VietNetwork.Vn

Tiết kiệm thời gian với tính năng tự động hóa!

Quản lý lượng email liên tục đổ về theo cách thủ công có thể giống như một công việc toàn thời gian. Đó là lý do tại sao việc tự động hóa hộp thư đến của bạn là hợp lý. Với các tính năng như các bước nhanh và bộ lọc email, bạn có thể sắp xếp hợp lý các tác vụ thường lệ và để Outlook thực hiện các công việc nặng nhọc. Sau đây là cách tôi tự động hóa hộp thư đến Outlook của mình.


1. Sử dụng các bước nhanh

Tôi từng thực hiện thủ công các hành động tương tự, như lưu trữ email, đánh dấu là đã đọc hoặc di chuyển chúng đến các thư mục cụ thể, việc này tốn thời gian và công sức. Để đơn giản hóa quy trình, tôi bắt đầu sử dụng Quick Steps tùy chỉnh và việc quản lý email trở nên dễ dàng đáng kể kể từ đó. Nó cho phép tôi tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại chỉ bằng một vài cú nhấp chuột và giữ cho hộp thư đến của tôi được ngăn nắp.

Để thiết lập Quick Steps trong Outlook, hãy vào tab "Home" và nhấp vào mũi tên hướng xuống ở góc dưới bên phải của nhóm Quick Steps. Sau đó, nhấp vào "New", chọn các hành động bạn muốn tự động hóa và nếu cần, nhấp vào "Custom" để tạo các bước nhanh tùy chỉnh. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào "Finish" và bắt đầu sử dụng bước nhanh để tự động hóa các tác vụ.


2. Bật Hộp thư đến được tập trung

Tính năng Focused Inbox đã thay đổi cuộc chơi trong việc theo dõi các email quan trọng của tôi. Trước khi sử dụng tính năng này, các tin nhắn quan trọng thường bị chôn vùi dưới một đống các tin nhắn ít liên quan hơn. Tính năng này hiện tự động chia hộp thư đến của tôi thành hai tab: Focused và Other. Tab Focused chứa các email từ những địa chỉ liên lạc thường xuyên, trong khi các email có mức độ ưu tiên thấp hơn được sắp xếp vào tab Other.

Để kích hoạt Focused Inbox, hãy mở Outlook và đi đến tab "View" trong menu trên cùng. Từ đó, nhấp vào "Show Focused Inbox". Nếu Outlook đặt nhầm email vào tab sai, hãy nhấp chuột phải vào email đó và di chuyển đến tab đúng. Outlook sẽ điều chỉnh cách sắp xếp cho các email trong tương lai dựa trên sở thích của bạn.


3. Tạo mẫu Email

Khi tôi bắt đầu công việc đầu tiên, tôi thường tốn rất nhiều thời gian để soạn thảo lại cùng một loại email từ đầu. Đó là một sai lầm của người mới vào nghề, nhưng sau khi nhận được lời khuyên từ một đồng nghiệp cấp cao, tôi đã tạo các mẫu cho các email thường dùng. Tôi sử dụng các mẫu được viết sẵn, điều này giúp giao tiếp qua email của tôi nhanh hơn và nhất quán hơn nhiều.

Để tạo mẫu trong Outlook, hãy soạn thảo email của bạn, bao gồm dòng chủ đề và nội dung chính, và để lại các chỗ giữ chỗ như "Tên người nhận" ở những nơi cần thiết. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào "Tệp" trong cửa sổ email và chọn "Lưu dưới dạng". Trong danh sách thả xuống "Lưu dưới dạng Loại", hãy chọn "Mẫu Outlook" (*.oft) và lưu nó với một cái tên dễ nhớ.


4. Lên lịch Email cho việc Giao hàng chậm trễ

Microsoft Outlook cho phép bạn soạn thảo email ngay bây giờ và lên lịch gửi sau, và tôi đã sử dụng tính năng này kể từ tuần đầu tiên sử dụng Outlook. Tính năng này giúp tôi dễ dàng phối hợp giữa các múi giờ khác nhau, gửi lời nhắc kịp thời và đảm bảo email của tôi đến đúng thời điểm.

Nó cũng cho phép tôi viết email trong thời gian rảnh rỗi và phân bổ chúng trong suốt cả ngày, giúp quản lý phản hồi dễ dàng hơn. Để lên lịch email trong Outlook, hãy chuẩn bị email của bạn, đi đến tab "Tùy chọn" trong cửa sổ email và nhấp vào "Trì hoãn giao hàng" trong nhóm Tùy chọn khác. Sau đó, hãy đánh dấu vào ô bên cạnh "Không giao hàng trước" và chọn ngày và giờ mong muốn.


Sau đó, nhấp vào "Đóng" rồi "Gửi". Email sẽ vẫn nằm trong Hộp thư đi của bạn và được tự động gửi theo thời gian đã lên lịch.

