VietNetwork.Vn

Tính năng hợp nhất thư trong Microsoft Word nổi tiếng vì cho phép bạn tạo và gửi các phiên bản cá nhân hóa của cùng một email cho nhiều người cùng một lúc. Tuy nhiên, công cụ này cũng có một số cách sử dụng thiết thực hàng ngày có thể giúp cuộc sống ở nhà và nơi làm việc của bạn dễ dàng hơn rất nhiều.

Nói tóm lại, phối thư cho phép bạn tạo một tài liệu trong Microsoft Word mà bạn có thể cá nhân hóa bằng các chi tiết được cá nhân hóa, chẳng hạn như tên của mọi người. Có hai cách để thực hiện việc này—bạn có thể tạo danh sách các biến được cá nhân hóa ngay trong tính năng trộn thư của Microsoft Word hoặc bạn có thể tạo danh sách trong một chương trình khác, chẳng hạn như Excel, rồi nhập chi tiết từ danh sách đó vào Word.


Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng tính năng trộn thư trong Microsoft Word cùng với Microsoft Excel, vì việc tạo danh sách và cơ sở dữ liệu toàn diện trong Excel dễ thực hiện và quản lý hơn.

Phối thư hiện không sẵn dùng trong Word dành cho web—bạn sẽ cần đăng ký Microsoft 365 và sử dụng ứng dụng Microsoft Word trên máy tính để sử dụng công cụ này.

1. Tạo nhãn địa chỉ cho thiệp mời đám cưới và thiệp Giáng sinh của bạn

Mặc dù thú vị nhưng việc gửi thiệp mời đám cưới hoặc thiệp Giáng sinh có thể mất thời gian và rất dễ mắc lỗi, đặc biệt nếu bạn viết tay địa chỉ trên phong bì. Đây là lý do tại sao bạn nên sử dụng Microsoft Word thay thế. Khi hoàn tất, bạn có thể in tên và địa chỉ lên giấy nhãn hoặc sử dụng giấy và keo thông thường trước khi cắt từng nhãn để dán vào phong bì.

Bắt đầu trong Excel bằng cách tạo danh sách tên và địa chỉ của bạn. Đảm bảo bạn đặt từng dòng tên và địa chỉ của mỗi người vào các cột riêng biệt và sử dụng các tiêu đề trên hàng 1. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn điền tất cả các ô, vì việc để trống sẽ gây ra sự cố với việc phối thư của bạn ở cuối dòng.


Sau đó, nhấn F12 để đặt tên và lưu tài liệu của bạn ở một nơi dễ nhớ trên máy tính.

Bây giờ, hãy mở một tài liệu Word trống và nhấp vào Gửi thư > Bắt đầu phối thư > Nhãn.


Để tiết kiệm giấy, hãy cuộn xuống và chọn "30 mỗi trang" và nhấp vào "OK".


Việc bật tùy chọn Show/Hide (¶) trong tab Home sẽ giúp bạn thấy được bố cục, vị trí của các nhãn vừa tạo.

Bước tiếp theo là nhập danh sách địa chỉ mà bạn đã tạo trong Excel. Để thực hiện việc này, khi tab Gửi thư vẫn mở, hãy nhấp vào Chọn Người nhận > Sử dụng Danh sách Hiện có.


Sử dụng cửa sổ Chọn nguồn dữ liệu mở ra để định vị tệp Excel chứa tên và địa chỉ, rồi nhấp vào "Mở". Trong hộp thoại Chọn Bảng, hãy chọn hộp kiểm cho Word biết rằng bạn đã sử dụng các tiêu đề trong bảng Excel của mình, sau đó nhấp vào "OK".


Word hiện đã sẵn sàng để kéo dữ liệu từ Excel.

Nhấp vào "Chèn trường hợp nhất" và xem các tiêu đề bạn đã tạo trong Excel có được liệt kê trong trình đơn thả xuống hay không. Bắt đầu bằng cách bấm vào mục bạn muốn xuất hiện trên dòng đầu tiên của nhãn địa chỉ ("Tên"), rồi nhấn Enter. Lặp lại quy trình cho từng dòng của nhãn địa chỉ, đảm bảo bạn nhấn Enter giữa mỗi dòng.


