VietNetwork.Vn

Gây ấn tượng với đồng nghiệp của bạn bằng những mẹo hữu ích này.

Ngay cả khi là người dùng thành thạo Microsoft Word, tôi vẫn luôn tìm ra nhiều cách khác nhau để tăng tốc quy trình làm việc và tận dụng tối đa các công cụ của chương trình. Sau đây là một số mẹo hay mà bạn nên biết.


1. Sắp xếp danh sách theo thứ tự

Bạn có thể nghĩ rằng chỉ có Excel mới có thể sắp xếp dữ liệu của bạn theo thứ tự chữ cái, số hoặc thời gian. Tuy nhiên, Microsoft Word cung cấp một công cụ hiệu quả tương tự để sắp xếp từ, số và ngày tháng.

1.1. Sắp xếp một danh sách

Để sắp xếp danh sách các từ, số hoặc ngày tháng đơn giản được trình bày trong các đoạn văn hoặc dấu đầu dòng riêng biệt chứ không phải trong bảng, hãy chọn dữ liệu và nhấp vào biểu tượng "Sắp xếp" trong nhóm Đoạn văn của tab Trang chủ.


Một điều hữu ích là Microsoft Word có thể sắp xếp ngày tháng ngay cả khi chúng được viết theo các định dạng khác nhau (như Tháng DD, YYYY hoặc MM/DD/YYY ).

Trong hộp thả xuống đầu tiên, chọn "Paragraphs" và trong hộp thứ hai, cho Word biết bạn đang sắp xếp văn bản, số hay ngày tháng. Cuối cùng, quyết định xem bạn muốn dữ liệu được sắp xếp theo thứ tự tăng dần hay giảm dần, trước khi nhấp vào "OK".


Nếu các mục trong danh sách được phân tách bằng dấu ngắt dòng (thêm thông qua Shift+Enter) thay vì dấu ngắt đoạn (thêm thông qua Enter), công cụ Sắp xếp sẽ không hoạt động.

Sau đây là danh sách tên trong ví dụ của tôi, được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái.


1.2. Sắp xếp một bảng

Để sắp xếp bảng dựa trên dữ liệu trong một trong các cột của bảng, hãy đặt con trỏ vào bất kỳ ô nào của bảng và nhấp vào biểu tượng "Sắp xếp" tương tự trong tab Trang chủ.


Tiếp theo, sử dụng phần "My List Has" ở cuối hộp thoại để cho Word biết các cột của bạn có tiêu đề hay không. Sau đó, bạn có thể chọn cột mà bạn muốn sắp xếp bảng của mình—đây là tên cột nếu có tiêu đề hoặc số cột nếu không có. Trong trường hợp của tôi, tôi muốn sắp xếp bảng của mình theo cột "Frequency".


Mỗi hàng đều cố định, nghĩa là nếu bạn sắp xếp bảng theo cột đầu tiên, các cột khác cũng sẽ được sắp xếp lại để dữ liệu vẫn thống nhất giữa các hàng.

Bây giờ, hãy hoàn thành các trường còn lại và thêm bất kỳ quy tắc sắp xếp nào khác nếu cần. Cuối cùng, nhấp vào "OK" và đánh giá cao bảng mới được sắp xếp của bạn.


1.3. Các loại khác

Bạn cũng có thể tạo các loại sắp xếp động hơn. Trong ví dụ này, tôi muốn sắp xếp lại các tiêu đề (được định dạng bằng các kiểu Tiêu đề của Word) theo thứ tự bảng chữ cái nhưng giữ nguyên văn bản bên dưới mỗi tiêu đề. Để thực hiện việc này, tôi sẽ chọn toàn bộ văn bản và nhấp vào biểu tượng "Sắp xếp" trong tab Trang chủ.


Bây giờ, tôi sẽ nhấp vào "Tùy chọn", chọn "Khác" và nhấp vào "OK".


Khi tôi xác định tiêu chí cho cách sắp xếp này, menu thả xuống đầu tiên hiện có "Tiêu đề". Tại đây, tôi cũng có thể chọn những cách khác để sắp xếp dữ liệu của mình, chẳng hạn như theo từ thứ n trong mỗi đoạn văn.


Sau khi chọn "Tiêu đề" và đảm bảo các trường khác chứa thông tin chi tiết chính xác, tôi có thể nhấp vào "OK" để xem các tiêu đề của mình được sắp xếp đúng, trong khi các dấu đầu dòng vẫn không thay đổi.


2. Gửi tài liệu Word của bạn tới Kindle

Có nhiều lý do khiến bạn muốn gửi tài liệu Word tới Kindle :

    Bạn có thể chọn tư thế đọc thoải mái hơn, tiện lợi khi đọc một tài liệu dài.
    Bạn có thể điều chỉnh kích thước phông chữ và bố cục trang, giúp tài liệu dễ đọc hơn.
    Kindle dễ mang theo hơn và có thời lượng pin dài hơn so với máy tính xách tay.
    Vì sử dụng công nghệ E-Ink nên Kindle được coi là tốt hơn cho mắt của bạn.

