VietNetwork.Vn

Nghĩ rằng bạn biết mọi thứ về Microsoft Word? Dưới đây là một số thủ thuật ẩn và mẹo tiết kiệm thời gian mà bạn cần biết về trình xử lý văn bản phổ biến.


Microsoft Word có thể là công cụ viết được sử dụng rộng rãi nhất trên thế giới. Nó chắc chắn mạnh hơn nhiều so với các công cụ phổ biến khác như bút chì và bút mực. Và nó đủ đơn giản cho người mới bắt đầu, nhưng đã tích lũy được một danh sách các tính năng lớn hơn hầu hết mọi phần mềm từng được viết—nhiều hơn nhiều so với những phần mềm đến sau như Google Tài liệu. Nhiều tính năng trong số này được giấu kín, ngay cả với những người dùng chuyên nghiệp. Chúng tôi đã tập hợp một bộ mẹo được thiết kế cho cả người mới bắt đầu và người dùng lâu năm sẽ giúp Word hoạt động hiệu quả hơn và hiệu quả hơn bạn từng tưởng tượng.

Từ nào?

Chúng tôi đã tập trung vào các phiên bản Word dành cho máy tính để bàn cho cả Windows và macOS, chứ không phải các phiên bản rút gọn có sẵn trên thiết bị di động và có thể truy cập trực tuyến thông qua trình duyệt web. Các phiên bản máy tính để bàn này có các hương vị khác nhau. Trừ khi bạn đã tìm kiếm tùy chọn khó tìm của Microsoft để mua Word mà không có phần còn lại của Microsoft Office và mua nó theo cách đó, bạn có thể có Word như một phần của bộ Office bao gồm Excel, PowerPoint, Outlook, v.v. Microsoft cung cấp Office ở các phiên bản giấy phép vĩnh viễn dựa trên đăng ký và bán một lần.

Nếu bạn là người dùng gia đình hoặc doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể có đăng ký Microsoft 365 hàng năm. Đăng ký đó mang đến cho bạn các bản cập nhật thường xuyên cho toàn bộ bộ Office, cũng như các tính năng cộng tác và AI dành riêng cho đám mây. Nếu bạn là người dùng doanh nghiệp hoặc nếu bạn gặp khó khăn trong việc tìm và mua giấy phép vĩnh viễn một lần cho Office, thì bạn có thể có Office Professional Plus 2021 hoặc Office Home and Business 2021 cho Mac—hoặc 2019, 2016 hoặc các phiên bản cũ hơn của các bộ đó. Các giao dịch mua một lần này không nhận được các bản cập nhật tính năng bổ sung mà các phiên bản đăng ký nhận được, nhưng điều đó có nghĩa là Microsoft sẽ không làm bạn ngạc nhiên với những thay đổi về giao diện, như thường xảy ra với các phiên bản đăng ký.

Tất cả các mẹo trong câu chuyện này sẽ hoạt động với mọi phiên bản Office mà bạn có thể đang sử dụng, bao gồm các phiên bản ngày 2016, 2019 và 2021. Hầu hết nhưng không phải tất cả sẽ hoạt động trong phiên bản 2013 trở về trước. Nếu bạn là người dùng Mac, tôi khuyên bạn nên nhấp chuột phải vào thứ gì đó, thay vào đó hãy nhấp Cmd vào thứ đó. Khi tôi nói nhấn Alt-gì đó, thay vào đó hãy nhấn Option-gì đó.

Dưới đây là 24 mẹo của chúng tôi, bắt đầu với một số mẹo đơn giản và kết thúc bằng những mẹo phức tạp hơn. Ngay cả khi bạn không muốn sử dụng những cái phức tạp, chúng vẫn đáng để xem để tìm hiểu các kỹ thuật bạn có thể sử dụng để tùy chỉnh Word theo cách bạn muốn.

1. Sử dụng Hộp Tìm kiếm để Tìm các Tính năng


Nhiều tính năng của Word có thể khó tìm trừ khi bạn đã biết tìm ở đâu. Ví dụ: để chỉnh sửa hoặc chèn đầu trang hoặc chân trang, bạn cần mở tab Chèn trên Dải băng, tab này thậm chí không trực quan từ xa. Thay vào đó, hãy nhấp vào thanh tìm kiếm ở đầu cửa sổ và nhập Tiêu đề. Word sẽ hiển thị một menu các tính năng liên quan đến tiêu đề và bạn có thể chọn một tính năng bạn muốn. Thật không may, Word sẽ không chỉ cho bạn nơi tìm các tính năng đó trên Dải băng, vì vậy bạn có thể cần phải sử dụng lại thanh tìm kiếm.

Trong Windows, phím tắt đưa bạn đến thanh tìm kiếm mà không cần sử dụng chuột là Alt-Q, bạn có thể tìm hiểu phím tắt này bằng cách di chuột qua thanh tìm kiếm. Trên máy Mac, thanh tìm kiếm là trường trong thanh menu có nội dung "Cho tôi biết". Cách duy nhất thân thiện với bàn phím mà tôi có thể tìm thấy để tiếp cận nó là nhấn Cmd-F6 cho đến khi tiêu điểm bàn phím di chuyển đến thanh menu, tab sang phải cho đến khi tôi đến thanh tìm kiếm, sau đó nhấn phím cách.

