VietNetwork.Vn

Có lạ không khi tôi thực sự thích sử dụng chương trình này?

Trong số vô số các menu và công cụ mà Microsoft Word nổi tiếng, một số đã đặc biệt đảm bảo lòng trung thành của tôi trong nhiều năm. Mặc dù một số tính năng này có trong các chương trình xử lý văn bản khác, nhưng thực tế là Microsoft Word cung cấp tất cả chúng khiến nó trở thành số một đối với tôi.

Hơn nữa, các tính năng này có sẵn dưới dạng công cụ mặc định trong Microsoft Word, nơi bạn cần phải tự tin sử dụng mã nếu muốn sử dụng một số tính năng này trong các lựa chọn thay thế của Word.


Các công cụ tôi sẽ thảo luận liên quan cụ thể đến ứng dụng Microsoft Word dành cho máy tính để bàn. Một số cũng có sẵn trên Word cho web miễn phí, nhưng không phải tất cả.

1. Ribbon có thể tùy chỉnh

Đối với tôi, ưu điểm tốt nhất của Microsoft Word là khả năng tùy chỉnh dễ dàng các tab, nhóm và lệnh bạn thấy trên ribbon (phần phía trên nơi bạn thực hiện công việc trên Microsoft Word) và thứ tự của chúng. Bạn thậm chí có thể tạo các tab và nhóm mới để phù hợp với công việc bạn làm và đây là mức độ chi tiết mà tôi đặc biệt thích ở chương trình này.

Trong trường hợp của tôi, với tư cách là một biên tập viên học thuật, có một số công cụ tôi sử dụng mọi lúc, chẳng hạn như Bình luận, Theo dõi và Thay đổi, thường nằm trong tab Đánh giá và Phông chữ và Kiểu, nằm trong tab Trang chủ. Do đó, tôi đã tạo một tab mới có tên là Biên tập và chèn các công cụ này vào tab mới đó.


Để thực hiện việc này, tôi nhấp vào Tệp > Tùy chọn và chọn "Tùy chỉnh Ribbon" trong cửa sổ Tùy chọn Word.


Từ đó, bạn có thể thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào:

• Chọn "Tab chính" trong menu thả xuống Chọn lệnh từ vì điều này cho phép bạn truy cập các lệnh thông qua các tab mà bạn thường thấy trên ruy-băng.
• Xác định vị trí và chọn tab, nhóm hoặc lệnh bạn muốn thêm.
• Nhấp vào "Thêm" để di chuyển đến vị trí đã chọn.
• Sắp xếp lại các tab, nhóm và lệnh bằng các mũi tên bên phải. Lưu ý, cũng có các tùy chọn Tab mới, Nhóm mới và Đổi tên ở phía dưới, bạn có thể nhấp vào để cá nhân hóa thêm ruy-băng của mình.

Cuối cùng, nhấp vào "OK" để đóng cửa sổ và xem thay đổi.

2. Thanh công cụ truy cập nhanh (cũng có thể tùy chỉnh!)

Theo mặc định, Thanh công cụ truy cập nhanh (QAT) nằm ở đầu cửa sổ Word của bạn và lưu trữ các phím tắt đến các lệnh và tùy chọn mà bạn thường sử dụng. Nếu bạn không thích nhớ các phím tắt của Word, QAT của Word là cách nhanh nhất để thực hiện những việc mà nếu không thì sẽ mất vài cú nhấp chuột và chắc chắn đây là một trong những tính năng của Word mà tôi thấy hữu ích nhất.


Trong trường hợp của tôi, tôi có các công cụ như biểu tượng danh sách dấu đầu dòng và phím tắt đến Style Gallery vì tôi sử dụng những công cụ này hàng ngày.


Để tùy chỉnh QAT của bạn, hãy nhấp vào mũi tên xuống Customize Quick Access Toolbar ở phía bên phải của QAT. Sau đó, bạn có thể chọn hoặc bỏ chọn một số công cụ mặc định trong menu thả xuống hoặc nhấp vào "More Commands" để xem thêm tùy chọn.


Tiếp theo, chọn "Lệnh phổ biến" hoặc "Tất cả lệnh" trong danh sách thả xuống Chọn lệnh từ, định vị và chọn lệnh, nhấp vào "Thêm" và sử dụng các mũi tên để sắp xếp lại chúng.


Khi đã hài lòng, hãy nhấp vào "OK" và bạn sẽ thấy ngay sự nhanh chóng khi hoàn thành công việc!

3. Chuyển đổi văn bản thành bảng và ngược lại

Đôi khi, tôi nhận ra thông tin tôi đã nhập có thể trông đẹp hơn dưới dạng bảng. Tương tự, tôi có thể muốn xóa hoàn toàn bảng, chỉ giữ lại văn bản. Word cực kỳ hiệu quả trong việc hoàn thành cả hai quy trình, trong khi thực hiện thủ công sẽ mất thời gian và có khả năng dẫn đến lỗi.

Công cụ này có vẻ như là một yếu tố thu hút thích hợp, nhưng thật đáng ngạc nhiên khi tôi đã sử dụng nó nhiều lần như vậy. Hơn nữa, không chỉ khả năng chuyển đổi văn bản sang và từ bảng là điều tôi đánh giá cao—mà còn là mức độ chi tiết mà chương trình đi vào liên quan đến cách thực hiện quy trình này khiến nó vượt trội hơn hẳn so với phần còn lại.

Trong ví dụ này, tôi muốn mỗi ngày được ghi vào một ô riêng biệt, tạo thành hàng tiêu đề của bảng mà tôi sắp tạo.


