VietNetwork.Vn

Tránh nhấp qua nhiều menu để thực hiện một hành động.

Word có rất nhiều công cụ nên việc tìm kiếm những công cụ phù hợp thường có thể làm chậm tiến độ công việc của bạn. Thật vậy, một số công cụ hữu ích nhất của Word cũng là những công cụ bị ẩn nhiều nhất và đôi khi có thể phải mất năm lần nhấp chuột trở lên để thực hiện một hành động. Đây là lý do tại sao sử dụng Thanh công cụ truy cập nhanh (QAT) là giải pháp tốt nhất.


Mặc dù thanh tìm kiếm ở đầu cửa sổ Word có thể giúp bạn tìm và thực hiện một hành động nhưng đôi khi rất khó để biết nên sử dụng từ khóa nào nếu bạn không nhớ tên hàm. Một lựa chọn khác là tìm hiểu và sử dụng phím tắt, nhưng vì có quá nhiều phím tắt nên bạn có thể mất thời gian để tìm hiểu và khó có thể nhớ nên sử dụng phím tắt nào. Mặt khác, việc có các nút trong QAT có nghĩa là bạn có thể thực hiện các hành động chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Những biểu tượng bạn thêm vào QAT sẽ tùy thuộc vào mục đích bạn sử dụng Word, nhưng có một số biểu tượng—theo ý kiến của tôi—có lợi cho mọi người khi tạo tài liệu Word.

Kể từ tháng 7 năm 2024, QAT chỉ có sẵn trong ứng dụng Word trên máy tính chứ không có trong Word dành cho web.

1. Kích hoạt và tùy chỉnh Thanh công cụ truy cập nhanh

QAT nằm ở góc trên bên trái cửa sổ Word của bạn. Nếu tất cả những gì bạn có thể thấy là logo Word và tên tài liệu của mình, điều đó có nghĩa là bạn chưa bật QAT.


Để khắc phục điều này, hãy nhấp vào mũi tên xuống ở phía bên phải của bất kỳ tab đang mở nào và nhấp vào "Hiển thị Thanh công cụ truy cập nhanh".


Sau đó, bạn sẽ thấy QAT xuất hiện bên cạnh logo Word cùng với một số nút, chẳng hạn như Tự động lưu và Lưu, làm tùy chọn mặc định.


Có nhiều cách khác nhau để tùy chỉnh những gì bạn nhìn thấy ở đây. Để xóa một nút khỏi QAT của bạn, hãy nhấp chuột phải vào biểu tượng có liên quan và nhấp vào "Xóa khỏi Thanh công cụ truy cập nhanh".


Để thêm nút, hãy nhấp vào mũi tên xuống "Tùy chỉnh Thanh công cụ truy cập nhanh" và chọn một trong các tùy chọn có sẵn trong menu đó hoặc nhấp vào "Lệnh khác" để xem các hành động khác mà bạn có thể thêm.


Trong cửa sổ Tùy chọn Word, nhấp vào mũi tên thả xuống "Chọn lệnh từ" để tìm kiếm công cụ theo danh mục hoặc hiển thị tất cả các lệnh có sẵn. Sau đó, sau khi tìm và chọn lệnh bạn muốn xuất hiện trong QAT, hãy nhấp vào "Thêm". Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào "OK."


Sau đó, bạn sẽ thấy QAT được cập nhật dựa trên lựa chọn của mình.

Nếu bạn biết vị trí của lệnh thông qua các tab trên ribbon, bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào biểu tượng của lệnh để thêm lệnh đó vào QAT. Tương tự, nếu bạn thường sử dụng nhiều lệnh từ cùng một dải băng, bạn có thể thêm biểu tượng của toàn bộ dải băng vào QAT.

2. Chỉ dán văn bản

Nếu bạn thường xuyên sao chép và dán văn bản từ một nguồn khác, chẳng hạn như Internet hoặc tài liệu Word khác, thì bạn có thể nhận được kiểu chữ, màu sắc và kích thước phông chữ không nhất quán vì định dạng nguồn khác với định dạng tài liệu Word của bạn.


Cách tốt nhất để vượt qua rào cản này là sử dụng công cụ Keep Text Only của Word, công cụ mà bạn đoán được đó là chỉ dán văn bản chứ không dán định dạng. Thậm chí tốt hơn nữa, nếu bạn đang sử dụng Word Style, nút QAT này sẽ đảm bảo văn bản được dán có cùng định dạng với đoạn văn mà con trỏ của bạn được đặt.


3. Hiện/ẩn

Tôi luôn thêm Dấu ngắt phần và Dấu cách không ngắt, đồng thời sửa đổi cài đặt đoạn văn của mình để các tiêu đề vẫn giữ nguyên văn bản sau—và thành thật mà nói, bạn cũng nên làm như vậy nếu đang muốn cấu trúc và sắp xếp tài liệu của mình một cách chính xác và an toàn.

Tùy chọn Hiển thị/Ẩn (¶) cho phép bạn xem tất cả các điều khiển phân trang này được đặt ở đâu trong tác phẩm của bạn, giúp bạn hiểu rõ hơn về lý do tại sao một số thành phần nhất định lại hoạt động như vậy.


