VietNetwork.Vn

Copilot của Microsoft thực sự có thể thay đổi cách bạn sử dụng Outlook. Nó cho phép bạn tạo email với lời nhắc đơn giản, tìm hiểu về nội dung mà một liên hệ cụ thể đã chia sẻ gần đây, tóm tắt nội dung email, tìm email cụ thể và hơn thế nữa. Hãy xem nó có thể cách mạng hóa trải nghiệm Outlook của bạn như thế nào.


1. Sử dụng Copilot để soạn thảo email trong Outlook

Một trong những trường hợp sử dụng nổi bật nhất của Copilot trong Outlook là khả năng soạn thảo toàn bộ email cho bạn. Chỉ cần cung cấp hướng dẫn về nội dung email và nó sẽ tạo ra phản hồi được xây dựng tốt, đáp ứng mong đợi của bạn. Để sử dụng Copilot để soạn thảo email, hãy bắt đầu bằng cách soạn thư mới, nhấp vào biểu tượng Copilot trong Ribbon và nhấp vào "Bản nháp với Copilot".


Nhập thông tin chi tiết về loại email bạn cần dưới dạng lời nhắc. Nhấp vào biểu tượng bộ lọc ở góc dưới bên trái để chọn âm điệu và độ dài của email, sau đó nhấp vào "Tạo".


Copilot sẽ tạo phản hồi dựa trên thông tin đầu vào của bạn và bạn có thể thực hiện các thay đổi khác bằng cách cung cấp một lời nhắc khác. Bạn cũng có thể tạo lại phản hồi từ đầu hoặc loại bỏ hoàn toàn. Nếu bạn hài lòng với câu trả lời, hãy nhấp vào "Keep It" để lưu nó.


Sau đó, thực hiện bất kỳ thay đổi thủ công bổ sung nào bạn muốn và gửi nó.

2. Trả lời email bằng Copilot

Giống như Copilot có thể giúp soạn thảo email, nó cũng có thể đọc nội dung email và đề xuất một số câu trả lời tự động mà bạn có thể sử dụng làm câu trả lời. Nếu muốn câu trả lời phù hợp hơn, bạn có thể yêu cầu trợ lý thông minh viết câu trả lời tùy chỉnh thông qua lời nhắc. Tương tự như soạn thảo email, bạn có thể tinh chỉnh thư trả lời trước khi chấp nhận và gửi đi.


Tuy nhiên, hãy nhớ rằng các phản hồi tự động mà Copilot tạo ra sẽ hữu ích nhất đối với các email đơn giản hoặc các phản hồi có phản hồi mong đợi rõ ràng. Trong các trường hợp khác, phản hồi có thể quá chung chung hoặc thậm chí không chính xác, đó là lý do tại sao một số người dùng không cảm thấy sẵn sàng sử dụng Copilot. Vì vậy, bạn phải luôn xem xét chúng cẩn thận trước khi sử dụng chúng.

3. Tóm tắt nội dung email cho bạn

Tất cả chúng ta đều có những email có chủ đề cực kỳ dài do các cuộc trò chuyện qua lại kéo dài. Việc xem lại và đọc qua các câu trả lời có thể tốn thời gian. Tương tự, những email dài có thể gây khó khăn cho việc đọc đầy đủ. Phi công phụ có thể giúp bạn tránh được khó khăn này bằng cách tóm tắt các email cho bạn.

Nhấp vào nút "Tóm tắt theo phi công phụ" ở đầu email. Sau đó, Copilot sẽ tóm tắt ai đã gửi email ban đầu, ai đã chuyển tiếp email đó cho bạn, nội dung chính của email và mọi câu trả lời tiếp theo từ những người tham gia khác. Chỉ với một cú nhấp chuột, bạn có thể nhanh chóng theo dõi toàn bộ chuỗi chỉ trong vài giây.


4. Nhận huấn luyện từ phi công phụ

Copilot có thể hướng dẫn bạn cách trả lời email. Khi trả lời email, bạn có thể viết phản hồi của mình, đi tới Dải băng ở trên cùng, nhấp vào biểu tượng Copilot và chọn "Huấn luyện bởi Copilot" từ menu thả xuống. Copilot sẽ xem xét nội dung email, bao gồm tất cả các câu trả lời đã nhận được và cung cấp phản hồi về phản hồi của bạn.


Huấn luyện của Copilot đánh giá mức độ phù hợp trong câu trả lời của bạn, xác định mọi vấn đề về giọng điệu, sự rõ ràng, cảm xúc của người đọc hoặc các khía cạnh khác của văn bản và đưa ra các đề xuất để cải thiện bài viết của bạn. Về bản chất, nó có thể cải thiện đáng kể chất lượng phản hồi email của bạn và giúp bạn cải thiện theo thời gian.

