VietNetwork.Vn

Tăng cường quy trình làm việc của bạn với các tính năng bí mật này của Google Docs.

Google Documents có một số tính năng ít được biết đến hơn mà khi nhìn thấy chúng, bạn sẽ tự hỏi làm thế nào bạn có thể sống mà không có chúng. Từ việc tạo tài liệu nhanh đến viết mà không bị phân tâm, chúng tôi đều có các thủ thuật hữu ích cho mọi người.

1.   Đăng nhập để xem liên kết: Tạo ngay một tài liệu trống mới

Bạn không cần phải truy cập Google Drive hoặc Docs mỗi khi cần một tài liệu trống mới. Hãy tiết kiệm cho mình một vài cú nhấp chuột và tạo một cú nhấp chuột trực tiếp từ trình duyệt của bạn. Chỉ cần gõ "doc.new " vào thanh tìm kiếm và nhấn Enter.


Docs sẽ ngay lập tức tạo một tài liệu trống mới bằng tài khoản Google mà bạn hiện đang đăng nhập và bạn có thể bắt đầu nhập văn bản ngay lập tức.

2. Trình tìm kiếm công cụ: Không còn phải tìm hiểu sâu về menu


Google Documents có một số tính năng ít được biết đến hơn mà khi nhìn thấy chúng, bạn sẽ tự hỏi làm thế nào bạn có thể sống mà không có chúng. Từ việc tạo tài liệu nhanh đến viết mà không bị phân tâm, chúng tôi đều có các thủ thuật hữu ích cho mọi người.

Việc theo dõi nội dung ở đâu trong Tài liệu có thể là một thách thức. Đó là lúc công cụ tìm công cụ xuất hiện. Thay vì cuộn qua từng menu theo cách thủ công, bạn có thể sử dụng nó để tìm kiếm trong toàn bộ thanh menu và tìm thấy công cụ bạn cần ngay lập tức.

Để truy cập công cụ tìm công cụ, hãy nhấp vào menu "Trợ giúp" ở đầu Tài liệu của bạn và chọn "Tìm kiếm trong Menu". Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phím tắt Alt + /. Công cụ tìm công cụ sẽ xuất hiện ở phía trên bên trái màn hình của bạn. Nhập tên công cụ bạn cần và công cụ tìm công cụ sẽ hiển thị tên đó trong trình đơn thả xuống.

3. Định dạng không trang: Bỏ chế độ xem lấy giấy làm trung tâm

Theo mặc định, Google Documents sử dụng định dạng trang bắt chước hình thức tài liệu của bạn khi in. Tuy nhiên, trong thời đại kỹ thuật số này, khả năng bạn thực sự cần một bản cứng tài liệu của mình là bao nhiêu? Nếu bạn có ý định làm việc chủ yếu bằng kỹ thuật số, bạn có thể chuyển sang định dạng không phân trang để xóa ngắt trang, thêm hình ảnh rộng vào tài liệu và thu gọn các tiêu đề của bạn.

Để bật định dạng không phân trang trong tài liệu của bạn, hãy nhấp vào menu "Tệp" và chọn "Thiết lập trang".


Trong hộp thoại thiết lập trang, hãy chuyển sang tab "Không có trang" và nhấp vào "OK". Việc làm này sẽ chỉ kích hoạt định dạng không phân trang trong tài liệu hiện tại. Nếu bạn muốn tất cả tài liệu của mình bắt đầu ở định dạng không phân trang theo mặc định, hãy chọn "Đặt làm mặc định ".


Sau khi bạn đã bật định dạng không phân trang, biểu tượng "v" sẽ xuất hiện ở bên trái tiêu đề khi bạn di chuột qua chúng. Nhấp vào nó sẽ thu gọn/mở rộng các tiêu đề của bạn.