5. Tận dụng tính năng quét

Sweep là một công cụ tiện dụng nhưng thường bị bỏ qua để quản lý các email lặp lại và không mong muốn. Tôi đã không bắt đầu sử dụng nó cho đến khi muộn hơn nhiều so với thời điểm tôi nên làm. Tính năng này cho phép bạn nhanh chóng xóa, di chuyển hoặc lưu trữ lượng lớn email từ những người gửi cụ thể chỉ bằng một vài cú nhấp chuột. Tôi thường sử dụng nó để xóa các bản tin và email quảng cáo khỏi hộp thư đến của mình.

Để sử dụng tính năng Quét, hãy chọn email từ người gửi mà bạn muốn quản lý, sau đó tìm nút "Quét" trong tab "Trang chủ". Nhấp vào nút đó để mở menu thả xuống và chọn hành động bạn muốn: di chuyển tất cả thư khỏi thư mục Hộp thư đến, chỉ giữ lại thư mới nhất và xóa phần còn lại, xóa tất cả thư khỏi Hộp thư đến hoặc nhiều hơn nữa.

Sau khi chọn hành động mong muốn, hãy nhấp vào "OK". Sau đó, đợi máy khách Outlook xử lý yêu cầu của bạn.

6. Thiết lập trả lời tự động khi bạn vắng mặt

Một tính năng mà tôi luôn khuyên mọi người nên sử dụng là trả lời tự động khi không có mặt tại văn phòng. Nó thông báo cho những người khác rằng bạn không có mặt, dù là đi công tác hay đi nghỉ, và cho họ biết khi nào họ có thể mong đợi phản hồi. Theo cách này, hộp thư đến của bạn sẽ không bị quá tải với email và thư theo dõi, và bạn sẽ không phải giải thích lý do vắng mặt khi bạn trở lại.

Để thiết lập trả lời tự động trong Outlook, hãy vào tab "File", nhấp vào "Automatic Replies" và bật tùy chọn "Send Automatic Replies". Đánh dấu vào ô "Only Send During This Time Range" và đặt ngày/giờ bắt đầu và kết thúc vắng mặt của bạn. Bạn thậm chí có thể tạo các tin nhắn khác nhau cho những người trong và ngoài tổ chức của bạn.

Khi hoàn tất, hãy nhấp vào "OK" và Outlook sẽ xử lý trả lời tự động cho bạn trong khoảng thời gian bạn chỉ định.


7. Lọc Email Đến Một Cách Thông Minh

Một trong những cách hiệu quả nhất để sắp xếp hợp lý việc quản lý email là lọc thông minh các tin nhắn đến. Tôi đã thiết lập các quy tắc để chuyển hướng các email quan trọng từ các liên hệ cụ thể vào thư mục của họ, phân loại các email ít quan trọng hơn một cách riêng biệt, đánh dấu các email có chứa một số từ khóa nhất định, v.v. Với bộ lọc này, hầu hết các email sẽ được chuyển thẳng đến các vị trí được chỉ định.

Để tạo quy tắc trong Outlook, hãy vào tab "Trang chủ", nhấp vào "Quy tắc" và chọn "Quản lý quy tắc & cảnh báo". Sau đó, nhấp vào "Quy tắc mới" và chọn tiêu chí về cách bạn muốn email của mình được tự động lọc.


Ngoài các ví dụ đã đề cập trước đó, bạn có thể thiết lập các quy tắc để tự động áp dụng danh mục, sử dụng định dạng có điều kiện để làm nổi bật các email quan trọng và nhiều hơn nữa.

8. Tự động lưu trữ email cũ

Một trong những cách hiệu quả nhất để giữ hộp thư đến Outlook của tôi được sắp xếp ngăn nắp là sử dụng tính năng lưu trữ tự động. Với Lưu trữ tự động, tôi có thể tự động di chuyển email từ hộp thư đến của mình đến các thư mục được chỉ định hoặc lưu trữ dựa trên các khoảng thời gian cụ thể. Điều này ngăn hộp thư đến của tôi trở nên lộn xộn với các email mà tôi không còn cần nữa.

Nếu tôi cần truy cập bất kỳ email nào đã lưu trữ, tôi có thể dễ dàng tìm thấy chúng trong các thư mục tương ứng. Để thiết lập AutoArchive trong Outlook, hãy vào File > Options. Tiếp theo, nhấp vào "Advanced" trong ngăn bên trái, định vị phần AutoArchive và nhấp vào "AutoArchive Settings". Từ đó, bạn có thể chọn tần suất bạn muốn AutoArchive chạy (ví dụ: cứ sau 7 hoặc 14 ngày).


Bạn cũng có thể chỉ định một thư mục cụ thể để lưu trữ và cấu hình Tự động lưu trữ để chỉ áp dụng cho một số email nhất định.

Đây là một số phương pháp tôi sử dụng để tự động hóa việc quản lý email của mình trong Outlook. Chúng giúp giảm thiểu công sức thủ công và ngăn hộp thư đến của tôi trở nên lộn xộn. Nếu bạn chưa thử chúng, bạn đang bỏ lỡ. Ngoài ra, chúng ta thường mắc phải những lỗi vô ý trong Outlook có thể làm phức tạp việc quản lý hộp thư đến, vì vậy bạn nên cố gắng tránh chúng.