2. Đánh dấu một câu bằng một cú nhấp chuột


Khi bạn muốn đánh dấu toàn bộ câu, chỉ cần giữ phím Ctrl trong Windows hoặc phím Command trên máy Mac và nhấp vào bất kỳ đâu trong câu. Word sẽ chăm sóc phần còn lại.

3. Chọn Văn bản Từ Bàn phím


Hầu hết các lệnh dựa trên bàn phím từ những năm 80 của Word vẫn hoạt động. Ví dụ: để chọn một khối văn bản tùy ý, nhấn F8 để bật vùng chọn và sử dụng các phím mũi tên để di chuyển con trỏ và mở rộng vùng chọn. Hoặc đơn giản hơn là bắt đầu bằng cách nhấn F8 2 lần để chọn từ tại vị trí con trỏ, nhấn F8 lần nữa để chọn cả câu (Nếu bạn chỉ chọn một phần của câu), nhấn thêm một lần nữa để chọn cả đoạn, nhấn luôn một lần nữa để chọn toàn bộ phần của tài liệu nhiều phần, và cuối cùng nhấn lại để chọn toàn bộ tài liệu. Tất nhiên, bạn cũng có thể chọn văn bản bằng cách giữ phím shift và di chuyển con trỏ đến nơi bạn muốn kết thúc lựa chọn.

4. Chuyển đến các chỉnh sửa gần đây nhất của bạn

Một thủ thuật bàn phím ẩn khác của Word là Shift-F5. Nếu gần đây bạn đã thực hiện chỉnh sửa tại một vị trí xa xôi nào đó trong tài liệu của mình, bạn có thể quay lại chỉnh sửa đó bằng một lần nhấn phím. Nhấn Shift-F5 một lần để chuyển đến vị trí trong tài liệu mà bạn đã chỉnh sửa gần đây nhất. Nhấn lại lần nữa để chuyển đến chỉnh sửa bạn đã thực hiện trước đó và nhấn lại lần nữa để chuyển đến chỉnh sửa gần đây nhất thứ ba của bạn. Sau lần nhấn phím thứ ba, nó sẽ đưa bạn trở lại nơi bạn bắt đầu.

5. Thay đổi cách viết hoa một cách dễ dàng


Bạn có muốn viết hoa mọi từ trong tiêu đề hay giảm toàn bộ văn bản viết hoa thành chữ thường không? Chọn văn bản bạn muốn thay đổi và nhấn Shift-F3 liên tục cho đến khi văn bản trông giống như cách bạn muốn. Mỗi lần nhấn sẽ chuyển đổi giữa chữ thường, chữ hoa, "kiểu hoa chữ thường" (viết hoa từ đầu tiên của câu) và, nếu bạn không biết phím Caps Lock bị tắt và BẠN ĐÃ Gõ NÀY, tùy chọn "kiểu chữ chuyển đổi" sẽ nhận được nó Phải. Bạn cũng có thể thực hiện việc này từ menu kéo xuống "Aa" trên tab Trang chủ của dải băng, trong vùng Phông chữ, nhưng tại sao phải bận tâm khi một hoặc hai lần nhấn phím nhanh có thể hoàn thành việc đó?

6. Thêm các lệnh được sử dụng nhiều nhất của bạn vào Thanh công cụ hành động nhanh


Bạn có lãng phí thời gian tìm kiếm các lệnh bạn thường sử dụng trên thanh Ribbon không? Đưa chúng ra phía trước và chính giữa bằng cách sử dụng Quick Action Toolbar. Trong Word cho Windows, hãy bắt đầu bằng cách chọn Tệp > Tùy chọn > Thanh công cụ tác vụ nhanh. (Trên máy Mac, hãy chọn Word > Tùy chọn > Ruy-băng & Thanh công cụ, rồi chọn tab Thanh công cụ truy cập nhanh.) Trong menu, chọn ở bên trái một lệnh mà bạn muốn trên thanh công cụ và nhấp vào nút Thêm để thêm lệnh đó vào thanh công cụ. Bạn có thể cần đi tới danh sách thả xuống Chọn lệnh từ... và chọn Tất cả lệnh để tìm lệnh bạn muốn.

Một ưu điểm của Quick Action Toolbar là bạn có thể ẩn Ribbon (trong Windows, Ctrl-F1 bật và tắt Ribbon; trên máy Mac, đó là Option-Cmd-R) và tìm các lệnh bằng một cú nhấp chuột trên thanh công cụ thay vì mở Ribbon và điều hướng giữa các tab.

Tôi sử dụng Thanh công cụ tác vụ nhanh cho Format Painter của Word—công cụ sao chép định dạng của một đoạn để bạn có thể áp dụng định dạng tương tự cho các đoạn khác—và cho nhiều mục khác, bao gồm một nút chuyển sang chế độ toàn màn hình thay vì chế độ cửa sổ. Bạn cũng có thể thêm các macro Word của riêng mình vào thanh công cụ để truy cập nhanh.