Còn được gọi là Ký tự không in được (vì chúng chỉ xuất hiện trên màn hình của bạn chứ không xuất hiện trên giấy khi bạn in tài liệu), chúng cũng hữu ích để kiểm tra kỹ xem bạn có vô tình thêm hai dấu cách và bạn không không có bất kỳ điểm đánh dấu đoạn văn trống nào—những thứ có thể gây ra các vấn đề về cấu trúc và định dạng ở dòng tiếp theo.

Có biểu tượng ¶ trong QAT có nghĩa là bạn có thể nhanh chóng kiểm tra cấu trúc phân trang và đoạn văn của mình, đồng thời chỉ cần nhấp lại vào nút để làm cho các ký tự không in ra biến mất khi bạn hài lòng.


4. Nút Macro được cá nhân hóa

Macro của Microsoft 365 cho phép bạn thực hiện các hành động rất cụ thể chỉ bằng một cú bấm chuột. Hơn nữa, Word cho phép bạn thêm các nút macro được cá nhân hóa vào QAT của mình, do đó, việc thực hiện lệnh đó thậm chí còn dễ dàng hơn.

Khi bạn đã ghi macro của mình, hãy nhấp vào mũi tên xuống "Tùy chỉnh thanh công cụ truy cập nhanh" và chọn "Lệnh khác".


Sau đó, trong cửa sổ Tùy chọn Word, nhấp vào mũi tên thả xuống "Chọn lệnh từ" và nhấp vào "Macro". Bây giờ, chọn macro có liên quan và nhấp vào "Thêm".


Sau đó, bạn có thể chọn biểu tượng phù hợp cho macro của mình bằng cách chọn macro, nhấp vào "Sửa đổi" rồi nhấp vào "OK" sau khi hoàn tất.


Cuối cùng, nhấp vào "OK" và bạn sẽ thấy biểu tượng mới xuất hiện trong QAT của mình. Trong ảnh chụp màn hình của mình, tôi sử dụng dấu kiểm màu xanh lục cho macro để chuyển đổi tất cả dấu ngoặc kép thẳng và dấu nháy đơn thành dấu nháy đơn.


Bạn không thể sửa đổi biểu tượng QAT cho các lệnh tiêu chuẩn—Word chỉ cho phép bạn thay đổi các biểu tượng macro được cá nhân hóa của mình.

5. Số và dấu đầu dòng

Rất nhiều tài liệu Word mà tôi gặp với tư cách là người hiệu đính học thuật có chứa danh sách dấu đầu dòng hoặc số và tôi thấy rằng tôi thường sử dụng chúng trong các tệp cá nhân hoặc liên quan đến công việc của mình.

Một trong những lợi ích của việc có các biểu tượng này trong QAT của bạn là chúng đi kèm với các mũi tên thả xuống cho phép bạn chọn các kiểu dấu đầu dòng và đánh số khác nhau.


Việc có cả biểu tượng Dấu đầu dòng và Đánh số trên QAT có nghĩa là bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa hai biểu tượng này nếu cần và bạn có thể nhấp lại vào chúng để xóa dấu đầu dòng hoặc số.

6. Thư viện phong cách

Mặc dù có thể truy cập dễ dàng trên tab Trang chủ trên dải băng, Thư viện Kiểu là một biểu tượng hữu ích cần có trong QAT của bạn, đặc biệt nếu bạn sử dụng hết Công suất của Kiểu của Word. Thật vậy, việc thêm phần này vào QAT có nghĩa là bạn không phải liên tục chuyển đổi qua lại từ tab Trang chủ, do đó bạn có thể tiếp tục công việc của mình với bất kỳ tab nào bạn đã mở.

Hữu ích hơn nữa, Thư viện Kiểu chỉ có không gian để hiển thị cho bạn một số tùy chọn mà bạn có, trong khi trình đơn thả xuống Thư viện Kiểu QAT hiển thị cho bạn nhiều hơn. Bạn cũng có tùy chọn thêm Kiểu mới, xóa định dạng Kiểu và Áp dụng tất cả định dạng kiểu.


7. Sắp xếp lại các biểu tượng trong QAT của bạn

Khi bạn đã thêm tất cả các nút có liên quan vào QAT của mình, hãy cân nhắc sắp xếp lại chúng để việc sử dụng chúng trở nên dễ dàng hơn. Cá nhân tôi sắp xếp chúng theo tần suất sử dụng, nhưng bạn có thể chọn sắp xếp chúng theo loại lệnh hoặc phân tách các biểu tượng tương tự.

Nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh QAT của bạn và nhấp vào "Lệnh khác" để mở Tùy chọn Word.


Sau đó, chọn một trong các biểu tượng đã có trong QAT của bạn và sử dụng các mũi tên để chọn đơn hàng của bạn. Các biểu tượng ở đầu danh sách sẽ xuất hiện ở bên trái QAT của bạn và các biểu tượng ở cuối danh sách sẽ xuất hiện ở bên phải.


Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào "OK."

Theo mặc định, QAT ở ngay đầu cửa sổ ứng dụng Microsoft 365 của bạn. Tuy nhiên, hãy cân nhắc việc di chuyển nó xuống cuối dải băng để làm cho nó dễ tiếp cận hơn và tăng tốc công việc của bạn hơn nữa.