Vì vậy, để gửi tài liệu của bạn đến Kindle, hãy mở menu "File". Tại đó, nhấp vào Export > Send Documents To Kindle > Send To Kindle.


Đăng nhập vào tài khoản Amazon của bạn trong hộp thoại xuất hiện.


Sau đó, chọn cách bạn muốn tài liệu được hiển thị trên Kindle. Chọn "Like A Kindle Book" nếu tài liệu có định dạng đơn giản. Tùy chọn này có nghĩa là bạn có thể điều chỉnh kích thước phông chữ và bố cục trang và thêm ghi chú dán viết tay nếu cần.

Mặt khác, hãy chọn "Giống như một tài liệu in" nếu bạn muốn giữ nguyên định dạng phức tạp của tài liệu. Bạn cũng có thể viết trực tiếp lên trang khi xem tài liệu thông qua tùy chọn này.


Khi bạn nhấp vào "Gửi", tài liệu sẽ đến thư viện Kindle của bạn trong vòng vài phút.

3. Xóa khoảng cách thừa giữa các từ

Vào đầu thế kỷ XX, người ta cho rằng việc thêm khoảng cách kép sau dấu chấm là chuẩn. Mặc dù điều này đã dần được loại bỏ theo thời gian, bạn vẫn có thể gặp phải một tài liệu Word có định dạng lỗi thời này. Trong trường hợp này, có thể mất rất nhiều thời gian để xóa khoảng cách thừa theo cách thủ công.

Nhấp vào "¶" trong tab Trang chủ để hiển thị các ký tự không in được. Làm như vậy sẽ giúp bạn dễ dàng nhìn thấy các khoảng trắng bổ sung hơn.

Bạn có thể sử dụng công cụ Tìm và Thay thế của Word để giảm tất cả các trường hợp nhiều khoảng trắng thành một khoảng trắng duy nhất, cho dù chúng là khoảng trắng đôi hay chuỗi khoảng trắng dài hơn. Trong ví dụ này, có hai khoảng trắng giữa một số từ và ba khoảng trắng giữa các từ khác.


Đầu tiên, nhấn Ctrl+H để khởi chạy hộp thoại Find And Replace. Trong trường "Find What", nhập ( ){2,}. Đảm bảo bạn bao gồm một khoảng trắng giữa các dấu ngoặc tròn và cặp dấu ngoặc thứ hai là dấu ngoặc nhọn, thường được truy cập bằng cách nhấn Shift+[ hoặc Shift+]. Trong trường "Replace With", nhập \1.


Tiếp theo, nhấp vào "Thêm" (sẽ đổi thành "Ít hơn" khi nhấp vào) và chọn " Sử dụng ký tự đại diện ".


Cuối cùng, nhấp vào Thay thế tất cả > OK và thấy rằng tất cả các khoảng trắng đã được giảm xuống thành khoảng trắng đơn.


4. Thêm đồ họa chất lượng cao

Đã qua rồi cái thời phải tìm kiếm đồ họa chất lượng cao trên web và lo lắng về quyền, bản quyền và tiền bản quyền. Microsoft Word cung cấp một bộ sưu tập dường như vô tận các hình ảnh, biểu tượng, nhân vật cắt dán, nhãn dán, hình minh họa và người hoạt hình miễn phí bản quyền.

Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn đồ họa và nhấp vào Chèn > Ảnh > Ảnh có sẵn.


Sau đó, sử dụng các tab ở đầu hộp thoại Chèn Ảnh để chuyển đổi giữa các loại đồ họa khác nhau và nhập từ khóa vào thanh tìm kiếm để tìm hình ảnh phù hợp.


Khi đã tìm thấy đồ họa đáp ứng nhu cầu của mình, hãy nhấp vào đồ họa đó một lần để chọn (lưu ý nút chọn được đánh dấu ở góc đồ họa) và nhấp vào "Chèn". Bạn có thể chọn và thêm nhiều đồ họa cùng một lúc.


Bây giờ, bạn có thể định dạng đồ họa nếu cần thông qua tab Định dạng hình ảnh trên ruy-băng.


5. Nhân đôi cửa sổ Microsoft Word của bạn

Nếu bạn đang làm việc trên một tài liệu lớn, việc xem nhiều trang cùng lúc có thể rất tiện lợi. Tương tự, bạn có thể thấy hữu ích khi sử dụng hai chế độ xem cùng lúc, như Print Layout và Draft View. Đây chính là lúc công cụ New Window của Word—truy cập thông qua tab View trên ribbon—trở nên hữu ích.


Khi bạn nhấp vào biểu tượng này, một bản sao chính xác của tài liệu của bạn sẽ mở ra trong một cửa sổ mới. Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với một bản sao sẽ tự động cập nhật trong bản sao kia và bạn có thể đóng bản gốc hoặc bản sao khi bạn đã sẵn sàng quay lại chế độ xem một cửa sổ.

Nhấn Windows+Z để sắp xếp lại cách các cửa sổ Word trùng lặp hiển thị trên màn hình.

Ngoài việc sử dụng các thủ thuật này để tăng hiệu quả, hãy chắc chắn tránh một số lỗi mà nhiều người mắc phải khi sử dụng Microsoft Word.