Trong Windows, bạn có thể chọn đặt thanh công cụ phía trên ruy-băng, nơi nó có thể trông chật chội và chỉ hiển thị các biểu tượng, không phải tên lệnh hoặc bên dưới ruy-băng nơi có tùy chọn cho phép bạn hiển thị cả tên lệnh và biểu tượng của mỗi lệnh. Điều này đặc biệt hữu ích đối với các lệnh không có biểu tượng dễ nhận biết, chẳng hạn như Máy tính mà tôi đã đề cập trong mẹo 23.

7. Hiển thị ký tự ẩn


Khi Word không hoạt động như bình thường, bạn chỉ có thể sắp xếp mọi thứ bằng cách xem các dấu phân đoạn, tab, dấu ngắt phần và các dấu định dạng khác đang gây ra sự cố. Nhấn Ctrl-Shift-8 trong Windows hoặc Command-8 trên máy Mac. Bạn có thể nhớ điều này một cách dễ dàng vì phím 8 cũng có dấu hoa thị, có thể nhắc bạn về một ký hiệu.

Bạn cũng có thể tìm thấy chức năng này trong tab Trang chủ. Biểu tượng của nó là một dấu phân đoạn. Nhưng bạn có thể thêm phần này vào thanh công cụ Tác vụ nhanh (xem mẹo 5 ở trên) bằng cách thêm lệnh "Hiển thị tất cả".

8. Tìm kiếm và thay thế các ký tự ẩn


Cách đây vài năm, khi bạn muốn tìm kiếm tài liệu của mình, Word sẽ mở hộp thoại Tìm và Thay thế đầy đủ tính năng nổi phía trên cửa sổ chỉnh sửa. Bây giờ, theo mặc định, khi bạn nhấn Ctrl-F (hoặc Cmd-F trên máy Mac) hoặc bạn mở lệnh Tìm từ hộp Chỉnh sửa trong dải băng, Word cho Windows sẽ mở ngăn Điều hướng ở bên trái tài liệu và Word cho Mac mở hộp tìm kiếm ở phía trên bên phải. Nếu bạn muốn tìm kiếm một dấu phân đoạn hoặc tab hoặc dấu cách không ngắt hoặc các ký tự không in được khác, không có cách nào rõ ràng để thực hiện.

Giải pháp chậm chạp, trong Windows, là nhấp vào mũi tên thả xuống ở bên phải hộp tìm kiếm trong ngăn Điều hướng và chọn Tìm kiếm Nâng cao. Thao tác này sẽ mở hộp thoại Tìm và Thay thế kiểu cũ, với nút Thêm... dẫn đến các tùy chọn tìm kiếm các ký tự hoặc văn bản ẩn được định dạng bằng một phông chữ hoặc lề cụ thể, v.v. (Trên máy Mac, chọn Chỉnh sửa > Tìm > Tìm và Thay thế Nâng cao...) Nút "Đặc biệt..." hiển thị cho bạn danh sách mã vô hình và các mã khác mà bạn có thể nhập vào hộp Tìm hoặc Thay thế, bao gồm ^p cho một đoạn văn đánh dấu, ^t cho một ký tự tab và nhiều thứ khác. Bạn có thể thay thế các dấu đoạn thừa bằng cách thay thế ^p^p bằng ^p và lặp lại thao tác cho đến khi không còn dấu đoạn thừa nào làm lộn xộn tài liệu của bạn. Để có giải pháp nhanh hơn, hãy xem mẹo tiếp theo.

9. Thêm phím tắt cho các lệnh yêu thích của bạn


Việc nhấn tổ hợp phím luôn dễ dàng hơn là điều hướng menu cho những gì bạn muốn. Tôi muốn hộp thoại Tìm và Thay thế kiểu cũ khi tôi nhấn Ctrl-F (trên máy Mac, Cmd-F), chứ không phải thanh công cụ Điều hướng mới. Đây là cách tôi lấy lại. Bạn có thể sử dụng kỹ thuật tương tự để gán phím tắt cho hầu hết mọi thứ trong Word.

Trong Windows, sử dụng Tệp > Tùy chọn > Tùy chỉnh Ruy-băng và nhấp vào nút Tùy chỉnh... bên cạnh Phím tắt. Trên máy Mac, chọn Công cụ > Tùy chỉnh bàn phím. Trong hộp thoại tùy chỉnh bàn phím, trong hộp bên trái, bên dưới Danh mục, cuộn xuống Tất cả Lệnh. Từ danh sách bên tay phải, chọn EditFind. Di chuyển con trỏ vào trường Press New Shortcut Key và gõ Ctrl-F. Hộp thoại sẽ cho bạn biết rằng khóa này hiện được gán cho SmartFind, đây là lệnh nội bộ của Word để mở ngăn Điều hướng. Nhấp vào Gán, rồi Đóng, rồi nhấp vào OK và bạn có thể sử dụng Ctrl-F để mở hộp thoại Tìm và Thay thế đầy đủ tính năng. Nếu bạn muốn sử dụng ngăn Điều hướng, bạn có thể mở nó từ hộp Chỉnh sửa trên tab Trang chủ trong Dải băng hoặc bạn có thể gán một tổ hợp phím khác cho nó, sử dụng cùng một kỹ thuật mà tôi đã mô tả ở đây.

