điểm đánh dấu đoạn chứa tất cả định dạng cho đoạn đó. Vì vậy, nếu bạn có một đoạn văn được định dạng thủ công với thụt lề, giãn cách trước đoạn văn, giãn cách sau đoạn văn, phông chữ Calibri 12 pt và in đậm, tất cả định dạng đó sẽ được chứa trong điểm đánh dấu đoạn văn đó. Tuy nhiên, nếu bạn áp dụng các chi tiết tương tự cho cùng một đoạn bằng cách sử dụng Kiểu của Word, điểm đánh dấu đoạn chỉ cần chứa tên Kiểu vì Kiểu đó xác định tất cả định dạng.

Để kiểm tra điều này, chúng tôi đã tạo hai tài liệu 600 trang chứa chính xác cùng một văn bản và định dạng một tài liệu bằng định dạng trực tiếp và tài liệu còn lại sử dụng Kiểu. Tài liệu chúng tôi định dạng thủ công là 83 KB, trong khi tài liệu có định dạng Kiểu là 76 KB.

4. Hãy nhận thức được tác động của bảng

Các bảng của Word nổi tiếng là gây ra sự cố, cho dù là do sự cố xảy ra khi di chuyển và thay đổi kích thước, sự cố chúng tạo ra khi trải rộng trên nhiều trang hoặc tác động của chúng đối với kích thước tài liệu của bạn (và do đó, tốc độ của tài liệu).

Một nguyên nhân khiến tài liệu Word chậm chạp có thể là do bạn có quá nhiều bảng. Có hai cách để giải quyết vấn đề này.

Đầu tiên, hãy cố gắng tránh định dạng quá mức các bảng của bạn. Việc sử dụng màu sắc sặc sỡ và các đường viền chấm có thể rất hấp dẫn, nhưng mọi thay đổi định dạng mà bạn thực hiện sẽ làm tăng kích thước tài liệu Word của bạn. Thay vào đó, hãy chọn một trong các Kiểu bảng được thiết kế sẵn đơn giản hơn của Word. Để truy cập những thứ này, hãy nhấp vào bất kỳ vị trí nào trong bảng của bạn và mở tab "Thiết kế bảng". Sau đó, chọn một trong các Kiểu bảng đơn giản. Thực hiện việc này mỗi khi bạn có bảng trong tài liệu sẽ đảm bảo tính nhất quán và giảm thiểu tác động của bảng.


Tùy chọn thứ hai là xóa bảng hoàn toàn nhưng vẫn giữ nguyên nội dung của bảng. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn không nhất thiết phải hiển thị các dòng giữa mỗi ô và các ô không chứa nhiều dữ liệu. Đưa con trỏ đến bất kỳ vị trí nào trong bảng, hãy mở tab "Bố cục" (có hai tab có tên này—hãy đảm bảo bạn chọn tab ở bên phải!) và nhấp vào " Chuyển đổi thành văn bản." Sau đó, trong hộp thoại mở ra, hãy chọn "Tab" và nhấp vào "OK".


Điều này sẽ duy trì hình dạng bảng của bạn trong khi loại bỏ bất kỳ định dạng bảng nào. Bật các ký tự không in ("¶") trong tab Home sẽ hiển thị cho bạn các dấu tab giúp Word giữ văn bản được trình bày theo cách này.


5. Tắt tính năng lưu tự động

Tính năng Lưu Tự động của Microsoft là một mạng lưới an toàn tuyệt vời vì Word sẽ tự động sao lưu tài liệu của bạn vào đám mây OneDrive khi bạn di chuyển. Tuy nhiên, vì tính năng Lưu Tự động hoạt động liên tục ở chế độ nền, tải lên những thay đổi mới nhất cứ sau vài giây, điều này có thể khiến Word bị chậm, đặc biệt nếu bạn có tài liệu nặng.

Để tắt tính năng Lưu Tự động, hãy nhấp vào nút chuyển Lưu Tự động ở góc trên bên trái tài liệu Word của bạn. Nếu bạn không thấy nút bật/tắt Lưu Tự động, hãy nhấp vào mũi tên xuống của Thanh công cụ Truy cập Nhanh và đảm bảo đã chọn "Tự động Lưu".


Nếu bạn tắt tính năng Lưu Tự động, bạn nên lưu công việc của mình theo cách thủ công sau mỗi vài phút. Việc không thực hiện có thể khiến bạn mất việc nếu máy tính gặp sự cố.

6. Kiểm tra bổ trợ và macro

Mặc dù bạn có thể sử dụng Word như một trình xử lý văn bản đơn giản nhưng bạn cũng có thể tạo macro và sử dụng phần bổ trợ để kích hoạt nhiều tính năng và chức năng hơn. Tuy nhiên, việc sử dụng những công cụ nâng cao hơn này sẽ làm tăng đáng kể khối lượng công việc cho tài liệu của bạn và có thể là lý do khiến tệp của bạn chạy chậm.

6.1. Macro

Macro cho phép bạn tập hợp một loạt lệnh lại với nhau để thực hiện một tác vụ chỉ bằng một cú nhấp chuột hoặc phím tắt. Để kiểm tra xem bạn đã bật macro nào trong tài liệu Word của mình, hãy nhấp vào nút "Macro" trong tab Xem. Thao tác này sẽ hiển thị một hộp thoại, nơi bạn có thể xem, chỉnh sửa và—quan trọng—xóa bất kỳ macro nào. Mặc dù việc xóa macro có nghĩa là bạn có thể mất một số tính năng tự động hóa nhưng nó có thể sẽ tăng tốc đáng kể tài liệu của bạn.


6.2. Phần bổ trợ

Phần bổ trợ là các công cụ tùy chỉnh mà bạn có thể thêm vào Word để giúp bạn làm được nhiều việc hơn với chương trình. Ví dụ: bạn có thể thêm tiện ích bổ sung Wikipedia hoặc trình dịch của bên thứ ba để giúp bạn linh hoạt hơn trong công việc. Tuy nhiên, vì bạn đang thêm một chương trình khác vào Word một cách hiệu quả nên những điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu suất của nó.

Để xem bạn đã cài đặt phần bổ trợ chưa, hãy nhấp vào biểu tượng "Phần bổ trợ" trên tab Trang chủ và mọi phần bổ trợ sẽ hiển thị trong thanh bên bên dưới.


Sau đó, để xóa phần bổ trợ, hãy nhấp vào "Thêm phần bổ trợ".


Trong cửa sổ Phần bổ trợ Office, hãy nhấp vào "Phần bổ trợ của tôi" và nhấp vào ba dấu chấm bên cạnh bất kỳ phần bổ trợ nào bạn muốn xóa. Cuối cùng, nhấp vào "Xóa".


Thao tác này sẽ xóa phần bổ trợ khỏi tài khoản Microsoft của bạn, ảnh hưởng đến tất cả các ứng dụng Office tương thích với phần bổ trợ này.

Bây giờ bạn đã tăng tốc tài liệu Word của mình, hãy xem các mẹo hàng đầu của chúng tôi để tăng tốc quy trình làm việc Microsoft Word của bạn.