VietNetwork.Vn

Một tài liệu Word khó điều hướng thì gần như vô dụng, ngay cả khi nó chứa đầy nội dung tuyệt vời. Đó là lý do tại sao bạn nên dành thời gian để đảm bảo mọi người (kể cả bạn!) có thể dễ dàng tìm đường đi trong công việc của bạn mà không mất kiên nhẫn. Sau đây là cách bạn có thể thực hiện điều này.

Bất cứ khi nào bạn định dạng hoặc chỉnh sửa tệp Word, hãy nhấn Ctrl+Shift+8 để bật các ký tự không in (và sử dụng cùng phím tắt để ẩn chúng lần nữa). Thao tác này sẽ giúp bạn dễ dàng xem bố cục của tài liệu hơn nhiều.


1. Thêm ngắt trang và ngắt phần

Một cách để làm cho tài liệu Word của bạn dễ điều hướng hơn là chia các phần khác nhau của tác phẩm thành các Mục được xác định rõ ràng. Điều này có nghĩa là khi một chương kết thúc, thường có một khoảng trống trước khi chương tiếp theo bắt đầu.

Có hai loại ngắt trang trong Microsoft Word: Ngắt trang và Ngắt phần:

    Thêm Ngắt trang sẽ bắt đầu một trang mới, mặc dù bạn chưa chắc đã đến cuối trang trước đó. Điều này hữu ích nếu, ví dụ, bạn có một mục tham khảo ở cuối tài liệu mà bạn muốn tách biệt rõ ràng với các trang trước đó.
    Giống như khi bạn thêm Ngắt trang, việc thêm Ngắt phần trang tiếp theo sẽ kết thúc Phần hiện tại và di chuyển con trỏ (và bất kỳ văn bản nào sau đó) đến trang tiếp theo. Sự khác biệt giữa hai tùy chọn này là bạn có thể áp dụng các bố cục trang và số khác nhau cho các Phần khác nhau, trong khi điều này không thể thực hiện được với Ngắt trang.

Để thêm một trong những ngắt trang này, hãy vào tab "Bố cục" trên ruy-băng và nhấp vào "Ngắt trang". Mặc dù có nhiều loại ngắt trang khác nhau, Ngắt trang và Ngắt phần trang tiếp theo là những lựa chọn tốt nhất để ngắt trang tài liệu Word của bạn, giúp bạn điều hướng dễ dàng hơn.


2. Sử dụng Kiểu Tiêu đề

Một cách để điều hướng một tài liệu Word có cấu trúc tốt là sử dụng Ngăn điều hướng, bạn có thể kích hoạt bằng cách chọn "Ngăn điều hướng" trong tab Xem trên ruy-băng.


Khi thực hiện, bạn có thể thấy nó hiển thị và cho phép bạn nhấp để chuyển giữa các tiêu đề khác nhau mà bạn đã thêm vào tài liệu Word, giúp bạn không phải chịu đựng sự nhàm chán của việc cuộn liên tục.


Do đó, sử dụng công cụ Heading Style của Word giúp bạn điều hướng tài liệu Word dễ dàng hơn nhiều, đặc biệt hữu ích nếu tài liệu có nhiều trang.

Để truy cập Style Gallery, hãy mở tab "Home" trên ribbon. Nếu bạn đã sử dụng Styles trong tài liệu Word của mình, chúng sẽ được hiển thị ở đây. Nếu chưa, bạn sẽ thấy các Styles mặc định của Word, một số trong đó là Heading Styles.


Sau đó, để áp dụng Kiểu tiêu đề cho tiêu đề trong tài liệu của bạn, hãy đặt con trỏ ở bất kỳ đâu trong tiêu đề đó và nhấp vào Kiểu tiêu đề có liên quan. Tiêu đề 1 dành cho tiêu đề cấp độ 1, như tiêu đề chương, và mỗi Tiêu đề tiếp theo là một cấp độ phụ bên dưới, thường được sử dụng cho các tiêu đề phụ trong chương.


Bây giờ, văn bản bạn vừa định dạng lại sẽ xuất hiện dưới dạng tiêu đề trong Ngăn dẫn hướng, giống như trang mục lục trong sách giáo khoa. Thật tiện lợi, bạn có thể nhấp vào các tiêu đề này để nhảy đến các phần khác nhau bất kỳ lúc nào. Trên thực tế, tất cả văn bản được gán cho Tiêu đề 2, 3, 4, v.v. cũng sẽ xuất hiện trong Ngăn dẫn hướng.

Để định dạng lại Kiểu Tiêu đề, hãy nhấp chuột phải vào Kiểu có liên quan trong Thư viện Kiểu và nhấp vào "Sửa đổi". Sau đó, nhấp vào nút thả xuống "Định dạng" ở cuối hộp thoại để chọn các thành phần của Tiêu đề mà bạn muốn điều chỉnh.