Lưu ý rằng bạn có thể chỉ định tổ hợp phím chạy macro bằng cách cuộn xuống Macro trong danh sách bên trái và chọn một macro từ danh sách bên phải. Bạn sẽ thấy tính năng này hữu ích đối với một số mẹo được mô tả bên dưới.

10. Ẩn khoảng trắng ở đầu và cuối trang


Một phiền toái lớn của hầu hết tất cả các chương trình xử lý văn bản là chúng lãng phí không gian hiển thị lề trên và lề dưới của trang bạn đang nhập. Nếu một câu kéo dài qua một dấu ngắt trang, thì phần đầu tiên của câu được phân tách bằng một inch hoặc nhiều hơn không gian màn hình so với phần thứ hai của cùng một câu. Bạn có thể ẩn đầu trang và chân trang bằng cách bấm đúp vào phần ngắt giữa các trang. Trong Windows, bạn có thể sử dụng Tệp > Tùy chọn > Hiển thị và xóa dấu kiểm bên cạnh Hiển thị khoảng trắng giữa các trang trong chế độ xem bố cục in. Trên máy Mac, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn này trong Word > Preferences > View.

Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể gán lệnh cho tổ hợp phím sẽ hiển thị hoặc ẩn khoảng trắng giữa các trang. Thực hiện theo kỹ thuật trong mẹo 9 ở trên và gán lệnh ViewTogglePageBoundaries cho một tổ hợp phím. Tôi sử dụng Alt-zero, theo mặc định Word không sử dụng cho bất kỳ thứ gì.

12. Sử dụng bàn phím cho hầu hết mọi thứ


Thật không may, mẹo này chỉ dành cho Windows. Bạn càng ít sử dụng chuột thì càng tốt cho cơ thể và bạn càng ít bị đau nhức ở cổ tay và cẳng tay. Để sử dụng bàn phím để điều hướng giao diện của Word, hãy nhấn phím Alt một lần. Word sẽ hiển thị các hộp có một hoặc hai chữ cái bên cạnh mọi thứ trên giao diện mà bạn thường truy cập bằng chuột. Nhập chữ cái hoặc các chữ cái để truy cập tính năng này. Nhiều hộp có chữ cái sẽ xuất hiện khi bạn đi sâu vào tùy chọn chính xác mà bạn muốn.

13. Ngăn Word thêm dòng ngang và đánh số tự động


Microsoft rõ ràng nghĩ rằng nó đang giúp bạn bằng cách tự động định dạng tài liệu của bạn. Đối với tôi, ít nhất, định dạng tự động của nó gây ra nhiều phiền toái. Bạn đã bao giờ gặp trường hợp phát hiện ra rằng một đường kẻ ngang đột nhiên xuất hiện bên dưới một đoạn văn và bạn không thể tìm ra cách xóa nó? Dưới đây là cách xóa một trong những đường ngang phiền phức đó và cách ngăn Word chèn chúng.

Nếu bạn nhập ba hoặc nhiều dấu gạch nối trên một dòng riêng biệt, Word sẽ chèn một đường ngang trên trang và trừ khi bạn là một chuyên gia, bạn sẽ không biết cách loại bỏ nó. Nếu bạn đang bị một trong những dòng xâm nhập này, mẹo là đây. Bấm vào đoạn có dòng bên dưới. Chuyển đến tab Trang chủ và trong hộp Đoạn văn, hãy tìm biểu tượng Đường viền trông giống như một bảng bốn ô. Khi bạn nhấp vào nó, bạn sẽ thấy Đường viền dưới cùng được chọn. Nhấp vào Không có đường viền và dòng sẽ biến mất.

Để ngăn điều này và những bất ngờ khác xảy ra, trong Windows, hãy sử dụng Tệp > Tùy chọn > Soát lỗi và bấm Tùy chọn Tự sửa. (Trên Mac, sử dụng Word > Preferences > AutoCorrect.) Xem xét mọi tab và bỏ chọn bất kỳ mục nào có khả năng gây bất ngờ. Trong tab Tự động định dạng khi bạn nhập, bỏ chọn Đường viền để ngăn đường ngang bất ngờ xuất hiện trên trang. Tôi cũng loại bỏ các danh sách được đánh số tự động và một số thứ khác, nhưng bạn nên để sở thích của mình dẫn dắt bạn.

14. Chèn bảng tính và hơn thế nữa


Bạn có thể làm cho Word hiển thị nội dung hiện tại của bảng tính Excel, trang chiếu PowerPoint, v.v. Nội dung được hiển thị trong Word sẽ là phiên bản hiện tại của bảng tính hoặc trang trình bày, mặc dù bạn có thể cần thực hiện một số bước để cập nhật bản sao dữ liệu của Word. Trong Windows, bắt đầu bằng cách chuyển đến tab Chèn của Dải băng, sau đó, trong hộp Văn bản, bấm vào Đối tượng (đó là biểu tượng ở phía dưới bên phải của hộp). Sau đó, trong hộp thoại mở ra, hãy chọn tab Tạo từ tệp và chọn một trang tính Excel hiện có. (Trên máy Mac, sử dụng Chèn > Đối tượng và nhấp vào nút Tệp.) Nhấp vào hộp kiểm "Liên kết tới Tệp" để các thay đổi trong tệp Excel sẽ được phản ánh trong tài liệu Word. Word sẽ chèn các ô từ trang tính có dữ liệu trong đó. Word gọi các ô được chèn là một "đối tượng".

