VietNetwork.Vn

Kính gửi các nhà phát triển Microsoft...

Hãy để tôi ghi lại ngay từ đầu—Tôi là người rất yêu thích Excel. Thật tuyệt vời khi tạo và sắp xếp thông tin, đó là lý do tại sao tôi sử dụng nó hàng ngày cho các công việc cá nhân và liên quan đến công việc của mình. Tuy nhiên, có một số thay đổi mà Microsoft có thể thực hiện để giúp chương trình trở nên tốt hơn nữa.

1. Excel có thể trực quan hơn


Tóm lại, Microsoft Excel quá phức tạp, đặc biệt nếu bạn chưa từng sử dụng nó trước đây. Để biết cách sử dụng các công thức, bảng tổng hợp và macro phức tạp cần có kinh nghiệm, đào tạo chuyên sâu hoặc mức độ ám ảnh liên quan—đó không phải là điều có thể làm nhanh chóng hoặc nếu bạn đang chịu áp lực. Ngay cả với tư cách là một người sử dụng thành thạo Excel, thỉnh thoảng tôi vẫn học các thủ thuật và mẹo mới mà nếu tôi biết sớm hơn thì cuộc sống của tôi sẽ dễ dàng hơn rất nhiều trong thời gian dài hơn.

Những người đam mê AI có thể lập luận rằng Copilot for Excel là con đường hướng tới việc tối đa hóa việc sử dụng chương trình. Tuy nhiên, điều đó không giúp ích gì cho những người đang xin việc đòi hỏi chuyên môn về Excel và trong thời đại công nghệ ngày nay, chúng ta nên đặc biệt cẩn thận không để AI thay thế các kỹ năng máy tính cơ bản của mình. Tuy nhiên, hiện tại, mọi người có thể coi đây là một con đường dễ dàng hơn việc học cách sử dụng Excel từ đầu.

Mặc dù thật tuyệt khi biết rằng bạn có thể dựa vào các bài viết Hướng dẫn của chuyên viên máy tính để giúp bạn vượt qua vùng nước nguy hiểm của các menu, công cụ và công thức phức tạp của Excel, nhưng bạn không cần phải làm vậy. Như hiện tại, Excel là một chương trình dành cho các chuyên gia và việc sử dụng dải băng đơn giản hơn cũng như mang lại trải nghiệm trực quan hơn (gần với giao diện người dùng của Google Trang tính hơn) sẽ giúp cải thiện khả năng truy cập của nó.

2. Ứng dụng máy tính để bàn của Excel sẽ miễn phí hoặc rẻ hơn

Mặc dù Microsoft đã phát triển Excel dành cho web miễn phí kể từ khi ra mắt, nhưng ứng dụng máy tính để bàn chỉ đăng ký này vẫn tự hào có nhiều công cụ và tính năng khiến nó trở thành lựa chọn tối ưu so với ứng dụng dựa trên web. Hơn nữa, vì ứng dụng dành cho máy tính để bàn sử dụng bộ nhớ của máy tính (thay vì được cung cấp bởi trình duyệt và kết nối internet của bạn), nên ứng dụng này chạy nhanh hơn và có thể xử lý dữ liệu lớn cũng như các hoạt động phức tạp hiệu quả hơn. Và đó chỉ là một vài trong số rất nhiều lý do khiến bạn có thể thích ứng dụng dành cho máy tính để bàn hơn phiên bản trực tuyến.

Nếu muốn có ứng dụng Excel trên máy tính và nhiều lợi ích đi kèm với ứng dụng đó, bạn phải trả 6,99 USD một tháng hoặc 69,99 USD một năm cho toàn bộ đăng ký Microsoft 365. Bạn chỉ có thể mua và tải xuống Excel nhưng điều đó sẽ khiến bạn phải trả một khoản tiền khổng lồ là 159,99 USD.