4. Dịch Tài Liệu: Giải Mã Ngoại Ngữ

Gặp phải một ngôn ngữ mà bạn không hiểu? Bạn không cần phải mất tập trung để mở Google Dịch. Thay vào đó, hãy sử dụng trình dịch Google Docs tích hợp sẵn.

Bạn có thể truy cập trình dịch bằng cách mở menu "Công cụ" và chọn "Dịch tài liệu".


Trong hộp thoại xuất hiện, chọn ngôn ngữ bạn muốn dịch tài liệu của mình sang và nhấn "Dịch". Tài liệu sẽ mở bản sao đã dịch của tài liệu của bạn trong tab mới.

5. Công cụ khám phá: Tìm kiếm ngoài tài liệu của bạn

Lần tới khi bạn cần thêm thông tin về một chủ đề, tham chiếu đến điều gì đó bạn đã viết trước đây hoặc một hình ảnh để thêm gia vị cho tài liệu của bạn, hãy sử dụng công cụ Khám phá. Công cụ khám phá cho phép bạn tiến hành tìm kiếm (Internet và Google Drive) từ trong tài liệu của mình.

Bạn có thể truy cập công cụ khám phá từ menu "Công cụ" hoặc bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + Alt + Shift + I.


Công cụ này sẽ xuất hiện ở phía bên phải tài liệu của bạn. Nhập truy vấn tìm kiếm của bạn và duyệt qua các tab "Web", "Hình ảnh" và "Drive" để tìm kết quả tìm kiếm phù hợp.


6. Đánh dấu tự động: Thoát khỏi Thanh công cụ

Nếu bạn cảm thấy mệt mỏi với việc di chuột qua thanh công cụ khi cần áp dụng tiêu đề hoặc in đậm một cụm từ, bạn nên bật đánh dấu trong Tài liệu. Markdown cho phép bạn định dạng văn bản bằng cách nhập bằng bàn phím. Có thể mất một phút để tìm hiểu nhưng về lâu dài nó sẽ giúp bạn tiết kiệm được những giây phút quý giá—thậm chí còn có lập luận mạnh mẽ về việc viết mọi thứ bằng Markdown để tận dụng hiệu quả đó. Nếu bạn là người mới làm quen với ý tưởng về Markdown, hãy xem Bảng hướng dẫn cách thực hiện Markdown.

Để bật đánh dấu tự động trong Tài liệu, hãy điều hướng đến menu "Công cụ " và chọn "Tùy chọn". Đánh dấu vào ô có nội dung tự động phát hiện đánh dấu và nhấp vào OK.


7. Toàn màn hình kép: Viết không bị phân tâm trong Tài liệu

Nếu muốn tập trung và giảm thiểu sự xao lãng trong khi làm việc, bạn có thể tận hưởng trải nghiệm viết tuyệt vời nhất trong Google Tài liệu bằng cách kết hợp chế độ toàn màn hình của trình duyệt và toàn màn hình trong Tài liệu.

Nhấp vào menu "Xem" và chọn toàn màn hình. Thao tác này sẽ bật chế độ toàn màn hình trong Tài liệu.


Tiếp theo, nhấp vào ba dòng chấm ở phía trên bên phải màn hình của bạn. Điều này sẽ mở cài đặt trình duyệt của bạn. Điều hướng đến "Thu phóng" và nhấp vào biểu tượng toàn màn hình. Ngoài ra, hãy nhấn F11 hoặc Fn + F11 (hoặc bất kỳ phím tắt hệ thống nào trên máy tính của bạn) để bật chế độ toàn màn hình của trình duyệt.


Bằng cách tăng gấp đôi chế độ toàn màn hình, bạn sẽ giảm thiểu sự lộn xộn về mặt hình ảnh trong ngăn trình duyệt và sau đó giảm bớt sự lộn xộn hơn nữa bằng cách chuyển trình duyệt sang chế độ toàn màn hình. Nếu bạn tắt thông báo trên máy tính của mình, trải nghiệm viết sẽ không bị phân tâm giống như bạn sẽ không thể viết được trên máy đánh chữ!