Sau này, khi bạn thay đổi dữ liệu trong trang tính trong Excel, bạn có thể làm cho Word cập nhật phiên bản dữ liệu của nó bằng cách bấm chuột phải vào các ô và chọn Cập nhật liên kết từ menu bật lên. Nếu bạn có nhiều đối tượng được chèn vào tài liệu của mình, thì bạn cập nhật tất cả chúng từ Tệp > Thông tin > Chỉnh sửa Liên kết đến Tệp. Ngoài ra, nếu bạn đóng tệp Word và mở lại sau khi thay đổi nội dung của tệp Excel, Word sẽ nhắc bạn cập nhật dữ liệu trong tệp Word.

15. Thêm chữ ký của bạn vào thư của bạn


Nếu bạn giống tôi, bạn có nhiều khả năng gửi thư ở định dạng PDF hơn là trên giấy. Bạn có thể thêm dấu ấn cá nhân vào các bức thư của mình bằng cách chèn hình ảnh chữ ký đã quét của bạn vào tài liệu Word để chữ ký sẽ được đưa vào tệp PDF mà Word xuất ra để bạn gửi cho các đối tác của mình. (Xem mẹo 15 bên dưới.) Và bạn có thể tự động hóa toàn bộ quy trình.

Bắt đầu bằng cách quét hình ảnh chữ ký của bạn được viết bằng bút dạ trên giấy trắng. Nếu bạn không có máy quét, máy ảnh của bạn sẽ hoàn thành công việc, mặc dù không dễ dàng như vậy. Sử dụng bất kỳ ứng dụng chỉnh sửa ảnh nàotrên hệ thống của bạn để cắt hình ảnh xuống để không có nhiều khoảng trắng xung quanh chữ ký. Bây giờ, hãy mở một tài liệu trống trong Word, rồi chọn Chèn > Ảnh và nhập ảnh. Nhấp chuột phải vào ảnh và chọn Định dạng Ảnh. Trong ngăn Định dạng Ảnh, nhấp vào biểu tượng bên tay phải (nó sẽ hiển thị Ảnh nếu bạn di chuột qua nó) và mở menu Chỉnh sửa Ảnh. Ở đây bạn có thể cần phải thử nghiệm. Bắt đầu bằng cách thay đổi Sharpness thành 100%, Brightness khoảng 50% và Contrast khoảng -40%. Bạn sẽ biết mình làm đúng khi nhìn thấy chữ ký được xác định rõ ràng trên nền trống. Kéo một trong các góc của ảnh để thu nhỏ ảnh xuống kích thước phù hợp với tài liệu của bạn. Bây giờ, nhấp chuột phải vào chữ ký của bạn, chọn Lưu dưới dạng Ảnh và lưu ảnh, tốt nhất là ở định dạng PNG,

Tiếp theo, hãy viết một lá thư và khi bạn chuyển đến "Trân trọng của bạn," hãy nhấn Enter, rồi thực hiện như sau: Trong tab Dạng xem của Dải băng, hãy bấm vào Macro, sau đó bấm vào Ghi Macro. Đặt tên cho macro của bạn như AddSignature và nhấp vào OK. (Hiện tại, bạn có thể bỏ qua các tùy chọn Nút và Bàn phím hoặc sử dụng chúng để thêm macro vào Thanh công cụ truy cập nhanh hoặc gán thao tác nhấn phím.) Bây giờ, hãy bắt đầu ghi lại các thao tác này: Chuyển đến tab Chèn của Dải băng, chọn Chèn, Ảnh và Chọn Ảnh từ Thiết bị này. Điều hướng đến hình ảnh mà bạn đã lưu trước đó và nhấp vào Chèn. Chuyển đến tab Xem một lần nữa, nhấp vào Macro và Dừng ghi.

Giờ đây, bạn có thể thực hiện toàn bộ thao tác đó một cách dễ dàng trong bất kỳ tài liệu nào khác. Nhấn Alt-F8 để hiển thị menu Macro (hoặc đi tới Xem > Macro > Xem Macro), chọn Thêm chữ ký và nhấn Chạy. Nếu bạn đã bỏ qua các biểu tượng Nút và Bàn phím trong hộp thoại Ghi Macro, giờ đây bạn có thể gán phím tắt cho macro bằng cách tùy chỉnh bàn phím của mình như trong mẹo 9 ở trên. Chọn Macro trong danh sách bên trái của hộp thoại Tùy chỉnh Bàn phím và macro AddSignature của bạn từ danh sách bên phải. Hoặc, tương tự, bạn có thể tạo nút Thanh công cụ tác vụ nhanh cho macro, như trong mẹo 6 ở trên.

