VietNetwork.Vn

Trở thành chuyên gia học thuật với Word!

Quay trở lại thời đại học, tôi đã dành vô số giờ trong Microsoft Word để viết luận và ghi chú. Trong quá trình đó, tôi đã học được một số mẹo và thủ thuật giúp tôi làm việc hiệu quả hơn. Sau đây là 10 mẹo mà tôi nghĩ mọi sinh viên nên biết.


1. Làm chủ các loại ngắt nghỉ khác nhau

Trước khi tôi hiểu ngắt dòng là gì và chúng hoạt động như thế nào, tôi thường nhấn phím enter liên tục để nhảy đến trang tiếp theo của tài liệu. Và mặc dù điều đó đủ cho các bài luận ngắn hơn, tôi nhanh chóng nhận ra khi tôi bắt đầu làm việc trên các tài liệu dài hơn rằng phương pháp đó không hiệu quả.

Đó là lúc tôi biết về ngắt trang. Có hai loại ngắt trang trong Word: ngắt trang và ngắt phần.

Ngắt trang là cách bạn yêu cầu Word kết thúc trang hiện tại và chuyển sang trang mới. Chúng tốt hơn việc nhấn phím enter liên tục vì bạn không có nhiều khoảng trống vô hình sẽ làm xáo trộn toàn bộ văn bản khi bạn không thể tránh khỏi việc thay đổi điều gì đó.

Mặt khác, ngắt phần phân vùng tài liệu của bạn, với mỗi phần có định dạng riêng. Chúng tiện dụng khi thiết lập các bố cục trang hoặc lược đồ đánh số khác nhau trong cùng một tài liệu.

Thêm ngắt dòng vào tài liệu của bạn rất dễ dàng. Chỉ cần vào tab "Layout" và chọn "Breaks".


Ngắt trang và ngắt phần có một số biến thể, do đó, bạn nên tìm hiểu cách sử dụng các loại ngắt trang khác nhau.

2. Cập nhật các kiểu tiêu đề mặc định

Kiểu tiêu đề là điều bắt buộc khi bạn viết bài luận cho trường. Chúng thêm cấu trúc cho tài liệu của bạn và giúp bạn dễ dàng điều hướng đến các phần khác nhau một cách nhanh chóng. Ngoài ra, nếu bạn đang viết luận văn, việc sử dụng kiểu sẽ mang lại hiệu quả đáng kể vì chúng cho phép bạn dễ dàng tạo mục lục tự động.

Microsoft Word có các kiểu tiêu đề mặc định mà bạn có thể sử dụng để định dạng tài liệu, nhưng chúng có thể không tuân thủ các yêu cầu định dạng của trường bạn, vì vậy, bạn sẽ cần phải sửa đổi chúng.

Trên tab Trang chủ, điều hướng đến ngăn Kiểu và nhấp chuột phải vào kiểu bạn muốn tùy chỉnh. Chọn "Sửa đổi" từ các tùy chọn và một cửa sổ mới sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn có thể thay đổi mọi thứ về kiểu từ màu sắc đến phông chữ và kích thước.


Vì bạn sẽ viết hàng loạt bài luận theo cùng một phong cách định dạng, nên việc lưu các tùy chỉnh của bạn để bạn có thể dễ dàng áp dụng chúng vào một dự án mới là điều hợp lý. Để đảm bảo Word ghi nhớ các tùy chỉnh của bạn, hãy đánh dấu vào vòng tròn "Tài liệu mới dựa trên mẫu này" trước khi nhấn "OK".


3. Sử dụng phiên âm để ghi chú

Thay vì phải phân chia sự chú ý giữa việc cố gắng ghi chép và lắng nghe trong lớp, bạn có thể để Word xử lý việc ghi chép cho bạn. Với tính năng phiên âm của Word, bạn có thể ghi lại bất kỳ bài giảng nào và tự động chuyển đổi thành văn bản, giúp bạn không phải đau đầu theo dõi mọi thứ.

Sau đây là cách sử dụng. Đầu tiên, hãy vào tab "Trang chủ" và nhấp vào mũi tên hướng xuống dưới "Đọc chính tả". Sau đó chọn "Phiên âm".