Khi hoàn tất phiên viết tập trung của mình, bạn có thể thoát khỏi chế độ toàn màn hình kép bằng cách nhấn phím " ESC " và F11 hoặc Fn + F11 lần nữa trên bàn phím.

8. Chèn hình ảnh trên Google Photos: Ảnh của bạn, theo yêu cầu

Lần tiếp theo bạn cần chèn ảnh bạn chụp bằng camera điện thoại vào Google Tài liệu, hãy nhập ảnh đó trực tiếp từ Google Photos. (Lưu ý rằng để tính năng này hoạt động với ảnh trên điện thoại chứ không chỉ những ảnh bạn đã tải lên Google Photos theo cách thủ công, bạn phải cài đặt ứng dụng Google Photos trên điện thoại của mình và bật đồng bộ hóa.)

Để nhập ảnh và hình ảnh từ Google Photos vào Google Tài liệu, hãy điều hướng đến menu chèn, di con trỏ lên "Hình ảnh " và chọn "Ảnh".


Công cụ Google Photos sẽ xuất hiện ở bên phải màn hình. Chọn những hình ảnh bạn muốn và nhấp vào "Chèn" để thêm chúng vào tài liệu của bạn.

9. Từ điển: Định nghĩa tức thì và từ đồng nghĩa

Lần tới khi bạn gặp một từ mà bạn không biết, hãy sử dụng từ điển Docs tích hợp sẵn để tra cứu và lấy từ đồng nghĩa.

Để sử dụng từ điển, hãy đánh dấu từ bạn muốn tra cứu và nhấp vào menu công cụ. Cuộn xuống và chọn từ điển. Ngoài ra bạn có thể sử dụng phím tắt: Ctrl + Shift + Y

Công cụ từ điển sẽ bật lên ở bên phải của bạn. Nó hiển thị cách phát âm, định nghĩa và từ đồng nghĩa của từ được đánh dấu của bạn.


10. Thay thế tự động: Mở rộng văn bản trong tài liệu

Nếu bạn có những cụm từ phải viết lại thường xuyên, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách thiết lập tính năng thay thế tự động. Tính năng này cho phép bạn thiết lập các từ viết tắt mà Docs sẽ tự động thay thế cho phiên bản đầy đủ.

Để bật tính năng này, hãy đi tới menu "Công cụ", chọn "Tùy chọn"Vàchuyển sang tab "Thay thế". Nhập tên viết tắt của bạn vào hộp bên trái và phiên bản đầy đủ ở bên phải. Nhấp vào OK khi bạn hoàn tất.


Ví dụ: nếu bạn tình cờ là đại diện của Trung tâm Derek Zoolander dành cho trẻ em không biết đọc và muốn học cách làm những việc khác tốt và phải thường xuyên tham khảo tên chính thức của tổ chức trong khi tạo tài liệu, bạn có thể tạo một trình kích hoạt mở rộng đơn giản hơn nhiều như "dzc" để tiết kiệm thời gian gõ đáng kể.

11. Trở thành Người dùng thành thạo của Google Tài liệu

Các tính năng ẩn của Google Docs giúp việc viết đơn giản và hiệu quả hơn. Một khi bạn bắt đầu sử dụng chúng, bạn sẽ không bao giờ có thể quay lại. Nếu bạn đang tìm kiếm nhiều cách hơn nữa để nâng cao hiệu quả sử dụng Google Tài liệu của mình, hãy xem các tính năng tiết kiệm thời gian tốt nhất của Google Tài liệu và các thủ thuật tạo Tài liệu Google tiện dụng này sẽ giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn. Và trong khi làm việc đó, bạn cũng có thể tìm hiểu một số mẹo và thủ thuật dành cho các công cụ khác của bộ Google Tài liệu như Google Trang tính, Biểu mẫu và Trang trình bày.