VietNetwork.Vn

Nó dễ hơn nhiều so với việc viết tay.

Mặc dù email và các hình thức giao tiếp dựa trên công nghệ khác ngày càng phổ biến, mọi người đều phải gõ một lá thư chính thức vào một thời điểm nào đó trong cuộc đời. Cho dù bạn đang viết thư khiếu nại, xin việc hay bày tỏ lòng biết ơn chính thức, thì đây là một công cụ tiện dụng để bạn có trong tủ đồ của mình.

Mặc dù Microsoft Word có hàng trăm mẫu, tôi thích tạo hầu hết các tài liệu của mình—bao gồm cả thư—từ đầu. Điều này có nghĩa là tôi có thể tùy chỉnh chúng cụ thể hơn theo yêu cầu của mình và lưu định dạng và bố cục của mình để sử dụng sau.


Mỗi quốc gia có quy ước viết thư hơi khác nhau. Trong hướng dẫn từng bước này, tôi sẽ sử dụng phong cách Anh, nhưng bạn có thể sử dụng tất cả các mẹo ở bất kỳ đâu. Nếu bạn đang viết thư xin việc, cách tốt nhất là nghiên cứu trang web của công ty mà bạn đang nộp đơn và kiểm tra chính tả, dấu câu và phong cách chung của họ.

1. Thêm tiêu đề thư

Tạo và sử dụng tiêu đề thư ở đầu thư Microsoft Word giúp bạn tạo ấn tượng tốt, thiết lập bản sắc và làm cho lá thư của bạn nổi bật. Mặc dù thường dành riêng cho các giao tiếp liên quan đến công việc, nhưng việc bạn có chọn đưa tiêu đề thư vào thư cá nhân hay không tùy thuộc vào mục đích của nó.

Ví dụ, khi viết thư xin việc, tôi thích đưa vào ảnh chụp tội phạm và một dải màu đơn giản để thêm nét chuyên nghiệp. Tương tự như vậy, thêm đặc điểm phong cách này có thể tạo thêm vẻ uy quyền nếu, ví dụ, bạn đang viết thư giới thiệu hoặc khiếu nại.


Để tạo tiêu đề thư, hãy nhấp đúp vào bất kỳ đâu trong tiêu đề và chọn "Trang đầu tiên khác" trong tab Tiêu đề và Chân trang trên ruy-băng để đảm bảo tiêu đề thư của bạn chỉ nằm trên trang đầu tiên.


Sau đó, điều chỉnh lề tiêu đề để bạn có thể sử dụng toàn bộ chiều rộng của trang.


Bây giờ, hãy tạo thiết kế tiêu đề thư của bạn trong phần tiêu đề. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp đúp vào bất kỳ đâu bên dưới tiêu đề để kích hoạt lại khu vực chính của tài liệu Word, nơi bạn sẽ bắt đầu nhập thư của mình.

2. Xác định các phong cách

Bất kể tôi đang tạo loại tài liệu nào, tôi luôn nghĩ về các kiểu khác nhau mà tôi muốn sử dụng trước khi bắt đầu nhập. Ví dụ, trong một lá thư, tôi biết mình sẽ cần kiểu Normal cho phần thân chính, văn bản căn phải cho địa chỉ của tôi, kiểu List Paragraph cho danh sách có dấu đầu dòng và kiểu in đậm cho văn bản nổi bật, chẳng hạn như dòng chủ đề.

Mặc dù bạn có thể áp dụng định dạng trực tiếp để tạo bố cục thư, nhưng việc sử dụng kiểu sẽ tiết kiệm thời gian và tăng tính nhất quán, vì bạn có thể áp dụng nhiều thay đổi định dạng cho văn bản chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Bắt đầu bằng cách sửa đổi kiểu Normal, tập trung vào kiểu chữ (phông chữ) và khoảng cách đoạn văn. Vì kiểu Normal là kiểu mặc định trong Word, nên những thay đổi bạn thực hiện sẽ lan tỏa đến các kiểu khác. Để thực hiện việc này, hãy nhấp chuột phải vào "Normal" trong Style Gallery trên tab Home và nhấp vào "Modify".


