VietNetwork.Vn

Tận dụng tối đa Pages trên máy Mac của bạn.

Pages là trình xử lý văn bản đa năng với nhiều tính năng hữu ích. Mặc dù bạn có thể đã quen thuộc với một số tính năng trong số đó, nhưng vẫn còn một số tính năng ẩn trong Pages mà bạn có thể không biết đến. Hãy cùng khám phá chúng.


1. Đặt mẫu mặc định cho tài liệu mới

Apple Pages có gần một trăm mẫu và nhắc bạn chọn một mẫu mỗi khi bạn tạo một tài liệu mới. Mặc dù điều này mang lại cho bạn sự linh hoạt để chọn mẫu phù hợp cho tài liệu của mình, nhưng nó đòi hỏi phải thực hiện thêm các lần nhấp và do đó, không lý tưởng nếu bạn sử dụng cùng một mẫu cho hầu hết các tài liệu. Rất may, bạn có thể đặt một mẫu mặc định trong Pages để tiết kiệm cho mình các lần nhấp thêm.

Để thực hiện việc này, khi Pages đang mở, hãy nhấp vào "Pages" trên thanh menu và chọn "Settings". Từ tab "General", chọn nút radio "Use Template" cho tùy chọn "For New Documents" và nhấp vào "Change Template".


Chọn mẫu bạn thích và nhấn "Chọn".


Sau khi hoàn tất, bất cứ khi nào bạn khởi chạy Pages trên máy Mac, ứng dụng sẽ mở ra mẫu bạn đã chọn, sẵn sàng để bạn bắt đầu làm việc.

2. Sử dụng Kích thước Giấy Tùy chỉnh cho Tài liệu của Bạn

Hầu hết các mẫu Pages đều có kích thước giấy chuẩn để đảm bảo khả năng tương thích với máy in. Tuy nhiên, có thể tài liệu bạn đang làm việc không vừa với một trong số chúng. Chắc chắn, bạn có thể thay đổi kích thước giấy từ cài đặt tài liệu, nhưng ngay cả điều đó đôi khi cũng không đủ đáp ứng nhu cầu. Tốt nhất là tạo kích thước giấy tùy chỉnh cho tài liệu trong tình huống này.

Mở tài liệu có kích thước giấy mà bạn muốn thay đổi, nhấp vào "File" và chọn "Page Setup". Bây giờ, nhấp vào menu thả xuống "Paper Size " và chọn "Manage Custom Sizes".


Nhấp vào nút "+" ở góc dưới bên trái để tạo kích thước trang mới. Nhấp đúp vào tên và thay thế bằng tên mô tả. Sau đó, thay đổi các giá trị cho chiều rộng và chiều cao của giấy ở bên phải. Bạn cũng có thể điều chỉnh lề. Nhấn "OK" để lưu.


Bây giờ bạn có thể đặt bất kỳ tài liệu nào ở kích thước này. Mở tài liệu, đi đến tab "Tài liệu" ở thanh bên phải, nhấp vào menu thả xuống thứ hai bên dưới "Máy in & Kích thước giấy" và chọn kích thước giấy tùy chỉnh của bạn.

3. Sử dụng Thay thế văn bản để nhập ký tự hoặc từ nhanh hơn

Việc nhập một số ký hiệu nhất định trên máy Mac, như bản quyền hoặc nhãn hiệu, yêu cầu bạn phải nhớ các phím tắt của chúng. Tuy nhiên, điều này không thực tế và do đó, Apple cung cấp tính năng thay thế văn bản trong Pages cho phép bạn nhập nhiều ký hiệu khác nhau một cách dễ dàng.

Để bật tính năng này, hãy vào phần cài đặt Pages và chuyển đến tab "Auto-Correction". Tại đây, hãy đánh dấu vào ô "Symbol and Text Substitution" và kiểm tra các thay thế văn bản hiện có để biết bạn cần nhập gì để nhập ký tự mong muốn.


Bạn cũng có thể tạo các thay thế văn bản tùy chỉnh để nhập ký tự, từ hoặc cụm từ nhanh hơn. Để thực hiện, hãy nhấp vào nút dấu cộng "+" ở cuối, sau đó nhập văn bản bạn muốn thay thế vào cột "Thay thế" và ký hiệu, từ hoặc cụm từ bạn muốn thay thế vào cột "Với".


