VietNetwork.Vn

Là một người hiệu đính học thuật và từng là chuyên gia sản xuất tài liệu pháp lý, qua nhiều năm, rõ ràng là nhiều người đã có thói quen định dạng tài liệu Microsoft Word khiến chúng không an toàn về mặt cấu trúc, kém thích ứng hơn và không phù hợp với những gì Word được xây dựng để làm.

Trong hướng dẫn này, tôi sẽ đưa ra các lựa chọn thay thế cho một số quy trình định dạng thông thường, cuối cùng giúp bạn tiết kiệm thời gian và làm cho tài liệu của bạn trở nên nổi bật.


Nhiều ảnh chụp màn hình bên dưới chứa các ký tự không in được, chẳng hạn như º, • và ¶. Những điều này rất hữu ích để xem bạn đã nhấn Enter, Phím cách hoặc Tab ở đâu, đồng thời cũng hiển thị cho bạn các điều khiển phân trang khác. Bạn có thể bật và tắt những tính năng này bằng cách nhấp vào biểu tượng Hiển thị/Ẩn ("¶") trong tab Trang chủ trên dải băng.

1. Khoảng cách sau (Thay vì nhấn Enter hai lần)

Bạn nên nhấn Enter hai lần sau khi kết thúc đoạn văn để tạo khoảng trắng giữa các phần văn bản, đặc biệt nếu chỉ nhấn một lần sẽ khiến bạn khó biết đoạn này kết thúc ở đâu và đoạn tiếp theo bắt đầu ở đâu.


Tuy nhiên, nhấn Enter hai lần có thể dẫn đến sự cố. Ví dụ: nếu bạn thực hiện việc này ở cuối trang, dòng đầu tiên của trang tiếp theo có thể không được căn chỉnh theo mép của lề trên, nghĩa là văn bản của bạn bắt đầu ở những vị trí khác nhau trên mỗi trang. Ngoài ra, nếu bạn tăng kích thước phông chữ của tài liệu, khoảng trắng kép này sẽ trở nên quá lớn và trông không gọn gàng.

Thay vào đó, hãy sử dụng cài đặt đoạn văn của Microsoft Word để buộc chương trình tạo khoảng trống đó cho bạn. Nhấp vào biểu tượng ở góc dưới bên phải của nhóm Đoạn trong tab Trang chủ để khởi chạy hộp thoại Đoạn.


Sau đó, trong tab Thụt lề và Khoảng cách, thay đổi Khoảng cách trước thành "0 pt" và Khoảng cách sau thành cùng kích thước với phông chữ bạn đang sử dụng (trong trường hợp của chúng tôi là cỡ 12, vì vậy "12 pt"), trước khi nhấp vào "ĐƯỢC RỒI."


Sau đó, bạn sẽ thấy một khoảng trắng xuất hiện sau đoạn văn, mặc dù bạn chỉ nhấn Enter một lần.


Thay vì định dạng cài đặt của từng đoạn riêng lẻ, hãy đặt tất cả chúng thành cùng một Kiểu rồi sửa đổi cài đặt của Kiểu.

2. Danh sách đa cấp (Thay vì đánh số thủ công)

Có thể đôi khi bạn cần có một danh sách được đánh số với nhiều cấp độ, chẳng hạn như khi viết bài báo học thuật, hợp đồng làm việc hoặc một bộ điều khoản và điều kiện. Trong ví dụ này, chúng tôi đã nhập số theo cách thủ công.


Tuy nhiên, nếu sau này bạn phải quay lại và thêm phần hoặc cấp độ khác, bạn sẽ cần cập nhật tất cả các số bạn đã nhập theo cách thủ công sau lần bổ sung đó. Trong một tài liệu dài có nhiều tiêu đề và số, việc này sẽ mất thời gian và chắc chắn sẽ dẫn đến sai sót.