Tôi thích sử dụng căn chỉnh đều (có nghĩa là văn bản sẽ vuông góc với lề trái và lề phải), phông chữ sans-serif (như Aptos, Calibri hoặc Arial) và cỡ chữ 12.


Tiếp theo, nhấp vào menu thả xuống "Định dạng" ở cuối hộp thoại Sửa đổi kiểu và nhấp vào "Đoạn văn".


Tại đó, hãy thay đổi Spacing After cho phù hợp với kích thước phông chữ mà bạn đã chọn ở bước trước, chọn Line Spacing (tôi thích sử dụng dòng đơn hoặc 1,5 dòng), đảm bảo rằng hộp kiểm "Don't Add Space..." không được chọn và nhấp vào "OK" hai lần để đóng cả hai hộp thoại.


Bây giờ bạn đã tạo kiểu Normal, bạn đã sẵn sàng để tạo các kiểu khác. Một phương pháp là nhấn Ctrl+Alt+Shift+S để khởi chạy Style Pane, nơi bạn có thể xem lại và sửa đổi các kiểu hiện có.


Ngoài ra, hãy bắt đầu nhập chữ cái của bạn với các chỗ giữ chỗ khi cần thiết và nhấn phím tắt Ctrl+Shift+S trên bàn phím Word để tạo kiểu mới bằng cách nhập tên kiểu mới và nhấp vào "Sửa đổi". Trong ví dụ bên dưới, tôi đã nhập địa chỉ của riêng mình, nhấn Ctrl+Shift+S và tạo kiểu mới có tên là MyAddress, với văn bản được căn chỉnh sang phải và hộp kiểm "Không thêm khoảng cách..." được chọn để các dòng không bị tách rời.


Sau đó, mỗi lần muốn áp dụng các kiểu đã tạo cho nhiều văn bản hơn trong thư, tôi chỉ cần đặt con trỏ vào đoạn văn có liên quan và nhấp vào kiểu trong Thư viện kiểu.

Đừng bắt đầu viết nội dung chính của bức thư ngay! Thay vào đó, hãy tạo chỗ giữ chỗ cho các kiểu của bạn và chuyển sang bước tiếp theo.


3. Thêm Ngày Động

Tất cả các lá thư đều yêu cầu ngày tháng ở đâu đó gần đầu—tôi thường đặt ngày tháng của mình bên dưới địa chỉ. Mặc dù bạn có thể nhập ngày tháng theo cách thủ công, nhưng nếu bạn định lưu bố cục thư của mình dưới dạng mẫu, bạn có thể buộc Word tự động cập nhật ngày tháng mỗi khi bạn mở tài liệu.

Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn ngày tháng và chọn kiểu định sẵn mà bạn muốn áp dụng. Sau đó, nhấp vào "Ngày và giờ" trong nhóm Văn bản của tab Chèn trên ruy-băng để khởi chạy hộp thoại Ngày và giờ.


Bây giờ, trong hộp thoại Ngày và giờ, hãy chọn ngôn ngữ và định dạng phù hợp, đánh dấu vào "Cập nhật tự động" và nhấp vào "OK".


Khi đó, ngày tháng sẽ hiển thị như thể tôi đã nhập thủ công, trong khi thực tế, đó là trường tự động thay đổi theo ngày tháng trên máy tính của tôi.


Nếu bạn không muốn ngày tháng thay đổi (nói cách khác, bạn muốn ngày tháng cố định), hãy làm theo quy trình tương tự, nhưng không chọn "Cập nhật tự động".

4. Bao gồm chữ ký

Có nhiều cách khác nhau để thêm chữ ký vào thư trên Microsoft Word, bao gồm thêm chữ ký số thông qua công cụ Signature Line của Word. Tuy nhiên, công cụ này được thiết kế cho các tài liệu chính thức hơn, chẳng hạn như hợp đồng pháp lý và yêu cầu chứng chỉ chữ ký số. Bạn cũng có thể thử sử dụng công cụ vẽ của Microsoft Word, nhưng điều này có thể trông không tự nhiên.

