VietNetwork.Vn

Phiên bản trình duyệt của Excel đang cạnh tranh quyết liệt với phiên bản dành cho máy tính để bàn.

Nhiều người cho rằng ứng dụng Excel trên máy tính hữu ích hơn nhiều so với ứng dụng trên web và họ đã đúng: ứng dụng này có nhiều công cụ hơn, mạnh mẽ hơn nhiều và hoạt động tốt mà không cần kết nối internet. Tuy nhiên, trong năm qua, Excel trên web đã được cải thiện theo nhiều cách.


1. Dễ dàng chèn hàng và cột

Để thêm hàng và cột vào giữa dữ liệu hiện có trong ứng dụng Excel trên máy tính, bạn cần chọn và nhấp chuột phải vào hàng hoặc cột rồi nhấp vào "Chèn". Tuy nhiên, phương pháp này có thể gây nhầm lẫn nếu bạn không biết rằng theo mặc định, Excel sẽ chèn các cột ở bên trái và các hàng ở trên.

Đây là nơi Excel dành cho web hỗ trợ bạn. Nếu bạn quyết định cần thêm một hàng hoặc cột khác, chỉ cần di chuột qua tiêu đề hàng hoặc cột (nói cách khác, các chữ cái dọc theo đầu bảng tính hoặc các số ở phía bên trái). Cũng như con trỏ của bạn thay đổi thành mũi tên xuống, bạn sẽ thấy các vòng tròn điều khiển nhỏ xuất hiện ở cả hai bên của tiêu đề hàng hoặc cột.


Khi bạn di chuột qua một trong những vòng tròn đó, nó sẽ biến thành biểu tượng "+", bạn có thể nhấp vào để chèn một hàng hoặc cột mới vào vị trí đó.


Điều đó không có nghĩa là bạn không thể sử dụng phương pháp nhấp chuột phải truyền thống. Tuy nhiên, kỹ thuật mới này giúp mọi việc nhanh hơn nhiều đối với những người thường xuyên thêm hàng và cột.

Nếu bạn nhấp vào "+" để thêm một cột vào bên phải, cột mới sẽ áp dụng bất kỳ định dạng nào từ cột bên trái của nó. Tương tự, nhấp vào "+" để thêm một hàng mới bên dưới hàng đang hoạt động sẽ sao chép định dạng từ hàng ở trên.

2. Xuất tệp Excel dưới dạng CSV

Việc xuất bảng tính Excel dưới dạng tệp văn bản thuần túy được phân tách bằng dấu phẩy (CSV) thường được ưa chuộng hơn vì định dạng này tương thích rộng rãi với hầu hết các phần mềm bảng tính, giúp việc truyền dữ liệu trở nên đơn giản và dễ xuất và nhập.

Trước đây, để lưu một bảng tính Excel ở định dạng đơn giản này, bạn phải sử dụng ứng dụng Excel trên máy tính. Tuy nhiên, quyết định của Microsoft cho phép bạn xuất tệp Excel dưới dạng CSV khi sử dụng phiên bản trực tuyến miễn phí của chương trình có nghĩa là nhiều người hơn nữa hiện có thể tận dụng công cụ này.

Theo mặc định, Excel for web lưu công việc của bạn dưới dạng tệp XLSX, đây là cải tiến so với định dạng tệp XLS cũ về mặt bảo mật, dung lượng, tính toàn vẹn của dữ liệu và khả năng truy cập. Tuy nhiên, bất chấp những lợi ích này, tệp XLSX không mang lại tính phổ quát, đơn giản và hiệu quả mà chúng ta có được khi sử dụng tệp CSV.

Để xuất bảng tính Excel của bạn dưới dạng CSV, hãy nhấp vào "Tệp" trên ruy-băng, chọn "Xuất" và chọn "Tải xuống dưới dạng CSV".


Sau đó, tệp Excel dạng văn bản thuần túy của bạn sẽ ngay lập tức xuất hiện trong thư mục Tải xuống.

3. Sử dụng công cụ chọn ngày

Nếu bạn thường xuyên làm việc với các bảng tính chứa nhiều ngày tháng hoặc nếu bạn đang chia sẻ một bảng tính yêu cầu người khác chèn ngày tháng, hãy tận dụng tối đa công cụ chọn ngày ẩn trong Excel dành cho web.

Để kích hoạt tính năng này, bạn cần thay đổi định dạng số cho ô hoặc các ô mà ngày hoặc các ngày sẽ được chèn vào. Chọn các ô đó và trong menu thả xuống nhóm Số trong tab Trang chủ trên ruy-băng, nhấp vào "Ngày ngắn" hoặc "Ngày dài", tùy thuộc vào loại hiển thị ngày bạn muốn đạt được.


Để tùy chỉnh thêm cách ngày hiển thị trong các ô đã chọn, hãy nhấp vào "Thêm định dạng số" trong menu thả xuống Định dạng số và chọn từ danh sách mở rộng hơn trong ngăn Tất cả tùy chọn định dạng xuất hiện.

Bây giờ, hãy nhấp đúp vào các ô bị ảnh hưởng để khởi chạy trình chọn ngày và chọn một ngày.