3. Chèn số trang

Cho dù bạn đang gõ một lá thư, một luận văn học thuật hay biên bản cuộc họp văn phòng hàng tuần, việc thêm số trang vào tài liệu Word của bạn là một cách chắc chắn để điều hướng dễ dàng hơn nhiều. Hơn nữa, số trang trở nên đặc biệt hữu ích khi bạn thêm bảng mục lục và chúng ta sẽ xem xét điều này chi tiết hơn trong thời gian ngắn.

Nếu tài liệu Word của bạn được tạo thành từ một Section liên tục, việc thêm số trang liên tục rất đơn giản. Tuy nhiên, nếu bạn muốn sử dụng số trang khác nhau trong các Section khác nhau, bạn cần thực hiện thêm nhiều bước nữa.

3.1. Thêm số trang vào tài liệu một phần

Để thêm số trang vào tài liệu Microsoft Word chưa được chia thành nhiều Phần, hãy nhấp vào "Số trang" trong tab Chèn trên ruy-băng và di chuột qua tùy chọn phù hợp nhất với vị trí bạn muốn chúng xuất hiện trên các trang của mình.


Sau đó, chọn kiểu số trang từ các tùy chọn xuất hiện.

Mỗi trang hiện có sẽ áp dụng kiểu số trang mà bạn đã thêm, cũng như mọi trang mới mà bạn thêm vào.


Trước khi bạn nhấp ra khỏi khu vực có số trang, có một vài tùy chọn bổ sung mà bạn có thể kích hoạt.

Đầu tiên, nếu bạn không muốn đánh số trang đầu tiên, hãy nhấp vào "Trang đầu tiên khác" trong tab Đầu trang và Chân trang.


Sau đó, khi tùy chọn này được chọn, nếu bạn muốn đánh số trang thứ hai bắt đầu bằng 1, hãy nhấp vào "Số trang", sau đó nhấp vào "Định dạng số trang".


Bây giờ, trong hộp thoại, hãy đánh dấu vào "Start At" và đổi số thành "0".


Khi hộp thoại này mở, bạn có thể thay đổi kiểu số hiển thị bằng cách nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh "Định dạng số".

3.2. Thêm số trang vào tài liệu nhiều phần

Nếu bạn có nhiều hơn một Mục trong tài liệu Word, bạn có thể sử dụng số trang hoặc định dạng khác nhau cho từng Mục. Ví dụ, bạn có thể sử dụng số La Mã (i, ii, iii, v.v.) cho số trang giới thiệu và số Ả Rập (1, 2, 3, v.v.) cho phần thân chính.

Để thêm Ngắt phần tách phần thân chính khỏi phần giới thiệu, hãy đặt con trỏ vào cuối phần giới thiệu và nhấp vào "Ngắt" trong tab Bố cục trên ruy-băng. Sau đó, nhấp vào "Trang tiếp theo".


Bây giờ, có một khoảng ngắt rõ ràng giữa hai phần của tài liệu.


Nhấp đúp vào chân trang của Phần 2 (phần thân chính) và nhấp vào "Liên kết đến trang trước" trong tab Đầu trang và chân trang để bỏ chọn. Làm như vậy sẽ cho Word biết rằng bạn muốn số trang của phần thân chính trong chân trang tách biệt với số trang của phần giới thiệu.


Sau đó, với phần chân trang của tài liệu vẫn được kích hoạt, hãy đặt con trỏ vào phần chân trang của Phần 1 (phần giới thiệu) và nhấp vào Số trang > Cuối trang để chọn kiểu.


Tiếp theo, nhấp vào Số trang > Định dạng số trang và trong hộp thoại, hãy thay đổi trường Định dạng số thành "i, ii, iii" (số La Mã), ví dụ. Sau đó, nhấp vào "OK".


Cuối cùng, đặt con trỏ vào chân trang của Phần 2 và làm theo các bước tương tự, nhưng lần này, hãy để Định dạng số ở "1, 2, 3..."

Nếu bạn muốn đánh số trang cho Phần 2 bắt đầu lại ở trang 1, hãy thay đổi tùy chọn Bắt đầu tại trong hộp thoại Số trang thành "1".

Bây giờ, bạn có nhiều hệ thống đánh số trang khác nhau ở các Phần khác nhau trong tài liệu Word, giúp bạn phân biệt dễ dàng hơn trước rất nhiều.


4. Tạo mục lục

Bất kể độ dài của tài liệu, việc thêm bảng mục lục giúp hướng dẫn người đọc đến đúng nơi họ cần. Bên cạnh lợi ích điều hướng, bảng mục lục cũng có thể dễ dàng cập nhật để phản ánh bất kỳ thay đổi đánh số trang nào bạn thực hiện.

