VietNetwork.Vn

Chúng có thể biến đổi cách bạn sắp xếp và trực quan hóa dữ liệu của mình.

Nhiều người biết về các hàm khác nhau trong Excel nhưng ít người biết những thủ thuật hay giúp bạn tiết kiệm thời gian và trực quan hóa dữ liệu hiệu quả hơn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn năm mẹo mà bạn có thể lưu trữ cho lần sử dụng chương trình bảng tính tiếp theo của Microsoft.


1. Chọn mảng nhanh chóng bằng phím tắt

Không có gì đáng chú ý khi biết phím tắt Ctrl+A—đó là một trong những phím tắt nổi tiếng nhất hiện có. Tuy nhiên, có thể nói rất nhiều điều về việc biết chính xác nó làm gì trong các trường hợp khác nhau trong Excel.

Đầu tiên, chọn bất kỳ ô nào trong bảng tính của bạn. Nếu ô đó độc lập với bất kỳ ô nào khác (nói cách khác, nó không có dữ liệu ở bên trái hoặc bên phải, bên trên hoặc bên dưới hoặc không phải là một phần của bảng được định dạng ), nhấn Ctrl+A sẽ chọn toàn bộ bảng tính.

Tuy nhiên, nếu ô bạn chọn là một phần của phạm vi dữ liệu, chẳng hạn như cột số chưa được định dạng hoặc bảng được định dạng, việc nhấn Ctrl+A sẽ chỉ chọn mảng đó. Trong ví dụ này, chúng tôi đã chọn ô D6 và nhấn Ctrl+A.


Điều này chỉ hữu ích khi định dạng phạm vi dữ liệu đó (chứ không phải toàn bộ trang tính).

Sau đó, nếu bạn nhấn Ctrl+A lần nữa, Excel sẽ chọn toàn bộ bảng tính.


Điều này rất tốt cho việc định dạng toàn bộ trang tính cùng một lúc.

Hãy sử dụng mẹo đáng nhớ này để làm việc nhanh chóng vì điều đó có nghĩa là bạn không cần phải sử dụng chuột để nhấp và kéo để chọn một loạt dữ liệu.

2. Thêm Slicers để lọc dữ liệu nhanh chóng

Khi định dạng dữ liệu thành bảng trong Excel, bạn sẽ tự động thấy Nút Bộ lọc ở đầu mỗi cột. Bạn có thể xóa hoặc thêm lại nút này bằng cách bỏ chọn hoặc chọn "Nút Bộ lọc" trong tab Thiết kế Bảng.


Tuy nhiên, cách dễ dàng hơn để tạo bộ lọc cho bảng của bạn là thêm Bộ cắt, đặc biệt nếu một cột cụ thể có nhiều khả năng được lọc hơn các cột còn lại.

Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi dự đoán sẽ thường xuyên lọc các cột Cửa hàng và Tổng cộng, vì đây là những cột nổi bật trong bảng của chúng tôi, vì vậy, hãy thêm Bộ cắt cho mỗi cột.


Với bất kỳ ô nào trong bảng được chọn, hãy nhấp vào "Chèn bộ cắt" trong tab Thiết kế bảng trên dải băng.


Sau đó, bạn có thể chọn các cột mà bạn muốn thêm Bộ cắt và nhấp vào "OK".


Bây giờ, hãy nhấp và kéo để định vị lại hoặc thay đổi kích thước Bộ cắt của bạn hoặc mở tab "Bộ cắt" để xem thêm tùy chọn. Để tiến thêm một bước nữa (chẳng hạn như xóa tiêu đề của Bộ cắt), hãy nhấp chuột phải vào Bộ cắt có liên quan và nhấp vào "Cài đặt bộ cắt".


Vì Bộ cắt tự động trình bày dữ liệu của chúng theo thứ tự (ngược lại với thứ tự được trình bày trong tập dữ liệu gốc của bạn), nên bạn có thể phân tích dữ liệu ngay lập tức.

Giữ Ctrl khi chọn các thành phần trong Bộ cắt của bạn để hiển thị tất cả chúng cùng lúc hoặc nhấn Alt+C để xóa tất cả các lựa chọn trong Bộ cắt.

3. Tạo Sparklines để trực quan hóa xu hướng

Có, bạn có thể tạo biểu đồ có định dạng cao để trực quan hóa dữ liệu ở dạng đồ họa, nhưng đôi khi, bạn có thể cần thứ gì đó ít phức tạp hơn và chiếm ít không gian hơn trong bảng tính của mình. Đây là lúc Sparklines phát huy tác dụng và có ba loại bạn có thể sử dụng trong bảng tính của mình.

Trong ví dụ bên dưới, chúng tôi có dữ liệu lãi lỗ trong một tuần từ nhiều cửa hàng khác nhau và chúng tôi muốn thêm phần trình bày trực quan về xu hướng cho từng cửa hàng trong cột J.


Đầu tiên, chọn các ô trong cột J nơi bạn muốn hiển thị trực quan xu hướng.


Bây giờ, trong tab Chèn trên dải băng, hãy chuyển đến nhóm Sparklines và nhấp vào "Dòng".


Đặt con trỏ vào trường "Phạm vi dữ liệu", sử dụng chuột để chọn dữ liệu từ bảng, sau đó nhấp vào "OK".


Sau đó, bạn sẽ ngay lập tức thấy các con số của mình được trình bày dưới dạng đường xu hướng.


Nếu dòng quá nhỏ để phân tích toàn diện, bạn chỉ cần tăng kích thước ô và cột và Sparkline sẽ tự động điền vào kích thước ô của chúng.


