VietNetwork.Vn

Sau khi tạo một trang web, điều đầu tiên mà mọi chủ doanh nghiệp cần là một địa chỉ email chuyên nghiệp có tên doanh nghiệp của họ trong đó.

Một địa chỉ email chuyên nghiệp sẽ giúp bạn chiếm được lòng tin khi giao dịch với các doanh nghiệp và khách hàng khác. Google Workspace (trước đây gọi là G Suite) là một bộ năng suất cho phép bạn sử dụng Gmail bằng địa chỉ email chuyên nghiệp của riêng bạn.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập địa chỉ email chuyên nghiệp, có thương hiệu tùy chỉnh bằng Gmail và Workspace.

1. Địa chỉ email chuyên nghiệp là gì?

Địa chỉ email chuyên nghiệp là địa chỉ có tên doanh nghiệp của bạn trong đó. Ví dụ: [email protected] là một địa chỉ email chuyên nghiệp.

Tài khoản email trên các dịch vụ email miễn phí như [email protected] không tốt cho doanh nghiệp vì chúng trông không chuyên nghiệp. Khách hàng của bạn và các doanh nghiệp khác sẽ thấy một địa chỉ email chuyên nghiệp đáng tin cậy hơn.

Để có một địa chỉ email chuyên nghiệp, bạn sẽ cần một tên miền và một trang web. Chúng tôi có hướng dẫn từng bước về cách chọn tên miền và cách nhanh chóng tạo trang web.

Nếu bạn đã có một tên miền và một trang web, thì bạn đã sẵn sàng thiết lập địa chỉ email chuyên nghiệp của riêng mình.

2. Tại sao nên sử dụng Google Workspace cho địa chỉ email có thương hiệu chuyên nghiệp?

Bạn có thể đang nghĩ, tại sao lại sử dụng Google Workspace khi hầu hết các công ty lưu trữ WordPress đều cung cấp tài khoản email không giới hạn với tên miền của riêng bạn?

Email là một trong những công cụ giao tiếp quan trọng nhất đối với chủ doanh nghiệp. Nếu bạn bỏ lỡ một email quan trọng, thì nó có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn.

Nhiều máy chủ email lưu trữ web không đáng tin cậy, hạn chế, bị cô lập và kém an toàn hơn. Bạn thậm chí sẽ không biết liệu email bạn gửi có thực sự được gửi hay không.

Đây là lúc Google Workspace và Gmail phát huy tác dụng.

Gmail là công ty hàng đầu trong ngành về email, với hơn 1,8 tỷ người dùng đang hoạt động. Google Workspace là bộ ứng dụng năng suất của Google dành cho chủ sở hữu doanh nghiệp, bao gồm Gmail và được hơn 6 triệu doanh nghiệp sử dụng.

Google Workspace hoạt động với tên miền của riêng bạn, cho phép bạn sử dụng Gmail để tạo địa chỉ email mang nhãn hiệu chuyên nghiệp của mình.

Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng Workspace và Gmail cho một địa chỉ email chuyên nghiệp:

• Địa chỉ email doanh nghiệp chuyên nghiệp trên tên miền của riêng bạn
• Bộ lọc thư rác và bảo mật vững chắc của Gmail
• 30GB đến dung lượng không giới hạn
• Quản lý email ngay cả khi ngoại tuyến bằng ứng dụng Gmail trên thiết bị di động
• Hoạt động ở mọi nơi: web, điện thoại di động, máy tính bảng, bạn đặt tên cho nó
• Hoạt động tuyệt vời với Outlook và thậm chí có thể đồng bộ hóa các tài khoản Outlook cũ
• Mỗi người dùng có thể có tối đa 30 bí danh email
• Sử dụng Lịch Google và Google Meet để trò chuyện, gọi video và gọi thoại bằng địa chỉ email doanh nghiệp của riêng bạn
• Không có quảng cáo và hỗ trợ chuyên nghiệp 24/7 bất cứ khi nào bạn cần trợ giúp
• Hoạt động trơn tru với trang web WordPress của bạn
• Quan trọng nhất là: khả năng gửi cao, không chậm trễ và không kết thúc trong thư mục thư rác

Bây giờ bạn đã biết tại sao việc sử dụng Google Workspace cho email chuyên nghiệp lại quan trọng, hãy xem cách thiết lập địa chỉ email chuyên nghiệp có thương hiệu.

Lưu ý của biên tập viên: Chúng tôi sử dụng Google Workspace cho tất cả các địa chỉ email chuyên nghiệp của mình và có thể thành thật mà nói rằng đó là địa chỉ tốt nhất.