Theo mặc định, Word tạo bảng mục lục bằng ba Kiểu tiêu đề tích hợp đầu tiên (xem phần trước để biết thêm về Kiểu tiêu đề). Vì vậy, trước khi tạo bảng mục lục, hãy áp dụng Kiểu tiêu đề cho các tiêu đề trong tài liệu của bạn bằng cách chọn văn bản có liên quan và nhấp vào "Tiêu đề 1", "Tiêu đề 2", v.v. trong Thư viện kiểu.


Thêm số trang vào tài liệu của bạn sẽ giúp mục lục dễ đọc hơn. Xem phần trên để biết hướng dẫn về cách thực hiện việc này.

Bây giờ, để thêm mục lục, hãy đặt con trỏ vào nơi bạn muốn và nhấp vào "Mục lục" trong tab Tham khảo trên ruy-băng.


Tiếp theo, chọn giữa ba mục lục tích hợp sẵn. Điểm khác biệt duy nhất giữa Automatic Table 1 và Automatic Table 2 là tiêu đề của chúng, tương ứng là "Contents" và "Table Of Contents".

Trong ví dụ bên dưới, tôi đã chọn "Bảng tự động 1". Bảng này sẽ tự động bao gồm các tiêu đề trong ba Kiểu tiêu đề mà tôi đã sử dụng, với mỗi cấp được thụt lề để hiển thị thứ bậc tương đối.


Mặt khác, hãy nhấp vào "Mục lục tùy chỉnh" trong menu thả xuống nếu bạn muốn mục lục của mình đi sâu hơn ba Kiểu tiêu đề hàng đầu hoặc nếu bạn muốn tùy chỉnh cách mục lục hiển thị trên trang. Tùy chọn này cũng cung cấp cho bạn tùy chọn thêm siêu liên kết vào mục lục, giúp mục lục hữu ích hơn nữa.

Chỉ chọn "Manual Table" nếu bạn muốn thực hiện các điều chỉnh tinh tế hơn cho mục lục của mình, chẳng hạn như rút ngắn tiêu đề chương. Nói chung, tôi không khuyên bạn nên sử dụng mục lục thủ công vì nó không tự động thay đổi nếu sau này bạn thêm nhiều phần hoặc tiểu phần vào tài liệu của mình.

Để cập nhật bảng mục lục, ví dụ, nếu số trang của bạn thay đổi vì bạn đã thêm nội dung, hãy nhấp chuột phải vào bảng và nhấp vào "Cập nhật trường".


Ngoài việc sử dụng mục lục để giúp tài liệu Word của bạn dễ hiểu hơn, nếu bạn có sơ đồ và hình minh họa, bạn cũng có thể thêm bảng số liệu.

5. Thêm dấu trang và siêu liên kết

Microsoft Word cho phép bạn thêm siêu liên kết vào tài liệu mà bạn có thể nhấp vào để chuyển đến các khu vực khác của cùng một tệp.

Bước đầu tiên là thêm dấu trang, đây là nơi các siêu liên kết sẽ đưa bạn đến khi bạn thêm chúng sớm. Ví dụ, bạn có thể có một đoạn văn quan trọng mà bạn muốn liên kết đến trong toàn bộ tài liệu của mình. Trong trường hợp này, hãy đặt con trỏ vào đầu đoạn văn này và trong tab Chèn trên ruy-băng, hãy nhấp vào "Dấu trang". Hoặc, nhấn Ctrl+Shift+F5.


Sau đó, đặt tên cho dấu trang và nhấp vào "Thêm".


Bây giờ, hãy chọn văn bản ở nơi khác trong tài liệu của bạn sẽ được liên kết đến dấu trang này, nhấp chuột phải vào văn bản đã chọn và nhấp vào "Liên kết". Ngoài ra, nếu bạn muốn sử dụng phím tắt của Microsoft Word, hãy nhấn Ctrl+K.


Sau đó, trong hộp thoại Chèn siêu liên kết, nhấp vào "Đặt vào tài liệu này", chọn dấu trang có liên quan và nhấp vào "OK".


Bây giờ, văn bản bạn đã chọn sẽ được liên kết siêu văn bản đến dấu trang bạn đã tạo, được biểu thị bằng màu văn bản thay đổi và được gạch chân. Để kiểm tra liên kết này, hãy nhấn Ctrl và nhấp vào liên kết đó.


Lặp lại quy trình này để thêm siêu liên kết vào số lượng dấu trang không giới hạn trong tài liệu Word của bạn.

Ngoài việc giúp công việc của bạn dễ điều hướng, bạn cũng nên thực hiện các bước để làm cho tài liệu Word của mình có cấu trúc và tổ chức tốt, chẳng hạn như thêm khoảng cách không ngắt dòng, bật ngắt dòng tự động và giữ tiêu đề bên cạnh văn bản tiếp theo.