Nếu văn bản vượt quá khoảng trống được cung cấp cho nhãn, hãy tăng kích thước nhãn bằng cách nhấp và kéo phần cuối của hàng nhãn xuống dưới, sau đó xóa mọi nhãn chuyển sang trang tiếp theo.

Khi bạn đã chèn tất cả các trường hợp nhất, hãy nhấp vào "Cập nhật nhãn". Thao tác này sẽ áp dụng các trường hợp nhất mà bạn vừa thêm vào từng nhãn trong tài liệu của mình.


Bây giờ, hãy nhấp vào "Xem trước kết quả" để kiểm tra xem bạn có hài lòng với giao diện nhãn của mình không.


Để hoàn tất quá trình, hãy nhấp vào Kết thúc và Hợp nhất > In Tài liệu.


Nếu bạn muốn thực hiện thay đổi đối với các địa chỉ riêng lẻ, hãy nhấp vào Hoàn tất và Hợp nhất > Chỉnh sửa Tài liệu Riêng lẻ. Thao tác này sẽ mở nhãn trong tài liệu mới, nơi bạn có thể thực hiện thay đổi mà không ảnh hưởng đến các mục nhập khác.

Sau đó, đảm bảo chọn "Tất cả" và nhấp vào "OK" để in.


Cuối cùng, cắt nhãn và dán chúng lên phong bì của bạn!

2. Viết báo cáo cá nhân

Mặc dù ví dụ chúng tôi sắp sử dụng sẽ dành cho giáo viên viết báo cáo trường học, nhưng quy trình tương tự có thể được sử dụng ở nhiều vai trò và ngành nghề khác nhau, chẳng hạn như khảo sát, đánh giá, quản lý và xem xét.

Trong tài liệu Word, hãy nhập nội dung cơ bản của báo cáo, sử dụng "[NAME]" nơi tên của một người sẽ xuất hiện và "__" ở bất kỳ nơi nào cần thêm phần cá nhân hóa.


Sau đó, sao chép từng câu vào một ô trên hàng 1 của trang tính Excel, đảm bảo bạn thêm cột "Tên" ở đầu.


Sau đó, điền vào các khoảng trống dưới mỗi cột cho từng báo cáo bạn muốn tạo, trước khi nhấn F12 để đặt tên và lưu bảng tính vào một vị trí dễ nhớ.


Bây giờ, hãy quay lại tài liệu Word của bạn. Trong tab Gửi thư, bấm vào Chọn người nhận > Sử dụng danh sách hiện có.


Trong cửa sổ Chọn nguồn dữ liệu mở ra, hãy tìm bảng Excel chứa chi tiết báo cáo và nhấp vào "Mở". Sau đó, trong hộp thoại Chọn Bảng, hãy chọn hộp kiểm cho Word biết rằng bạn đã sử dụng các tiêu đề trong bảng Excel của mình và nhấp vào "OK".


Bây giờ, hãy chọn các khu vực mà bạn đã sử dụng [TÊN] hoặc chèn khoảng trống trong tài liệu Word của mình, nhấp vào "Chèn trường hợp nhất" và chọn trường thích hợp thông qua trình đơn thả xuống "Chèn trường hợp nhất" để thêm trường đó vào câu.


Sau khi bạn đã chỉ định tất cả các trường từ Excel, hãy nhấp vào "Xem trước kết quả" để xem báo cáo đầu tiên. Bạn cũng có thể sử dụng các mũi tên để lướt qua tất cả các báo cáo nếu muốn.


Cuối cùng, nhấp vào "Hoàn tất và Hợp nhất", cung cấp cho bạn tùy chọn xem xét và sửa đổi các tài liệu riêng lẻ hoặc in các báo cáo bạn đã tạo.


3. Viết thư xin việc

Bạn có thể cảm thấy khó chịu khi đưa ra cùng một thông tin trong nhiều thư xin việc khác nhau cho nhiều công việc mà bạn có thể ứng tuyển. Suy cho cùng, những kỹ năng bạn có có thể được áp dụng vào nhiều vai trò khác nhau. Đây là lúc việc trộn thư phát huy tác dụng.

Trên hàng 1 trong một bảng tính Excel trống, hãy nhập các loại kỹ năng khác nhau mà bạn rơi vào.


Ở hàng 2, bên dưới mỗi kỹ năng, hãy viết một vài câu thể hiện khả năng sở hữu kỹ năng đó của bạn. Những câu này cuối cùng sẽ được xuất thành thư xin việc của bạn, vì vậy hãy đảm bảo bạn viết chúng với ý nghĩ này.