Hơn nữa, Microsoft không còn hỗ trợ mua hàng một lần nữa. Vì vậy, mặc dù bạn vẫn nhận được các bản cập nhật bảo mật nhưng bạn sẽ không nhận được bất kỳ tính năng mới nào và khi bạn đã thiết lập nó trên máy tính của mình, Microsoft sẽ không trợ giúp bạn về bất kỳ vấn đề nào khác mà bạn gặp phải.

Thật vậy, kể từ khi ra mắt Microsoft 365, Microsoft đã ưu tiên mọi người thêm toàn bộ bộ sản phẩm của họ vào máy tính của họ trên cơ sở đăng ký hơn là khuyến khích khách hàng mua và tải xuống các chương trình của họ. Nếu giống như tôi, bạn sử dụng các chương trình của Microsoft hàng ngày thì việc đăng ký là xứng đáng. Nhưng việc trả phí thuê bao đầy đủ có vẻ không hợp lý nếu bạn chỉ muốn sử dụng phiên bản Excel tốt nhất.

Vì đối thủ cạnh tranh chính của Microsoft, Google, cung cấp miễn phí cho người dùng phiên bản tốt nhất của phần mềm bảng tính, nên có vẻ như Microsoft nên cố gắng làm điều tương tự. Mặt khác, nếu Microsoft không thể cung cấp miễn phí thì sẽ có những lựa chọn tốt hơn dành cho những người chỉ muốn sử dụng Excel, chẳng hạn như gói đăng ký cho các chương trình riêng lẻ.

3. Excel không nên làm hỏng máy tính của bạn

Excel nổi tiếng với bộ nhớ khổng lồ mà nó tiêu thụ trên máy tính của bạn, đặc biệt nếu bạn đang cố gắng làm việc trên bảng tính có định dạng hoặc thao tác phức tạp. Nếu bạn đang sử dụng thiết bị có thông số kỹ thuật thấp hơn, bạn có thể quên việc tạo một bảng tính vừa hát vừa nhảy mà không khiến hệ thống của mình bị chậm hoặc gặp sự cố. Mặc dù các mẹo của tôi để tăng tốc bảng tính của bạn có thể hữu ích nhưng việc thêm các công cụ nâng cao, chẳng hạn như macro hoặc phần bổ trợ, có thể gây ra các vấn đề khó chịu về hiệu suất của chương trình.

Nhiều người sử dụng Excel không nhất thiết phải sử dụng tất cả các tính năng nâng cao của nó, vì vậy, một phiên bản rút gọn của chương trình để làm việc với bảng tính nhanh chóng và dễ dàng sẽ giải quyết các vấn đề về hiệu suất và độ phức tạp nổi tiếng của nó. Những người trong chúng ta muốn sử dụng Excel hết công suất sẽ có thể làm như vậy mà không cần lo lắng về việc nó làm hỏng thiết bị của chúng tôi.

4. Excel nên phát hiện lỗi của con người

Có, Excel đôi khi sẽ gắn cờ sự không nhất quán của công thức (ví dụ: nếu bạn có một cột công thức và một ô chứa công thức khác với các ô khác), nhưng một lỗi đánh máy trong công thức có thể phá hủy toàn bộ chức năng của bảng tính. Excel quá nhạy cảm với các lỗi mà không đưa ra quá nhiều giải pháp để khắc phục sự nhạy cảm đó.

Không có gì bí mật khi tôi không bị thuyết phục về việc sử dụng Copilot trong các ứng dụng của Microsoft 365, chủ yếu là do tính xâm lấn của nó đối với công việc của tôi. Tuy nhiên, tôi sẽ sẵn sàng chấp nhận AI hơn trong bảng tính của mình nếu nó phát hiện ra các vấn đề tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đáng kể đến công việc của tôi.

Tôi chắc chắn một số tập đoàn lớn sẽ đồng ý.