Sau khi hoàn tất, việc sử dụng rất dễ dàng. Chỉ cần nhập văn bản kích hoạt và nhấn phím Space, nó sẽ tự động thay thế bằng văn bản thay thế.

4. Chèn Thư viện ảnh cho mục đích minh họa

Thêm hình ảnh vào tài liệu của bạn là một cách tuyệt vời để thu hút sự chú ý của người đọc và giải thích nội dung của bạn hiệu quả hơn. Mặc dù đôi khi chỉ cần một hình ảnh là đủ, nhưng có những lúc một thư viện ảnh lại phù hợp hơn.

Việc thêm thư viện hình ảnh vào tài liệu của bạn rất dễ dàng.

Mở tài liệu và nhấp vào nơi bạn muốn thêm hình ảnh. Bây giờ, nhấp vào "Phương tiện" ở trên cùng và chọn "Thư viện hình ảnh".


Nhấp vào biểu tượng hình ảnh ở góc dưới bên phải của hình thu nhỏ trên màn hình, chọn hình ảnh bạn muốn thêm và nhấp vào "Mở". Bây giờ bạn có thể thêm tiêu đề và chú thích vào hình ảnh, sửa đổi kích thước và thay đổi thứ tự hiển thị của chúng, cùng nhiều thao tác khác, từ thanh bên phải.


5. Nhúng Video Tham Khảo vào Tài Liệu

Giống như việc thêm thư viện ảnh, việc thêm video từ máy Mac vào tài liệu Pages để tham khảo cũng rất dễ dàng. Tuy nhiên, đôi khi bạn có thể muốn tham khảo video từ các nguồn trực tuyến, chẳng hạn như YouTube. Trong những tình huống như vậy, bạn có thể nhúng video vào tài liệu của mình bằng liên kết của video đó.

Để thực hiện việc này, trước tiên, hãy sao chép liên kết đến video bạn muốn nhúng. Sau đó, với tài liệu của bạn mở trong Pages, hãy nhấp vào khoảng trống nơi bạn muốn thêm video, sau đó nhấp vào "Phương tiện" và chọn "Video trên web".


Khi được nhắc "Thêm video trên web", hãy dán liên kết video vào trường "Nhập URL" và nhấn "Chèn".


Sau khi hoàn tất, bạn có thể điều chỉnh kích thước, vị trí và các khía cạnh khác từ thanh bên phải.

6. Sử dụng chức năng đọc chính tả để nhập văn bản rảnh tay

Vào những lúc bạn không muốn gõ phím, bạn có thể sử dụng tính năng đọc chính tả trong Apple Pages để nhập văn bản rảnh tay.

Đầu tiên, bật tính năng đọc chính tả trong Pages. Mở tài liệu, vào "Edit" và chọn "Start Dictation". Khi được nhắc, hãy nhấn "OK" và bạn sẽ thấy biểu tượng micrô trên màn hình, cho biết tính năng này đang hoạt động.

Bây giờ, hãy bắt đầu nói văn bản của bạn và Pages sẽ phiên âm nó. Bạn cũng có thể thêm dấu câu vào bài viết của mình chỉ bằng cách nói tên của nó. Nhấn "Xong" khi bạn đã đọc xong.


7. Hiển thị số lượng từ để theo dõi độ dài tài liệu

Khi làm việc trên các dự án hoặc bài thuyết trình, việc biết số lượng từ có thể thực sự hữu ích trong việc theo dõi độ dài tài liệu và đảm bảo nó không vượt quá số lượng từ được quy định. Thật đáng buồn, Pages không hiển thị số lượng từ theo mặc định, nhưng bạn có thể dễ dàng bật tính năng này.

Chỉ cần nhấp vào "Xem" và chọn "Hiển thị số từ". Bây giờ bạn sẽ thấy số từ ở cuối tài liệu.


Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Command+Shift+W để bật và tắt tính năng này khi cần thiết.

8. Theo dõi và khôi phục các thay đổi tài liệu

Tương tự như việc kiểm tra số lượng từ của một tài liệu, việc biết cách theo dõi và khôi phục các thay đổi đã thực hiện đối với một tài liệu trong Pages cũng rất quan trọng. Nếu bạn có kế hoạch cộng tác trên một tài liệu Pages với ai đó, điều này có thể hợp lý hóa quy trình đánh giá. Tuy nhiên, thật đáng buồn là theo mặc định, tính năng theo dõi không được bật.