Khi bạn đã hoàn thành chi tiết các kỹ năng của mình, hãy nhấn F12 để đặt tên và lưu sổ làm việc. Bạn có thể quay lại và thêm hoặc sửa đổi các chi tiết trong trang tính này bất cứ lúc nào.

Tiếp theo, khi bạn đã tìm được công việc mình muốn ứng tuyển, hãy mở một tài liệu Microsoft Word mới và nhập phần mở đầu và kết thúc thư xin việc của bạn. Sau đó, trong tab Gửi thư, bấm vào Chọn người nhận > Sử dụng danh sách hiện có.


Trong cửa sổ Chọn nguồn dữ liệu mở ra, hãy tìm bảng Excel chứa các kỹ năng của bạn và nhấp vào "Mở". Sau đó, trong hộp thoại Chọn Bảng, hãy chọn hộp kiểm cho Word biết rằng bạn đã sử dụng các tiêu đề trong bảng Excel của mình và nhấp vào "OK".


Sau đó, nhấp vào "Chèn trường hợp nhất" và chọn kỹ năng công việc mà bạn đã nêu chi tiết trong bảng tính Excel của mình.


Sau đó, bạn sẽ thấy một trình giữ chỗ cho biết văn bản sẽ xuất hiện ở vị trí đó khi bạn hoàn tất việc phối thư.


Khi bạn đã thêm tất cả các kỹ năng của mình, hãy nhấp vào "Xem trước kết quả" để kiểm tra xem bạn có hài lòng với cấu trúc và thứ tự các đoạn văn của mình hay không. Nếu không, bạn có thể chọn và sắp xếp lại văn bản của mình.


Chắc chắn, bạn sẽ muốn sửa đổi cách diễn đạt chỗ này chỗ kia để đảm bảo rằng bức thư được mạch lạc. Việc sử dụng kỹ thuật trộn thư được mô tả trong bài viết này là nền tảng cho thư xin việc của bạn, nhưng bạn phải luôn kiểm tra kỹ để đảm bảo thư chạy trơn tru. Để thực hiện thay đổi, hãy nhấp vào "Hoàn tất và hợp nhất" và chọn "Chỉnh sửa tài liệu riêng lẻ". Sau khi bạn nhấp vào "OK", thư xin việc đã hoàn thành của bạn sẽ mở ra trong một tài liệu mới, sau đó bạn có thể sửa đổi và lưu lại nếu cần.


4. Chứng chỉ thiết kế

Cho dù bạn điều hành một đội bóng đá địa phương hay một trung tâm hoạt động dành cho trẻ em, bạn có thể muốn tạo chứng chỉ cho những người tham gia của mình.

Trước tiên, hãy tạo danh sách của bạn trong Excel, bao gồm những thông tin như tên, điểm số, tiêu chuẩn của người nhận và bất kỳ chi tiết cá nhân nào khác mà bạn muốn đưa vào. Sau đó nhấn F12 để đặt tên và lưu lại các chi tiết này.


Tiếp theo, thiết kế chứng chỉ của bạn trong Microsoft Word. Nếu muốn, bạn có thể sử dụng mẫu bằng cách bấm vào Tệp > Trang chủ > Mẫu khác.


Bây giờ, trong tab Gửi thư, bấm vào Chọn người nhận > Sử dụng danh sách hiện có.


Xác định vị trí thông tin chi tiết của người nhận mà bạn đã tạo trong Excel, nhấp vào "Mở", chọn "Hàng dữ liệu đầu tiên chứa tiêu đề cột" và nhấp vào "OK".


Sau đó, nhấp vào "Chèn trường hợp nhất" để thêm các trường từ trang tính Excel vào tài liệu Word của bạn nếu thích hợp.


Trước khi bạn hoàn tất chứng chỉ của mình, hãy nhấp vào "Xem trước kết quả" để kiểm tra xem mọi thứ có ổn không, sau đó nhấp vào Hoàn tất và hợp nhất > In tài liệu.


Bây giờ bạn đã có một số ý tưởng về cách sử dụng tính năng trộn thư cho các công việc hàng ngày, hãy xem một số mẹo Microsoft Word ít được biết đến khác của chúng tôi.