VietNetwork.Vn

Hầu như mọi email chúng ta gửi hoặc nhận đều có tệp đính kèm. Tuy nhiên, các tệp đính kèm này có thể dễ dàng bị thất lạc nếu không được quản lý đúng cách và trở nên khó theo dõi. Để giữ cho hộp thư đến Outlook của bạn được ngăn nắp, bạn nên xử lý các tệp đính kèm một cách khôn ngoan.


Sau đây là một số thực hành mà tôi tuân thủ nghiêm ngặt để thực hiện điều đó.

1. Gửi email trực tiếp có tệp đính kèm đến một thư mục được chỉ định

Tôi luôn sắp xếp các email có tệp đính kèm vào một thư mục riêng để tránh chúng bị lẫn với các email khác. Điều này giúp bạn dễ dàng tìm thấy chúng mà không cần phải sàng lọc qua các email không liên quan. Để đơn giản hóa quy trình này, tôi đã thiết lập một bộ lọc tự động di chuyển bất kỳ email mới nào có tệp đính kèm vào một thư mục được chỉ định, loại bỏ nhu cầu sắp xếp thủ công.


Bạn có thể làm tương tự để hiệu quả hơn. Ngoài ra, bạn có thể dán nhãn thủ công email có tệp đính kèm khi bạn đọc chúng. Điều này cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy chúng trong danh sách được phân loại sau đó.

2. Sử dụng liên kết lưu trữ đám mây bất cứ khi nào có thể

Một thực hành mà tôi luôn tuân theo để quản lý các tệp đính kèm trong email của mình là tải chúng lên OneDrive và chia sẻ liên kết thay vì đính kèm trực tiếp các tệp. Điều này giúp cả hộp thư đến của tôi và hộp thư đến của người nhận được gọn gàng, cho phép tôi nhanh chóng tìm thấy các tệp và đảm bảo rằng bất kỳ thay đổi nào tôi thực hiện trong các tệp đều được phản ánh ngay lập tức ở phía người nhận.

Ngoài ra, tôi có thể kiểm soát và điều chỉnh quyền truy cập khi cần, giữ dữ liệu của mình được mã hóa trên đám mây và tránh hết dung lượng lưu trữ. Vì Outlook giới hạn kích thước tệp đính kèm nên lưu trữ đám mây loại bỏ mối lo ngại đó. Tôi thực sự khuyên bạn nên sử dụng liên kết lưu trữ đám mây thay vì gửi tệp đính kèm lớn.

3. Nén các tập tin lớn trước khi gửi


Nếu bạn không muốn sử dụng liên kết lưu trữ đám mây, bạn nên nén ít nhất các tệp đính kèm lớn trước khi gửi chúng. Điều này mang lại một số lợi ích: kích thước tệp nhỏ hơn tải lên nhanh hơn, chiếm ít dung lượng hơn trong cả hộp thư đến của bạn và của người nhận và giúp giữ tệp trong giới hạn kích thước đã chỉ định.

Nén cũng cho phép bạn nhóm nhiều tệp đính kèm vào một thư mục duy nhất và bạn có thể thêm mật khẩu để tăng cường bảo mật nếu cần. Hầu hết các hệ điều hành đều cho phép bạn nén tệp gốc. Cá nhân tôi sử dụng các ứng dụng như 7-Zip, RAR, WinZip và các công cụ nén khác. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ trực tuyến, nhưng hãy đảm bảo chúng an toàn khi xử lý các tệp tin mật.

4. Luôn sao lưu các tệp đính kèm quan trọng

Chỉ dựa vào hộp thư đến để lưu trữ tệp đính kèm có thể rất nguy hiểm, đặc biệt là đối với các tệp tin bí mật mà bạn không thể để mất. Đó là lý do tại sao tôi luôn tạo bản sao lưu—thực tế là nhiều bản sao lưu—của các tệp đính kèm email quan trọng để bảo vệ khỏi việc xóa nhầm, hỏng dữ liệu, tấn công bằng phần mềm tống tiền và các rủi ro khác.

Điều này đảm bảo dữ liệu quan trọng của tôi được an toàn, bất kể điều gì xảy ra với hộp thư đến hoặc tài khoản Outlook của tôi. Tôi sao lưu tệp đính kèm cục bộ trên máy tính của mình, vào ổ đĩa ngoài và OneDrive. Bất cứ khi nào tôi nhận được email có tệp đính kèm bí mật, tôi sẽ tải xuống và sao lưu ngay lập tức, giữ cho dữ liệu của tôi được bảo vệ.

5. Đừng tải xuống mọi tệp đính kèm bạn nhận được

Tôi đã từng tải xuống mọi tệp đính kèm mà tôi nhận được, điều này chiếm rất nhiều dung lượng lưu trữ cục bộ. Ngoài ra, phải mất một thời gian tôi mới nhận ra rằng việc lưu trữ các tệp quan trọng cục bộ gây ra rủi ro về quyền riêng tư mà trước đây tôi đã bỏ qua. Ngoài ra, tôi liên tục lo lắng về tính an toàn của các tệp đính kèm. Khi nhận ra điều này, tôi đã thay đổi cách tiếp cận của mình.