Để bật tính năng này, hãy vào "Chỉnh sửa" và chọn "Theo dõi thay đổi". Bây giờ bạn sẽ thấy thanh công cụ đánh giá ở phía trên tài liệu của mình. Từ đây, bạn có thể tạm dừng theo dõi, tắt tính năng này và cấu hình một số tùy chọn của tính năng này. Bạn cũng có thể đặt màu tác giả cho những người khác nhau cùng cộng tác trên tài liệu để dễ dàng xác định những đóng góp của họ cho tài liệu.

Để chấp nhận thay đổi, hãy di con trỏ chuột qua văn bản đã đánh dấu và nhấp vào "Chấp nhận". Hoặc, chọn "Từ chối" để từ chối thay đổi.


Ngoài ra, bạn cũng có thể chấp nhận hoặc từ chối tất cả các thay đổi được đề xuất cùng một lúc. Nhấp vào biểu tượng bánh răng trong thanh công cụ đánh giá và chọn "Chấp nhận tất cả thay đổi" hoặc "Từ chối tất cả thay đổi".


Nếu bạn chấp nhận thay đổi được đề xuất hoặc tự thực hiện và lưu thay đổi, bạn có thể dễ dàng quay lại phiên bản đã lưu trước đó. Chỉ cần nhấp vào "File", chọn "Revert To" và chọn "Browse All Versions". Sau đó, chọn phiên bản tài liệu bạn muốn khôi phục và nhấp vào "Restore".


9. Giảm kích thước tệp tài liệu để lưu và chia sẻ dễ dàng hơn

Thêm nhiều hình ảnh hoặc video vào tài liệu của bạn sẽ dẫn đến kích thước tệp lớn. Điều này không chỉ gây bất tiện cho việc lưu trữ mà còn gây bất tiện cho việc chia sẻ trực tuyến, yêu cầu bạn phải nén chúng trước. Rất may, Pages cho phép bạn giảm kích thước tệp theo mặc định, do đó bạn không phải nén chúng riêng lẻ.

Để thực hiện việc này, với tài liệu mở trong Pages, hãy nhấp vào "File" và chọn "Reduce File Size". Bây giờ, nếu bạn có quá nhiều hình ảnh trong tài liệu của mình, hãy đảm bảo rằng tùy chọn "Scale Down Large Images" đã được chọn. Tương tự, nếu tài liệu có video lớn, hãy chọn "High Efficiency" làm "Movie Format" và chọn độ phân giải phù hợp cho "Movie Quality".

Cuối cùng, nhấp vào "Reduce This File" để thay đổi kích thước tài liệu đang mở. Hoặc, nhấp vào nút "Reduce a Copy" để tạo một tài liệu mới, thay đổi kích thước, giữ nguyên bản gốc để sử dụng khi cần.


10. Bảo vệ tài liệu bằng mật khẩu để ngăn chặn truy cập trái phép

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, bạn có thể bảo vệ tài liệu Pages của mình bằng mật khẩu để ngăn chặn truy cập trái phép. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn chia sẻ máy Mac của mình với ai đó và không muốn họ xem tài liệu Pages cá nhân của bạn.

Đặt mật khẩu cho tài liệu trong Pages rất dễ. Khi tài liệu đã mở, hãy nhấp vào "File" và chọn "Set Password". Nhập mật khẩu của bạn vào trường "Password" trên lời nhắc. Nhập lại mật khẩu vào trường "Verify" để xác nhận.

Đặt gợi ý mật khẩu để bạn không bị khóa khỏi tài liệu. Đánh dấu vào tùy chọn "Mở bằng Touch ID" để mở nhanh tài liệu bằng Touch ID. Cuối cùng, nhấp vào "Đặt mật khẩu".


Pages là trình xử lý văn bản đơn giản và dễ sử dụng để tạo tài liệu nhanh chóng trên máy Mac của bạn. Các tính năng ít được biết đến được đề cập ở trên không chỉ giúp bạn sử dụng Pages hiệu quả hơn mà còn giúp bạn tận dụng được nhiều hơn.

Bạn vẫn chưa tin ư? Sau đây là tám lý do bạn nên thử Apple Pages lần nữa.