Có một biến chứng có thể xảy ra. Bạn có thể muốn nhập một số văn bản chồng lên chữ ký của mình và văn bản sẽ không xuất hiện nếu hình ảnh chữ ký được định dạng trong cài đặt mặc định của Word, "Cùng dòng với văn bản" (tùy chọn này xuất hiện trong menu Tùy chọn Bố cục mà bạn có thể mở bằng nhấp vào biểu tượng xuất hiện ở phía trên bên phải của ảnh đã chọn). Bạn muốn chữ ký xuất hiện phía sau văn bản, nhưng có lẽ bạn không muốn đi qua nhiều menu để định dạng ảnh "Đằng sau văn bản". Bạn không thể ghi lại tùy chọn này như một phần của macro AddSignature, nhưng bạn có thể thêm lệnh vào Thanh công cụ hành động nhanh (xem mẹo 6 ở trên); trong Tất cả các lệnh, tìm Gửi văn bản phía sau và thêm văn bản đó vào thanh công cụ. Bây giờ, nếu hình ảnh của bạn đang ẩn một số văn bản, chỉ cần nhấp vào hình ảnh và nhấp vào nút "Gửi văn bản đằng sau" trên thanh công cụ để thực hiện đúng.

16. Lưu tài liệu của bạn dưới dạng tệp PDF

Bạn có thể đã biết điều này rồi, nhưng nó đáng để nhắc lại, đề phòng. Sử dụng Tệp > Xuất > Tạo tài liệu PDF/XPS và tiếp tục nhấp cho đến khi bạn lưu tệp của mình dưới dạng PDF. (Trên máy Mac, chọn Tệp > Lưu dưới dạng và chọn PDF làm định dạng đầu ra.) Hãy chịu khó nhấp vào nút Tùy chọn khi bạn lưu tệp. Bạn có thể sử dụng nút đó để lưu một số, nhưng không phải tất cả, các trang thành PDF và để chọn các tùy chọn nâng cao khác.

17. Chèn hoặc tạo phương trình


Từ tab Chèn của Ribbon, chọn Phương trình (hoặc trong Windows, nhập Alt-=; trên máy Mac, Ctrl-=) và bắt đầu nhập phương trình của bạn, sử dụng ký hiệu chuẩn. Khi bạn nhấn Enter, một chuỗi như ^2 sẽ được chuyển đổi thành chỉ số trên 2. Bạn cũng có thể chèn các phương trình thường dùng từ menu, chọn các dấu không phải chữ và số từ menu mở rộng và lưu phương trình của bạn vào thư viện để bạn có thể chèn nó vào các tài liệu khác. Vài năm trước, Microsoft đã dành rất nhiều nỗ lực và chuyên môn cho kiểu chữ toán học của Word và giờ đây có lẽ đây là kiểu chữ toán học trang nhã nhất hiện có ở bất kỳ đâu.

18. Bảo vệ tài liệu của bạn


Trong Windows, sử dụng Tệp->Thông tin và nhấp vào nút Bảo vệ Tài liệu để lưu tài liệu của bạn ở dạng chỉ đọc hoặc được mã hóa, buộc người đọc nhấp vào lời nhắc trước khi họ có thể chỉnh sửa tài liệu, giới hạn những thay đổi mà người đọc có thể thực hiện để họ chỉ có thể điền vào biểu mẫu hoặc thêm nhận xét hoặc đặt các hạn chế khác mà bạn có thể xóa bất kỳ lúc nào khỏi cùng một hộp thoại. Trên máy Mac, hãy sử dụng Công cụ > Bảo vệ tài liệu.

Một tính năng hữu ích khác trên bảng Tệp > Thông tin là Kiểm tra tài liệu (từ danh sách thả xuống của nút Kiểm tra sự cố, nơi bạn cũng có thể kiểm tra khả năng truy cập và khả năng tương thích với các phiên bản Word cũ hơn). Thao tác này quét tài liệu của bạn để tìm bất kỳ thông tin cá nhân hoặc nhận xét nào từ người đánh giá; bạn nên sử dụng tài liệu này trước khi gửi tài liệu hoặc dán tài liệu ở đâu đó để xuất bản.

19. Tùy chỉnh thanh trạng thái


Thanh trạng thái ở cuối cửa sổ Word có thể gọn gàng hoặc lộn xộn tùy thích. Nhấp chuột phải vào thanh trạng thái và chọn hoặc bỏ chọn hàng chục mục mà thanh trạng thái có thể hiển thị. Để tránh bị phân tâm, tôi đánh số trang và số từ ở phía bên trái của thanh trạng thái và xóa hầu hết mọi thứ khác.

20. Sửa đổi mẫu mặc định của bạn


Hầu hết các hộp thoại định dạng của Word bao gồm nút Đặt làm mặc định cho phép bạn tạo cài đặt mặc định cho phông chữ, định dạng đoạn văn, bố cục trang, v.v. Nhấp vào nút đó và Word cung cấp cho bạn lựa chọn đặt định dạng đã chọn làm mặc định cho tài liệu hiện tại hoặc tất cả các tài liệu dựa trên mẫu hiện tại, hầu như sẽ luôn là Normal.dotm.