3. Thiết lập địa chỉ email chuyên nghiệp với Gmail (Workspace)

Trước tiên, bạn cần đăng ký tài khoản Google Workspace.

Nó bắt đầu ở mức 6 đô la/tháng cho mỗi người dùng, được lập hóa đơn hàng năm. Google cũng cung cấp bản dùng thử miễn phí 14 ngày, cho phép bạn lái thử mọi thứ trước khi quyết định.

Về cơ bản, bạn nhận được tất cả các tính năng mạnh mẽ mà bạn đã quen thuộc với Gmail, Drive, Lịch, v.v., nhưng giờ đây chúng dành cho doanh nghiệp của bạn.

Bạn chỉ cần truy cập trang web Google Workspace và nhấp vào nút Bắt đầu cho gói bạn muốn sử dụng.


Tiếp theo, bạn cần nhập tên doanh nghiệp của mình, chọn số lượng nhân viên và quốc gia nơi bạn đặt trụ sở.

Bạn có thể chọn tùy chọn 'Chỉ bạn' cho 1 tài khoản người dùng hoặc chọn số lượng nhân viên.


Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấp vào nút 'Tiếp theo' để tiếp tục.

Trong bước tiếp theo, bạn sẽ được yêu cầu nhập thông tin liên hệ cá nhân, bao gồm tên và địa chỉ email.


Sau đó, bạn sẽ được yêu cầu chọn một tên miền. Nếu bạn đã có một tên miền, hãy nhấp vào tùy chọn 'Có, tôi có một tên miền mà tôi có thể sử dụng'.

Nếu không, bạn phải nhấp vào 'Không, tôi cần một cái' để đăng ký một tên miền.


Đối với hướng dẫn này, chúng tôi sẽ sử dụng tùy chọn 'Có, tôi có một cái tôi có thể sử dụng'.

Điều quan trọng cần lưu ý là nếu bạn cần đăng ký một tên miền mới thì bạn sẽ bị tính phí riêng cho việc đăng ký một tên miền mới.

Tiếp theo, bạn sẽ cần nhập tên miền doanh nghiệp của mình và nhấp vào nút 'Tiếp theo'.


Sau đó, Google sẽ xác nhận tên miền của bạn.

Hãy tiếp tục và nhấp vào nút 'Tiếp theo'.


Trên màn hình tiếp theo, Google sẽ hỏi bạn có muốn cập nhật các mẹo hữu ích, ưu đãi đặc biệt và hơn thế nữa không.

Bạn có thể nhấp vào nút 'Ok'or 'No thanks' để tiếp tục.


Sau đó, bạn cũng có thể chọn gửi cho người dùng thông tin về Google Workspace và các tính năng của Google Workspace.

Nếu bạn muốn chọn tùy chọn này, hãy nhấp vào nút 'Ok'.


Trong bước tiếp theo, bạn sẽ được yêu cầu tạo tài khoản người dùng Google Workspace bằng cách nhập tên người dùng và mật khẩu.

Tên người dùng này cũng sẽ là địa chỉ email chuyên nghiệp đầu tiên của bạn. Vì vậy, bạn cần chọn một tên người dùng phù hợp và chuyên nghiệp.


Sau khi nhập chi tiết, bạn phải chọn hộp reCAPTCHA và nhấp vào nút 'Đồng ý và tiếp tục'.

Bây giờ bạn đã tạo thành công tài khoản Workspace của mình. Bây giờ bạn có thể nhấp vào nút 'Tiếp tục thiết lập'.


Trên màn hình tiếp theo, bạn sẽ được yêu cầu đăng nhập vào tài khoản mới tạo của mình.

Sau khi đăng nhập, bạn sẽ cần đồng ý với các dịch vụ của Google. Chỉ cần nhấp vào nút 'Tôi hiểu' để tiếp tục.


Bây giờ bạn có thể làm theo hướng dẫn trên màn hình để hoàn tất thiết lập.

Khi đã xong, bạn sẽ thấy Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.


Bước tiếp theo là xác minh tên miền của bạn.

4. Xác minh miền của bạn trong Google Workspace

Nếu bạn đã đăng ký tên miền của mình ở nơi khác, thì bây giờ bạn sẽ được yêu cầu xác minh quyền sở hữu tên miền đó.

Từ Trang tổng quan dành cho quản trị viên trong Google Workspace, bạn chỉ cần nhấp vào tùy chọn "Xác minh miền".


Ngoài ra, bạn cũng có thể truy cập Tài khoản » Tên miền » Quản lý tên miền từ menu bên trái của bạn.