4. Cải tiến Sao chép và Dán

Một trong những thay đổi lớn nhất đối với Excel dành cho web trong 12 tháng qua liên quan đến các công cụ sao chép và dán của chương trình.

Đầu tiên, có nhiều tùy chọn hơn để lựa chọn khi dán dữ liệu vào bảng tính Excel của bạn. Ví dụ, thay vì dán mọi thứ liên quan đến mục cuối cùng bạn đã thêm vào bảng tạm, bạn có thể chỉ dán giá trị, chỉ dán công thức, chỉ dán định dạng hoặc liên kết đến nguồn, cũng như giữ nguyên chiều rộng cột nguồn hoặc dán dữ liệu với các hàng và cột được chuyển vị (chuyển đổi). Các tùy chọn này có sẵn thông qua menu thả xuống Dán trong tab Trang chủ trên ruy-băng sau khi bạn đã sao chép dữ liệu bạn muốn sao chép trong bảng tính của mình.


Thứ hai, thay vì sao chép và dán toàn bộ hàng hoặc cột khi bạn muốn định vị lại chúng, Excel cho web cho phép bạn kéo chúng. Tất cả những gì bạn cần làm là di chuột qua tiêu đề của hàng hoặc cột bạn muốn di chuyển, và nhấp và kéo tay cầm sáu chấm xuất hiện để di chuyển đến vị trí mới.


Cuối cùng, tính năng Tự động điền trong Excel dành cho web hiện đã phù hợp với cách thức hoạt động của tính năng này trong phiên bản ứng dụng dành cho máy tính để bàn. Sau khi nhập dữ liệu vào một hoặc nhiều ô, hãy chọn phạm vi đó, rồi nhấp và kéo tay cầm điền ở góc dưới bên phải của ô cuối cùng. Bạn sẽ biết mình đang làm đúng khi con trỏ chuyển sang biểu tượng "+".


5. Chia sẻ Lượt xem trang tính

Chế độ xem trang tính trong Excel cho phép bạn chia sẻ một bố cục cụ thể của bảng tính Excel với người khác. Do đó, khi bạn chia sẻ chế độ xem trang tính với người khác, họ chỉ thấy chế độ xem bạn đã tạo, giúp họ không phải tìm kiếm trong khối lượng dữ liệu lớn mà nếu không sẽ chỉ cản trở họ.

Sau khi tạo chế độ xem mà bạn muốn chia sẻ bằng cách thêm bộ lọc, ẩn hàng và cột hoặc đóng băng khung, trong nhóm Chế độ xem trang tính của tab Dữ liệu trên ruy-băng, hãy nhấp vào "Mới". Trong ví dụ của tôi, tôi đã lọc cột Độ tuổi để chỉ hiển thị những người từ 11 hoặc 12 tuổi.


Bây giờ bạn đã tạo một mẫu mặc định là chế độ xem bảng tính bạn đã tạo. Bạn biết điều này vì tiêu đề hàng và cột chuyển sang màu đen và bạn có thể thấy nhãn Chế độ xem tạm thời trong nhóm Chế độ xem trang tính của tab Dữ liệu.


Để đổi tên chế độ xem bạn vừa tạo, hãy nhấp vào trường chứa các từ "Chế độ xem tạm thời" và thay thế các từ đó bằng tên phù hợp với những gì chế độ xem hiển thị. Trong trường hợp của tôi, tôi gọi chế độ xem mới của mình là "Tuổi 11 và 12". Khi bạn hoàn tất, hãy nhấn Enter.


Sau khi tạo các chế độ xem trang tính khác nhau, hãy nhớ đặt lại chế độ xem trang tính mặc định. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh trường nơi bạn đặt tên cho từng chế độ xem và nhấp vào "Mặc định". Sau đó, xóa tất cả các bộ lọc, bỏ ẩn mọi hàng hoặc cột ẩn và bỏ đóng băng mọi ngăn bị đóng băng. Sau đó, bạn có thể chuyển giữa từng chế độ xem trang tính khi cần, hãy yên tâm rằng chế độ xem mặc định của bạn là phiên bản hiển thị tất cả dữ liệu.

Bây giờ, khi đã mở chế độ xem mới, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào và nhấp vào "Sao chép liên kết đến chế độ xem trang tính".


Cuối cùng, trong hộp thoại xuất hiện, hãy nhấp vào "Sao chép" để đặt liên kết vào bảng tạm, sẵn sàng để dán vào email, tin nhắn Slack hoặc cuộc trò chuyện Teams.


Nhấp vào "Bất kỳ ai có liên kết đều có thể chỉnh sửa" để thêm mật khẩu, xác định ai có thể truy cập chế độ xem bảng tính, xác định xem người khác có thể chỉnh sửa dữ liệu hay không và đặt ngày hết hạn của liên kết.

Những cải tiến của Excel sẽ không dừng lại ở đó. Thực tế, lộ trình của Microsoft bao gồm nhiều thay đổi hơn nữa đối với chương trình bảng tính của mình, chẳng hạn như tích hợp Copilot mở rộng, tích hợp chặt chẽ hơn với Microsoft Forms, nhiều công cụ hơn cho các nhà phân tích dữ liệu nâng cao và tất nhiên là một số chức năng mới.