Nhưng bạn không thể sửa đổi mọi thứ từ những hộp thoại này. Tôi muốn tài liệu của mình không có số trang ở trang đầu tiên mà có số trang ở phía trên bên phải ở các trang sau. Để thực hiện việc này, hãy điều hướng trong Windows Explorer tới thư mục chứa mẫu Normal.dotm mặc định, nằm trong C:\users\<tên người dùng>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates; bạn có thể cần đặt các tùy chọn Chế độ xem của Windows để hiển thị các tệp và thư mục ẩn để Windows hiển thị thư mục cho bạn. (Trên máy Mac, hãy sử dụng Spotlight để tìm kiếm normal.dotm; đánh dấu tên tệp trong lần truy cập tìm kiếm và nhấn Cmd-R để mở thư mục Mẫu. Trong các phiên bản Word gần đây, địa chỉ của tệp trong thư mục người dùng của bạn là Thư viện/Bộ chứa nhóm/   Đăng nhập để xem liên kết Content/Templates) Bấm đúp vào Normal.dotm để mở nó trong Word.

Word sẽ tạo một tệp trống không có tên. Nhấn Return vài lần để tạo các đoạn trống, sau đó Ctrl-Page để chèn ngắt trang, sau đó nhấn Return vài lần nữa để tạo các đoạn trống mới. Quay lại trang đầu tiên, sử dụng tab Chèn để thêm đầu trang hoặc chân trang. Trong tab Đầu trang và Chân trang xuất hiện trong Dải băng, hãy chọn trong số các tùy chọn để sử dụng đầu trang trang đầu tiên khác và các lựa chọn tương tự. Nhấp vào tài liệu, chuyển đến trang thứ hai, nhấp vào đầu trang hoặc chân trang và chèn số trang hoặc sử dụng bất kỳ tùy chọn nào khác. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào tài liệu, nhấn Ctrl-A để chọn toàn bộ tài liệu và xóa vùng chọn. Word sẽ xóa các đoạn văn trống, nhưng sẽ giữ hướng dẫn của bạn cho đầu trang và chân trang.

Bây giờ, chọn Tệp >Lưu dưới dạng và điều hướng rất cẩn thận đến cùng thư mục Mẫu mà bạn đã mở mẫu. Hãy cẩn thận khi điều hướng, nếu không Word sẽ đưa bạn đến một số thư mục khác. Khi bạn đang ở trong thư mục Mẫu, hãy chọn Mẫu Word có hỗ trợ Macro (*.dotm) làm định dạng tệp và lưu tệp với tên Normal.dotm, thay thế tệp hiện có. Sau đó đóng Word lại.

Lần tới khi bạn mở Word và tạo một tài liệu mới, các cài đặt bạn đã chọn cho đầu trang và chân trang sẽ tự động áp dụng.

21. Sử dụng phím tắt cũ


Mẹo này chỉ dành cho Windows. Nếu là người dùng Word lâu năm, bạn có thể nhớ các thao tác gán bàn phím cũ đã biến mất khỏi menu của Word trong ít nhất 10 năm. Ví dụ: để truy cập hộp thoại hiển thị tất cả các ký hiệu đặc biệt và ký tự Unicode có sẵn, trong phiên bản Word hiện tại, bạn cần chuyển đến tab Chèn của Dải băng, sau đó là Biểu tượng, sau đó là Biểu tượng khác. Nếu bạn nhớ một số cấu trúc menu cũ của Word, chỉ cần gõ Alt-I, rồi S, và bạn có thể vào hộp thoại tương tự bằng hai lần nhấn phím. (Sau khi bạn nhập Alt-I, Word sẽ hiển thị mẹo giải thích rằng đây là lối tắt từ phiên bản Word cũ hơn.)

Thử nghiệm với các trình tự gõ phím khác mà bạn có thể nhớ. Một cách khác mà tôi thường sử dụng là Alt-I, sau đó là B, để chèn dấu ngắt phần, giúp tôi không gặp khó khăn khi điều hướng đến tab Bố cục trên Dải băng và nhấp vào trình đơn thả xuống Dấu ngắt.

Ngẫu nhiên, nói về các ký hiệu, đôi khi rất hữu ích khi biết số Unicode của một ký tự hiển thị trong tài liệu—ví dụ: ký hiệu từ bảng chữ cái nước ngoài hoặc một số dấu gạch nối hoặc dấu gạch ngang. Trong Windows, chọn ký tự và nhấn Alt-X để xem số Unicode (và nhấn Alt-X lần nữa để ẩn ký tự đó). Trên máy Mac, chọn ký tự và sử dụng Chèn > Biểu tượng nâng cao hoặc chọn Biểu tượng từ tab Chèn của Dải băng.

22. Thay đổi Thông báo Riêng biệt về Chú thích Cuối trang và Thông báo Tiếp theo về Chú thích Cuối trang

Nếu bạn sử dụng nhiều chú thích cuối trang, bạn có thể muốn thay đổi độ dài của đường ngang phân tách văn bản và chú thích cuối trang hoặc đường phân cách văn bản khỏi chú thích cuối trang tiếp tục từ trang trước và bạn có thể muốn chú thích cuối trang tiếp tục trên một trang mới để có một tiêu đề như "(chú thích tiếp theo)". Trừ khi bạn được sinh ra bằng Word, bạn có thể không đoán được cách thực hiện những điều này, bởi vì không có gì trong giao diện cho bạn manh mối.

