VietNetwork.Vn

Bạn không đủ từ ngữ hoa mỹ để viết email? Hãy để Copilot giúp bạn một tay.

• Để sử dụng Copilot trong Outlook, bạn cần có quyền truy cập vào đăng ký Microsoft 365 bắt buộc cũng như đăng ký Copilot Pro hoặc Copilot cho Microsoft 365.
• Đưa ra lời nhắc cho Copilot mô tả nội dung email và nó sẽ tạo ra phản hồi dựa trên thông tin đầu vào của bạn. Bạn cũng có thể kiểm soát âm thanh và độ dài của email.
• Để soạn thảo email, hãy nhấp vào biểu tượng Copilot và chọn "Bản nháp với Copilot". Nhập lời nhắc của bạn và thực hiện các thay đổi đối với câu trả lời bằng cách đưa ra lời nhắc tiếp theo. Để lưu nó, hãy nhấp vào "Giữ nó".

Bạn có gặp khó khăn trong việc tìm những từ thích hợp cho email của mình không? Nếu vậy, hãy cân nhắc việc mua và tích hợp Copilot vào Outlook. Với Copilot, bạn có thể soạn thảo email từ đầu bằng cách đưa ra lời nhắc đơn giản. Bạn cũng có thể chọn âm sắc và độ dài rồi nhờ Copilot sửa lại nội dung cho đến khi bạn hài lòng.

1. Điều kiện tiên quyết để sử dụng Copilot trong Outlook

Để sử dụng Copilot để soạn thảo email trong Outlook, bạn cần có các gói Microsoft 365 Personal, Family hoặc Business và đăng ký Copilot Pro hoặc Copilot cho Microsoft 365—loại sau phù hợp hơn cho các doanh nghiệp và tổ chức nhỏ. Cả hai đăng ký phải được liên kết với cùng một tài khoản email.

Để sử dụng Copilot trong ứng dụng Microsoft Office Web, hãy đăng nhập vào tài khoản Microsoft được liên kết với cả hai đăng ký và trợ lý AI sẽ tự động được bật. Copilot tương thích với ứng dụng Outlook mới dành cho Windows và Mac nhưng bạn sẽ cần đồng bộ hóa cài đặt Microsoft 365 của mình để sử dụng ứng dụng này.

2. Phi công phụ (Copilot) hỗ trợ việc soạn thảo email như thế nào?

Để soạn thảo email bằng Copilot, hãy cung cấp hướng dẫn về nội dung email phải chứa dưới dạng lời nhắc, tương tự như cách chúng tôi sử dụng ChatGPT. Copilot sẽ tạo ra phản hồi được chuẩn bị kỹ lưỡng dựa trên lời nhắc của bạn.

Nếu muốn sửa đổi đầu ra ban đầu do Copilot tạo ra, bạn có thể cung cấp thêm lời nhắc để tinh chỉnh phản hồi. Nếu bạn không hài lòng với kết quả đầu ra, bạn có thể loại bỏ nó và tạo phản hồi mới từ đầu.

Sau khi phản hồi đáp ứng được chất lượng mong muốn, bạn có thể lưu nó, thực hiện mọi thay đổi thủ công cần thiết và gửi cho người nhận.

3. Chọn Âm lượng và Độ dài Email

Copilot cho phép bạn viết email với nhiều tông màu khác nhau và chọn độ dài của email. Bạn có thể chọn từ bốn tông màu khác nhau: trực tiếp, giản dị, trung tính và trang trọng. Đây là thời điểm sử dụng từng loại:

• Trực tiếp: Sử dụng giọng điệu trực tiếp khi yêu cầu thông tin, đưa ra quyết định, truyền đạt vấn đề hoặc làm rõ điều gì đó.
• Bình thường: Sử dụng giọng điệu bình thường trong giao tiếp nội bộ nhóm, cập nhật thân thiện, kết nối mạng và mời.
• Trung lập: Sử dụng giọng điệu trung lập trong các câu hỏi chung, giao tiếp thông thường, báo cáo điều gì đó hoặc biên bản cuộc họp.
• Trang trọng: Sử dụng giọng điệu trang trọng cho những thông báo quan trọng, những yêu cầu trang trọng, thông tin liên lạc bên ngoài và các vấn đề về ghi chép.

Bạn cũng có thể chọn phản hồi email ngắn, trung bình hoặc dài, tùy thuộc vào mức độ chính xác hoặc chi tiết mà bạn muốn Copilot trả lời truy vấn của mình.

4. Các bước để soạn thảo email với Copilot trong Outlook

Để sử dụng Copilot để soạn thảo email, hãy bắt đầu bằng cách soạn thư mới trong Outlook. Sau đó, nhấp vào biểu tượng Copilot trong Ribbon và chọn "Bản nháp với Copilot".


Nhập lời nhắc của bạn vào khoảng trống được cung cấp. Để điều chỉnh âm sắc và độ dài của email, hãy nhấp vào biểu tượng bộ lọc ở góc dưới bên trái, thực hiện các lựa chọn của bạn và sau đó nhấp vào "Tạo".


Copilot sẽ tạo ra phản hồi dựa trên thông tin đầu vào của bạn. Nếu bạn cần thay đổi bất kỳ điều gì trong email, hãy đưa ra lời nhắc khác. Nếu bạn không thích phản hồi và muốn bắt đầu lại từ đầu, hãy nhấp vào "Hủy". Để cho Copilot một cơ hội khác để viết phản hồi dựa trên những lời nhắc tương tự, hãy nhấp vào "Thử lại". Nếu bạn thích phản hồi như vậy, hãy nhấp vào "Giữ nó".


Đó là cách bạn có thể dễ dàng soạn thảo email bằng Copilot trong Outlook. Tuy nhiên, xin lưu ý rằng kết quả do trợ lý AI tạo ra có thể không chính xác hoặc chứa các thành phần bạn không muốn gửi trong email. Vì vậy, hãy kiểm tra kỹ nội dung email và thực hiện các điều chỉnh cần thiết trước khi nhấn nút gửi.

Copilot cũng có thể hỗ trợ nhiều nhiệm vụ khác ngoài việc soạn thảo email, vì vậy đừng ngại thử nghiệm.