Thay vào đó, bạn nên sử dụng tính năng tạo danh sách đa cấp có sẵn của Word. Đặt con trỏ vào đoạn đầu tiên bạn muốn đánh số và nhấp vào biểu tượng Danh sách đa cấp trong tab Đoạn trên dải băng.


Sau đó, bạn có thể nhấp để chọn một trong các tùy chọn danh sách đa cấp đặt trước được hiển thị trong trình đơn thả xuống.

Nếu bạn nhấp vào một trong các tùy chọn có Tiêu đề đi kèm, các cấp độ sẽ tự động hoạt động với Kiểu Tiêu đề bạn đã chọn.


Ngược lại, để thay đổi cấp độ của một trong các đoạn văn của bạn, sau khi chỉ định đoạn văn được đưa vào danh sách đa cấp đó bằng cách nhấp vào đoạn văn đó và chọn tùy chọn tương tự như trước đó, hãy nhấp lại vào biểu tượng Danh sách đa cấp, di chuột qua "Thay đổi cấp độ danh sách, " và chọn tùy chọn thích hợp.


Nếu các tùy chọn danh sách đa cấp mặc định không phù hợp với những gì bạn cần trong tài liệu của mình, hãy nhấp vào "Xác định danh sách đa cấp mới" trong danh sách thả xuống Danh sách đa cấp.

3. Ngắt trang (Thay vì nhấn Enter liên tục)

Giống như việc nhấn Enter hai lần để tạo khoảng cách giữa các đoạn văn, nhấn Enter liên tục để bắt đầu một trang mới có thể dẫn đến sự cố ở dòng tiếp theo nếu bạn thêm nhiều nội dung hơn vào các phần trước của tài liệu hoặc thay đổi kích thước phông chữ.

Cách tốt nhất để bắt đầu một trang mới là sử dụng tính năng Page Break có sẵn của Word. Đặt con trỏ ở nơi bạn muốn ngắt trang và trong tab Bố cục, bấm vào Dấu ngắt > Trang.


Ngắt trang chỉ đơn giản là tiếp tục tài liệu của bạn sang trang tiếp theo, tiếp tục định dạng và điều kiện bạn đặt cho trang trước. Nếu bạn muốn định dạng các trang khác nhau một cách độc lập, hãy nhấp vào Dấu ngắt > Trang tiếp theo trong tab Bố cục. Thay vào đó, điều này sẽ tạo ra một Phần ngắt dứt khoát hơn.

4. Mục lục tự động (Thay vì gõ chúng theo cách thủ công)

Một lần nữa, điều này liên quan đến việc kích hoạt tự động hóa trong tài liệu Word của bạn, điều này không chỉ tiết kiệm thời gian khi thực hiện mà còn giúp bạn không phải thực hiện những sửa đổi đáng kể cho công việc của mình sau này.

Mục lục được khuyên dùng cho các tài liệu dài, trang trọng vì chúng cho phép người đọc điều hướng tác phẩm của bạn dễ dàng hơn mà không cần phải cuộn hoặc lướt qua nhiều trang để tìm thấy nội dung họ đang tìm kiếm. Tuy nhiên, nếu bạn gõ mục lục theo cách thủ công, việc thêm hoặc xóa nội dung sau này sẽ khiến bạn phải quay lại và cập nhật số trang của mình.

Trước khi bạn thêm mục lục tự động, hãy đảm bảo tất cả tiêu đề trong tài liệu của bạn được gán cho Kiểu tiêu đề. Điều này là do Word tạo mục lục tự động bằng cách tham chiếu các Tiêu đề khác nhau trong tài liệu của bạn.


Sau đó, đặt con trỏ ở nơi bạn muốn mục lục xuất hiện trong tài liệu của mình (lý tưởng nhất là ở đầu) và nhấp vào " Table Of Contents " trong tab Tham khảo.


Bạn có thể chọn từ các tùy chọn có sẵn hoặc nhấp vào "Mục lục tùy chỉnh" trong trình đơn thả xuống để tùy chỉnh mục lục của mình.


