VietNetwork.Vn

Mẫu email rất tuyệt vời để đảm bảo tính nhất quán, tiết kiệm thời gian và tránh lỗi đánh máy. Tuy nhiên, khi Microsoft chuyển từ Outlook cổ điển sang Outlook mới, quy trình tạo, sử dụng và chỉnh sửa mẫu đã thay đổi đáng kể.

Đây là phương pháp hiệu quả nhất đối với tôi.


1. Cách tạo mẫu của bạn

Đầu tiên, nhấp vào "Email mới" trong tab Trang chủ trên thanh ribbon.


Tiếp theo, nhấp vào biểu tượng Ứng dụng trong tab Tin nhắn trên ruy-băng và chọn "Mẫu của tôi".

Khi tôi thử phương pháp này lần đầu, My Templates xuất hiện như một tiện ích bổ sung mặc định. Tuy nhiên, nếu bạn không thấy My Templates trên menu này, hãy nhập My Templates vào thanh tìm kiếm Find An App. Nếu cách này không hiệu quả, hãy nhấp vào "Get Add-ins" và tìm kiếm nó ở đó.


Bạn sẽ thấy một số mẫu được xác định trước đã có trong ngăn My Templates, bạn có thể xóa chúng bằng cách nhấp vào biểu tượng thùng rác xuất hiện khi bạn di con trỏ qua chúng. Điều này sẽ giữ cho ngăn My Templates của bạn gọn gàng và ngăn nắp, đồng thời giúp bạn quản lý các mẫu của riêng mình dễ dàng hơn sau khi tạo chúng.


Bây giờ bạn đã sẵn sàng thêm mẫu của riêng mình. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào "Mẫu".


Bây giờ bạn có hai lựa chọn: bạn có thể soạn thảo mẫu trực tiếp trong ngăn Mẫu của tôi hoặc sử dụng ngăn Tin nhắn:

• Nếu bạn muốn soạn thảo nhanh một email hoặc một phần email mà không cần định dạng—và có thể thêm định dạng sau khi bạn thực sự muốn sử dụng mẫu—thì đây chính là lúc ngăn Mẫu của tôi trở nên hữu ích.
• Mặt khác, nếu bạn muốn mẫu của mình được định dạng đầy đủ và sẵn sàng sử dụng, hãy sử dụng ngăn Tin nhắn.

Từ thời điểm này, tôi sẽ cho rằng bạn đang áp dụng định dạng của mình ngay bây giờ, nghĩa là bạn đang sử dụng ngăn Message (được gắn nhãn "2" trong ảnh chụp màn hình ở trên) để tạo mẫu của mình. Bạn không cần phải đóng ngăn My Templates—chúng ta sẽ quay lại vấn đề này ngay, vì vậy hãy để nó mở ngay bây giờ.

Soạn tin nhắn (hoặc phân đoạn tin nhắn) theo cách bạn muốn khi bạn sử dụng nó sau này, bao gồm sử dụng dấu ngoặc vuông để chỉ ra những thứ sẽ thay đổi mỗi lần bạn sử dụng mẫu. Bạn có thể sử dụng bất kỳ công cụ định dạng nào trong tab Tin nhắn trên ruy-băng (hoặc sử dụng phím tắt Outlook mới ), bao gồm danh sách có dấu đầu dòng, khoảng cách dòng, thụt lề, gạch ngang, màu chữ và cỡ chữ. Bạn cũng có thể sử dụng Ctrl+K để thêm liên kết URL vào văn bản đã chọn hoặc thêm thương hiệu công ty thông qua nút "Hình ảnh" trên tab Chèn.

Thật không may, tại thời điểm viết bài viết này (tháng 11 năm 2024), bạn không thể thêm tệp đính kèm mà phải thực hiện thủ công trong ngăn Tin nhắn khi sử dụng mẫu trong tương lai.


Sau khi bạn đã đọc kỹ và chỉnh sửa email của mình bằng Microsoft Editor, hãy chọn (Ctrl+A) và cắt (Ctrl+X) nội dung tin nhắn, rồi dán (Ctrl+V) vào trường nội dung tin nhắn My Templates. Bạn sẽ thấy rằng tất cả định dạng của bạn đã được giữ nguyên trong quá trình chuyển đổi này.


Đặt tên cho mẫu và nhấp vào "Lưu".


Đừng nhầm lẫn tên tin nhắn với chủ đề tin nhắn. Khi bạn đặt tên tin nhắn trong ngăn Mẫu của tôi, bạn chỉ cần thêm nhãn để có thể nhận dạng tin nhắn trong số các mẫu. Điều này sẽ không chuyển thành chủ đề email khi bạn sử dụng mẫu. Thay vào đó, bạn có thể chèn chủ đề vào dòng đầu tiên của mẫu để cắt và dán sau.

Cuối cùng, vì bạn đã lưu tin nhắn trong Mẫu của tôi nên bạn có thể nhấp vào biểu tượng thùng rác trong ngăn Tin nhắn để hủy bản nháp.


2. Cách sử dụng mẫu của bạn

Nhấp vào "Email mới" trong tab Trang chủ trên thanh ribbon.


Bây giờ, trong tab Tin nhắn trên ruy-băng, hãy nhấp vào biểu tượng Ứng dụng và chọn "Mẫu của tôi".


Xác định vị trí mẫu bạn muốn sử dụng và nhấp vào mẫu đó một lần để chuyển sang ngăn Tin nhắn. Nếu bạn đã có văn bản trong email của mình trong ngăn Tin nhắn, mẫu sẽ được chèn vào bất cứ nơi nào con trỏ của bạn hiện đang đặt.


Kiểm tra lại xem bạn có cần thay đổi nội dung hoặc định dạng hay không và đính kèm bất kỳ tài liệu nào nếu cần.

Nếu bạn đổi ý và muốn sử dụng một mẫu khác, hãy chọn (Ctrl+A) và xóa văn bản hiện có khỏi ngăn Tin nhắn, trước khi nhấp một lần vào mẫu bạn muốn sử dụng thay thế. Ngoài ra, nếu bạn muốn sử dụng hai mẫu trong một email, đừng xóa văn bản hiện có—nhấp vào từng mẫu sẽ chèn văn bản đó vào vị trí con trỏ của bạn, ngay cả khi đã có văn bản trong nội dung email.

3. Cách chỉnh sửa hoặc xóa mẫu của bạn

Bất cứ khi nào bạn cần truy cập vào ngăn My Templates, trước tiên bạn cần nhấp vào "New Email" trong tab Home trên ribbon. Sau đó, tab Message sẽ được thêm vào ribbon, bạn sẽ cần nhấp vào tab này để định vị "My Templates" thông qua biểu tượng Apps.


Sau đó, khi ngăn Mẫu của tôi mở ra, hãy di chuột qua mẫu có liên quan và nhấp vào biểu tượng thùng rác hoặc biểu tượng chỉnh sửa.


Nếu bạn chọn chỉnh sửa mẫu, hãy nhấp vào "Lưu" khi hoàn tất.

Outlook mới đã nhận được nhiều đánh giá trái chiều kể từ khi ra mắt trong nhiều giai đoạn từ năm 2022 đến năm 2024. Trong khi một số người xác định các tính năng cho thấy đây là cải tiến so với phiên bản tiền nhiệm, những người khác lại cảm thấy rằng nó không đáng để sử dụng.