Năm 2008, Barclays đã mua nhầm hơn 170 hợp đồng vì bảng tính Excel mà họ sử dụng chứa các hàng ẩn chứa nhiều dữ liệu hơn. Chỉ khi họ chuyển đổi bảng tính sang PDF thì dữ liệu ẩn mới được phát hiện - nhưng khi đó thì đã quá muộn vì các hợp đồng đã được ký và niêm phong. Lỗi đơn giản này của con người có thể tránh được nếu Excel cảnh báo người dùng khi họ cố in hoặc gửi một trang tính có hàng hoặc cột bị ẩn.

Hơn nữa, việc vô tình gõ quá nhiều số không vào bảng tính kế toán—như một nhân viên Kodak đã làm vào năm 2005, dẫn đến việc trả quá mức 11 triệu đô la tiền trợ cấp thôi việc và phúc lợi cho nhân viên cũ—có thể dễ dàng tránh được bằng cách Excel gắn cờ các số quá lớn trong các ô chứa số liệu đó. dạng số kế toán.

Danh sách không dừng lại ở đó. MI5 và Chính phủ Anh cũng gặp phải những vấn đề nghiêm trọng do lỗi của con người liên quan đến Excel. Tôi hiểu rằng công nghệ đi kèm với sự báo trước về lỗi của con người, ảnh hưởng đến tính hữu ích và độ chính xác của nó. Tuy nhiên, với rất nhiều cá nhân và doanh nghiệp dựa vào Excel để xử lý dữ liệu thiết yếu và các vấn đề tài chính, Microsoft nên chuyển hướng chú ý nâng cấp nhiều hơn sang việc giảm thiểu nguy cơ xảy ra những sai lầm thảm khốc như vậy.

Rốt cuộc thì điều đó là có thể. Ngân hàng của tôi sẽ thông báo cho tôi nếu khoản thanh toán thông thường thấp hơn hoặc cao hơn bình thường, vì vậy Excel sẽ có thể phát hiện dữ liệu bất thường trong bảng tính.

5. Thay thế các ô hợp nhất bằng trung tâm trên toàn bộ lựa chọn

Nhiều người tin rằng việc hợp nhất các ô là cách tốt nhất để bao phủ toàn bộ hàng với cùng một dữ liệu. Tuy nhiên, điều này có thể gây ra sự cố chẳng hạn như khi bạn sắp xếp và lọc dữ liệu chứa hàng đã hợp nhất. Tương tự, nếu bạn cố gắng dán dữ liệu từ một hàng chưa được hợp nhất vào một hàng đã được hợp nhất, Excel sẽ phản hồi một cách vô ích bằng một thông báo lỗi.


Thay vào đó, tốt hơn nên sử dụng công cụ Center Across Selection, công cụ này sẽ giúp các ô được hợp nhất nhưng cấu trúc của các ô vẫn được giữ lại.

Vì tôi đã phát hiện ra cách thay thế và tốt hơn này để trình bày dữ liệu của mình trong Excel nên tôi chưa một lần sử dụng công cụ Hợp nhất và Trung tâm của chương trình và tôi cá rằng những người khác cũng sẽ có cùng quan điểm. Vì vậy, thay vì có biểu tượng Hợp nhất và Trung tâm trong tab Trang chủ trên dải băng, Excel nên có tùy chọn Center Across Selection làm công cụ mặc định, nhất là vì điều này hỗ trợ tính toàn vẹn cấu trúc lâu dài của bảng tính hơn tùy chọn Hợp nhất và Trung tâm làm.

Hãy ghi công cho Microsoft ở đây. Công ty sẵn sàng lắng nghe phản hồi của khách hàng, thường xuyên thực hiện các thay đổi đối với chương trình của mình dựa trên những gì mọi người nói. Để đưa ra đề xuất về cách Excel có thể cải thiện, hãy truy cập cổng phản hồi, đăng nhập và nhấp vào "Gửi phản hồi". Bạn cũng có thể bỏ phiếu cho các đề xuất hiện có nếu chúng giúp nâng cao trải nghiệm Excel của bạn.