Tùy thuộc vào loại dữ liệu bạn đang muốn trực quan hóa, có hai loại Sparklines khác để sử dụng.

Cột Sparklines trình bày dữ liệu trong biểu đồ cột nhỏ:


Và Biểu đồ lãi/lỗ nhấn mạnh các giá trị tích cực và tiêu cực:


Khi bạn đã chọn và tạo Sparkline của mình, hãy chọn bất kỳ ô nào bị ảnh hưởng và sử dụng tab Sparkline trên ribbon để thực hiện bất kỳ thay đổi định dạng hoặc chi tiết nào mà bạn yêu cầu. Vì chúng được thêm vào cùng nhau nên tất cả chúng sẽ được định dạng theo cùng một cách vào cùng một thời điểm. Tuy nhiên, nếu bạn muốn chúng được định dạng riêng biệt, hãy nhấp vào "Ungroup" trong tab Sparklines. Trong ví dụ bên dưới, chúng tôi đã tách nhóm mọi Sparkline khác để định dạng chúng lần lượt.


4. Tận dụng tối đa định dạng có điều kiện cài sẵn

Một cách khác để trực quan hóa và phân tích dữ liệu ngay lập tức là sử dụng công cụ Định dạng có điều kiện cài sẵn của Excel. Việc thiết lập các quy tắc Định dạng có điều kiện có thể mất thời gian và gây ra sự cố nếu chúng trùng lặp hoặc mâu thuẫn với nhau, nhưng việc sử dụng các định dạng mặc định sẽ dễ dàng hơn nhiều.

Chọn dữ liệu trong bảng tính mà bạn muốn phân tích và nhấp vào menu thả xuống "Định dạng có điều kiện" trong tab Trang chủ trên dải băng. Ở đó, nhấp vào "Thanh dữ liệu", "Thang màu" hoặc "Bộ biểu tượng" và chọn một thiết kế phù hợp với dữ liệu của bạn.


Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đã chọn Thanh dữ liệu màu cam vì điều này giúp chúng tôi so sánh tổng nhanh chóng. Điều may mắn là vì có số âm trong dữ liệu của chúng tôi nên Excel đã tự động định dạng Thanh Dữ liệu để nhấn mạnh sự khác biệt về số.


Để xóa Định dạng có điều kiện, hãy chọn các ô được đề cập, nhấp vào "Định dạng có điều kiện" trong tab Trang chủ và nhấp vào "Xóa quy tắc khỏi các ô đã chọn".

5. Dữ liệu ảnh chụp màn hình để sử dụng động

Đây là một cách tuyệt vời để chụp các ô trên một trang tính và sao chép chúng ở một vị trí khác, chẳng hạn như trên trang tổng quan. Sau đó, mọi thay đổi được thực hiện đối với dữ liệu gốc cũng sẽ được phản ánh trong dữ liệu trùng lặp.

Bắt đầu bằng cách thêm công cụ Máy ảnh vào Thanh công cụ truy cập nhanh (QAT) của bạn. Nhấp vào mũi tên xuống ở phía bên phải của bất kỳ tab nào trên ruy-băng để xem QAT của bạn có được bật hay không. Nếu tùy chọn Ẩn Thanh công cụ truy cập nhanh khả dụng, điều đó có nghĩa là bạn đã hiển thị nó. Tương tự, nếu bạn thấy tùy chọn Hiển thị Thanh công cụ truy cập nhanh, hãy nhấp vào tùy chọn đó để kích hoạt QAT của bạn.


Sau đó, nhấp vào mũi tên xuống QAT và nhấp vào "Lệnh khác".


Bây giờ, chọn "Tất cả lệnh" trong menu Chọn lệnh từ, sau đó cuộn đến và chọn Máy ảnh, trước khi nhấp vào "Thêm" để thêm lệnh đó vào QAT của bạn. Sau đó, nhấp vào "OK."


Bây giờ bạn sẽ thấy biểu tượng Camera trong QAT của mình.


Chọn các ô bạn muốn sao chép trên một trang tính hoặc sổ làm việc khác và nhấp vào biểu tượng Máy ảnh mới được thêm vào.

Nếu bạn muốn sao chép nội dung nào đó không được gắn vào ô, chẳng hạn như hình ảnh hoặc biểu đồ, hãy chọn các ô phía sau và xung quanh mục đó. Thao tác này sẽ sao chép các ô đã chọn và mọi thứ phía trước chúng dưới dạng hình ảnh.

Sau đó, đi đến vị trí bạn muốn sao chép dữ liệu (chúng tôi đã sử dụng Trang tính 2 trong ví dụ bên dưới) và chỉ cần nhấp một lần vào vị trí thích hợp (trong trường hợp của chúng tôi là ô A1).


Excel coi đây là một ảnh, vì vậy bạn có thể sử dụng tab Định dạng Ảnh trên dải băng để trình bày ảnh chụp nhanh chính xác như bạn muốn.

Hãy cân nhắc việc loại bỏ các đường lưới trước khi chụp dữ liệu dưới dạng ảnh, vì điều này sẽ giúp hình ảnh trông gọn gàng hơn ở vị trí được sao chép.


Mặc dù đây là một hình ảnh (thường là thành phần không thay đổi trong tệp), nếu bạn thay đổi dữ liệu gốc, điều này sẽ phản ánh ngay lập tức trong phiên bản đã chụp của bạn!

Một cách khác để tăng hiệu quả sử dụng Excel là tìm hiểu một số phím tắt hữu ích nhất của Excel vì chúng giúp bạn không phải chuyển đổi giữa việc sử dụng bàn phím và chuột.