Ví dụ: bạn có thể muốn (1) thay đổi số lượng Cấp độ tiêu đề bạn muốn hiển thị, (2) sử dụng đầu tab khác hoặc (3) sử dụng siêu liên kết thay vì số trang.


Cho dù bạn chọn tùy chọn nào, bạn sẽ kết thúc với một mục lục tự động mà bạn có thể cập nhật bất kỳ lúc nào bằng cách nhấp chuột phải vào bất kỳ vị trí nào trên bảng, chọn "Cập nhật trường" và nhấp vào "Cập nhật toàn bộ bảng" hoặc "Cập nhật trang Những con số."


Thêm ngắt trang hoặc ngắt phần sau mục lục của bạn—chúng phải luôn được đặt trên trang riêng của chúng.

5. Chú thích hình ảnh (Thay vì thêm văn bản dưới hình ảnh)

Có một dòng văn bản bên dưới hình ảnh của bạn sẽ bổ sung thêm ngữ cảnh cho người đọc. Tuy nhiên, nếu bạn nhập chú thích bằng Kiểu thông thường, không có gì đảm bảo chú thích sẽ nằm ngay bên dưới ảnh của bạn nếu nó ở cuối trang (nó có thể cuộn sang trang tiếp theo). Đây là lý do tại sao bạn nên sử dụng công cụ chú thích của Word để thay thế. Một lý do khác để sử dụng chú thích được định dạng là bạn có thể tạo bảng chú thích—tương tự như mục lục nhưng chỉ dành cho hình ảnh trong tài liệu của bạn—điều này rất hữu ích nếu hình ảnh của bạn là sơ đồ trong tài liệu chính thức.

Để thêm chú thích, hãy nhấp chuột phải vào hình ảnh có liên quan và nhấp vào "Chèn chú thích".


Sau đó, bạn có thể thêm chú thích của mình, thay đổi nhãn, quyết định vị trí đặt chú thích (bên dưới luôn tốt hơn) và điều chỉnh một số cài đặt khác nếu cần.


Chú thích này sẽ tự động được tạo bằng Caption Style của Word, nghĩa là nếu bạn thêm nhiều chú thích khác, chúng sẽ tự động đánh số (Hình 1, Hình 2, v.v.)

6. Sử dụng Định dạng bảng cài sẵn (Thay vì định dạng chúng theo cách thủ công)

Bạn có thể muốn thêm các hàng có màu sắc khác nhau và định dạng đa dạng vào bảng của mình nhưng điều này có thể dẫn đến sự không nhất quán và cũng khiến tài liệu Word của bạn bị chậm đáng kể. Mặc dù Excel tốt hơn nhiều trong việc tạo bảng mà bạn có thể sao chép và dán vào Word, nhưng nếu bạn tạo bảng trực tiếp trong tài liệu Word, hãy sử dụng các kiểu định dạng bảng cài sẵn của Word.

Nhấp vào bất kỳ vị trí nào trong bảng của bạn và trong tab Thiết kế bảng, nhấp vào mũi tên thả xuống "kiểu bảng".


Chọn từ nhiều tùy chọn có sẵn, đảm bảo chọn kiểu phù hợp với tất cả các loại bảng bạn có thể sử dụng trong tài liệu.

Tốt hơn hết, bạn có thể nhấp chuột phải vào bất kỳ thiết kế nào trong Thư viện Kiểu Bảng để biến nó thành kiểu bảng mặc định. Điều này có nghĩa là mọi bảng tiếp theo bạn thêm vào sẽ được trình bày theo cách tương tự.


Cuối cùng, tôi khuyên bạn nên xác định cách bảng của bạn sẽ hoạt động khi nó được chia thành hai trang trở lên, đảm bảo bảng vẫn dễ đọc và được định dạng đúng.

Ngoài việc sử dụng các tùy chọn định dạng tốt nhất trong Microsoft Word, hãy đảm bảo bạn tránh được một số lỗi phổ biến khác có thể gây ra sự cố và làm chậm quy trình làm việc của bạn.