Bây giờ, tôi chỉ tải xuống các tệp thiết yếu mà tôi muốn sao lưu cục bộ và xem trước phần còn lại trực tiếp trong Outlook. Nếu bạn cũng có thói quen tải xuống mọi tệp đính kèm email, hãy cân nhắc việc chọn lọc hơn. Điều này sẽ giúp bạn giữ an toàn cho các tệp của mình và giữ cho bộ nhớ cục bộ của bạn sạch sẽ. Ngoài ra, hãy luôn quét các tệp bằng các công cụ như VirusTotal trước khi tải xuống.


6. Sử dụng Cấu trúc Đặt tên Sạch

Tôi đã từng đính kèm các tệp có tên mơ hồ như "IMG_31" hoặc "Document07" vào email của mình. Cuối cùng tôi nhận ra rằng cách tiếp cận này không tốt nhất cho tôi và người nhận vì tên tệp chung chung khiến việc tìm tệp trở nên khó khăn. Hơn nữa, sử dụng tên mơ hồ làm giảm tính chuyên nghiệp và uy tín.

Khi nhận ra điều này, tôi bắt đầu tuân theo quy ước đặt tên chuẩn, sử dụng tên tệp mô tả bao gồm các chi tiết như loại tệp, tên dự án, ngày, tên khách hàng hoặc thông tin liên quan khác để dễ tìm tệp hơn. Bây giờ, tôi không phải sàng lọc vô số email để tìm tệp có tệp đính kèm liên quan.

Khách hàng đánh giá cao sự rõ ràng trong quy ước đặt tên của tôi. Nếu bạn chưa làm điều này, bạn chắc chắn đang bỏ lỡ.

7. Bảo vệ các tài liệu nhạy cảm bằng mật khẩu trước khi gửi chúng


Để giảm thiểu rủi ro bị hack hoặc vi phạm dữ liệu, tôi luôn bảo vệ bằng mật khẩu các tệp đính kèm bí mật của mình để đảm bảo an toàn cho dữ liệu và duy trì quyền riêng tư. Thực hành này giúp tôi an tâm, biết rằng ngay cả khi tài khoản Outlook của tôi bị xâm phạm, quyền truy cập trái phép vào dữ liệu của tôi sẽ bị chặn mà không cần mật khẩu.

Tôi sử dụng nhiều kênh khác nhau, như Slack dành cho đồng nghiệp, để chia sẻ mật khẩu một cách an toàn. Phương pháp này cho phép tôi quản lý những ai có thể truy cập vào tệp của mình và giảm thiểu rủi ro vi phạm quyền riêng tư, ngay cả khi tôi vô tình gửi tài liệu cho người không đúng. Hầu hết các ứng dụng đều cho phép bạn bảo vệ tệp bằng mật khẩu trong quá trình tạo, do đó cũng không cần đến các công cụ của bên thứ ba.

8. Đừng tích lũy mọi tệp đính kèm mà bạn nhận được

Tệp đính kèm email hiện chiếm dung lượng lưu trữ OneDrive của bạn. Nếu bạn có dung lượng lưu trữ hạn chế hoặc sử dụng gói miễn phí, bạn nên tránh để chúng tích tụ, đặc biệt là khi chúng không còn cần thiết nữa. Tôi xóa các tệp đính kèm không liên quan, những tệp tôi chỉ cần kiểm tra một lần hoặc các tệp tôi đã sao lưu và sẽ không cần đến sớm.

Vì tôi có email có tệp đính kèm trong một thư mục riêng, tôi có thể nhanh chóng định vị và xóa những email có tệp đính kèm lớn. Kể từ khi áp dụng phương pháp này, dung lượng lưu trữ OneDrive của tôi chưa bao giờ đạt đến giới hạn và tôi có thể tìm thấy các tệp quan trọng chỉ bằng một tìm kiếm nhanh. Nếu bạn không muốn xóa tệp, hãy lưu trữ chúng để giữ cho hộp thư đến của bạn được ngăn nắp.

9. Sử dụng Bộ lọc tìm kiếm để dễ dàng tìm thấy Email có tệp đính kèm

Outlook cung cấp tính năng tìm kiếm nâng cao cho phép bạn lọc email có tệp đính kèm. Sử dụng tính năng này, ứng dụng email của bạn sẽ hiển thị tất cả email có tệp đính kèm, giúp bạn dễ dàng xem lại hơn. Bạn cũng có thể tinh chỉnh tìm kiếm của mình bằng cách kết hợp bộ lọc này với các tiêu chí tìm kiếm khác, chẳng hạn như địa chỉ người gửi, dòng chủ đề, từ khóa và kích thước.

Để sử dụng tính năng này trong Outlook, hãy vào thanh tìm kiếm và nhập từ khóa hoặc cụm từ, địa chỉ email của người nhận hoặc thông tin liên quan khác. Sau đó, một tab Tìm kiếm sẽ xuất hiện. Nhấp vào "Có tệp đính kèm" trong tab này và Outlook sẽ lọc các email có tệp đính kèm và khớp với các tiêu chí khác mà bạn đã chỉ định.


Đây là một số chiến lược mà tôi luôn sử dụng để quản lý tệp đính kèm hiệu quả trong Microsoft Outlook. Nếu hộp thư đến của bạn luôn lộn xộn và khiến bạn khó chịu, việc áp dụng các mẹo này có thể giúp ích. Chúng không chỉ giúp hộp thư đến của bạn sạch hơn mà còn giúp bạn dễ dàng và nhanh chóng tìm thấy các tệp bạn cần.