Mặc dù cả người dùng tài khoản Microsoft 365 Personal và Business với Copilot Pro hoặc Copilot cho Microsoft 365 đều có thể sử dụng trợ lý AI để soạn thảo email, trả lời, tóm tắt email và nhận huấn luyện, nhưng các mẹo còn lại chỉ dành riêng cho người dùng có tài khoản Microsoft 365 for Business có quyền truy cập vào Copilot dành cho Microsoft 365.

5. Tìm kiếm email với Copilot

Mặc dù Outlook không cung cấp tính năng chuyên dụng để tìm kiếm trong chính ứng dụng email bằng Copilot nhưng bạn có thể sử dụng trò chuyện Microsoft 365 Copilot để tìm kiếm trên nhiều ứng dụng Microsoft khác nhau, bao gồm cả Outlook. Điều này cho phép bạn chỉ định tiêu chí và hướng dẫn Copilot tìm email đáp ứng tiêu chí đã xác định.

Để sử dụng tính năng này, hãy đăng nhập vào tài khoản Microsoft 365 của bạn và điều hướng đến trải nghiệm trò chuyện Copilot. Nhập tiêu chí cho email bạn đang tìm kiếm. Ví dụ: nếu bạn cần tìm email có tệp đính kèm bảng tính về tiền lương hàng tháng, bạn có thể hỏi Copilot: "Vui lòng tìm email được gửi cho tôi có tệp đính kèm có tên 'Bảng tính lương hàng tháng'".

Copilot sẽ tìm kiếm email và nếu tìm thấy sẽ cung cấp cho bạn tên người gửi, ngày gửi email và liên kết tham chiếu. Nhấp vào liên kết này sẽ mở ứng dụng khách Outlook và đưa bạn trực tiếp đến email đó. Vì vậy, nó giúp bạn tiết kiệm công sức thiết lập các bộ lọc tìm kiếm khác nhau trong Outlook để tìm các email bạn đang tìm kiếm.

6. Luôn cập nhật các hoạt động mới nhất và cuộc trò chuyện qua email

Trò chuyện Copilot tiện dụng cũng có thể giúp bạn cập nhật về các hoạt động và cuộc trò chuyện mới nhất. Ví dụ: nếu bạn cần biết các dự án hiện tại mà một đồng nghiệp cụ thể đang tham gia, bạn có thể yêu cầu Copilot cung cấp thông tin cập nhật. Copilot sẽ tìm kiếm thông tin liên quan, nêu chi tiết các hoạt động của họ và bao gồm các liên kết đến các email hoặc tài liệu liên quan.


Tính năng này giúp bạn tiết kiệm công sức tìm kiếm và đọc từng email, tài liệu theo cách thủ công.

7. Tìm kiếm lịch Outlook với Copilot

Copilot cũng có thể giúp bạn theo kịp lịch trình cuộc họp của mình. Hỏi cuộc trò chuyện Copilot về các cuộc họp hàng tuần hoặc hàng ngày của bạn và nó sẽ xem qua Lịch Outlook của bạn và cung cấp bản tóm tắt về lịch trình của bạn, bao gồm cả thời gian họp và những người tham gia. Nếu bạn cần thêm thông tin chi tiết về bất kỳ cuộc họp nào, bạn có thể tìm kiếm chúng bằng Copilot.

Tương tự như các phản hồi khác, Copilot thêm tài liệu tham khảo về các cuộc họp, cho phép bạn nhấp nhanh vào liên kết và kiểm tra chi tiết cuộc họp trực tiếp trong Lịch của bạn. Bạn cũng có thể yêu cầu Copilot kiểm tra các chỗ trống để lên lịch cuộc họp với bất kỳ đồng nghiệp nào của bạn vào thời điểm tốt nhất có thể. Nó sẽ tìm thấy các thời điểm còn trống khi cuộc họp có thể được lên lịch.


Copilot là một công cụ hữu ích để soạn thảo email và cập nhật thông tin mới nhất. Giờ đây, bạn đã có cái nhìn tổng quan về các cách khác nhau mà trợ lý AI của Microsoft có thể cải thiện trải nghiệm Outlook của bạn. Hãy dùng thử các tính năng trên để xem chúng giúp tăng năng suất và nâng cao hiệu quả công việc của bạn đến mức nào và đừng ngại thử nghiệm một chút.