Phương pháp này là: Trên tab Dạng xem, chuyển sang dạng xem Bản nháp. Sau đó, trong tài liệu của bạn, hãy sử dụng tab Tài liệu tham khảo để chèn chú thích cuối trang. Khung dưới cùng trong cửa sổ sẽ hiển thị menu thả xuống cho phép bạn chỉnh sửa Dấu phân cách chú thích và các tùy chọn khác. Nếu muốn, bạn có thể xóa chú thích cuối trang và Word sẽ giữ lại các tùy chọn đã thay đổi. Và nếu bạn muốn áp dụng các thay đổi của mình cho tất cả các tài liệu mới, hãy chỉnh sửa mẫu mặc định của bạn (như trong mẹo 20 ở trên) và lưu các thay đổi ở đó.

23. Sử dụng Máy tính tích hợp trong Word


Microsoft gần như giữ bí mật điều này, nhưng bạn có thể thêm một máy tính tích hợp sẵn vào Thanh công cụ truy cập nhanh của Word. Thực hiện theo quy trình trong mẹo 6 ở trên. Trong danh sách thả xuống Chọn lệnh từ..., chọn Tất cả lệnh, sau đó cuộn xuống Công cụ Tính toán [Tính toán] và thêm nó vào danh sách bên phải. Trong các phiên bản Word cũ hơn, tên của lệnh có thể là Tính toán, không phải Công cụ Tính toán [Tính toán].

Trừ khi bạn chọn tùy chọn hiển thị Thanh công cụ truy cập nhanh dưới dải băng (chỉ dành cho Windows), bạn sẽ chỉ thấy một biểu tượng hình tròn màu xám hoặc xanh lam trên thanh công cụ. Nhưng đó là máy tính. Nhập một phép tính như (7*9)/5 (không bao gồm dấu bằng), chọn phép tính đó, bấm vào công cụ Tools Tính toán trên thanh công cụ và Word sẽ hiển thị kết quả trên thanh trạng thái.

24. Mang lại hộp thoại kiểm tra chính tả cũ


Trong nỗ lực làm cho cuộc sống trở nên dễ dàng đối với những người không phải là chuyên gia và khó khăn hơn đối với các chuyên gia, vài năm trước, Microsoft đã đột ngột thay thế hộp thoại kiểm tra chính tả cũ của Word bằng khung Trình soạn thảo mở ra trong Word khi bạn kiểm tra chính tả một tài liệu. Hầu như không thể điều hướng ngăn Trình chỉnh sửa từ bàn phím và nếu bạn đang làm việc với một tài liệu dài, điều đó có nghĩa là bạn sẽ tốn nhiều thời gian hơn để di chuyển chuột so với mong muốn. Hộp thoại kiểm tra chính tả cũ không hoàn hảo—nó quá nhỏ để hiển thị tất cả văn bản bạn muốn xem khi chỉnh sửa—nhưng ít nhất nó cũng cho phép bạn lướt qua một tài liệu thay vì loay hoay xem qua nó một cách chậm chạp như ngăn Trình chỉnh sửa mới làm cho bạn làm.

Để khôi phục hộp thoại kiểm tra chính tả cũ, hãy nhấn Alt-F8 (hoặc đi tới Xem > Macro > Xem Macro). Trong hộp thoại Macro, nhập Kiểm tra chính tả (không có dấu cách) trong trường Tên macro và bấm Tạo. Một cửa sổ mới sẽ mở ra, có tên là Microsoft Visual Basic for Applications và con trỏ sẽ nằm trong cửa sổ chỉnh sửa, ngay phía trên dòng có nội dung "End Sub". (Các dòng bắt đầu bằng một dấu ngoặc kép thẳng là các dòng nhận xét sẽ không ảnh hưởng đến macro mà bạn đang tạo.) Sao chép sáu dòng sau và dán chúng vào cửa sổ có con trỏ, rồi nhấn Alt-F4 để đóng cửa sổ.

On Error GoTo errhdl

Dialogs(wdDialogToolsSpellingAndGrammar).Execute

Exit Sub

errhdl:

If Err.Number <> 4198 Then

MsgBox "Error " & Err.Number & vbCr & Err.Description

End If
Nếu mọi việc suôn sẻ, thì bây giờ bạn có thể nhấn Alt-F8 cho cửa sổ Macro, chọn Kiểm tra chính tả và chạy nó để bắt đầu hộp thoại kiểm tra chính tả cũ. Tất nhiên, bạn có thể muốn gán macro cho một lần nhấn phím, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách làm theo kỹ thuật trong mẹo 9 ở trên.

Thêm những thứ này đến từ đâu

Đây chỉ là một số trong nhiều kỹ thuật mà Word có thể thực hiện được và chúng tôi sẽ tiếp tục bổ sung vào danh sách theo thời gian. Hãy cho chúng tôi biết về các thủ thuật và kỹ thuật khéo léo nhất của bạn trong phần bình luận bên dưới.