Để đơn giản hóa mọi thứ nhưng vẫn đảm bảo bức thư vẫn đầy đủ nội dung, tôi thích ký tay vào một tờ giấy nào đó, sau đó tải lên tài liệu Word.

Đầu tiên, sử dụng bút đen và giấy trắng để tạo chữ ký, sau đó chụp ảnh bằng điện thoại. Sau đó, gửi chữ ký đến máy tính của bạn— Tôi sử dụng Microsoft Drop để thực hiện việc này trong vài giây, nhưng bạn cũng có thể gửi qua email hoặc nền tảng đám mây khác, chẳng hạn như OneDrive.

Quay lại máy tính của bạn, trong Microsoft Word, nhấp vào Chèn > Hình ảnh và nhấp vào "Thiết bị này".


Sau khi xác định vị trí và chèn chữ ký, hãy sử dụng công cụ Cắt trong tab Định dạng ảnh để xóa bất kỳ khoảng cách thừa nào ở các cạnh.


Sau đó, sử dụng công cụ Xóa nền trong tab Định dạng ảnh để xóa bất kỳ màu sắc không mong muốn nào xung quanh mép chữ ký của bạn.


Khi bạn kích hoạt công cụ này, Word sẽ thực hiện hầu hết công việc cho bạn, với các vùng màu hồng là các phần mà Word đã xác định là cần phải xóa. Bạn cũng có thể nhấp vào "Đánh dấu các vùng cần giữ" và "Đánh dấu các vùng cần xóa" để tinh chỉnh hình ảnh hơn nữa. Khi bạn hài lòng, hãy nhấp vào "Giữ thay đổi".


Khi lần đầu sử dụng công cụ này, tôi đã nghi ngờ về mức độ thành công của nó, nhưng tôi đã rất ngạc nhiên về tính trực quan của nó (đó là lý do tại sao bây giờ tôi luôn sử dụng phương pháp này!)


Nhấp chuột phải vào chữ ký đã hoàn thiện của bạn và nhấp vào "Lưu dưới dạng hình ảnh" để bạn có thể sử dụng trong các tài liệu sau này. Chỉ cần đảm bảo bạn lưu nó ở nơi an toàn, chẳng hạn như trong OneDrive Personal Vault của bạn.

5. Lưu dưới dạng Mẫu

Nếu bạn hài lòng với mọi thứ trông như thế nào, bạn đã sẵn sàng lưu tài liệu của mình dưới dạng mẫu. Để thực hiện việc này, hãy nhấn F12 và trong hộp thoại Lưu dưới dạng, hãy chọn "Mẫu Word" trong menu thả xuống Lưu dưới dạng Loại. Sau đó, sau khi đặt tên thích hợp cho mẫu, hãy nhấp vào "Lưu" và đóng tài liệu.


Bây giờ, hãy mở lại Word đang mở và nhấp vào Mới > Cá nhân. Khi bạn nhấp vào mẫu đã lưu, nó sẽ mở dưới dạng một tài liệu mới, sẵn sàng để bạn điều chỉnh khi cần thiết.

6. Đọc lại thư

Khi bạn hoàn tất việc nhập thư, thư đã sẵn sàng để hiệu đính. Có hai công cụ tôi luôn sử dụng để thực hiện việc này—Đọc to và Biên tập, cả hai đều có thể truy cập thông qua tab Đánh giá trên ruy-băng.

Đảm bảo bạn đặt con trỏ vào đầu tài liệu trước khi kích hoạt công cụ Đọc to.


Công cụ Đọc to hữu ích vì bạn có thể nhận ra bất kỳ điều gì nghe có vẻ không ổn khi người ta đọc lại thư của bạn. Microsoft Editor cũng hữu ích không kém vì nó sẽ kiểm tra lại lỗi chính tả và ngữ pháp trong bài viết của bạn, xác định bất kỳ ngôn ngữ nào không bao hàm, đưa ra gợi ý cải thiện phong cách, v.v. Bạn cũng có thể sử dụng Coaching with Copliot, nhưng bạn sẽ cần phải mua giấy phép Copliot để làm như vậy.

Sau khi hoàn tất, bạn có thể thực hiện thêm một số bước khác để cải thiện định dạng Microsoft Word của mình.