Từ đây, chỉ cần nhấp vào tùy chọn 'Xác minh tên miền'.


Trên màn hình tiếp theo, bạn sẽ được yêu cầu tìm bản ghi DNS hoặc cài đặt của công ty lưu trữ tên miền của mình.

Đối với hướng dẫn này, chúng tôi sẽ sử dụng Bluehost. Tuy nhiên, Google sẽ tự động phát hiện máy chủ tên miền của bạn.

Bạn có thể nhấp vào liên kết để mở cài đặt lưu trữ và sau đó nhấp vào tùy chọn 'Tiếp theo: Chuyển đến Bước 2' ở dưới cùng.


Tiếp theo, bạn sẽ cần đăng nhập vào nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ của mình.

Trong Bluehost, bạn có thể đi tới Miền » Miền của tôi từ bảng điều khiển bên trái.


Sau đó, chỉ cần nhấp vào nút 'Quản lý' cho miền của bạn.

Tiếp theo, bạn sẽ cần chuyển sang tab 'DNS'.


Từ đây, bạn có thể cuộn xuống phần TXT.

Hãy tiếp tục và nhấp vào nút 'Thêm bản ghi'.


Sau đó, bạn sẽ cần nhập chi tiết TXT.

Dưới đây là các chi tiết bạn cần nhập:

• Bản ghi máy chủ: @
• Giá trị TXT: Mã xác minh trang web của Google
• TTL: 4 giờ (phút)

Bạn có thể tìm thấy thông tin chi tiết về bản ghi TXT trong phần cài đặt Google Workspace.

Chỉ cần chuyển sang cửa sổ hoặc tab nơi bạn mở cài đặt và trong bước 'Thêm bản ghi xác minh', bạn sẽ thấy tất cả thông tin chi tiết.


Đừng quên nhấp vào nút 'Lưu' khi bạn hoàn tất.

Sau khi bạn đã lưu bản ghi TXT trong Bluehost, chỉ cần nhấp vào tùy chọn 'Protect Domain'.

Sẽ mất vài giây để xác minh các chi tiết. Khi đã xong, bạn sẽ thấy thông báo rằng miền của bạn đã được bảo vệ.


Hãy tiếp tục và nhấp vào nút 'Tiếp tục'.

Bạn sẽ được chuyển đến phần cài đặt "Quản lý miền" trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google Workspace. Bạn sẽ thấy trạng thái miền của mình thay đổi thành 'Đã xác minh'.


5. Sử dụng email chuyên nghiệp của bạn với Workspace và Gmail

Tài khoản email của bạn hoạt động giống như bất kỳ tài khoản Gmail nào khác. Bạn có thể truy cập bằng cách truy cập Gmail và đăng nhập bằng địa chỉ email của mình, chẳng hạn như [email protected].

Bạn cũng có thể quản lý tài khoản Google Workspace của mình bằng cách truy cập Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.


Trong phần 'Người dùng', chỉ cần nhấp vào 'Quản lý'. Đây là nơi bạn có thể thêm/xóa người dùng mới vào tên miền của mình.

Mỗi người dùng của bạn sẽ có ít nhất 30 GB dung lượng lưu trữ hoặc dung lượng lưu trữ được xác định trong gói giá của bạn, cùng với tất cả các tính năng giống nhau. Tuy nhiên, họ sẽ không có quyền truy cập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Bạn cũng có thể xóa những người dùng đó bất kỳ lúc nào.

6. Khắc phục sự cố thiết lập miền Google Workspace

Máy chủ lưu trữ web của bạn có thể không sử dụng bảng điều khiển giống như bảng điều khiển chúng tôi đã hiển thị trong ảnh chụp màn hình ở trên.

Google Workspace có tài liệu chi tiết về nhiều nhà cung cấp dịch vụ đăng ký miền và lưu trữ web phổ biến. Chỉ cần truy cập trang kích hoạt Gmail cho Google Workspace, sau đó tìm công ty đăng ký tên miền hoặc máy chủ lưu trữ web của bạn từ danh sách.

Nếu không tìm thấy nhà cung cấp dịch vụ của mình trong danh sách, thì bạn có thể trực tiếp yêu cầu họ giúp bạn thiết lập Google Workspace cho tên miền của mình.

Chúng tôi hy vọng bài viết này đã giúp bạn thiết lập một địa chỉ email chuyên nghiệp với Workspace và Gmail. Bạn cũng có thể muốn xem danh sách của chúng tôi về các plugin WordPress phải có cho các trang web kinh doanh và cách tạo một bản tin email đúng cách.