Một khung bên sẽ bật lên ở bên phải. Nhấn "Start Recording" và Word sẽ bắt đầu ghi âm từ lớp học của bạn. Bạn có thể tạm dừng hoặc tiếp tục ghi âm bằng cách nhấp vào nút micrô. Khi bài giảng kết thúc, hãy nhấn "Save and Transcribe Now" và Word sẽ gửi bản ghi bài giảng của bạn chỉ trong vài phút.


4. Đừng quên sử dụng nút 'Hiển thị/Ẩn' khi chỉnh sửa

Tài liệu Word của bạn có nhiều thứ hơn bạn thấy. Những thứ như khoảng cách, ngắt đoạn, tab và các định dạng ẩn khác có thể làm hỏng nghiêm trọng bố cục khi bạn đang chỉnh sửa.

Thay vì tự làm mình phát điên khi cố gắng tìm ra lỗi sai, hãy sử dụng nút định dạng "Show/Hide" để hiển thị mọi thứ. Thủ thuật này cho phép bạn thấy tất cả các thành phần ẩn trong tài liệu của mình để bạn có thể khắc phục sự cố nhanh chóng. Bạn sẽ tìm thấy nút này trong phần đoạn văn của tab Trang chủ.


5. Tối đa hóa năng suất của bạn với chế độ tập trung

Chúng ta đều đã từng trải qua điều đó—bạn phải nộp bài luận 3.000 từ vào buổi sáng và bạn chỉ mới viết được năm từ trên trang. Vào những lúc như thế này, tất cả các tùy chọn và công cụ định dạng mà Microsoft Word cung cấp trên ribbon chỉ gây mất tập trung hơn là giúp ích.

May mắn thay, có một cách để chặn tiếng ồn và tập trung hoàn toàn vào việc đưa các từ vào trang. Chế độ Focus của Word là một công cụ thay đổi cuộc chơi cho việc này. Để truy cập chế độ này, hãy chuyển đến tab View và nhấp vào biểu tượng "Focus". Thao tác này sẽ xóa mọi thứ trừ trang, tạo ra một không gian không bị phân tâm để giúp bạn tập trung.


Khi bạn đã sẵn sàng thoát khỏi chế độ Focus, hãy di con trỏ qua dấu ba chấm ở đầu màn hình để hiển thị lại dải băng, sau đó nhấp vào biểu tượng Focus một lần nữa hoặc chỉ cần nhấn phím Escape.

6. Bật tính năng Tự động lưu và Không bao giờ mất công sức nữa

Không có gì bực bội hơn việc dành nhiều giờ để viết một bài luận chỉ để rồi mất hết khi máy tính của bạn đột nhiên bị sập. Nhưng với tính năng tự động lưu, bạn có thể tránh được cơn ác mộng đó. Chỉ cần đảm bảo rằng nút bật tự động lưu ở đầu tài liệu của bạn được bật và bạn sẽ được bảo vệ.


Bạn có thể tiến xa hơn một chút và đảm bảo rằng tính năng tự động lưu luôn được bật theo mặc định. Vào "File", chọn "Options" và trong cửa sổ bật lên, nhấp vào tab "Save". Sau đó, đánh dấu vào ô có nội dung "Autosave Files Stored In The Cloud By Default" và bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng về việc mất công việc của mình nữa.


7. Ghi nhớ một số phím tắt tiện dụng

Phím tắt có thể giúp bạn tiết kiệm vài giây loay hoay trong ribbon để tìm tùy chọn bạn cần. Những giây đó cộng lại và có thể tạo nên sự khác biệt giữa việc hoàn thành bài luận đúng hạn hay không. Có rất nhiều phím tắt trong Word, nhưng sau đây là một số phím tắt yêu thích của tôi:

• Ctrl+Alt+F: Chèn chú thích
• Ctrl+Alt+M Chèn bình luận
• Alt+Ctrl+C: Sao chép định dạng
• Alt+Ctrl+V: Dán định dạng
• Ctrl+H: Mở ngăn Tìm và Thay thế
• Ctrl+Alt+1: Áp dụng Kiểu Tiêu đề 1
• Ctrl+Alt+2: Áp dụng kiểu Tiêu đề 2.
• Ctrl+Alt+3: Áp dụng kiểu Tiêu đề 3.

