VietNetwork.Vn

Đây là một bước bổ sung đáng thực hiện.

Khi tôi hoàn thành tài liệu Microsoft Word và muốn gửi cho người khác, tôi thường lưu nó ở Định dạng tài liệu di động (hay gọi tắt là PDF). Thực hiện bước này sẽ tạo ra một bản sao được bảo quản và tương thích rộng rãi của tài liệu, giúp giảm khả năng gây ra sự cố sau này.


Có hai cách để lưu tài liệu Word dưới dạng PDF. Đầu tiên, nhấn F12 để khởi chạy hộp thoại Save As và trong trường Save As Type, chọn "PDF". Hoặc, nhấn Ctrl+P để khởi chạy tùy chọn in và thay đổi máy in thành "Microsoft Print To PDF" (hoặc tùy chọn tương tự khác).

1. Định dạng được bảo toàn

Lý do chính khiến tôi thích lưu và gửi tài liệu Word của mình dưới dạng PDF là tôi có thể đảm bảo rằng phông chữ, hình ảnh, bảng biểu và bố cục tổng thể được giữ nguyên. Điều này là do các tài liệu Word được lưu dưới dạng PDF được chuyển đổi sang định dạng tệp có bố cục cố định, nghĩa là chúng xác định và lưu trữ vị trí chính xác của một đối tượng trên trang.

Giả sử bạn có một tài liệu Word mà bạn muốn gửi cho người khác qua email. Mặc dù người nhận cũng có thể có Microsoft Word, nhưng điều này không có nghĩa là họ sẽ thấy trên màn hình của họ chính xác những gì bạn đã tạo trên màn hình của bạn, đặc biệt là nếu họ đang sử dụng phiên bản chương trình cũ hơn hoặc có ít tính năng và công cụ hơn. Mặt khác, việc lưu và gửi tài liệu dưới dạng PDF làm tăng khả năng bố cục của tài liệu vẫn giữ nguyên trong quá trình vận chuyển từ thiết bị của bạn sang thiết bị của họ.

Hơn nữa, nếu bạn gửi một tài liệu Word có chứa phông chữ đã nhập hoặc kiểu chữ chỉ có thể truy cập được đối với những người có đăng ký Microsoft 365, nếu họ không có cùng phông chữ trên hệ thống của họ, văn bản sẽ được thay thế bằng một phông chữ thay thế. Tuy nhiên, vì PDF có xu hướng nhúng các phông chữ được sử dụng trong quá trình tạo tài liệu, nên chúng sẽ vẫn nguyên vẹn bất kể thiết lập của người nhận.

Lưu ý rằng việc nhúng phông chữ phức tạp hoặc lớn vào PDF có thể làm tăng đáng kể kích thước tệp.

2. Khả năng tương thích rộng

Cho đến tháng 7 năm 2008, PDF thuộc quyền sở hữu và kiểm soát của Adobe, điều đó có nghĩa là mọi người có thể gặp phải các hạn chế về phần mềm hoặc các vấn đề về khả năng tương thích khi mở tệp. Tuy nhiên, kể từ ngày đó, định dạng này đã trở thành một tiêu chuẩn mở, điều đó có nghĩa là bất kỳ ai cũng có thể đọc PDF trên hầu như mọi thiết bị—từ máy tính xách tay và PC đến điện thoại thông minh và máy tính bảng. Thật vậy, hầu hết các thiết bị hiện đại đều có trình đọc PDF tích hợp miễn phí.

Kết quả là, đã qua rồi cái thời mọi người bực bội trả lời email của tôi để yêu cầu tài liệu Word ở định dạng khác. Thậm chí còn hữu ích hơn trong thế giới bận rộn ngày nay, mọi người có thể xem tài liệu Word mà tôi gửi cho họ dưới dạng PDF một cách đáng tin cậy khi đang di chuyển mà không phải lo lắng về việc điều hướng giao diện người dùng khó chịu của ứng dụng di động Microsoft Word.

Bài kiểm tra độ tương thích của tôi để xác định tính tương thích của một chương trình hoặc phần mềm là để bố tôi—người (may mắn thay) không thực sự hiểu biết về công nghệ—tương tác với nó. Khi tôi gửi cho ông một tài liệu Microsoft Word, ông đã phải vật lộn để mở nó, thấy giao diện quá tải và vô tình thay đổi tệp. Tuy nhiên, khi tôi gửi cho ông một tệp PDF, ông có thể dễ dàng mở nó trên cả máy tính bảng và điện thoại di động, điều hướng và thu phóng mà không gặp vấn đề gì, và không vô tình chỉnh sửa nội dung. Do đó, có thể nói rằng tệp PDF vượt qua bài kiểm tra tính tương thích này.

3. Nội dung bị khóa

Mặc dù một số phần mềm cho phép mọi người chỉnh sửa PDF, nhưng việc gửi tài liệu ở định dạng này có nghĩa là nội dung ít có khả năng bị chỉnh sửa hơn so với tài liệu Word. Hơn nữa, nếu PDF được chỉnh sửa, nó thường để lại dấu vết chỉnh sửa—như ngày chỉnh sửa trong siêu dữ liệu—có nghĩa là tôi có thể xác định xem mọi người có thực hiện thay đổi đối với tệp gốc hay không.

Vì lý do này, PDF hữu ích khi gửi các tài liệu chính thức hoặc bí mật như hợp đồng hoặc thư từ, đặc biệt là nếu người nhận không cần chỉnh sửa thêm. PDF cũng có thể được bảo mật bằng mật khẩu và một số trình chỉnh sửa PDF cung cấp tùy chọn hạn chế quyền chỉnh sửa.

4. Kích thước tập tin nhỏ hơn

PDF được tối ưu hóa để xem và in, nghĩa là chúng loại bỏ mọi dữ liệu định dạng tài liệu, như cấu trúc bảng và cài đặt đoạn văn, trong khi vẫn giữ nguyên giao diện của chúng. Chúng thường sử dụng đồ họa vector cho hình ảnh và mã hóa văn bản hiệu quả bằng phông chữ nhúng, giúp giảm thêm kích thước tệp so với tệp được lưu và gửi dưới dạng tệp Microsoft Word.

Khi lưu tài liệu Word dưới dạng PDF bằng cách nhấn F12 và chọn "PDF" trong trường Lưu dưới dạng, sẽ có tùy chọn tạo PDF có kích thước tối thiểu.


Thực hiện bước bổ sung này trước khi nhấp vào "Lưu" sẽ giảm kích thước tệp, nghĩa là mất ít thời gian hơn để tải tệp lên dưới dạng tệp đính kèm email. Tôi cũng có thể đính kèm nhiều tệp hơn vào email nếu cần và người nhận email sẽ được hưởng lợi từ tốc độ tải xuống nhanh hơn và ít chiếm dung lượng hơn trên thiết bị của họ. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng việc tạo tệp PDF có kích thước tối thiểu sẽ làm giảm chất lượng nội dung một chút, mặc dù sự đánh đổi này thường hầu như không đáng chú ý.

Ngoài việc đảm bảo tính tương thích, tính toàn vẹn và tính nhất quán bằng cách lưu và gửi tài liệu Microsoft Word dưới dạng PDF, bạn có thể làm tương tự với ghi chú OneNote, bảng tính Excel, email Outlook và trang chiếu PowerPoint.