Để chuyển đổi thành bảng, tôi cần chọn văn bản và nhấp vào biểu tượng "Bảng" trong tab Chèn trên ruy-băng. Sau đó, tôi sẽ chọn "Chuyển đổi văn bản thành bảng".


Hộp thoại Convert Text To Table chính là nơi phép thuật xảy ra!

Mặc dù bạn mong đợi sẽ xem qua các tùy chọn từ trên xuống dưới, tôi khuyên bạn nên bắt đầu với phần Separate Text At. Lý do là vì bước đầu tiên là quyết định ranh giới ô của bảng sẽ nằm ở đâu. Trong trường hợp của tôi, tôi đã đặt một khoảng trắng giữa mỗi từ, vì vậy tôi cần đảm bảo ranh giới ô được xác định tại các khoảng trắng. Vì đây không phải là tùy chọn mặc định, tôi đã chọn "Other" và nhập một khoảng trắng vào trường trống.

Sau đó, phần Table Size ở đầu hộp thoại sẽ tự động cập nhật để phản ánh những gì tôi đã chọn ở cuối. Cuối cùng, đối với AutoFit Behavior, tôi luôn sử dụng chiều rộng cột cố định tự động. Sau khi kiểm tra và hài lòng với các tùy chọn, tôi sẽ nhấp vào "OK".


Cũng dễ dàng như vậy để chuyển đổi một bảng trở lại thành văn bản. Với con trỏ ở bất kỳ đâu trong bảng, hãy nhấp vào "Chuyển đổi thành văn bản" trong tab Bố cục. Sau đó, chọn cách bạn muốn tách văn bản sau khi bảng đã được xóa và nhấp vào "OK".


4. Hợp nhất tài liệu

Trong khi bạn có thể sao chép và dán văn bản từ tài liệu này sang tài liệu khác, việc sử dụng công cụ hợp nhất của Word sẽ mất ít thời gian hơn, chủ yếu là vì bạn chỉ cần mở tài liệu đích. Nó cũng loại bỏ khả năng vô tình bỏ sót một số nội dung từ các tài liệu khác.

Như tên của công cụ này gợi ý, nó dùng để hợp nhất văn bản. Mặc dù hình ảnh có thể được đưa vào khi hợp nhất, nhưng chúng có thể không hiển thị đúng.

Tôi thấy điều này đặc biệt hữu ích khi kết hợp các tài liệu liên quan. Ví dụ, sau khi nhận được chương 1 và chương 2 của một bài báo riêng biệt, việc hợp nhất chúng có nghĩa là tôi có thể đảm bảo chúng được định dạng nhất quán và được viết một cách mạch lạc. Thực hiện việc này trong các chương trình khác, chẳng hạn như Google Docs, sẽ yêu cầu tôi cài đặt tiện ích bổ sung, nhưng Word cho phép thực hiện hành động này trong ứng dụng máy tính để bàn.

Để thực hiện việc này, trước tiên hãy đặt con trỏ vào tài liệu Word chính nơi bạn muốn tài liệu được hợp nhất xuất hiện. Sau đó, nhấp vào mũi tên thả xuống "Đối tượng" trong nhóm Văn bản của tab Chèn và chọn "Văn bản từ tệp".


Tiếp theo, định vị và chọn tệp có liên quan, rồi nhấp vào "Chèn". Giữ Ctrl để chọn nhiều tài liệu và đảm bảo bạn chọn chúng theo thứ tự bạn muốn chúng xuất hiện khi được hợp nhất. Khi bạn nhấp vào "Mở", các tệp đã chọn sẽ được thêm vào tài liệu đang hoạt động.

Microsoft Word cũng cho phép bạn so sánh và hợp nhất các phiên bản khác nhau của một tài liệu.

5. Tích hợp với các ứng dụng Microsoft khác

Nếu bạn là người thích G-Suite hơn, bạn có thể lập luận một cách chính đáng rằng Google Docs tích hợp liền mạch với các chương trình Google khác. Tuy nhiên, vì tôi sử dụng Excel, Outlook, PowerPoint và các ứng dụng Microsoft khác, tôi đánh giá cao cách chúng hoạt động tốt với nhau, đặc biệt là vì mối quan hệ này không yêu cầu kết nối internet để hoạt động hài hòa.

Ví dụ, tôi thường tạo biểu đồ trong Excel, biết rằng nó sẽ cắt và dán hoàn hảo vào Word. Tương tự, tôi đã sử dụng mối quan hệ chặt chẽ của Word với Excel và Outlook thông qua công cụ Mail Merge của chương trình. Bạn cũng có thể dễ dàng nhúng một bảng tính Excel hoặc slide PowerPoint hiện có hoặc mới vào tài liệu Word của mình.

Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào "Object" trong tab Insert trên ribbon và điều hướng đến tab "Create New" hoặc "Create From File", tùy thuộc vào những gì bạn muốn thực hiện. Sau đó, chọn tệp hoặc loại tệp bạn muốn nhúng và nhấp vào "OK".


Điều tôi thích nhất về tích hợp này là phiên bản nhúng của Word sẽ cập nhật để khớp với nguồn bất cứ khi nào bạn đóng và mở lại tài liệu (trừ khi bạn hủy kích hoạt chức năng này bằng cách nhấp vào Tệp > Tùy chọn > Nâng cao và bỏ chọn "Cập nhật liên kết tự động khi mở").

Mặc dù tôi thích sử dụng ứng dụng Microsoft Word trên máy tính để bàn, tôi sẽ không tranh luận rằng nó lý tưởng cho tất cả mọi người, đặc biệt là vì nó phức tạp, tốn nhiều tài nguyên và tốn kém. Có một số lựa chọn thay thế miễn phí tốt cho Microsoft Word mà bạn nên thử nếu bạn muốn thay đổi.