Bạn có thể xem danh sách đầy đủ hơn về tất cả các phím tắt trong Word để tìm phím tắt quan trọng nhất đối với bạn.

8. Sử dụng Nhà nghiên cứu để tìm nguồn đáng tin cậy

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc tìm nguồn để hỗ trợ cho lập luận của mình, công cụ Researcher của Word có thể là cứu cánh. Được hỗ trợ bởi Bing, Researcher sẽ tìm kiếm trên web các nguồn chất lượng cao mà bạn có thể sử dụng trong bài luận của mình.

Phần tuyệt nhất? Bạn không cần phải ngắt dòng viết của mình để săn tìm thông tin. Bạn có thể mở Researcher trong một khung bên và lấy những gì bạn cần mà không bị mất mạch suy nghĩ.

Một lý do khác để yêu thích Researcher là nó lọc ra rác. Thay vì các trang web ngẫu nhiên, nó hướng bạn đến các tạp chí và nguồn học thuật đáng tin cậy, vì vậy bạn không phải lo lắng về tính xác thực của thông tin bạn nhận được.

Để truy cập Researcher, hãy vào ngăn tham khảo và nhấp vào biểu tượng "Researcher".


9. Hãy để Word xử lý các tài liệu tham khảo của bạn

Việc tham chiếu thủ công tác phẩm của bạn có thể gây nhầm lẫn và bực bội. Mỗi phong cách trích dẫn đều có bộ quy tắc riêng và việc theo dõi tất cả chúng có thể tốn rất nhiều thời gian. May mắn thay, Word có thể xử lý việc này cho bạn.

Chỉ cần vào tab "References" và tìm phần "Citations and Bibliography". Đảm bảo bạn đã chọn đúng kiểu trích dẫn, sau đó nhấp vào "Insert Citation" và chọn "Add New Source".


Word sẽ mở một cửa sổ nơi bạn có thể điền vào tất cả các thông tin cần thiết. Sau khi bạn đã thêm thông tin, hãy nhấp vào "OK" và Word sẽ tạo trích dẫn chính xác, áp dụng tất cả các quy tắc cho bạn.

Phần tuyệt nhất là nếu bạn thêm tất cả các nguồn theo cách này, bạn có thể dễ dàng tạo một danh mục tài liệu tham khảo ở cuối tài liệu. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng "Danh mục tài liệu tham khảo" và chọn kiểu bạn muốn, Word sẽ thực hiện phần còn lại.


10. Chia sẻ tài liệu của bạn để cộng tác dễ dàng hơn

Nếu bạn cần ai đó xem lại tài liệu của mình hoặc bạn đang làm việc trên một dự án nhóm, bạn không cần phải gửi bản sao qua lại hoặc cố gắng hợp nhất các tài liệu riêng lẻ sau đó. Thay vào đó, bạn có thể cộng tác theo thời gian thực trực tiếp thông qua Word.

Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút "Chia sẻ" ở góc trên bên phải.


Một cửa sổ sẽ bật lên nơi bạn có thể nhập địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ. Bạn cũng có thể điều chỉnh mức độ truy cập của họ—cho dù họ chỉ có thể xem hay chỉnh sửa tài liệu. Thêm vào đó, bạn có thể đặt ngày hết hạn cho liên kết và thậm chí thêm mật khẩu để tăng cường bảo mật.


Microsoft Word là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ và những mẹo này sẽ giúp bạn tận dụng tối đa công cụ này cho việc học của mình. Nhưng tại sao lại dừng lại ở đó? Hãy đưa trò chơi Word của bạn lên một tầm cao mới bằng cách thành thạo các thủ thuật định dạng và tăng tốc độ quy trình làm việc của bạn, và bạn sẽ tiến xa trên con đường trở thành sinh viên hiệu quả và năng suất nhất có thể.